文件及記錄控制程序

1、深圳市朗寧電器有限公司程 序 文 件文件及記錄控制程序編制人/管理代表批 核/總經(jīng)理文件編號(hào)LD-QP-01版本次號(hào): A修改次號(hào): 0發(fā)行生效日期2010年8月18日 發(fā)行日期:2010年8月18日版本次號(hào): A 修改次號(hào): 0第1頁共6頁 1.0 目的 本程序目的是維護(hù)/保證文件及資料得到有效控制.確保各有關(guān)場所使用文件的版本是有效版本 2.0 適用范圍 適用于本公司管理體系(如ISO9000)文件,這些文件包括但不局限于以下各項(xiàng)： 質(zhì)量手冊(cè) 程序文件 系統(tǒng)性作業(yè)指導(dǎo) 產(chǎn)品性作業(yè)指導(dǎo)(技術(shù)文件)，如產(chǎn)品性作業(yè)指導(dǎo)/技術(shù)規(guī)格/生產(chǎn)指令/檢驗(yàn)規(guī)范/校正指導(dǎo)等。 外來文件:本廠管理體系運(yùn)作所需的

2、國家/國際標(biāo)準(zhǔn)、法律/法規(guī)、客戶提供的圖紙/標(biāo)準(zhǔn)等。 計(jì)算機(jī)資料:本廠管理體系中計(jì)算機(jī)軟件/網(wǎng)絡(luò)內(nèi)信息/資料。 空白表格:本廠體系運(yùn)作所需的表格,如:表格樣本,空白表格是規(guī)定性文件。 記錄:填寫了內(nèi)容的表格及某些過期文件,如計(jì)劃,臨時(shí)更改通知等。 3.0主要職責(zé)（見下表規(guī)定）文件種類編寫審 批分發(fā)正本保存修 改副本回收/作 廢質(zhì)量手冊(cè)/程序文件管理代表總經(jīng)理品質(zhì)部管理代表品質(zhì)部系統(tǒng)性作業(yè)指導(dǎo)各部門負(fù)責(zé)人管理代表/總經(jīng)理各部門負(fù)責(zé)人外來文件/接收部門負(fù)責(zé)人/管理代表接受部門發(fā)文部門空白表格各部門相關(guān)文件審批人主要使用部門注:對(duì)外來文件的審批是指公司對(duì)文件適用性審批,而非對(duì)文件內(nèi)容的審批。 4.0

3、 程序內(nèi)容 41定義名 稱定 義受控1.用于指導(dǎo)生產(chǎn)或系統(tǒng)運(yùn)作； 2.受版次更新控制；3.蓋有文件發(fā)行章。非受控1.僅供參考性質(zhì)； 2.不受版次更新控制。 接受部門收到外部機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)來或外部新購文件資料的文件主要使用部門。發(fā)文部門公司內(nèi)部之文件發(fā)出部門。收文部門公司內(nèi)部文件接收部門。 發(fā)行日期: 年月日版本次號(hào): A 修改次號(hào): 0第2頁共6頁 4.2 質(zhì)量手冊(cè)/程序文件/作業(yè)指導(dǎo)控制步驟項(xiàng)目內(nèi) 容1編制a.根據(jù)管理體系需要編寫新文件內(nèi)容；b.經(jīng)3.0主要職責(zé)中相關(guān)人員簽批后生效。2分發(fā)a.按公司運(yùn)作需要而復(fù)印相應(yīng)文件數(shù)量；b.副本每頁蓋文件受控印章；c.正本每頁背面左上角蓋文件受控印章； d.分

