商會(huì)行政管理制度

1、商會(huì)行政管理制度為了落實(shí)秘書處工作人員的崗位職責(zé)，進(jìn)一步規(guī)范工作秩序，提高工作質(zhì) 量和效率，特制定行政管理制度如下。一、行為準(zhǔn)則1、熱愛本職工作，不斷鉆研業(yè)務(wù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)技能，以務(wù)實(shí)、高效、忠 誠、敬業(yè)作為自己貫徹始終的信條。2、維護(hù) “商會(huì)”的利益，努力塑造商會(huì)的內(nèi)外形象，不得做出有損商會(huì)形象 和利益的事情。3、樹立全局觀念，倡導(dǎo)分工合作，既要按崗位職責(zé)分工負(fù)責(zé)，又要確保商 會(huì)各項(xiàng)工作整體高效運(yùn)行。4、努力提高政治覺悟，保持思想純潔端正，無不良言行。二、辦公秩序1、共同營造 -一個(gè)有利于商會(huì)開展工作的良好氛圍，隨時(shí)保持辦公室工作 環(huán)境的整潔、衛(wèi)生和安全。2、各部門的文件、資料要及時(shí)建檔、歸

2、檔，確保工作信息資料的完整，確 保工作的連續(xù)性、穩(wěn)定性。3、要把上情下達(dá)、下情上報(bào)等信息傳遞作為重要工作，確保秘書處功能的 最大發(fā)揮。三、日常接待1、要以熱情的態(tài)度，謙虛的口吻接待來訪者，公平、公正的接待每-位會(huì)員，力爭會(huì)員有 “家”的感覺。2、對(duì)來秘書處辦事的客人或會(huì)員，第一個(gè)見面接待的人要有一聲“您好 ”，并負(fù)責(zé)帶至所要找的部門或人員面前，客人或會(huì)員離開時(shí)要起立送行并道一-聲“再見”。3、對(duì)電話來訪的人員，語氣要謙和，認(rèn)真做好記錄，對(duì)暫時(shí)無法辦理的事 情，要盡量說明情祝并提出解決問題的途徑或辦法。四、日常管理1、自覺按規(guī)定時(shí)間上下班，不得無故遲到、早退，無故曠工。2、日常請(qǐng)假 （因事、因病

3、、因公 ），應(yīng)事前報(bào)告。因工作協(xié)調(diào)聯(lián)系而外出， 應(yīng)事前向秘書長報(bào)告，事后應(yīng)將外出工作情祝主動(dòng)向秘書長匯報(bào)。3、個(gè)人分管的工作，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)完成，對(duì)商會(huì)決定的事項(xiàng)及領(lǐng)導(dǎo) 交辦的事情要主動(dòng)按時(shí)完成。未完成工作者，本人應(yīng)做出檢討，秘書處做出考 核記載。4、建立差錯(cuò)責(zé)任追究制。對(duì)粗心大意、不負(fù)責(zé)任的要予以批評(píng):要盡量減少工作差錯(cuò) ,避免重大失誤。五、本規(guī)定自 2020年 4月15日商會(huì)第一屆常務(wù)理事會(huì)第四次會(huì)議審議通 過之日起執(zhí)行。六、本規(guī)定的解釋權(quán)屬秘書處。第八項(xiàng)日常工作秩序和接待制度商會(huì)機(jī)構(gòu)各部門工作人員要遵守公布的作息時(shí)間，按時(shí)上下班 ,有事不能上 班要向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假。上班開始工作前要打掃清潔

4、衛(wèi)生，保持工作環(huán)境的干凈整潔 有序，辦公室內(nèi)勤人員要負(fù)責(zé)會(huì)長、辦公室等公共場(chǎng)所的清潔衛(wèi)生，各部門做 好自己辦公室的清潔衛(wèi)生，做到窗明幾凈，辦公桌上用具擺放整潔有序，及時(shí) 清理雜物簍和煙灰缸等，保持一個(gè)良好的工作環(huán)境和工作秩序。嚴(yán)禁工作人員 之間相互議論長短。接電話、接待來訪會(huì)員及客人要熱情禮貌，對(duì)來訪客人要讓座奉茶，要用 禮貌用語 : “您好，請(qǐng)坐，請(qǐng)喝茶，好走 ”，要做好來訪客人登記，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯 報(bào)及處理有關(guān)事項(xiàng)。要建立電話登記簿，對(duì)來往電話要認(rèn)真進(jìn)行記錄，并及時(shí)處理待辦事項(xiàng)。 接電話要登記清楚來電話人的單位、姓名、談話內(nèi)容等。接聽和打出電話時(shí)要 主動(dòng)通報(bào)自己的單位和姓名，并用禮貌用語問清

