officeWord技巧

1、第1章Word篇1.1文字錄入技巧(1)1.1.1疊字輕松輸入在漢字中經(jīng)常遇到重疊字，比如“爸爸”、“媽媽”“歡歡喜喜”等，在Word中輸入時(shí)除了利用輸入法自帶的功能快速輸入外，還有沒(méi)有其他辦法輕松進(jìn)行輸入呢？答：在Word中提供了一個(gè)這樣的功能，只需通過(guò)組合鍵“Alt+Enter”便可輕松輸入，如在輸入“爸”字后，按組合鍵“Alt+Enter”，便可再輸入一個(gè)“爸”字。1.1.2快速輸入省略號(hào)在Word中輸入省略號(hào)時(shí)經(jīng)常采用選擇“插入符號(hào)”選項(xiàng)的方法，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有辦法進(jìn)行快速輸入呢？答：有辦法，只需在要輸入省略號(hào)時(shí)按下“Ctrl+Alt+.”組合鍵便可快速得到。并且在不同的輸入法下都可采用這個(gè)

2、方法快速輸入。1.1.3快速輸入漢語(yǔ)拼音在制作語(yǔ)文試卷或書(shū)寫(xiě)文字拼音時(shí)，常需輸入漢語(yǔ)拼音，而若采用選擇“插入符號(hào)”選項(xiàng)的方法進(jìn)行輸入，操作繁瑣，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有更方便的方法進(jìn)行錄入？答：在輸入較多的漢語(yǔ)拼音時(shí)，可采用另外一種更簡(jiǎn)捷的方法：先選中要添加注音的漢字，再選擇“格式中文版式拼音指南”選項(xiàng)，在“拼音指南”對(duì)話框中單擊“組合”按鈕，如圖1-1所示，則將拼音文字復(fù)制粘貼到正文中，同時(shí)還可刪除不需要的基準(zhǔn)文字。圖1-1“拼音指南”對(duì)話框1.1.4快速?gòu)?fù)制文字在Word中錄入文字時(shí)常會(huì)碰到重復(fù)輸入的文字，請(qǐng)問(wèn)除了采用“Ctrl+C”及“Ctrl+V”組合鍵進(jìn)行復(fù)制與粘貼外，還有沒(méi)有其他方法進(jìn)行快速?gòu)?fù)制

3、？答：通常大家采用上面所說(shuō)的方法來(lái)進(jìn)行操作，其實(shí)也可利用“Ctrl+鼠標(biāo)左鍵”進(jìn)行快速?gòu)?fù)制，具體的操作方法為：先選中要復(fù)制的文字或圖形，再按下“Ctrl”鍵，并把指針移到所選中的文字上，然后按下鼠標(biāo)左鍵不松開(kāi)，再移動(dòng)鼠標(biāo)把這些選中的文字拖到要粘貼的位置即可。1.1.5巧妙輸入特殊符號(hào)在錄入文件時(shí)常碰到一些特殊的符號(hào)，像笑臉“J”，請(qǐng)問(wèn)除了利用選擇“插入符號(hào)”選項(xiàng)外，還有沒(méi)有其他更快捷的方法？答：其實(shí)這可利用Word的“自動(dòng)更正”功能快速完成輸入。選擇“工具自動(dòng)更正”選項(xiàng)，然后選擇“自動(dòng)更正”選項(xiàng)卡下的“自動(dòng)使用拼寫(xiě)檢查功能提供的建議”復(fù)選框，同時(shí)還要選中“鍵入時(shí)自動(dòng)替換”下的“帶格式文本”單選

4、按鈕。此時(shí)再輸入“:)”（不要輸入雙引號(hào)）試試看，是不是得到了“J”。以下附另外幾個(gè)常見(jiàn)的符號(hào)：表情：“:(”就是一張生氣的臉，“:|”就是一張嚴(yán)肅的臉。箭頭：輸入兩個(gè)等號(hào)再輸入大于號(hào)，就成了粗箭頭；輸入兩個(gè)連字符再輸入大于號(hào)，就成了細(xì)箭頭；輸入一個(gè)大于號(hào)再輸入一個(gè)等號(hào)再輸入一個(gè)小于號(hào)，就變成了雙向箭頭。加一條橫線：在一空行內(nèi)，連續(xù)輸入三個(gè)以上的連字符（-），按回車(chē)鍵，就出現(xiàn)一條橫線。加一條波浪線：在一空行內(nèi)，連續(xù)輸入三個(gè)以上的波浪號(hào)（），按回車(chē)鍵，就出現(xiàn)一條波浪線。加多條線：在一空行內(nèi)，連續(xù)輸入三個(gè)以上的井號(hào)（#），按回車(chē)鍵，就出現(xiàn)由二條細(xì)線和一條粗線組成的線。1.1.6快速設(shè)置上下標(biāo)上、下

5、標(biāo)在Word文件中經(jīng)常需要用到，比如數(shù)學(xué)公式y(tǒng)=x2，而如果通過(guò)選擇“字體效果”選項(xiàng)中進(jìn)行操作，則很麻煩，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有更快捷的方法呢？答：要輸入上、下標(biāo)，有兩種更快捷的方法：方法一；使用格式刷：在文件中選擇已輸入好的上標(biāo)或下標(biāo)，然后單擊“格式刷”圖標(biāo)，光標(biāo)變成了一個(gè)刷子的形狀，在需要設(shè)置的地方拖動(dòng)即可把該文字設(shè)置成相應(yīng)的上標(biāo)或下標(biāo)。方法二，利用鍵盤(pán)快捷鍵：選中需要設(shè)置上下標(biāo)的文字，然后使用“Ctrl+Shift+”組合鍵就可將文字設(shè)為上標(biāo)，使用“Ctrl+”組合鍵就將文字設(shè)為下標(biāo)，同時(shí)再按一下它們還可恢復(fù)到正常輸入。1.1.7快速插入腳注和尾注有沒(méi)有方法在Word文件中快速插入腳注以及尾注？答：

6、首先把光標(biāo)移至文件中需插入腳注或尾注的位置，然后按下“Ctrl+Alt+F”組合鍵便可快速插入腳注，而按下“Ctrl+Alt+E”組合鍵則可快速插入尾注。1.1.8快速輸入直引號(hào)當(dāng)在錄入文件時(shí)輸入像“3'54"”的數(shù)字時(shí)，中間的直引號(hào)輸入時(shí)總會(huì)感覺(jué)有些麻煩，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有辦法快速進(jìn)行輸入？答：確實(shí)是這樣，在Word中系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)把這兩個(gè)直引號(hào)變?yōu)閺澮?hào)；但其實(shí)要輸入這兩個(gè)直引號(hào)并不難，可以利用兩種方法來(lái)實(shí)現(xiàn)：方法一，選擇“插入符號(hào)”選項(xiàng)，然后在彈出的對(duì)話框中選擇“符號(hào)”字符集，并在下面的字符顯示框中選擇所要的直引號(hào)，最后單擊“插入”按鈕即可。方法二，在使用Word時(shí)，輸入的直引號(hào)變

7、成彎引號(hào)是因?yàn)閃ord的一個(gè)自動(dòng)設(shè)置選項(xiàng)造成的。因此只要改變?cè)撛O(shè)置即可，其操作方法如下：選擇“工具自動(dòng)更正”選項(xiàng)，在彈出的對(duì)話框中單擊“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項(xiàng)卡，取消選擇“直引號(hào)替換為彎引號(hào)”復(fù)選框即可，如圖1-2所示。圖1-2“自動(dòng)更正”對(duì)話框1.1.9快速刪除單詞或句子在Word中，有沒(méi)有快捷方法刪除其中的英文單詞或漢字句子呢？答：有，根據(jù)光標(biāo)所在位置的不同，可利用下面的方法快速完成刪除。當(dāng)要?jiǎng)h除光標(biāo)前的英文單詞或漢字句子時(shí)，可利用“Ctrl+BackSpace”組合鍵進(jìn)行；而要?jiǎng)h除光標(biāo)后的英文單詞或漢字句子時(shí)，可利用“Ctrl+Del”組合鍵進(jìn)行。1.1.10快速修改格式在Word文件