4、發(fā)后，文件由接收人或指定接收人簽名作實(shí)并記錄于文件發(fā)放登記表；e.系統(tǒng)性文件不可用副本影印，需要時(shí)應(yīng)向發(fā)文部門申請(qǐng)要求分發(fā)；f.字跡模糊可能對(duì)文件使用者產(chǎn)生誤導(dǎo)或簽署不全之文件不予分發(fā)/接收。3修訂a.公司任何人員均可提出文件修訂申請(qǐng)，但需由部門主管填報(bào)體系文件修改記錄表并經(jīng)3.0職責(zé)中審批人員對(duì)需修訂的內(nèi)容進(jìn)行評(píng)審及同意后由原文件編制部門或經(jīng)審批有資格的其它人員及審批人執(zhí)行修改及審批；b.修改其中某頁或某幾頁，修改頁給一個(gè)更高修改次號(hào)并變更修改日期，修改次數(shù)較多時(shí)，由3.0職責(zé)中編寫人視情形換版；c.修改整版，整版給一個(gè)更高版本次號(hào)，修改次號(hào)恢復(fù)為0；d.文件修改部分內(nèi)容之文字以粗斜體表示（

5、整版修訂時(shí)不用粗斜體）； e.所有原始文件以版本次號(hào)A，修改次號(hào)0執(zhí)行；j.由品質(zhì)部制訂體系受控文件清單記錄文件情況及最新修訂情況。4回收a 步驟3中，b/c項(xiàng)某頁或整版修改時(shí)，修改部份按分發(fā)表回收；b.收文部門交回舊版時(shí)給予作廢印章標(biāo)記。5作廢a.質(zhì)量手冊(cè)/程序文件/系統(tǒng)性作業(yè)指導(dǎo)/外來文件修改部分或整份副本由發(fā)文部門回收銷毀；b.收文部門需保留作廢副本作參考時(shí)，需蓋紅色作廢章，分開存放；c.技術(shù)文件由收文部門收到新版時(shí)，換下舊版，自行銷毀(需保留時(shí)按b處理)。d.正本修改部分或整份由發(fā)文部門蓋紅色作廢章，分開存放。6保存與借閱a.文件的存放環(huán)境應(yīng)保持干爽，防止蟲蛀、潮濕、損壞、變質(zhì)，有損壞

6、應(yīng)交回副本向發(fā)文部門重新申請(qǐng)經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)放；b.各部門按文件類別，分類放置，并按放置的順序進(jìn)行編目，并加以標(biāo)識(shí)；c.內(nèi)部有傳閱或傳遞要求時(shí)，按要求傳閱或傳遞后按類別歸檔；d.若客戶有保密要求及有關(guān)機(jī)密性的文件必須上鎖，由專人保管；e.文件在保管和使用過程中必須保持清晰，不可隨意涂劃；f. 公司內(nèi)員工需暫借體系文件，應(yīng)到相應(yīng)文件控制部門辦理借閱登記手續(xù)；g.通用性文件長期保存，產(chǎn)品性受控文件正本長期保存，產(chǎn)品性受控文件副本保存至產(chǎn)品完單后一年或據(jù)實(shí)際需要保存至更長時(shí)間；h.通用性文件作廢正本至少保存三個(gè)月，產(chǎn)品性文件作廢正本至少保存至產(chǎn)品完單后一個(gè)月。 發(fā)行日期:年月日版本次號(hào): A 修改

7、次號(hào): 0第3頁共6頁 4.3 空白表格及記錄控制步驟項(xiàng)目內(nèi) 容1編制/產(chǎn)生a.由公司體系文件編制或修訂時(shí)產(chǎn)生，表格編號(hào)方式見49之規(guī)定。b.由體系運(yùn)作中視需要產(chǎn)生，由主要使用部門編制審批。2表格及形成記錄控制質(zhì)量記錄包括但不局限于：文件發(fā)放及修改記錄、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、內(nèi)審記錄、管理評(píng)審記錄、不合格糾正預(yù)防措施、人員培訓(xùn)及考核記錄、生產(chǎn)技術(shù)記錄、檢測儀器校準(zhǔn)合格記錄等有關(guān)質(zhì)量體系管理活動(dòng)所涉及的其它記錄。a. 記錄應(yīng)按空白表格規(guī)定之格式填寫；b. 應(yīng)清楚填寫記錄的每一項(xiàng)內(nèi)容，不適用部份填“不適用”或用斜線劃去, 當(dāng)書面記錄出現(xiàn)錯(cuò)誤需進(jìn)行手改時(shí)可用用筆劃除原記錄，但不能將完全刪除原記錄或使其看

