如何建立培訓(xùn)檔案

1、1、全年培訓(xùn)課程記錄統(tǒng)計(jì)表設(shè)計(jì)一張EXCEL表格，統(tǒng)計(jì)匯總整個(gè)年度已實(shí)施課程的情況，具體項(xiàng)目依次可包括序、培訓(xùn)類別（內(nèi)訓(xùn)、外訓(xùn)，或者根據(jù)培訓(xùn)形式需要分細(xì)類，如公開課、內(nèi)部訓(xùn)練、光盤學(xué)習(xí)、讀書會(huì)等）、培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、課程時(shí)數(shù)、主辦單位（內(nèi)訓(xùn)為發(fā)起組織部門，外訓(xùn)為某培訓(xùn)機(jī)構(gòu)會(huì)單位）、講師、學(xué)員對(duì)象、參加人數(shù)、實(shí)到人數(shù)、出勤率（公式設(shè)定自動(dòng)計(jì)算）、培訓(xùn)費(fèi)用（含課程費(fèi)用、教材費(fèi)等直接與培訓(xùn)相關(guān)的費(fèi)用，與財(cái)務(wù)科目保持一致，便于對(duì)應(yīng)年度培訓(xùn)預(yù)算）、人均培訓(xùn)費(fèi)用（培訓(xùn)費(fèi)用/實(shí)到人數(shù)）、評(píng)估方式（考試？問卷調(diào)查？心得報(bào)告？）、培訓(xùn)滿意度（根據(jù)評(píng)估表統(tǒng)計(jì)出滿意度）、總時(shí)數(shù)（課程時(shí)數(shù)×

2、實(shí)到人數(shù)）、備注。如下圖所示：這個(gè)表建立之后，關(guān)鍵就是在日常中及時(shí)填寫更新，每次課程結(jié)束之后就要把課程相應(yīng)信息錄入到此表中，記住，是所有的培訓(xùn)，包括免費(fèi)獲得培訓(xùn)，包括臨時(shí)開辦的學(xué)習(xí)會(huì)。而且，可以以季度統(tǒng)計(jì)合計(jì)數(shù)，可以得到培訓(xùn)時(shí)數(shù)、培訓(xùn)人數(shù)、人均培訓(xùn)時(shí)數(shù)、人均培訓(xùn)費(fèi)用、平均出勤率、平均滿意度等關(guān)鍵指標(biāo)，對(duì)于你總結(jié)培訓(xùn)工作意義重大。 2、單項(xiàng)課程資料包單項(xiàng)課程包的含義是每一次課程都要按照培訓(xùn)作業(yè)流程將各項(xiàng)表單、資料歸檔，分課程保存。得益于以前在臺(tái)資企業(yè)接收ISO對(duì)培訓(xùn)的審查，我至今一直沿用那套流程，需要的資料列出來，供大家參考。對(duì)于每項(xiàng)課程，內(nèi)部課程需要存檔的資料包括：A、培訓(xùn)申請(qǐng)表（內(nèi)

3、訓(xùn)都需要申請(qǐng)審批，培訓(xùn)是成本）、培訓(xùn)課程計(jì)劃（附在申請(qǐng)表后面供領(lǐng)導(dǎo)參考評(píng)估，內(nèi)容包括課程開辦的原因與目標(biāo)、課程要素時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)象等介紹、講師的介紹、課程效果評(píng)估方法、培訓(xùn)費(fèi)用等）；B、開課通知單：審批之后就發(fā)布開課通知單，列清各項(xiàng)培訓(xùn)要素，有必要者可根據(jù)學(xué)員對(duì)象列上具體學(xué)員名單，一一對(duì)應(yīng)。講師邀請(qǐng)函也可做一份，以顯示對(duì)講師的尊重。C、培訓(xùn)簽到表：配合開課通知單的學(xué)員名單一一對(duì)應(yīng)簽到；D、課程教材、講義：包括紙質(zhì)版、電子版、課程相關(guān)的其他資料，如案例、討論、表格等；E、培訓(xùn)評(píng)估表或心得報(bào)告：培訓(xùn)結(jié)束后要進(jìn)行效果評(píng)估，將學(xué)員提交的評(píng)估資料整理歸檔；F、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告：培訓(xùn)結(jié)束后要對(duì)本次培訓(xùn)課程進(jìn)行

4、總結(jié)，出勤情況、學(xué)員滿意度情況、學(xué)員的反饋、培訓(xùn)工作存在的問題以及改進(jìn)措施等。講師感謝函也可發(fā)出一份，向講師表示感謝并反饋本次培訓(xùn)結(jié)果。以上這些東西統(tǒng)一歸檔于檔案袋，就是一個(gè)比較完整的單項(xiàng)課程資料包，各項(xiàng)資料較為齊全。外訓(xùn)課程需要存檔的資料包括：外訓(xùn)申請(qǐng)表和課程信息（外部機(jī)構(gòu)的課程資料）、培訓(xùn)講義、培訓(xùn)評(píng)估表和心得報(bào)告 3、員工個(gè)人培訓(xùn)檔案 就是建立每一位員工的培訓(xùn)記錄，通過這個(gè)記錄可以很快得到員工參加了哪些培訓(xùn)課程、參加培訓(xùn)的總時(shí)數(shù)有多少、花費(fèi)的培訓(xùn)費(fèi)用有多少，每次培訓(xùn)后的評(píng)估結(jié)果如何，這些數(shù)據(jù)對(duì)于在需要了解員工學(xué)習(xí)情況時(shí)會(huì)有用處，尤其是在晉升評(píng)審、轉(zhuǎn)崗、調(diào)動(dòng)的時(shí)候會(huì)有參考價(jià)值。由

5、于沒有IT系統(tǒng)的支持，具體我的做飯是用EXCEL表格建立每一位員工的每一次培訓(xùn)記錄，然后將EXCEL導(dǎo)入ACCESS數(shù)據(jù)庫，利用ACCESS數(shù)據(jù)庫里面的報(bào)表功能，將EXCEL表格一行一行的信息通過報(bào)表功能轉(zhuǎn)換為一頁的東西，這樣便于打印，也便于整體瀏覽。如果有IT系統(tǒng)那就更方便了。我的表格做成這個(gè)樣子的： 4、其他檔案其他檔案包括：A、內(nèi)部講師資料庫：將擔(dān)任內(nèi)部講師的員工基本信息拷貝出來，然后加上內(nèi)部講師的一些信息，如時(shí)間、級(jí)別、可授課程、授課次數(shù)與時(shí)數(shù)等，這一塊我們還有待完善。B、培訓(xùn)供應(yīng)商資料庫：包括培訓(xùn)公司名稱、公司的性質(zhì)、關(guān)鍵/優(yōu)勢(shì)業(yè)務(wù)領(lǐng)域、地址、聯(lián)系人/聯(lián)系方式、供應(yīng)商說明（是否合作過，評(píng)價(jià)如何，有何特別要說明的地方）、供應(yīng)商資質(zhì)（根據(jù)你的需要把供應(yīng)商分級(jí)別管理，在有需要時(shí)可優(yōu)先與資質(zhì)級(jí)別高的供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)洽談）C、課程庫：根據(jù)公司的培訓(xùn)課程體系，按體系分類建立文件夾，將整年的培訓(xùn)課件和資料打包放進(jìn)文件夾內(nèi)，慢慢充實(shí)你的課程體系，