8、中，如果要對(duì)多處文本進(jìn)行相同格式修改，如果一處處地進(jìn)行修改，或者利用格式刷來(lái)進(jìn)行操作（特別是對(duì)不連續(xù)的文本進(jìn)行修改時(shí)），都還比較麻煩，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有更快捷的方法？答：這可以利用“替換”命令來(lái)完成。具體操作方法是：?jiǎn)螕簟熬庉嫴檎一蛱鎿Q”選項(xiàng)打開(kāi)“查找和替換”對(duì)話框，再在“查找”選項(xiàng)卡下單擊“高級(jí)”按鈕，單擊對(duì)話框下面的“格式”打開(kāi)下拉菜單，選擇其中“字體（F）”命令，如圖1-3所示，在其中輸入被替換的文本格式信息后單擊【確定】按鈕。用鼠標(biāo)單擊“替換為”文本框，按相同的方法找輸入新的文本格式信息并單擊【確定】按鈕。最后單擊【替換】或者【全部替換】按鈕，即可完成文本格式的修改。圖1-3選擇“字體”命令1

9、.1.11快速輸入數(shù)學(xué)公式在Word中要錄入比較復(fù)雜的數(shù)學(xué)公式時(shí)常需利用數(shù)學(xué)公式來(lái)進(jìn)行輸入，但怎樣找到及啟用數(shù)學(xué)公式輸入這個(gè)功能呢？答：?jiǎn)螕簟耙晥D工具欄自定義”命令打開(kāi)“自定義”窗口，在“命令”選項(xiàng)卡左欄中選擇“插入”選項(xiàng)，再在右欄拖動(dòng)垂直滾動(dòng)條，在“公式編輯器”上按下鼠標(biāo)左鍵，把該圖標(biāo)拖至Word工具欄（如格式工具欄）中。然后單擊“公式編輯器”圖標(biāo)，對(duì)于原沒(méi)有安裝公式編輯器的用戶此時(shí)會(huì)彈出一個(gè)安裝對(duì)話窗口，放入Word源程序光盤(pán)，然后單擊“是”按鈕，程序便可自動(dòng)完成安裝。在單擊該工具鈕后便可啟動(dòng)公式編輯器，如圖1-4所示。圖1-4添加“公式編輯器”1.1.12分式巧輸入有時(shí)在一臺(tái)計(jì)算機(jī)上要輸

10、入分式，但該Word沒(méi)有安裝“公式編輯器”，同時(shí)也無(wú)安裝源盤(pán)，請(qǐng)問(wèn)此時(shí)有什么辦法完成分式輸入嗎？答：如果沒(méi)有安裝“公式編輯器”，此時(shí)可利用Word的域功能來(lái)實(shí)現(xiàn)分式的輸入。其具體操作步驟如下：（1）單擊“插入域”命令，在彈出的“域”對(duì)話框的“類(lèi)別”列表框中選中“等式和公式”選項(xiàng)，并選擇“域名”下拉列表中的“Eq”。（2）單擊“選項(xiàng)”按鈕（如果此對(duì)話框中沒(méi)有該按鈕，則可以單擊“域代碼”按鈕即可彈出），在彈出的“域選項(xiàng)”對(duì)話框的“開(kāi)關(guān)”列表中用鼠標(biāo)左鍵雙擊“F(,)”選項(xiàng)，并在“域代碼”文本框的“EQF(,)”中的括號(hào)內(nèi)的“，”號(hào)左右分別輸入分子、分母，如3、5，如圖1-5所示，然后單擊兩次“確定

11、”按鈕即可完成分式的輸入。圖1-5設(shè)置分式輸入小提示：如果輸入的是帶上標(biāo)、下標(biāo)的分式又該如何做？它的輸入方法基本上和一般分式輸入差不多。只是要注意以下兩點(diǎn)區(qū)別（以例來(lái)說(shuō)明）：（1）在“域代碼”文本框的“EQF(,)”中的括號(hào)內(nèi)的“，”號(hào)左右輸入分子、分母時(shí)要包括上、下標(biāo)的內(nèi)容，如：Y3、X2。（2）單擊兩次“確定”按鈕后，用鼠標(biāo)右鍵單擊該分式，在彈出菜單中選擇“切換域代碼”選項(xiàng)，在域代碼中分別選中3、2進(jìn)行上標(biāo)和下標(biāo)的設(shè)置，再將已設(shè)置完成的域代碼切換回去即可。1.1文字錄入技巧(2)1.1.13如何制作水印單位信函中常制作有單位的水印標(biāo)志，請(qǐng)問(wèn)這在Word中該如何制作？答：在WordXP中支持

12、圖片及文字兩種水印，具體操作方法如下：在菜單欄單擊“格式背景”命令，再?gòu)淖硬藛蜗逻x擇“水印”選項(xiàng)，此時(shí)便可看到設(shè)置水印的兩種方式，如圖1-6所示，如果要將一幅圖片作為水印，則可以選中對(duì)話框內(nèi)的“圖片水印”單選按鈕，再根據(jù)需要設(shè)置“縮放”并選中“沖蝕”復(fù)選框，然后單擊“選擇圖片”按鈕打開(kāi)對(duì)話框，選擇所需圖片后單擊“確定”按鈕即可。如果要插入文字水印，就應(yīng)選中對(duì)話框中的“文字水印”單選按鈕，然后在“文字”下拉列表中選擇或輸入所需文本。再根據(jù)需要設(shè)置“字體”、“尺寸”等選項(xiàng)，完成后單擊“應(yīng)用”按鈕，即可在頁(yè)面圖中看到水印效果。圖1-6設(shè)置水印1.1.14“歐元”符號(hào)快速插入在輸入歐元符號(hào)（）時(shí)，除了

13、利用“插入符號(hào)”命令的方式插入外，還有沒(méi)有辦法快速插入？答：方法當(dāng)然有，其實(shí)在輸入時(shí)只需同時(shí)按下“Alt+0128”（數(shù)字須從小鍵盤(pán)區(qū)輸入）或鍵入“Ctrl+Alt+E”（雙引號(hào)不用輸入）組合鍵都可以完成。小提示：利用這種方法可以插入其他特殊符號(hào)，對(duì)于常見(jiàn)的幾個(gè)如下：®：鍵入【Ctrl+Alt+R】組合鍵。©：鍵入【Ctrl+Alt+C】組合鍵。：鍵入【Ctrl+Alt+T】組合鍵。但是大多數(shù)符號(hào)或特殊字符還是需要用戶自己設(shè)置快捷鍵。方法如下：?jiǎn)螕簟安迦敕?hào)”命令，在“符號(hào)”對(duì)話框中選中需設(shè)置快捷鍵的符號(hào)或特殊字符，單擊“快捷鍵”按鈕，彈出“自定義鍵盤(pán)”對(duì)話框，此時(shí)插入點(diǎn)位

