文件和記錄管理制度1.doc

1、文件和記錄管理制度1文件和記錄管理制度ZA-021 .目的確保我局與管理體系運(yùn)行有關(guān)的各崗位員工活動所依據(jù)的文件均為有效版本，防止使用作廢的文件,對文件要求的相關(guān)記錄進(jìn)行控制，保證管理體系運(yùn)行的有效性和可追溯性。2 .適用范圍適用于我局所有與管理體系運(yùn)行有關(guān)的文件的控制。3 .主要職責(zé)3.1 質(zhì)量安全部負(fù)責(zé)組織管理體系文件的編制、修訂、發(fā)放 和回收等工作，負(fù)責(zé)法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的備案管理。3.2 各部門、處（廠）及項目部負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)文件的編制、 修訂、發(fā)放和回收等工作，對形成的記錄進(jìn)行控制。3.3 辦公室負(fù)責(zé)公文的管理和科技檔案的保管。4、工作內(nèi)容及要求4.1 文件的分類文件分為管理體系文件

2、、法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工程文件和 其他文件。4.1.1 管理體系文件管理體系文件包括：a）管理手冊b）管理目標(biāo)c）管理制度d）支持性文件e）管理體系運(yùn)行中所形成的記錄4.1.2 法律法規(guī)：適用的法律及地方法規(guī)及相關(guān)行政規(guī)章。4.1.3 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：適用于施工生產(chǎn)的質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康 安全的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范。4.1.4 工程文件：項目部在施工過程中產(chǎn)生的文件、記錄和 相關(guān)部門發(fā)來的有關(guān)工程的文件。4.1.5 其他文件：單位在對內(nèi)實施管理和對外交往過程中， 形成的具有管理效力的文件。4.2 文件的編、審、批4.2.1 管理手冊由質(zhì)量安全部編寫，管理者代表審核，局 長批準(zhǔn)；管理制度由各主管職能部門編寫，質(zhì)

3、量安全部組織審核,管理者代表批準(zhǔn)，質(zhì)量安全部進(jìn)行發(fā)放。4.2.2 法律法規(guī)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：各部門、處（廠）負(fù)責(zé)識別本 部門需要的法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，建立本部門、本處（廠）的法 律法規(guī)清單和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有效版本目錄清單，弁報質(zhì)量安全部備案。4.2.3 工程文件：項目部要做好文件的編制、審批、發(fā)放、 落實。需要?dú)w檔的在工程結(jié)束后按照工程檔案管理要求隨竣工資 料入檔管理。4.3 文件的收發(fā)過程中要做好收發(fā)文記錄。4.4 文件的更改4.4.1 管理手冊由質(zhì)量安全部進(jìn)行更改，經(jīng)管理者代表審 核，局長批準(zhǔn)；管理制度的更改由原編制部門負(fù)責(zé)，管理者代表 批準(zhǔn)，質(zhì)量安全部下發(fā)文件更改通知單，文件持有部門按通知單內(nèi)容和要

4、求進(jìn)行修改弁標(biāo)識。4.4.2 法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)如有最新版本，各部門應(yīng)及時更 新。4.5 文件和記錄的保管4.5.1 各類文件、記錄應(yīng)分類存放在干燥、通風(fēng)、安全的地 方。4.5.2 記錄要進(jìn)行標(biāo)識，弁保證記錄的內(nèi)容準(zhǔn)確可靠、字跡 清晰、有可追溯性，按發(fā)生的順序與類別進(jìn)行保存，以便于檢索 查閱。查閱記錄時，需經(jīng)保管人員同意，保管要確保不損壞、丟 失。4.5.3 如有文件失效或作廢，由原文件發(fā)放部門以文件形式 在其發(fā)放范圍內(nèi)通告，弁將失效 /作廢文件撤出工作場所或自行 銷毀。對有參考價值的失效文件可加蓋“失效暫存”印章，隔離 存放。4.5.4 當(dāng)記錄需要更改時，可以劃改，但必須在更改處作出 標(biāo)記，

5、由更改人簽名。4.5.5 對于超過保存期限的記錄，如因特殊需要以后查閱、 考證之用時，應(yīng)標(biāo)明“失效暫存”，隔離存放。需要銷毀的記錄, 經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后以適當(dāng)?shù)姆绞戒N毀，弁填寫記錄銷毀登記 表。4.5.6 對法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)合訂本，如屬于部分作廢，應(yīng) 在標(biāo)準(zhǔn)目錄相應(yīng)位置及章節(jié)首頁上加蓋“作廢”印章，或做出相 應(yīng)的標(biāo)識。4.5.7 工程施工過程記錄的歸檔，按有關(guān)文件規(guī)定執(zhí)行。4.6 電子文件的管理參照以上條款執(zhí)行。4.7 管理體系文件的編號規(guī)則及記錄分類保存期限見下表：管理體系文件編號規(guī)則記錄分類注：在工程施工中與管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄，工期大于 年的，保存期應(yīng)在保修期滿之后。5.記錄發(fā)文記錄 JZA-02-01收文記錄JZA-02-02JZA-