文件控制程序模板

1、文件名文件控制程序文件號QP-01版本號00編制人編制日期編制部門審核人審核日期審核部門批準(zhǔn)人批準(zhǔn)日期生效日期1 .目的對與公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進行控制，確保各相關(guān)場所使用文件為有效版本2 .范圍適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的所有受控文件3 .職責(zé)3.1 最高管理者負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布質(zhì)量手冊。3.2 管理者代表負(fù)責(zé)審核質(zhì)量手冊，并批準(zhǔn)程序類、技術(shù)類與標(biāo)準(zhǔn)類文件。3.3 各職能部門負(fù)責(zé)與本部門相關(guān)管理類與操作類文件的編制，職能部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批3.4 質(zhì)量部負(fù)責(zé)統(tǒng)一發(fā)布和管理公司所有與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件。4 .內(nèi)容4.1 文件的分類4.1.1 與公司質(zhì)量管理體系相關(guān)的主要文件與報告分為以下幾類：

2、a）質(zhì)量手冊（QM ）b）程序類文件（QP）c）管理類文件（SMP）d）操作類文件（SOP）e）技術(shù)類文件（PT）f）標(biāo)準(zhǔn)類文件（QS） g）驗證類文檔（產(chǎn)品類PV,設(shè)備類EV,工藝類TV,方法類MV）h）風(fēng)險管理類文檔（RM）4.1.2 空白的質(zhì)量記錄表單（R）應(yīng)等同文件進行管理4.1.3 除上述文件外，公司的行政性文件不在本程序控制范圍內(nèi)4.2文件的編號1.1.1 為有效地區(qū)分不同類別與版本的文件，防止其混用，一份文件其完整的文件編號應(yīng)包括文件號與版本號兩部分信息，使用時，可以 文件號（版本號）”的形式代指該文件；空白的質(zhì)量記錄表單其記錄編號類同；1.1.2 文件號給定規(guī)則與格式公司各類文

3、件的文件號給定規(guī)則與格式如下：a）質(zhì)量手冊：文件號為QM ;b）程序類文件：文件號格式為"QP<X 其中字母“ QP不變，"XX代表文件在該類文 件中的流水號，用兩位數(shù)字表示，從 01開始；c）管理類文件：文件號格式為“SMPYY-XXX ,其中字母“ SMP不變，" YY'代表文件編制部門的代碼，“ XXX代表文件在該類文件中的流水號，用三位數(shù)字表示，從 001開始；d）操作類文件：文件號格式為“ SOMYY-XXX',其中字母“ SOP不變，“YY代表文件主管部門的代碼，“ XXX代表文件在該類文件中的流水號，用三位數(shù)字表示，從 001開

4、始；e）技術(shù)類文件：產(chǎn)品工藝技術(shù)類文件，其文件號格式為“PT',其中字母“ PT不變，“X” 代表該產(chǎn)品的產(chǎn)品代碼；非產(chǎn)品工藝技術(shù)類的其它技術(shù)性文件，其文件號格式為“PTXX', XXX代表文件流水號，從001開始；f）標(biāo)準(zhǔn)類文件：某一具體的成品或物料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)類文件，其文件號格式為“QS”，其中字母“QS不變，" X'代表該成品或物料的代碼；某一類成品或物料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及 非成品或物料的其它物品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)類文件，其文件號格式為“ Q蟲XX, XXX代表文件流水號，從001開始，若該類成品、物料或物品下有二級分類的，則在 XXX后新增子號，從01開始，格式化為“

5、 QSCXX-XX'g）驗證類與風(fēng)險管理類文檔：其文件格式為：文件類別代碼+三位數(shù)流水號”流水號從001開始，一個文件號僅代表一份針對于某特定的產(chǎn)品、工藝或設(shè)備等實施的獨立且完整的驗證或風(fēng)險管理報告，其中，若該報告涉及到的計劃、分析、評估、控制等文檔需另行審批的，這些文檔應(yīng)當(dāng)視為該報告下的附件，若需單獨給定文件號的，參照附件文件號給定原則；h）文件中若存在附件且附件需另行成文審批的，附件文件號為：主文件號+AXX, XX為該主件號下的附件流水號，從 01開始；i）空白的質(zhì)量記錄表單：記錄號格式為 “垠XX，其中字母“ R”變，“代表產(chǎn)生該記錄 表單的文件的文件號，“XX代表本記錄在該文