14、于“請(qǐng)按新快捷鍵”文本框中，按下想設(shè)置為快捷鍵的相應(yīng)鍵位，單擊“指定”按鈕，“關(guān)閉”該對(duì)話框即完成設(shè)置。以后我們就可以從鍵盤(pán)上直接鍵入相應(yīng)組合鍵來(lái)完成插入符號(hào)或特殊字符的操作，既方便又簡(jiǎn)單。1.1.15快速輸入當(dāng)前日期在Word中進(jìn)行錄入時(shí)，常遇到輸入當(dāng)前日期的情況，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有辦法快速輸入？答：在需輸入當(dāng)前日期時(shí)，只需直接輸入當(dāng)前年份，如“2003”（雙引號(hào)不用輸入），然后按回車(chē)鍵就可以了。小提示：如果沒(méi)有顯示當(dāng)前日期，可能需要啟用記憶式鍵入功能。選擇“插入”菜單中的“自動(dòng)圖文集”子菜單，單擊“自動(dòng)圖文集”命令。選中“顯示記憶式鍵入建議”復(fù)選框。1.1.16文件中快速調(diào)整字體大小在Word中，

15、文件默認(rèn)的字號(hào)設(shè)置最小是5磅，最大為72磅。請(qǐng)問(wèn)能不能設(shè)置成比5磅更小，或者比72磅更大的文字呢？答：可以，如果文字已經(jīng)輸入，則可先選中要調(diào)節(jié)字體的文字，然后直接在字號(hào)欄進(jìn)行輸入，但要注意的是，Word中字號(hào)磅值只能在11638之間。1.1.17漂亮符號(hào)輕松輸入在Word中，?？吹揭恍┢恋膱D形符號(hào)，像“7”、“9”、“a”等，同時(shí)這些符號(hào)也不是由圖形粘貼過(guò)去的，請(qǐng)問(wèn)這些符號(hào)究竟是如何輸入的呢？答：這其實(shí)也很簡(jiǎn)單，Word中有幾種自帶的字體可以產(chǎn)生這些漂亮實(shí)用的圖形符號(hào)。在需要產(chǎn)生這些符號(hào)的位置，先把字體更改為“Wingdings”、“Wingdings2”或“Wingdings3”及其相關(guān)字

16、體，然后再試著在鍵盤(pán)上敲擊鍵符，此時(shí)是不是產(chǎn)生這些漂亮的圖形符號(hào)了。如把字體改為“Wingdings”，再在鍵盤(pán)上單擊“d”鍵，便會(huì)產(chǎn)生一個(gè)“d”圖形。小提示：區(qū)分大小寫(xiě)，大寫(xiě)得到的圖形與小寫(xiě)得到的圖形不同。1.1.18巧輸頻繁詞對(duì)于一些在文件中頻繁出現(xiàn)的詞組如果采用每次都輸入的方法，則會(huì)大大降低工作效率，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有更好的方法輸入這類(lèi)頻繁詞？答：在Word中可以利用兩種功能來(lái)完成頻繁詞的輸入，第一種方法是利用Word的“自動(dòng)圖文集”功能，具體方法如下：首先建立這些高頻率使用詞。如“湖南省邵陽(yáng)市大揚(yáng)廣告公司”為這篇文件中的一個(gè)高頻率出現(xiàn)詞，則可在菜單欄單擊“插入自動(dòng)圖文集新建”命令，然后輸入該“

17、自動(dòng)圖文集”詞條的名稱（可根據(jù)實(shí)際的詞語(yǔ)名稱簡(jiǎn)寫(xiě)，如“dy”），完成后單擊“確定”按鈕。當(dāng)在文件中要使用該詞時(shí)可采用兩種方法來(lái)實(shí)現(xiàn)：（1）鼠標(biāo)法：首先單擊“視圖工具欄”選項(xiàng)，選中“自動(dòng)圖文集”（此時(shí)自動(dòng)圖文集工具欄會(huì)顯示在窗中），然后每次在要輸入該類(lèi)詞語(yǔ)的時(shí)候，只要單擊該工具欄中的“提問(wèn)標(biāo)題1”后的下拉按鈕，然后從中選擇要輸入的詞匯即可；（2）鍵盤(pán)法：在要輸入的相關(guān)詞匯位置直接輸入設(shè)置的有關(guān)詞語(yǔ)的簡(jiǎn)寫(xiě)名稱（如“elong”），完成后按“F3”鍵即可。第二種方法是采用Word的替換功能，首先對(duì)于這個(gè)頻繁出現(xiàn)的詞在輸入時(shí)可以以一個(gè)特殊的符號(hào)代替，如采用“!dy”（雙引號(hào)不用輸入），完成后再單擊“編

18、輯替換”命令（或直接利用組合鍵“Ctrl+H”），在打開(kāi)的替換窗口中輸入查找內(nèi)容及替換內(nèi)容，如圖1-7所示，最后單擊“全部替換”按鈕即可快速完成這個(gè)詞組的替換輸入。圖1-7執(zhí)行替換命令1.1.19巧用公式編輯器作成三行合一在Word中輸入化學(xué)反應(yīng)方程式時(shí)，有時(shí)需制作出三行合一的符號(hào)，請(qǐng)問(wèn)這有沒(méi)有什么方法快速完成輸入？答：可以利用“公式編輯器”來(lái)完成輸入。把光標(biāo)移到需插入三行合一文字的位置，然后在工具欄上單擊“公式編輯器”按鈕（如果工具欄上沒(méi)有該按鈕，則可先在菜單欄單擊“視圖工具欄自定義”命令，在彈出的對(duì)話框“類(lèi)別”下拉列表中選擇“插入”選項(xiàng)，再將在右欄“命令”下拉列表中的“公式編輯器”選中，并

19、拖動(dòng)到工具欄上即可）。接下來(lái)在“公式”編輯器對(duì)話框中單擊“下標(biāo)和上標(biāo)模板”，選擇適合的樣式，如圖1-8所示。最后在各虛線框中依次輸入相應(yīng)的文字內(nèi)容即可實(shí)現(xiàn)三行合一的操作。圖1-8公式編輯器小提示：利用此法還可以輸入包含其他多種格式的文本，如：根式、積分等。1.1.20用鼠標(biāo)實(shí)現(xiàn)即點(diǎn)即輸在Word中編輯文件時(shí)，有時(shí)要在文件的最后空幾行再輸入內(nèi)容，通常都是采用多按幾次“回車(chē)”或“空格”鍵，才能將輸入焦點(diǎn)移至目標(biāo)位置。請(qǐng)問(wèn)能不能像平時(shí)在紙上寫(xiě)字一樣，利用鼠標(biāo)就實(shí)現(xiàn)即點(diǎn)即輸？答：這種在文件末尾，即在沒(méi)有使用過(guò)的空白頁(yè)中來(lái)定位輸入，其實(shí)是可以通過(guò)鼠標(biāo)左鍵雙擊來(lái)實(shí)現(xiàn)。具體操作如下：選擇“工具”菜單下的“選

20、項(xiàng)”命令，在彈出的對(duì)話框中選“編輯”選項(xiàng)卡，選擇“啟用即點(diǎn)即輸”復(fù)選框，如圖1-9所示，這樣就可以實(shí)現(xiàn)在文件的空白區(qū)域通過(guò)雙擊鼠標(biāo)左鍵來(lái)定位輸入焦點(diǎn)了。圖1-9啟用即點(diǎn)即輸1.1.21輸入法自動(dòng)切換在錄入一些具有固定格式的文件內(nèi)容時(shí)，聽(tīng)說(shuō)可以根據(jù)具體情況設(shè)置不同輸入法，請(qǐng)問(wèn)這究竟是如何進(jìn)行設(shè)置的呢？答：在輸入中、英文及數(shù)字等混合的文件時(shí)，若預(yù)先設(shè)置好相應(yīng)輸入法，則可大大提高工作效率，具體設(shè)置方法如下：打開(kāi)Word的“自動(dòng)鍵盤(pán)切換”功能，操作方法是：?jiǎn)螕簟肮ぞ摺辈藛蜗碌摹斑x項(xiàng)”命令打開(kāi)“編輯”選項(xiàng)卡，選擇“自動(dòng)鍵盤(pán)切換”復(fù)選框，以后Word就會(huì)根據(jù)光標(biāo)插入點(diǎn)的語(yǔ)言自動(dòng)切換輸入法。1.1.22英文