5、對(duì)方的單位姓名和職務(wù)，如: “您貴姓 ?怎么稱呼您 ?可以告訴我您的全名嗎，謝謝 ”等。對(duì)來會(huì)見商會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的客人，要先熱情讓到會(huì)客室，讓座奉茶，然后去向商 會(huì)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，由領(lǐng)導(dǎo)出來接待或征得領(lǐng)導(dǎo)同意后引導(dǎo)客人到商會(huì)領(lǐng)導(dǎo)辦公室。 搞好茶水招待。禮儀規(guī)范為了弘揚(yáng)真誠待人、禮貌待客的風(fēng)尚，塑造商會(huì)的文明形象，以中華民族 優(yōu)良傳統(tǒng)和現(xiàn)代文明的要求為準(zhǔn)則，特制定此規(guī)范。禮儀準(zhǔn)則 :尊重領(lǐng)導(dǎo)、長者、客人，禮讓女士 ;待人真誠、熱情、體貼、周到 ;不卑不 亢，體現(xiàn)人格尊嚴(yán)。行為準(zhǔn)則 :著裝得體，適應(yīng)職業(yè)環(huán)境或交際場(chǎng)合，講究個(gè)人衛(wèi)生，形象整潔;舉止端莊，站直、行穩(wěn)、坐正，沒有不良姿態(tài)，談吐得體，語言文明 ;語氣溫

6、和，語音 大小和語速快慢適度 ;交談時(shí)，要目視對(duì)方的眼睛 ;交談的用語和語氣要體現(xiàn)對(duì)對(duì) 方的尊重。迎送規(guī)范 :迎送客人時(shí)，上樓要在前面引導(dǎo)，下樓讓客人先行，進(jìn)出電梯時(shí)均需禮讓 對(duì)方，就坐時(shí)，禮讓客人先坐并敬茶、端水 ;交談中不要看表，送別時(shí)要?dú)g迎對(duì) 方再來并送至門口或車旁 ;要目視對(duì)方離去并招手示意。問候規(guī)范 :要先于客人問候?qū)Ψ?;對(duì)客人的稱呼要用尊稱 （如姓氏加職務(wù)、姓氏加先生或 女士等 ）;問候時(shí)要用敬語，如 :您好!見到您很高興等，問候時(shí)要熱情、自然。握手規(guī)范 :當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)、長者和女士首先伸手示意后方可與之握手 ;與領(lǐng)導(dǎo)和長者握手時(shí)要 用雙手，身體微向前傾 :和女士握手時(shí)間不可過長，力度不

7、可過輕過重 ;當(dāng)自己因 某種原因不宜握手時(shí)，要向?qū)Ψ秸f明原因并表示歉意。交換名片規(guī)范 :交換名片時(shí)要站立，并用雙手送、接 ;接到名片后要認(rèn)真閱看，有不清楚的 地方可向?qū)Ψ皆儐?，如無名片和對(duì)方交換，要表示歉意。交談規(guī)范 :要善于傾聽，不要自己滔滔不絕，不給對(duì)方談話時(shí)間 ;要注意選擇對(duì)方感興 趣的話題 :不要打斷別人的講話 ;必要的插話要把握時(shí)機(jī)，時(shí)間不宜過長 ;當(dāng)有非楚 籍客人在場(chǎng)時(shí)要講普通話 ;不要冷落參與交談的任何人 ;對(duì)不熟悉的客人不問年 齡、不問個(gè)人經(jīng)歷、不問收入、不問婚姻狀況，不同意對(duì)方的觀點(diǎn)，要采取對(duì) 方易于接受的方式表達(dá) :如有主談人，不可喧賓奪主。赴約規(guī)范 :嚴(yán)守約定時(shí)間，體現(xiàn)對(duì)