6、件中的記錄流水號，用兩位數(shù)字表示，從01開始；j）各部門代號規(guī)定如下：k）銷售部：XS,質(zhì)量部：ZL,生管部：SG,人事行政部：RX,采購部：CG,生產(chǎn)車間：CJ,財務(wù)部： CW。1.1.3 文件版本號給定規(guī)則與格式文件的版本號以兩位數(shù)字表示，新制定文件的版本號從00開始。以后，每作一次修訂，均應(yīng)升級版本號，從00開始依次遞增。若僅是個別文字錯誤且不影響文件使用的，可參照文件的更改” 一節(jié)的要求修改，不必升級版本號。4.3 文件的受控4.3.1 文件的受控狀態(tài)分為受控”非受控“作廢"與保留”四類；4.3.2 受控”的文件為公司強制性執(zhí)行文件，文件所規(guī)定的全部要求均應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行；4.3.

7、3 非受控”的文件僅僅作為工作的參考，不具備強制性；4.3.4 作廢”文件為無效文件，禁止使用；4.3.5 保留”文件為備查文件，禁止外發(fā)使用，且永久保存；4.3.6 文件狀態(tài)標(biāo)識統(tǒng)一加蓋在文件首頁右上角；4.3.7 空白的質(zhì)量記錄表單，不作狀態(tài)標(biāo)識要求；4.3.8 狀態(tài)標(biāo)識顏色規(guī)定：受控”為紅色，非受控"彳仰蠟'藍色；4.4 文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放與使用文件發(fā)布前應(yīng)得到評審與批準(zhǔn)，以確保文件是適宜的：a）質(zhì)量手冊由質(zhì)量部組織編寫，各部門參與評審，管代審核，公司最高負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；b）程序類、技術(shù)類與標(biāo)準(zhǔn)類文件由質(zhì)量部組織編寫，相關(guān)部門參與評審，生管部審核，管代批準(zhǔn)；c）管

8、理類與操作類文件由各部門自行組織編寫，相關(guān)部門參與評審，質(zhì)量部審核，部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；其中，與崗位職責(zé)相關(guān)的管理類文件，統(tǒng)一由人事部門負(fù)責(zé)審核，部門職責(zé)與部門負(fù)責(zé)人的崗位職責(zé)文件由總經(jīng)理批準(zhǔn)。d ) 在新文件編制前，編制人應(yīng)事先向質(zhì)量部門申請新的文件號，編制完成后，編制人需 填寫文件新增、更改與作廢申請表，按上述規(guī)定進行評審、審核與批準(zhǔn)，質(zhì)量部 文件管理員對文件新增、更改與作廢申請表的相關(guān)內(nèi)容進行最終審核，明確生效 時間，分配申請單號，并將生效時間與申請單號填入原文件的更改履歷表中；e ) 所有批準(zhǔn)后的文件原件均應(yīng)送質(zhì)量部門統(tǒng)一登記與保存， 質(zhì)量部門應(yīng)根據(jù)文件的發(fā)放范圍或相關(guān)部門的實際需要，復(fù)印

9、相應(yīng)的份數(shù)，加蓋紅色的 受控”章后予以發(fā)放；新版文件發(fā)布的同時，質(zhì)量部應(yīng)及時將發(fā)至各部門的舊版文件全部收回。 文件的發(fā)放與回收均應(yīng)填寫文件記錄發(fā)放與回收登記表；f )空白的質(zhì)量記錄表單作為母文件的附件同步發(fā)放，各部門可自行復(fù)制使用；g )各部門應(yīng)確保文件使用的各場所都應(yīng)得到相關(guān)文件的最新有效且標(biāo)有受控”標(biāo)識的版本，嚴(yán)禁使用蓋有作廢”或無任何標(biāo)識的文件。h ) 文件若有遺失，應(yīng)及時向質(zhì)量部門報備并申領(lǐng)新的 受控”文件；i ) 所有質(zhì)量管理體系文件， 原則上應(yīng)二年評審一次。評審后若認(rèn)為無任何修訂必要的 已下發(fā)的文件可以繼續(xù)使用。評審流程參照正常的新增文件的要求執(zhí)行。4.5 文件的更改4.5.1 當(dāng)