21、大小寫(xiě)快速切換在對(duì)文件錄入時(shí)，在文件中出現(xiàn)有大、小寫(xiě)的英文字母時(shí)，常需進(jìn)行切換，而若對(duì)已輸入的英文詞組需進(jìn)行全部大寫(xiě)或小寫(xiě)變換時(shí)，請(qǐng)問(wèn)是不是需要重新再輸入呢，有沒(méi)有快捷的方法完成呢？答：我們可以先選中需更改大小寫(xiě)設(shè)置的文字，然后重復(fù)按下“Shift+F3”組合鍵即可在全部大寫(xiě)、全部小寫(xiě)和首字母大寫(xiě)、其他字母小寫(xiě)三種方式下進(jìn)行切換。1.1.23MS-DOS內(nèi)容巧輸入在Word錄入時(shí)，有時(shí)需把MS-DOS窗口中的內(nèi)容復(fù)制到Word文件中，請(qǐng)問(wèn)該如何操作？答：很多用戶可能采用按照MS-DOS的樣式進(jìn)行錄入，其實(shí)可以利用方法巧妙輸入，具體操作是這樣的：首先啟動(dòng)Word，然后打開(kāi)MS-DOS窗口，單擊工

22、具欄上的第一個(gè)“標(biāo)記”按鈕，或者直接在該窗口內(nèi)單擊鼠標(biāo)右鍵（此時(shí)光標(biāo)會(huì)變成一高亮度長(zhǎng)方塊），如圖1-10所示，通過(guò)鍵盤(pán)上的光標(biāo)移動(dòng)鍵或者直接利用鼠標(biāo)拖動(dòng)選中需復(fù)制的內(nèi)容，再單擊工具欄上的“復(fù)制”按鈕（或直接利用“Ctrl+C”組合鍵進(jìn)行），完成后再返回Word窗口，把插入點(diǎn)移到需要所要插入的位置，單擊“粘貼”按鈕（或按“Ctrl+V”組合鍵）即可把MS-DOS窗口中選定的內(nèi)容粘貼到Word文件中。圖1-10在MS-DOS窗口進(jìn)行復(fù)制操作1.1.24在Word中巧制印章印章的作用對(duì)于中國(guó)人來(lái)說(shuō)非常熟悉，請(qǐng)問(wèn)能不能在Word中也制作出非常方便調(diào)用的印章？答：可以，而且方法還有很多，下面以其中最方便

23、調(diào)用的方法域代碼來(lái)制作“李木子印”印章。具體操作步驟如下：（1）單擊“格式中文版式帶圈字符”命令，在隨之打開(kāi)的對(duì)話框的“字符”文本框中輸入印章的第一字符“子”，在右邊的圈號(hào)選擇框中選擇“”，即完成一帶圈字符的輸入。（2）選中該帶圈字符，直接按下“Alt+F9”組合鍵，實(shí)現(xiàn)“切換域代碼”功能。（3）在“域代碼”中，選中“”，把它的格式設(shè)置為“72號(hào)字”、“紅色”。（4）在“域代碼”中找到“子”字，并在其后輸入“李印木”。再選定這四個(gè)字，執(zhí)行“格式中文版式合并字符”命令，在打開(kāi)的對(duì)話框中，把字體設(shè)置為“隸書(shū)”，字號(hào)設(shè)置為“22號(hào)”，單擊“確定”按鈕后，按下“Alt+F9”組合鍵預(yù)覽效果。（5）在“

24、域代碼”中，將“up”和“do”后面的數(shù)值進(jìn)行相應(yīng)修改（通常為減小該數(shù)值），并選中“”，在字體對(duì)話框的“字符間距”選項(xiàng)卡下，將其位置設(shè)置為“降低”，然后在后面的“磅值”文本框中輸入合適的值即可達(dá)到理想的印章效果。其他類(lèi)型的印章方法大致相同，可以自己去試試。小提示：如果在Word中只能顯示域代碼，而不能顯示域代碼的最后顯示效果，則可單擊“工具選項(xiàng)視圖”命令，找到“顯示”區(qū)域，取消選擇“域代碼”復(fù)選框即可。1.2編輯排版技巧(1)1.2.1頁(yè)面設(shè)置快速進(jìn)行調(diào)整要對(duì)Word進(jìn)行頁(yè)面調(diào)整，通常大家采用的方法是選擇“文件頁(yè)面設(shè)置”選項(xiàng)的方法進(jìn)行，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有更快速方便的方法呢？答：有，如果要進(jìn)行“頁(yè)面設(shè)置

25、”，只需用鼠標(biāo)左鍵雙擊標(biāo)尺上沒(méi)有刻度的部分就可以打開(kāi)頁(yè)面設(shè)置窗口。1.2.2Word中巧選文本內(nèi)容在Word文件中進(jìn)行編輯操作時(shí)，經(jīng)常需選定部分文件內(nèi)容或全部?jī)?nèi)容進(jìn)行處理，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有快捷的方法進(jìn)行選定？答：在Word中要選中文件內(nèi)容時(shí)，有一些快捷的操作方法，掌握好它們可以大大提高你的工作效率。下面為大家介紹這幾種用得較多的方法：（1）字或詞的選取：將指針移到要選的字或詞后，雙擊鼠標(biāo)左鍵即可選定。（2）任意連續(xù)的文字選?。簩⒅羔樢频揭x取的文字首或末，再按住鼠標(biāo)左鍵不放往后或往前拖動(dòng)，直至選中全部要選擇的文字后松開(kāi)鼠標(biāo)左鍵即可。如果采用鍵盤(pán)上“Shift”鍵配合鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行選擇，可這樣進(jìn)行：將光

26、標(biāo)移到要選取的文字首（或末），再按住“Shift”鍵不放，然后將鼠標(biāo)指針移到要選取的文字末（或首）并單擊，此時(shí)也可快速選中這段連續(xù)的文字。（3）一行文字的選取：將指針移到該行的行首，在光標(biāo)指針變成向右的箭頭時(shí)，單擊鼠標(biāo)左鍵即可；（4）一段文字的選取：將指針移到該段第一行的行首，同樣在光標(biāo)指針變成向右的箭頭時(shí)，雙擊鼠標(biāo)左鍵即可。（5）整個(gè)文件內(nèi)容的選?。喊阎羔樢频皆撐募腥我恍惺祝ㄔ谥羔樧兂上蛴业募^時(shí)），快速單擊鼠標(biāo)左鍵三次便可選中整個(gè)文件內(nèi)容（也可利用組合鍵“Ctrl+A”快速選定）。另外在平時(shí)使用中，還有幾個(gè)特別的快捷鍵可以加快選?。篠hift+Home：使光標(biāo)處選至該行開(kāi)頭處。Shift

27、+End：從光標(biāo)處選至該行結(jié)尾處。Ctrl+Shift+Home：從光標(biāo)處選至文件開(kāi)頭處。Ctrl+Shift+End：從光標(biāo)處選至文件結(jié)尾處。Shift+移動(dòng)光標(biāo)：逐字逐行地選中文本（用于一邊看一邊選取文本）。Shift+Alt+鼠標(biāo)左鍵單擊：可選中原光標(biāo)所在位置至后鼠標(biāo)左鍵單擊光標(biāo)位置的矩形區(qū)域。小提示：在選取時(shí)還可利用“F8”鍵來(lái)進(jìn)行快速選取。具體操作方法是：先按“F8”鍵激活系統(tǒng)內(nèi)置的“擴(kuò)展選取”模式（窗體狀態(tài)欄的“擴(kuò)展”會(huì)由灰變成黑色），然后按“F8”鍵便可選擇光標(biāo)位置后的一個(gè)字符，若再按一次“F8”鍵則可選擇光標(biāo)所在位置的整行字符，再按一次便可選擇光標(biāo)所在的整段字符，再按一次選擇整

