接待標準流程

1、1. 目的為規(guī)范公司對外接待和參觀指導(dǎo)工作，保證接待工作的高效有序進行，樹立公司良好形象，保證給來訪公司的領(lǐng)導(dǎo)與客戶提供一個滿意的接待服務(wù)。2. 適用范圍本制度適用于公司的商務(wù)接待活動。3. 職責(zé)3.1 行政管理部作為參觀接待工作的歸口管理部門，負責(zé)接待工作的安排和管理，擬定 來賓的接待計劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實接待任務(wù)，提供后勤保障。3.2 各部門作為來賓接待部門，負責(zé)配合行政管理部的接待工作，及時提報、反饋來訪 信息，協(xié)助擬定接待計劃，參與來賓接待。4. 參觀接待流程4.1 處理接待信息4.1.1 來賓對接部門或公司領(lǐng)導(dǎo)獲悉來賓來訪通知后，及時傳遞信息至行政管理部；如 因時間緊急，應(yīng)及時電話通

2、知行政管理部負責(zé)人。4.1.2 行政管理部及時與來賓聯(lián)系，全面了解來賓基本情況，包括來賓姓名、性別、職 務(wù)、來訪具體時間、人數(shù)、航班信息、來訪目的和要求、是否需用車、訂房或其它要求，并 及時落實。上述來賓信息由來賓對接部門聯(lián)系取得的，來賓對接部門將信息及時反饋給行政 管理部。4.2 編制接待日程安排表行政管理部根據(jù)來賓的來訪行程編制接待日程安排表，包含日期、時間、事件、地點等內(nèi)容。4.3 制定接待計劃行政管理部在全面了解來賓信息的基礎(chǔ)上協(xié)調(diào)來賓對接部門擬定接待計劃，排出接待議程，確定接待負責(zé)人及參與人員，酌情安排接待標準，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.3.1接待標準接待級別接待對象住宿標準餐飲標準陪同

3、人員車輛標準娛樂標準VIP接待集團BOD員、重要的政府官員五星級酒店400-600 元午餐：90元/人晚餐：120元/人（不含酒水）GY總經(jīng)理豐田車桂 A A1397800元高級接待集團分公司負責(zé) 人、合作經(jīng)銷高 級人員、政府部 門領(lǐng)導(dǎo)、國外技 術(shù)合作人員等四星級酒店300-400 元午餐：70元/人晚餐：100元/人（不含酒水）GY總經(jīng)理 或行政人 事中心總 監(jiān)風(fēng)行車桂 A JX180600元普通接待經(jīng)銷商業(yè)務(wù)類考察人員、技術(shù)人員、認證人員等200-300 元午餐：50元/人晚餐：80元/人（不含酒水）各對口部門人員風(fēng)行車桂 A JX1804.4 安排接待人員接待計劃通過公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，行政

4、管理部根據(jù)實際工作的需要安排接待人員，告知接 待人員相應(yīng)的接待任務(wù)及注意事項。肩負接待任務(wù)的人員必須嚴格按照標準落實整個接待過 程。一般情況下，來賓沒有離開前，接待人員不宜隨意更改。4.5 傳達接待信息行政管理部根據(jù)日程安排表通知參加會晤的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員、落實會晤時間及場所。4.6 接待前期準備工作4.6.1 會議準備4.6.1.1 會前聯(lián)絡(luò)：確定參加會議的人員名單，包括會議的主持人、組織人、與會人員。 通知參會人員（包括來賓、公司員工）具體的會議時間、地點，提醒與會人員按照日程表安 排準時參加。4.6.1.2 會議室選擇：中小型會議（20人以下）首選第三會議室，其次為第二會議室; 人數(shù)超過2

5、0人，則選擇六樓培訓(xùn)室。4.6.1.3 會議室布置：（1）桌椅擺放：根據(jù)會議類型、性質(zhì)、人數(shù)，結(jié)合會議室具體情況安排會場布局，主客桌要安排恰當(dāng)，會議用桌要平整，無污垢，無破損，椅子要趕緊整潔，椅子左右距離合適，桌椅各成直線。如與會人數(shù)較多，需提前準備好椅子，在會議室根據(jù)來賓的數(shù)量進行準備，要求擺放前后排插孔擺放。（ 2）桌牌：根據(jù)與會人員名單提前將桌牌打好，并確認擺放位置。（ 3）鮮花：根據(jù)來訪客戶的級別而定，提前3 小時準備到位，鮮花需根據(jù)要求擺放到講臺上。（ 4）電器設(shè)備：包括電腦、投影儀、翻閱/ 激光筆、白板、移動音箱、固定音箱、話筒，按規(guī)定位置擺放，確保物品干凈整潔，無破損，能夠正常使