10、文件使用者需更改文件時，均應(yīng)填寫文件新增、更改與作廢申請表 ，并參照 4.6的相關(guān)規(guī)定進行評審、批準(zhǔn)與發(fā)布；4.5.2 對于文件中出現(xiàn)的個別錯字，別字等，在與文件編制部門確認(rèn)后可由質(zhì)量部門手工直接修正，并注明修正人員與時間，對于與發(fā)放的文件，可通知相關(guān)部門自行修正。4.5.3 空白的質(zhì)量記錄表單，在不影響母文件內(nèi)容的前提下，可單獨進行變更、發(fā)放與回收；4.6 文件的保存、作廢與銷毀4.6.1 文件的保存461.1 與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件都必須分類存放在干燥通風(fēng)，安全的地方；4.6.1.2 各部門文件由本部門資料員保管。質(zhì)量部每年對各部門文件保管情況進行檢查；4.6.1.3 對各類文件，質(zhì)量部

11、應(yīng)編制公司文件與記錄匯總表， 各部門資料員應(yīng)及時編制本部門使用文件的清單。4.6.1.4 任何人不得在受控文件上亂涂畫改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。4.6.2 文件的作廢和銷毀4.6.2.1 對于已不適用的文件，文件使用者可填寫文件新增、更改與作廢申請表申請作廢, 并參照 4.6 的相關(guān)規(guī)定進行評審與批準(zhǔn)；4.622 所有欲廢止的文件，應(yīng)及時從使用場所撤出，由質(zhì)量部統(tǒng)一收回，除保留一份舊版文 件加蓋 作 廢”與 保留”標(biāo)識外，剩余的所有舊版文件均應(yīng)及時加蓋 作廢”標(biāo)識 ;4.6.2.3 已廢止的舊版文件原件，質(zhì)量部應(yīng)加蓋保留”章，不得再外發(fā)使用，且永久保存；4.6.2.4

12、對已作廢的文件或記錄表單，質(zhì)量部應(yīng)妥善隔離與標(biāo)識，并集中銷毀。4.7 外來文件的控制4.7.1 各部門收到的外來文件，需識別其適用性，適用的送質(zhì)量部門統(tǒng)一登記與匯總；4.7.2 質(zhì)量部門應(yīng)隨時關(guān)注與公司產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)的國家或行業(yè)法律法規(guī)新增或變更情況， 并 及時識別、 收集與內(nèi)部傳遞；4.7.3 人事行政部應(yīng)隨時關(guān)注與公司經(jīng)營、環(huán)境或安全相關(guān)的國家或行業(yè)法律法規(guī)新增或變更情況，并及時識別、收集與內(nèi)部傳遞。4.7.4 其他部門自行收集與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的國家或行業(yè)法律法規(guī)新增或變更情況，并及時識別、收集與內(nèi)部傳遞；4.8 文件格式要求4.8.1 質(zhì)量手冊、程序類文件、管理類文件與操作類文件的文件格式參照本文件的格式，具 體如下：a)統(tǒng)一使用 A4 頁面進行編輯與打印，頁邊距：上、左、右 2 厘米，下 2.5 厘米b ) 頁腳：左下角為公司信息，右下角為頁碼信息，宋體、小五號c ) 文件頭文字要求：公司名稱為 宋體、二號”文件名為黑體、小二、加粗(文件名若 太長，可適當(dāng)縮小)”d) 企業(yè) LOGO 在公司名稱左邊，大?。?1.74*3.72 厘米e) 其它內(nèi)容文字要求：均采用宋體，小四，正文各章節(jié)標(biāo)題應(yīng)加粗 ， 行距 1.5 倍f ) 文件內(nèi)容至少應(yīng)包括：公司名稱、文件頭、目的、范圍、職責(zé)、內(nèi)容、