28、篇文章。如果結(jié)合其他鍵還可實(shí)現(xiàn)更多功能，如，與方向鍵配合使用可靈活選擇文本內(nèi)容；而與編輯鍵（光標(biāo)鍵上面的那些鍵）配合使用，則可更方便地進(jìn)行選取，如按下“Home”鍵或“End”鍵，則能選擇當(dāng)前光標(biāo)所在行以光標(biāo)為界的前半行或后半行。如果按住“Ctrl”鍵再按下這兩個(gè)鍵，則選擇以當(dāng)前光標(biāo)所作位置為分界點(diǎn)的整篇文章的前半部分和后半部分。如果按“PageUp”鍵或“PageDown”鍵，則是按上、下頁(yè)選擇文本。在使用完并要取消擴(kuò)展模式時(shí)，只需按一下“Esc”鍵即可。1.2.3Word中合并文件在編輯文件時(shí)，若要將另一篇文件內(nèi)容全部合并到該新文件中，除了采用打開(kāi)原文件對(duì)內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制，然后再轉(zhuǎn)入新文件進(jìn)行

29、粘貼外還有沒(méi)有其他更好的方法呢？答：如果要合并另一個(gè)文件，有一個(gè)更好的方法進(jìn)行。（1）打開(kāi)要合并的一篇文件，然后在菜單欄選擇“工具比較并合并文件”選項(xiàng)。（2）選擇需要合并的另一篇文件，并在窗口右邊的“合并”中選擇“合并到該文件”項(xiàng)即可。通過(guò)這兩步操作后，這兩篇文件就會(huì)合并在一起，同時(shí)若要合并多個(gè)文件，則可按此方法依次進(jìn)行。1.2.4快速定位光標(biāo)在文件編輯中，經(jīng)常需要把光標(biāo)移到某個(gè)位置，如果能夠快速進(jìn)行移動(dòng)，那肯定會(huì)節(jié)省很多時(shí)間，提高工作效率，請(qǐng)問(wèn)怎樣進(jìn)行快速定位呢？答：對(duì)于一些特殊的位置，可以利用快捷鍵進(jìn)行快速定位。用得較多的幾個(gè)快捷方式如下：Home：將光標(biāo)從當(dāng)前位置移至行首。End：將光標(biāo)

30、從當(dāng)前位置移至行尾。Ctrl+Home：將光標(biāo)從當(dāng)前位置移至文件的行首。Ctrl+End：將光標(biāo)從當(dāng)前位置移至文件結(jié)尾處。1.2.5字號(hào)快速調(diào)整在Word中編輯文字時(shí)，有時(shí)只需將字號(hào)縮小或放大一磅，而若再利用鼠標(biāo)去選取字號(hào)將影響工作效率，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有方法快速完成字號(hào)調(diào)整？答：可以，利用鍵盤(pán)選擇好需調(diào)整的文字后，再在鍵盤(pán)上直接利用“Ctrl+”組合鍵縮小字號(hào)，每按一次將使字號(hào)縮小一磅；而利用“Ctrl+”組合鍵可擴(kuò)大字號(hào)，同樣每按一次所選文字將擴(kuò)大一磅。另外也可在選中需調(diào)整字體大小的文字后，利用組合鍵“Ctrl+Shift+>”來(lái)快速增大文字，而利用“Ctrl+Shift+<”快速縮小

31、文字。1.2.6快速對(duì)齊段落在Word中要設(shè)置段落對(duì)齊，通常大家是利用格式工具欄中的對(duì)齊方式進(jìn)行，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有更方便快速的方法呢？答：有，可以利用組合鍵來(lái)快速完成，常用的設(shè)置方式組合鍵如下：Ctrl+E：段落居中。Ctrl+L：左對(duì)齊。Ctrl+R：右對(duì)齊。Ctrl+J：兩端對(duì)齊。Ctrl+M：左側(cè)段落縮進(jìn)。Ctrl+Shift+M：取消左側(cè)段落縮進(jìn)。Ctrl+T：創(chuàng)建懸掛縮進(jìn)效果。Ctrl+Shift+T：減小懸掛縮進(jìn)量。Ctrl+Q：刪除段落格式。Ctrl+Shift+D：分散對(duì)齊。1.2.7移動(dòng)光標(biāo)快速定位在Word中編輯文件時(shí)，經(jīng)常需把光標(biāo)快速移到前次編輯的位置，而若采用拖動(dòng)滾動(dòng)條的方式

32、非常不便，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有快捷的方法呢？答：有，可以利用一種組合鍵進(jìn)行快速定位。在需要返回到前次編輯位置時(shí)，可直接在鍵盤(pán)上按組合鍵“Shift+F5”。同時(shí)使用該組合鍵還可使光標(biāo)在最后編輯過(guò)的三個(gè)位置間循環(huán)轉(zhuǎn)換。1.2.8快速調(diào)整Word行間距在編輯調(diào)整Word文件行距時(shí)，常見(jiàn)一些“高手”不用調(diào)出格式來(lái)進(jìn)行設(shè)置，請(qǐng)問(wèn)他們是如何完成調(diào)整的呢？答：其實(shí)方法非常簡(jiǎn)單，在需要調(diào)整Word文件中行間距時(shí)，只需先選擇需要更改行間距的文字，再同時(shí)按下“Ctrl+1”組合鍵便可將行間距設(shè)置為單倍行距，而按下“Ctrl+2”組合鍵則將行間距設(shè)置為雙倍行距，按下“Ctrl+5”組合鍵可將行間距設(shè)置為1.5倍行距。1.2

33、.9輕松統(tǒng)計(jì)Word文件中字?jǐn)?shù)Word中有一個(gè)非常實(shí)用字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)功能，如要統(tǒng)計(jì)一個(gè)文件中字?jǐn)?shù)，可直接在菜單欄中單擊“工具字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”命令，便可得到一個(gè)詳細(xì)的字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)表，而且還可在文件中選中一部分內(nèi)容進(jìn)行該部分字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)，但若要把該文件字?jǐn)?shù)插入到文件中，這樣得到結(jié)果后還需進(jìn)行輸入，操作起來(lái)繁瑣，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有更方便快速的方法呢？答：可以直接把統(tǒng)計(jì)字?jǐn)?shù)插入到文件中，具體方法是：（1）在菜單欄單擊“插入域”命令，在對(duì)話框“類(lèi)別”下拉列表中選擇“文件信息”選項(xiàng)。（2）再在“類(lèi)別”下拉列表中選擇“NumWords”選項(xiàng)，并在右側(cè)相應(yīng)欄設(shè)好置域?qū)傩愿袷郊坝驍?shù)字格式，如圖1-11所示，最后單擊“確定”按鈕即可。圖1-

34、11統(tǒng)計(jì)文件字?jǐn)?shù)小提示：以后在文字有變動(dòng)時(shí)，只需在菜單欄單擊“工具選項(xiàng)”命令，然后在打開(kāi)的窗口中選擇“打印”選項(xiàng)卡，并選擇“更新域”復(fù)選框，這樣打印時(shí)，便會(huì)自動(dòng)更新該域，得到新的統(tǒng)計(jì)數(shù)目。1.2編輯排版技巧(2)1.2.10輕松選取文件列在Word文件中要選擇行的方法很多，操作起來(lái)也很方便，而如果要對(duì)列進(jìn)行操作，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有方便的方法進(jìn)行選取呢？答：在Word文件中，行的操作非常多，而列的操作相對(duì)來(lái)說(shuō)要少很多，其實(shí)要選擇列有種好方法輕松完成。首先把指針移到要選取的列首或列尾，然后按住鍵盤(pán)上“Alt”鍵，配合鼠標(biāo)或鍵盤(pán)進(jìn)行選取即可，如圖1-12所示。圖1-12列的選取1.2.11巧去網(wǎng)址超鏈接線當(dāng)