8、不清，將正確值注明于旁邊并由更改人簽名及簽署修改日期/不能使用涂改液，貼紙或類似物質(zhì)進(jìn)行涂改，確保記錄完整、清晰、反映實(shí)際情況；c. 各部門在接收或管理記錄時(shí)，應(yīng)檢查記錄是否填寫齊全，不齊全之記錄不予接收/分發(fā)或存盤；d. 需簽日期之記錄按年月日順序填寫；e. 電子設(shè)備內(nèi)保存的記錄必須滿足上述要求外，還須有相應(yīng)的保存密碼以防止外人侵入或修改。3檢索a記錄按要求填寫/收集后，由保存部門參照時(shí)間、類別、部門、產(chǎn)品等，按順序分類收集、整理、并保存；b各部門可使用一覽表、目錄、索引、排序指示、加標(biāo)簽形式、以免錯(cuò)誤存取。4分發(fā)a. 對(duì)于用量較少的表格采用復(fù)印方式使用，各部門需使用及分發(fā)；b. 大量使用之

9、表格采用印刷方式，視填報(bào)的記錄視具體需要分發(fā)。5修訂a表格修訂要求同4.2.3，原始表格以版本A修改次號(hào)B發(fā)行;b. 表格修訂后,必須編制一個(gè)更高的修改次號(hào),同時(shí)舊表格作廢。6保存/回收/作廢a 空白表格樣本由文控統(tǒng)一保管；b. 部門復(fù)印使用或印刷使用之副本不予回收，自行作廢;c. 記錄的保存必須安全、保密、無損壞、丟失、變質(zhì)，應(yīng)存放于指定位置且方便查找;d各質(zhì)量記錄之保存期參照質(zhì)量記錄清單；e. 各保管部門自行清查有無過期記錄，逾期記錄自行銷毀。 4.4 外來文件控制4.4.1 一般外來文件收發(fā)控制發(fā)行日期年月日版本次號(hào): A 修改次號(hào): 0第4頁共6頁步驟項(xiàng)目作 業(yè) 內(nèi) 容負(fù)責(zé)人1接收a.

10、確定所需的國家、國際標(biāo)準(zhǔn)、客戶標(biāo)準(zhǔn)及收集驗(yàn)證外來資料之最新版本。相關(guān)部門主管/管理代表b.外來文件于驗(yàn)證ok后，由接收部門分類、編號(hào)并將文件名稱、接收日期等信息記錄于外來文件清單內(nèi)及建檔保存，同時(shí)在文件正本背面蓋文件發(fā)行章。2分發(fā)按實(shí)際需要進(jìn)行分發(fā)，在分發(fā)副本面頁或每頁右上角文件受控印章。3追蹤各主要使用部門對(duì)可能更新版本的外來文件進(jìn)行定期跟蹤檢測(不超過一年)，將跟蹤結(jié)果填寫于外來文件清單內(nèi)，確保有關(guān)版本的文件為適用的。4改版a.收到最新版本時(shí),在舊版正本正面加蓋紅色作廢章，分開存放，新版正本背面蓋文件發(fā)行章。b.需分發(fā)時(shí),重復(fù)步驟2，分發(fā)新版時(shí)將舊版副本回收銷毀。5保存a.保存方法同4.2

11、步驟；b.外來文件發(fā)生損壞、遺失時(shí)，應(yīng)由相關(guān)責(zé)任部門負(fù)責(zé)及時(shí)聯(lián)絡(luò)相關(guān)方予以補(bǔ)救。4.4.2 對(duì)于客戶提供的與產(chǎn)品有關(guān)的外來文件，如圖紙/樣辦/技術(shù)規(guī)范等，由相關(guān)接收部門予以記錄、歸類、標(biāo)識(shí)及存盤，需要時(shí)還應(yīng)按本程序4.4.1之規(guī)定對(duì)該類來外文件進(jìn)行有效地控制。4.5 樣辦控制樣板類型/名稱簽發(fā)權(quán)限保存部門有效保存期備 注客人簽板客方業(yè)務(wù)部長 期客人簽辦給業(yè)務(wù)部,再由業(yè)務(wù)部轉(zhuǎn)簽。產(chǎn)品零件板/成品簽板客方/品質(zhì)部品質(zhì)部產(chǎn)品完單三個(gè)月如客方有簽板則由業(yè)務(wù)部轉(zhuǎn)簽，如客方未簽板則由品質(zhì)部負(fù)責(zé)簽板界限板品質(zhì)部生產(chǎn)部如產(chǎn)品完單一年后翻單生產(chǎn)，則重新簽辦(原板實(shí)時(shí)失效)。4.6 非受控文件控制步驟控件目內(nèi) 容