8、對(duì)方的尊重 ;如不能按時(shí)赴約，要盡快通知對(duì)方并誠 懇道歉 ;邀請(qǐng)他人時(shí)，應(yīng)比對(duì)方早到約會(huì)地點(diǎn)，應(yīng)邀赴約時(shí)，既不可遲到也不可 到的過早。參加會(huì)議規(guī)范 :參加會(huì)議要準(zhǔn)時(shí)，要將手機(jī)關(guān)閉或轉(zhuǎn)為振動(dòng)，要攜帶筆、本認(rèn)真記錄;不得在會(huì)議進(jìn)行中和別人交談，坐姿要端正，不得打瞌睡 ;不得在會(huì)場(chǎng)隨意走動(dòng) ;必須 離開會(huì)場(chǎng)時(shí)，要向主持人請(qǐng)示，經(jīng)同意后方可離開 ;遲到或提前退出會(huì)場(chǎng)，要注 意不發(fā)出聲響。參加宴會(huì)規(guī)范 :除遵守上述規(guī)范外還應(yīng)注意以下幾點(diǎn) :突出主請(qǐng)人和主賓的中心地位，兼顧 其他參加宴會(huì)嘉賓 ;安排菜肴要考慮他人的飲食習(xí)慣和身體狀況 ;敬酒不強(qiáng)酒 ;飲酒 要量力而行，避兔酒后失態(tài) ;要吃身前菜 ;不可在菜

9、中掀、翻、挑、撥 ;為他人布菜 要用公用餐具 ;咳嗽、打噴嚏要避開餐桌，并用手巾或紙巾遮住鼻口 ;擤鼻涕和吐 痰要到餐廳外 ;剔牙要用手遮擋 ;客人飲酒過量要陪送到家 ;時(shí)間過晚要確保女賓安 全到家。接打電話規(guī)范 :接打電話時(shí)要先說：您好，這里是XX單位，請(qǐng)問您找誰？”如對(duì)方找的人 在，答:“請(qǐng)稍等”如不在，答 : “對(duì)不起，他不在，請(qǐng)問我可以幫忙嗎 ?”如對(duì)方要求 轉(zhuǎn)達(dá)，應(yīng)認(rèn)真記錄，并說：我姓X, 定轉(zhuǎn)達(dá)到?！睂?duì)方致謝時(shí)，答：別客氣，再 見。 ”要等對(duì)方掛斷電話后方可掛機(jī)。向外打電話時(shí)，如對(duì)方?jīng)]有表明單位要先 確認(rèn),然后說 ： “麻煩您,我要找 XX。 ”掛機(jī)前向?qū)Ψ奖硎局x意。打電話要簡明扼

10、 要,不可時(shí)間太長。商會(huì)秘書處工作制度第一條 ：齊齊哈爾市溫州商會(huì)第二屆理事會(huì)設(shè)秘書處組織開展商會(huì)的日常工 作、財(cái)務(wù)工作、組織建設(shè)工作、會(huì)員服務(wù)工作、項(xiàng)目工作、維權(quán)工作。第二條 ：秘書處是貫徹執(zhí)行會(huì)員大會(huì)、理事會(huì)、會(huì)長辦公會(huì)、常務(wù)會(huì)長辦公 會(huì)決議訣定精神的執(zhí)行機(jī)構(gòu)。第三條 ：秘書處的總負(fù)責(zé)人是秘書長,秘書長在執(zhí)行常務(wù)會(huì)長辦公會(huì)和會(huì)長 的領(lǐng)導(dǎo)下開展工作,根據(jù)章程規(guī)定有下列職權(quán) ：1、全權(quán)負(fù)責(zé)組織落實(shí)主管部門的 要求和常務(wù)會(huì)長辦公會(huì)的決議、決定, 2、領(lǐng)導(dǎo)秘書處,主持商會(huì)日常工作,協(xié) 調(diào)各分支機(jī)構(gòu)、代表機(jī)構(gòu)、實(shí)體機(jī)構(gòu)開展工作 ：3、提名副秘書長和各分支機(jī)構(gòu)、 代表機(jī)構(gòu)、實(shí)體機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人,交常務(wù)會(huì)長辦