35、我們?cè)赪ord文件中輸入網(wǎng)址或粘貼帶有網(wǎng)址的內(nèi)容時(shí)，Word會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生鏈接下劃線，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有辦法去除呢？答：這其實(shí)是Word自動(dòng)修改功能引起的麻煩，在想取消超鏈接的下劃線，只需按下組合鍵“Ctrl+Z”或“Alt+BackSpace”，便可將下劃線取消。另外也可關(guān)閉其相應(yīng)的自動(dòng)功能：選擇“工具”菜單欄中的“自動(dòng)更正”選項(xiàng)，在彈出的對(duì)話框中選擇“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項(xiàng)卡，然后取消選擇“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級(jí)鏈接”復(fù)選框，最后單擊“確定”按鈕完成關(guān)閉。1.2.12英文單詞換行排在輸入英文或較長(zhǎng)網(wǎng)址時(shí)（特別是中英文混排時(shí)），大家可能常遇到上行字距明顯拉寬，而英文單詞或網(wǎng)址跑到下行的情

36、況，這樣影響了文件的美觀，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有辦法讓英文單詞截?cái)鄵Q行排呢？答：可以，只需對(duì)單詞或網(wǎng)址加入一個(gè)不間斷空格，具體操作方法是先選擇詞組中每個(gè)單詞（除最后一個(gè)單詞）后的空格并按下“Ctrl+Shift+Space”組合鍵即可。1.2.13不同頁(yè)面的設(shè)置在一些特殊的Word版式設(shè)置時(shí)，需要將一個(gè)文件中的頁(yè)面設(shè)置成不同的方式，請(qǐng)問(wèn)此時(shí)除了把不同頁(yè)面做成另一個(gè)文件進(jìn)行設(shè)置外，還有沒(méi)有其他方法輕松完成設(shè)置？答：要在Word中同一文件中設(shè)置不同頁(yè)面，可以采用下面這種方法進(jìn)行：首先在菜單欄單擊“文件頁(yè)面設(shè)置”命令，在“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框中將文件前一種頁(yè)面版式設(shè)置好后，再將光標(biāo)移至需更換版式的頁(yè)面，再次打開(kāi)“頁(yè)

37、面設(shè)置”對(duì)話框，并按需要對(duì)頁(yè)面進(jìn)行調(diào)整后，在“應(yīng)用于”下拉菜單中選擇“插入點(diǎn)之后”項(xiàng)，如圖1-13所示，此時(shí)便可在同一個(gè)文件中得到不同的頁(yè)面設(shè)置。圖1-13不同頁(yè)面設(shè)置1.2.14修改自動(dòng)加標(biāo)注在完成某個(gè)文件后再交給其他人審閱或修改，當(dāng)然希望能一眼就看出修改了哪些地方，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有辦法做到這呢？答：可以，只需利用Word的追蹤修訂功能，在把文件交給其他人修改之前進(jìn)行一些設(shè)置即可。打開(kāi)要使用追蹤修訂功能的文件，再在菜單欄單擊“工具修訂”命令打開(kāi)修訂功能，這樣便會(huì)在進(jìn)行文件閱讀修改時(shí)，Word將自動(dòng)地給修訂者做修改標(biāo)注，而且對(duì)于不同修訂者的修改會(huì)自動(dòng)采用不同的顏色進(jìn)行區(qū)分。1.2.15字體設(shè)置快速做

38、在Word中對(duì)文字進(jìn)行編輯時(shí)，經(jīng)常需對(duì)文字進(jìn)行一些修飾，象文字的加粗、傾斜、下劃線等，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有快捷的方法來(lái)完成設(shè)置呢？答：可以完全利用鍵盤(pán)來(lái)完成設(shè)置。下面對(duì)常用的幾種方法分別介紹如下：l文字加粗首先選中要加粗的文字，直接按組合鍵“Ctrl+B”便可快速完成；而若要對(duì)接下來(lái)將輸入的文字加粗，則可利用命令格式“*加粗文字*”（雙引號(hào)不用輸入，下同）來(lái)完成，即先輸入一個(gè)“*”號(hào)，然后再輸入文字內(nèi)容，需加粗的文字輸入完后，再輸入一個(gè)“*”號(hào)即可自動(dòng)讓兩個(gè)“*”號(hào)之間的文字加粗。l斜體文字要把文字設(shè)置為斜體同樣可采用兩種方法，對(duì)于已輸入的內(nèi)容則可先選中它們，再利用組合鍵“Ctrl+I”快速完成斜體設(shè)置

39、；而未輸入的文字，則可利用命令格式“_斜體文字_”來(lái)完成。l下劃線文字要設(shè)置文字下劃線，則可先選定要添加下劃線的文字，再同時(shí)按“Ctrl+U”組合鍵即可實(shí)現(xiàn)。1.2.16怎樣調(diào)出多重剪貼板在Word97后的版本中就提供了多重剪貼板功能，請(qǐng)問(wèn)若在關(guān)閉它后又怎樣去打開(kāi)多重剪貼板進(jìn)行選擇粘貼呢？答：Word2000將剪貼板中所容納數(shù)據(jù)的數(shù)目由原來(lái)的1個(gè)調(diào)至12個(gè)，而WordXP更增加至24個(gè)。多重剪貼板可以大大方便我們的編輯處理，而若關(guān)閉了多重剪貼板后，則不能再進(jìn)行選擇粘貼，此時(shí)若要再使多重剪貼板出現(xiàn)，則可在菜單欄單擊“編輯Office剪貼板”命令即可要開(kāi)剪貼板。1.2.17如何調(diào)整下劃線和文字的距

40、離在編輯Word時(shí)給文字添加下劃線后，有時(shí)覺(jué)得下劃線與文字的底邊之間距離不合適，請(qǐng)問(wèn)能不能對(duì)這個(gè)距離進(jìn)行調(diào)整？答：可以調(diào)整文字與下劃線之間的間距。在選擇好要添加下劃線的文字后，再在菜單欄單擊“格式字體”命令，然后在打開(kāi)的字體對(duì)話框中選擇“字符間距”選項(xiàng)卡，再在“位置”下拉列表框中根據(jù)需要選擇“提升”或“降低”項(xiàng)，如圖1-14所示，并在“磅值”框中調(diào)整好需要的距離數(shù)值要提升的幅度?？梢愿淖兤渲械闹担瑥淖钕旅娴淖詣?dòng)演示框中可以看到設(shè)置效果。設(shè)置好后，單擊“確定”按鈕關(guān)閉“字體”對(duì)話框。回到編輯窗口后，再選擇剛才設(shè)置字符間距的文字內(nèi)容，然后用組合鍵“CtrlU”設(shè)置下劃線。這樣，下劃線和文字底邊就沒(méi)

41、有緊靠在一起了。圖1-14調(diào)整文字和下劃線間距1.2.18快速去除回車(chē)、分頁(yè)等特殊設(shè)置有些朋友可能深有體會(huì)，當(dāng)從網(wǎng)上復(fù)制文章并想粘貼到Word文件中時(shí)，常會(huì)出現(xiàn)格式混亂的情況，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有辦法快速去除這些不想有的格式設(shè)置？答：在對(duì)網(wǎng)頁(yè)上的文章進(jìn)行復(fù)制時(shí)，它的格式也被復(fù)制，因而在進(jìn)行粘貼時(shí)便會(huì)發(fā)生很多麻煩，如要去除其中的其他非文字符號(hào)、軟回車(chē)、制表符等，我們只要對(duì)這些特殊符號(hào)刪除掉，或者替換掉就可以了?？梢允褂谩熬庉嫛辈藛螜谥械摹疤鎿Q”命令來(lái)比較輕松的完成。另外還可利用Word提供的“選擇性粘貼”進(jìn)行：在進(jìn)行了復(fù)制操作后，再轉(zhuǎn)入Word，在其菜單欄上單擊“編輯選擇性粘貼”命令，如圖1-15所示，另