6、用。投影儀正確擺放，確保投影儀不歪斜，對正投影幕，應(yīng)提前1 小時調(diào)試完畢；音箱整齊擺放在墻角處，提前調(diào)試好音量及效果，放在會場靠邊適當(dāng)位置或墻角處；各種設(shè)備都有備用會前，五分鐘檢查設(shè)備設(shè)施是否能夠正常使用。（ 5）白板筆、白板刷、復(fù)印紙：白板筆（黑、藍、紅各兩支）需提前備齊放在指定位置并檢查是否有墨，復(fù)印紙準備一包放在指定位置。（ 6）茶水、點心準備：確定點心、水果品種、數(shù)量及費用，提前一天完成購買；會議前1 個小時，將點心、水果（洗凈）放在托盤上放置在指定位置；準備好放果皮的托盤和紙巾，放于指定位置；將茶水杯或礦泉水?dāng)[放會議桌的所定位置（通常夏季擺放礦泉水，春秋冬三級擺放茶水） ；會前 5

7、分鐘泡好茶水、咖啡并擺放好。（ 7）空調(diào)：夏天將空調(diào)提前30 分鐘打開，保持室內(nèi)涼爽。（ 8）會議室衛(wèi)生：保潔員在會議前1 個小時做好桌子、椅子、地面、窗簾等衛(wèi)生情況，各個地方都要打掃到位，保證會議室內(nèi)外無異味、無雜物。（ .6.1.4 會議資料準備：行政管理部落實會議需要匯報材料，演示材料，并于會議前半個小時按照客人的數(shù)量提前準備好宣傳資料并擺放整齊。1.1.2 參觀準備工作1.1.2.1 指定參觀方案：來賓來訪前一周制定參觀路線方案，明確參觀路線、解說人、準備好解說詞。1.1.2.2 參觀用品準備：行政管理部根據(jù)來賓信息準備橫幅，歡迎牌，指示牌；在一樓迎賓前臺擺放2個鞋套機，根據(jù)客人數(shù)量在

8、四樓第一會議室準備白大褂、鞋子、帽子、口罩，白大褂紐扣全部打開，衣服必須疊放整齊；鞋套機需提前檢查，如遇人多，鞋套機不夠用時需有協(xié)助人員發(fā)鞋套。1.1.2.3 注意事項提醒：在公司各個顯眼的地點張貼注意事項。1.1.2.5 檢查及演練：在來賓到達的前一天進行一次參觀演練，確保一切準備工作已落實到位。1.1.3 住宿安排如來賓需要公司安排住宿的，則由行政管理部行政助理按規(guī)格要求預(yù)訂酒店，并事先到酒店考察是否符合要求，明確付款方、付款方式并預(yù)付定金；預(yù)訂成功后，把確認函信息提前告知客人；如有需要，為來賓辦理入住、退房手續(xù)；在來賓住宿期間，根據(jù)來賓要求與酒店進行溝通協(xié)調(diào)。1.1.4 車輛安排1.1.

9、4.1 接/ 送機（ 1）確定接/ 送機司機、車輛安排、接/ 送機人。（ 2）物品準備：接機牌（中英文版本）、日程安排表（中英文版本） 、南寧市地圖。（ 3）需在地圖上標出訪問時所要到達的地點。（ 4）接待負責(zé)人將來賓的基本信息情況、航班信息、住宿信息以書面形式告知負責(zé)接/送機司機。司機在收到接/ 送機用車任務(wù)后，按照要求接送。（ 6）如無法安排車輛的應(yīng)通知來賓并告之坐車方式，特別是飛機的，可通知其坐機場高速專線或打出租車。1.1.4.2 訪問期間的用車安排：確定司機、車輛安排及用車時間點，并將信息告知司機。司機接受用車任務(wù)后，按要求接送。1.1.5 餐飲娛樂安排1.1.5.1 確認餐飲娛樂項

10、目負責(zé)人，由餐飲娛樂項目負責(zé)人預(yù)訂餐館、娛樂場所，交付定金。在預(yù)訂前應(yīng)對餐館/ 娛樂場所的位置、交通、特色、價格等方面進行考察。1.1.5.2 據(jù)來賓情況，酌情安排用餐標準、酒水，與餐館方確認菜譜（菜譜重需有一兩道菜是根據(jù)客人口味安排的） 。1.1.5.3 確定宴請時間、地點、出席者名單、座位安排。1.1.5.4 根據(jù)出席者的職務(wù)安排好座位，必要時需制作臺卡；1.1.5.5 向宴請出席者發(fā)布具體通知，包括宴請的時間、地點、出席人物、車輛安排等。1.1.5.6 就餐過程中，接待人員可以適當(dāng)?shù)貛託夥?，促進雙方的感情交流（注意事項：接待人員本人不要喝酒過度，結(jié)帳不要當(dāng)來客面，出外結(jié)帳） 。1.1.