12、1申請(qǐng)a. 任何本公司員工可向3.0主要職責(zé)分發(fā)部門申請(qǐng)公司任何層次文件的非受控副本作參考用，經(jīng)管理代表批準(zhǔn)后，方可發(fā)放；b.客戶/供貨商及其它利益團(tuán)體需要得到本公司任何層次的非受控文 件時(shí)，由相關(guān)接洽部門提出申請(qǐng)，經(jīng)管理代表同意后發(fā)放。2發(fā)放a.3.0主要職責(zé)發(fā)文部門按管理代表批示之申請(qǐng)復(fù)印需要發(fā)放份數(shù)；b.按申請(qǐng)發(fā)放非受控副本。3更新及作廢非受控文件不會(huì)隨著正本的更新及修改而進(jìn)行更新，各部門、個(gè)人、相關(guān)利益團(tuán)體使用時(shí)需向發(fā)文部門查看最新版本。4.7 計(jì)算機(jī)文件資料及記錄控制:. 4.7.1 電腦文件需參照本文件控制方法進(jìn)行分類歸檔，針對(duì)重要文件亦需設(shè)定文件/記錄保護(hù)密碼和進(jìn)行磁盤拷貝備份，

13、同時(shí)應(yīng)視需要進(jìn)行打印成書面文件保存。發(fā)行日期：2010年8月18日版本次號(hào): A 修改次號(hào): 0第5頁共6頁 4.7.2 為防止電腦文件被病毒入侵以損壞所保存的文件資料及記錄，除電腦要安裝防毒軟件外還應(yīng)對(duì)電腦進(jìn)行必要的檢查保養(yǎng)，以確保其能正常運(yùn)作。4.8 文件及表格編碼：4.8.1質(zhì)量手冊(cè)編碼規(guī)則如下：LD-QM-01 表示流水號(hào) 表示質(zhì)量手冊(cè) 表示朗寧電器有限公司拼音簡稱4.8.2程序文件編碼規(guī)則如下： LD-QP-XX 表示流水號(hào) 表示程序文件 表示朗寧電器有限公司拼音簡稱 4.8.3系統(tǒng)性作業(yè)指導(dǎo)：WI-XX-XX X 表示版本號(hào)（A、B、C.） 表示表單序號(hào)（由各部門自行編制） 表示部

14、門代號(hào) 表示工作指引4.8.4表格/記錄：QR-XX-XX X 表示版本號(hào)（A、B、C.） 表示表單序號(hào)（由各部門自行編制） 表示部門代號(hào) 表示質(zhì)量記錄4.8.5外來文件編號(hào)：QE-XX- XX XX X XX 表示流水號(hào)（本部門自行編制） 表示年、月份（年份XX月份XX） 表示文件來源（供應(yīng)商-GY 客戶-KH 自己購買-ZG） 表示外來文件4.8.6各部門代號(hào): SCB市場部 RS人事部 KF開發(fā)部 WK物控部 CG采購部 SC生產(chǎn)部 PZ品質(zhì)部4.9 特殊類型的用于某些作業(yè)活動(dòng)的具有指導(dǎo)或宣傳/教育意義的圖片資料之控制。 4.9.1各部門可根據(jù):不同工種/工序之作業(yè)活動(dòng)的簡易程度和方便作業(yè)人員執(zhí)行有關(guān)作業(yè)活動(dòng)及有利于有關(guān)管理活動(dòng)或制度的實(shí)施.經(jīng)管理代表批核后安排購買或制作。4.10 文件資料(包括、印章、樣辦及特殊類型的指導(dǎo)/宣傳教