42、外也可采用先把內(nèi)容復(fù)制到記事本中再?gòu)挠浭卤具M(jìn)行復(fù)制，然后轉(zhuǎn)入到Word文件中進(jìn)行粘貼的間接方法完成。小提示：對(duì)于一些特殊符號(hào)則需要知道它的輸入表示法。如：“l(fā)”表示軟回車(chē)，“p”表示硬回車(chē)，“t”表示制表符，“m”表示手動(dòng)分頁(yè)符，“+”表示長(zhǎng)劃線（），“=”表示短劃線（），“l(fā)”表示人工換行符，n表示分欄符。圖1-15“選擇性粘貼”對(duì)話框1.2.19輕松調(diào)用數(shù)據(jù)庫(kù)文件中數(shù)據(jù)在使用Word進(jìn)行編輯時(shí)，如要調(diào)用Access、Excel等其他數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)，除了最常用的復(fù)制、粘貼的方法外，請(qǐng)問(wèn)還有沒(méi)有其他更好的方法？答：常規(guī)的復(fù)制和粘貼操作調(diào)用其他數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)后，會(huì)帶來(lái)一些麻煩，如數(shù)據(jù)的修改更新、

43、編輯處理等。而若利用“插入數(shù)據(jù)庫(kù)”方法完成調(diào)用，則可大大方便以后的操作處理。其具體方法是：先通過(guò)選擇“視圖工具欄數(shù)據(jù)庫(kù)”選項(xiàng)，使數(shù)據(jù)庫(kù)工具出現(xiàn)在Word界面上，然后將光標(biāo)移至需調(diào)用數(shù)據(jù)的位置，再單擊數(shù)據(jù)庫(kù)工具面板上的“插入數(shù)據(jù)庫(kù)”按鈕，在新打開(kāi)的“數(shù)據(jù)庫(kù)”對(duì)話框中單擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕，如圖1-16所示。在選擇好要調(diào)用的數(shù)據(jù)庫(kù)文件后再單擊“確定”按鈕返回“數(shù)據(jù)庫(kù)”對(duì)話框，此時(shí)“設(shè)置查詢選項(xiàng)”將起作用。在此要對(duì)調(diào)用數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行設(shè)置篩選等，可以根據(jù)自己的需要，設(shè)置所選數(shù)據(jù)的條件、按何種方式排序等參數(shù)。另外還可在“排序記錄”中對(duì)引入的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，在“選擇域”中對(duì)引入數(shù)據(jù)的字段進(jìn)行篩選等。當(dāng)所有的篩選條

44、件均設(shè)置好以后，就可以插入數(shù)據(jù)了。圖1-16“數(shù)據(jù)庫(kù)”對(duì)話框小提示：當(dāng)插入的數(shù)據(jù)發(fā)生改動(dòng)時(shí)，可以利用源數(shù)據(jù)庫(kù)文件改變進(jìn)行自動(dòng)更新，則可單擊“工具欄”中的“更新域”命令來(lái)快速進(jìn)行更新。1.2編輯排版技巧(3)1.2.20精確進(jìn)行文本移動(dòng)在對(duì)Word文件進(jìn)行編輯時(shí)，常需對(duì)某行或某段文字位置進(jìn)行調(diào)整，通常采用鼠標(biāo)拖曳的方式進(jìn)行移動(dòng)，但在長(zhǎng)文件中進(jìn)行操作時(shí)比較麻煩，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有更好的方法精確移動(dòng)？答：可以利用“F2”鍵來(lái)進(jìn)行精確移動(dòng)，其具體操作方法是這樣的：先選中要精確移動(dòng)的文本內(nèi)容，再在鍵盤(pán)上按“F2”鍵，此時(shí)屏幕左下角狀態(tài)欄中會(huì)顯示“移至何處？”的提示。接下來(lái)只需把光標(biāo)移至目的地，按回車(chē)鍵便可精確完

45、成移動(dòng)。1.2.21相同格式段落快速選定在Word中，若要對(duì)某些段落進(jìn)行相同格式設(shè)置或修改，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有辦法快速完成選定呢？答：可以，可先選中其中任意一個(gè)段落，然后單擊“格式顯示格式”命令，在彈出的任務(wù)窗口中單擊“所選文字”區(qū)域示例文字框右邊的下拉按鈕，選中“選擇所有格式類(lèi)似的文本”即可實(shí)現(xiàn)全部選定。1.2.22編號(hào)自動(dòng)生成在Word中進(jìn)行編輯時(shí)，有時(shí)需要文件自動(dòng)產(chǎn)生一些編號(hào)，這樣便于在修改時(shí)自動(dòng)進(jìn)行變化，請(qǐng)問(wèn)這個(gè)自動(dòng)編號(hào)怎樣生成呢？答：如果要輸入一系列編號(hào)，則可利用Word的虛擬表格功能來(lái)讓系統(tǒng)自動(dòng)輸入編號(hào)。方法如下：假設(shè)要輸入一個(gè)1300的一個(gè)編號(hào)。首先在Word中單擊工具欄中的“表格和邊框

46、”工具按鈕，然后在文件中畫(huà)一個(gè)表格，并把該表格設(shè)置為列數(shù)為1，行數(shù)為300。然后選中制作的表格，選擇“格式”菜單中的“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”選項(xiàng)，在彈出的對(duì)話框中選擇“編號(hào)”選項(xiàng)卡，再在下面的格式中選擇一種自己中意的編號(hào)形式，這樣電腦就會(huì)自動(dòng)生成這種編號(hào)。然后再次選中該表格，選擇“編輯”欄下的“剪切”項(xiàng)，然后在選擇“編輯”菜單欄中“選擇性粘貼”選項(xiàng)，在彈出對(duì)話框中選擇“無(wú)文本格式”，最后單擊“確定”按鈕完成。此時(shí)在文件中就會(huì)產(chǎn)生一個(gè)1300的編號(hào)，而沒(méi)有了表格。只要在各個(gè)編號(hào)中輸入內(nèi)容即可。1.2.23如何自動(dòng)生成目錄在利用Word編寫(xiě)一些書(shū)本時(shí)，常希望能自動(dòng)生成目錄，請(qǐng)問(wèn)該如何進(jìn)行設(shè)置才能快速生成

47、？答：首先在格式工具欄上單擊“格式窗格”按鈕（或直接在格式選擇欄中直接選擇“其他”）打開(kāi)“樣式和格式”設(shè)置欄，再在其中要設(shè)置的格式名稱上單擊鼠標(biāo)右鍵，從快捷菜單中選擇“修改”選項(xiàng)，按提示對(duì)字體、段落等設(shè)置好后，再在Word菜單欄單擊“視圖工具欄大綱”命令打開(kāi)大綱，并在“大綱級(jí)別”中設(shè)置好該格式的級(jí)別，然后再對(duì)文件中各段落進(jìn)行格式選擇，設(shè)置完成后再把光標(biāo)移到需放置目錄的位置，再在Word菜單欄單擊“插入引用索引和目錄”命令打開(kāi)“索引和目錄”對(duì)話框，在該對(duì)話框選擇“目錄”選項(xiàng)卡，然后根據(jù)自己的需要設(shè)置好“顯示級(jí)別”，如圖1-17所示，完成后單擊“確定”按鈕便可快速得到自己想要的目錄。圖1-17“索