11、6 旅游1.1.6.1 根據(jù)來賓的需求，制定旅游計劃。4.6.6.2 提前確認旅行社；1.1.6.3 確定旅游路線以及景點安排；1.1.6.4 確認旅游用車，車牌號，座位等信息；1.1.6.5 聯(lián)系好餐館，保證旅游期間的用餐。1.1.6.6 提醒客人注意自己的貴重物品并根據(jù)天氣的變化情況提醒客人增減衣物；1.1.6.7 備好小藥箱，外出旅游時需要準備好放在車上1.1.7 其他1.1.7.1 橫幅、歡迎牌、指示牌：確定橫幅、歡迎牌、指示牌的內(nèi)容，交由領(lǐng)導(dǎo)審核，通過審核后及時聯(lián)系制作，于接待前一天與制作方交接完畢。1.1.7.2 禮品：制定禮品標準，呈公司領(lǐng)導(dǎo)審批，領(lǐng)導(dǎo)審批后進行購買，并包裝好。1

12、.1.7.3 攝影：確定攝影負責(zé)人，攝影地點、座位安排及攝影時間；1.1.7.4 檢查全廠衛(wèi)生：通知各個部門整理好各自的區(qū)域衛(wèi)生。1.1.7.5 宣傳欄：提前兩天完成二樓、三樓宣傳欄的更新。1.1.7.6 轉(zhuǎn)賬 / 現(xiàn)金預(yù)支：接待過程中需要支出費用的，各項目負責(zé)人制定費用預(yù)算，填寫現(xiàn)金預(yù)支單或用款申請單 ，經(jīng)總經(jīng)理審批后，持表單到財務(wù)部預(yù)支。4.7 接待準備工作前期確認來賓到達的前一天，對各項接待準備工作進行前期確認，確保每一項準備都落實到位。4.8 正式接待4.8.1 接機4.8.2 司機、接機人提前半個小時到達機場，持接機牌在出口住等候來賓。4.8.3 司機、接機人接到來賓后，幫來賓提行李

13、，引導(dǎo)來賓上車。4.8.4 詢問來賓行程是否有變化，及時調(diào)整車輛安排。根據(jù)來賓要求，將來賓送至下榻酒店或直接送到公司。4.8.5 工廠參觀指導(dǎo)4.8.5.1 行政管理部安全組根據(jù)來訪時間，提前半個小時15分鐘設(shè)立形象崗，在一樓迎賓前臺擺放2 個鞋套機，擺放好水牌。4.8.5.2 參觀組負責(zé)人于來賓到達前半個小時，根據(jù)來訪者數(shù)量，準備好的白大褂、帽子、口罩等整齊擺放在四樓第一會議室的會議桌上。4.8.5.3 來賓到達前半個小時，開放會議室空調(diào)，會議室一切準備工作已就緒。4.8.5.4 來賓快到達廠區(qū)時，接待負責(zé)人應(yīng)組織參與陪同人員在廠區(qū)大門口站立迎接以示禮貌。接待負責(zé)人及陪同人員應(yīng)衣著得體，精神

14、煥發(fā)，佩戴工作牌。4.8.1.5 來賓到達公司后，接待負責(zé)人引領(lǐng)來賓到指定會議室就坐。4.8.5.6 來賓入座 5分鐘內(nèi)，為來賓斟茶。4.8.5.7 會議期間，接待人員應(yīng)做到：（ 1）會議進行期間，每隔 40 分鐘續(xù)水、咖啡一次；（ 2）會議期間及時提供服務(wù)，如臨時資料的準備、復(fù)印、打印等，如有事需要離開，必須找人替崗，保證會議有人值班；（ 3）會議期間，做好保潔工作，盡快整理補充和更換各種用品，保持臺面整潔；（ 4）為客人指示洗手間和吸煙區(qū)方向。（ .8.1.8 按接待計劃，需要安排相關(guān)人員與來賓進行技術(shù)交流的，由接待負責(zé)人負責(zé)代理相關(guān)人員與來賓進行技術(shù)交流，安排人員做好技術(shù)交流會議記錄。（

15、 .8.1.9 來賓要求參觀廠區(qū)的，接待人員告知來賓參觀注意事項，并將來賓指引至第一會議室穿大白褂、戴帽子，然后解說人員按事先安排的路線帶領(lǐng)來賓參觀。參觀結(jié)束后，第一會議室負責(zé)人要收拾好白大褂、帽子，并放回原處。4.8.2 就餐安排4.8.2.1 午餐訂餐：負責(zé)餐飲的接待人員確認來賓是在餐館就餐還是叫外賣。（ 1）餐館就餐：按照接待計劃安排向宴請出席者發(fā)布具體通知。（ 2）叫外賣：負責(zé)餐飲的接待人員根據(jù)就餐人員數(shù)量和要求，電話叫外賣，要求外賣方于 12:00 前送到公司四樓，并提供發(fā)票。外賣送到后，按指定位置擺放好，同時放上紙巾，就餐完畢負責(zé)餐后清潔。4.9 送別4.9.1 來賓離開前，接待人員將已經(jīng)準備好的禮品及照片送給來賓。4.9.2 來賓參觀視察完畢無需安排宴請的，接待負責(zé)人及配套人員應(yīng)與來賓握手，送來賓上車并送來賓離廠。4.9.3 由公司安排司機、送機人、車輛從公司或酒店送來賓到機場