11、公會(huì)決定,4、受會(huì)長委托,代表商會(huì)表態(tài)、簽約 ;5、處理其他日常事務(wù)。第四條 ：根據(jù)常務(wù)會(huì)長辦公會(huì)的決議、決定精神由會(huì)長向秘書長下達(dá)工作指 令,并對(duì)其工作進(jìn)行檢查監(jiān)督。第五條 ：秘書長要定期向常務(wù)會(huì)長辦公會(huì)匯報(bào)工作,應(yīng)常務(wù)會(huì)長辦公會(huì)要求 做專項(xiàng)工作匯報(bào)。對(duì)常務(wù)會(huì)長辦公會(huì)的決議決定,秘書長必須無條件貫徹執(zhí) 行。常務(wù)副會(huì)長不能以個(gè)人名義向秘書長下達(dá)工作指令。第六條 ：秘書長必須按受監(jiān)事會(huì)的工作監(jiān)督,積極配合的工作。第七條 ：常務(wù)會(huì)長辦公會(huì)、監(jiān)事會(huì)和會(huì)長應(yīng)努力為秘書處創(chuàng)造良好的工作條 件,充分滿足秘書長的合理工作要求,維護(hù)秘書長和秘書處全體工作人員的尊 嚴(yán)和合法權(quán)宜。第八條 :秘書長和秘書處全體工作

12、人員要正確對(duì)待會(huì)員的批評(píng)意見，有則改 之，無則加勉，胸懷大度，任勞任怨。第九條 :秘書處副秘書長的編制為人， 1 名專職副秘書長， 5 名兼職副秘書長，兼職副秘書長必須由副會(huì)長兼任。副秘書 長是秘書長的工作助手，在秘書長的直接領(lǐng)導(dǎo)下開展工作。第十條 :秘書處下設(shè)四部一室，即財(cái)務(wù)部、會(huì)員部、項(xiàng)目部、維權(quán)部和辦公 室。兼職副秘書長分別擔(dān)任四部的部長。專職副秘書長協(xié)助秘書長開展辦公室 的各項(xiàng)工作。第十一條 :四部的工作職責(zé)四部一室的負(fù)責(zé)人在商會(huì)日常工作中要各司其職、各負(fù)其責(zé),遇有重要會(huì)務(wù)工作或重大商會(huì)活動(dòng)要分工不分家，緊密配合，協(xié)同作戰(zhàn)。財(cái)務(wù)部 :負(fù)責(zé)制定商會(huì)年度綜合預(yù)算草案和專項(xiàng)會(huì)務(wù)活動(dòng)預(yù)算，對(duì)商會(huì)財(cái)務(wù) 人員進(jìn)行工作監(jiān)督，對(duì)報(bào)銷憑證和購貨價(jià)格進(jìn)行審察。會(huì)員部 :負(fù)責(zé)會(huì)員服務(wù)工作、會(huì)員發(fā)展工作、會(huì)務(wù)活動(dòng)的籌備工作，配合監(jiān) 事會(huì)做好增補(bǔ)理事、副會(huì)長人選的資格審定工作。項(xiàng)目部 :負(fù)責(zé)項(xiàng)目的信息收集、可行性分析和項(xiàng)目洽談等工作，負(fù)責(zé)項(xiàng)目運(yùn) 作的前期工作。調(diào)度商會(huì)內(nèi)部各方面 “社會(huì)資源 ”上對(duì)政府有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門，下 對(duì)商會(huì)各成員單位，為項(xiàng)目立案、公關(guān)，要求政策優(yōu)惠，各類難題闖關(guān)等事項(xiàng) 社會(huì)各方方面面建立 “綠色通道 ”為商會(huì)求發(fā)展，為會(huì)員求發(fā)財(cái)服務(wù)。維權(quán)部 :負(fù)責(zé)會(huì)員來訪和走訪會(huì)員的工作，努