48、引和目錄”對(duì)話框1.2.24輕松去掉頁(yè)眉的橫線有很多朋友在利用Word插入頁(yè)眉后，都發(fā)現(xiàn)頁(yè)眉信息下總會(huì)有一條橫線，影響整個(gè)文件的美觀，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有辦法把這條橫線去掉？答：方法當(dāng)然有，最簡(jiǎn)單的方法就是在頁(yè)眉區(qū)域雙擊鼠標(biāo)左鍵激活頁(yè)眉，然后單擊“格式邊框和底紋”命令，在彈出的對(duì)話框中把邊框設(shè)置為“無(wú)”，并在“應(yīng)用于”下更改為“段落”，再單擊“確定”按鈕即可發(fā)現(xiàn)該橫線已被去除。1.2.25快速設(shè)置段落縮進(jìn)在對(duì)段落進(jìn)行編輯時(shí)，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有快捷的方法對(duì)段落縮進(jìn)進(jìn)行快速設(shè)置呢？答：有，將插入點(diǎn)定位在需進(jìn)行設(shè)置的段落上，重復(fù)按“Ctrl+M”組合鍵可增加該段落的“左側(cè)段落縮進(jìn)”；反之，按“Ctrl+Shift+M

49、”組合鍵即可減少。同樣，按“Ctrl+T”組合鍵可增加該段落的“懸掛縮進(jìn)”，按“Ctrl+Shift+T”組合鍵可減少該段落的“懸掛縮進(jìn)”。1.2.26快速設(shè)置左縮進(jìn)和首行縮進(jìn)在對(duì)文件進(jìn)行編輯時(shí)，除了用標(biāo)尺或菜單進(jìn)行左縮進(jìn)和首行縮進(jìn)操作外，還有沒(méi)有其他方法進(jìn)行快速設(shè)置？答：可以使用“Tab”鍵和“BackSpace”鍵設(shè)置左縮進(jìn)和首行縮進(jìn)。1.2.27快速?gòu)?fù)制Word字體、段落格式在Word中如果要對(duì)文件的一個(gè)大段落進(jìn)行格式操作，除了可以使用“格式刷”來(lái)復(fù)制文字、段落格式以外，還有沒(méi)有其他的方法呢？答：還可利用組合鍵來(lái)快速完成。具體方法是：首先把插入點(diǎn)移到段首，按“Ctrl+shift+”組合

50、鍵選中整個(gè)段落，然后按“Ctrl+Shift+C”組合鍵復(fù)制字體、段落格式；接下來(lái)把插入點(diǎn)移到目標(biāo)段落，按下“Ctrl+Shift+V”組合鍵粘貼該格式。值得注意的是，如果首先只是把插入點(diǎn)移到源格式段落中而不進(jìn)行選定操作，那么復(fù)制和粘貼的就只有段落格式，而不包括相關(guān)字體格式。1.2.28精確對(duì)齊輕松做在Word文件中進(jìn)行編輯時(shí)，有時(shí)出現(xiàn)某行總不能與其他行整齊對(duì)齊的情況，此時(shí)在標(biāo)尺上進(jìn)行拖動(dòng)或按空格鍵總達(dá)不到要求，請(qǐng)問(wèn)此時(shí)有沒(méi)有辦法對(duì)該行進(jìn)行精確對(duì)齊？答：當(dāng)出現(xiàn)這種情況時(shí)，可以利用標(biāo)尺上拖動(dòng)首先縮進(jìn)的方式進(jìn)行，但和一般拖動(dòng)不同的地方是在進(jìn)行精確對(duì)齊拖動(dòng)時(shí)按“Alt”鍵不松開(kāi)，此時(shí)便可隨心所欲地在

51、標(biāo)尺上對(duì)該段落首行縮進(jìn)進(jìn)行調(diào)整。另外對(duì)于一些特殊的情況，如制作試卷時(shí)的選擇題答案對(duì)齊，則可利用Word的表格與文本轉(zhuǎn)換功能輕松實(shí)現(xiàn)。具體方法是：對(duì)于需精確按列對(duì)齊的選項(xiàng)，我們可以按照它的行列數(shù)繪制一個(gè)相關(guān)表格，利用表格列寬可以自動(dòng)調(diào)整的功能進(jìn)行對(duì)齊設(shè)置，然后再把表格轉(zhuǎn)換成文本就可避開(kāi)從鍵盤(pán)輸入的煩瑣，簡(jiǎn)單地輸入了。現(xiàn)在以英語(yǔ)試卷中輸入一個(gè)有5道選擇題的完形填空答題選項(xiàng)為例來(lái)了解一下它的操作過(guò)程：（1）繪制一5行5列的表格（確定列數(shù)的時(shí)候，要注意把題號(hào)算進(jìn)去）。（2）在表格的第1行第1列輸入題號(hào)“1”，后四列依次輸入答案編號(hào)“A、B、C、D”和相對(duì)應(yīng)的答案選項(xiàng)。（3）依次在各行的第1列輸入相應(yīng)題

52、號(hào)，后四列依次輸入答案編號(hào)“A、B、C、D”和相對(duì)應(yīng)的答案選項(xiàng)（答案編號(hào)可以使用“復(fù)制粘貼單元格”命令進(jìn)行快速輸入）。（4）由于第1列顯示的是編號(hào)，通常列寬較窄，可以單獨(dú)調(diào)節(jié)。再選中其余四列，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“平均分布各列”選項(xiàng)。（5）選中整個(gè)表格，單擊“表格轉(zhuǎn)換表格轉(zhuǎn)換成文本”命令，再單擊“確定”按鈕即完成了答案選項(xiàng)的輸入。1.2.29讓鼠標(biāo)助你快速?gòu)?fù)制在Word中要對(duì)某些內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制時(shí)，一般大家都采用先選擇這些內(nèi)容，然后利用鼠標(biāo)在工具欄單擊“復(fù)制”、“粘貼”按鈕完成，或者直接在鍵盤(pán)上利用組合鍵“Ctrl+C”及“Ctrl+V”完成，請(qǐng)問(wèn)還有沒(méi)有更快捷的方法呢？答：有，利用鼠標(biāo)常用的有三種

53、方法可快速完成復(fù)制。第一種方法是，在選中要復(fù)制的內(nèi)容后，再按住“Ctrl”鍵不松開(kāi)，并把鼠標(biāo)指針移到該選擇區(qū)上按下鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖動(dòng)即可。第二種方法是，可通過(guò)鼠標(biāo)右鍵打開(kāi)的菜單來(lái)快速完成，具體方法是：在選中要復(fù)制的內(nèi)容后，把指針移到選擇區(qū)上并單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的菜單中選擇“復(fù)制”選項(xiàng)，然后再將光標(biāo)移到要粘貼的位置并單擊鼠標(biāo)右鍵選擇“粘貼”選項(xiàng)即可完成。第三種方法首先同樣選定需復(fù)制的文字，然后按住鼠標(biāo)右鍵拖動(dòng)該文字塊至目標(biāo)位置，松開(kāi)鼠標(biāo)右鍵即完成復(fù)制操作。1.2.30一次完成中英文兩類(lèi)字體設(shè)置在Word中，如果要對(duì)一段既有很多中文字符又有很多英文字符的文稿進(jìn)行字體格式設(shè)置，有什么好的辦法可以同時(shí)

54、實(shí)現(xiàn)嗎？答：可以，首先選中要設(shè)置字體的所有文本，把鼠標(biāo)移到該文本上單擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“字體”選項(xiàng)打開(kāi)“字體格式”對(duì)話框。在對(duì)話框中分別對(duì)中、英文字體進(jìn)行格式設(shè)置，最后單擊“確定”按鈕便可完成兩類(lèi)字體的設(shè)置。1.2.31讓標(biāo)題不再排在頁(yè)末在Word中進(jìn)行編輯排版時(shí)，有時(shí)出現(xiàn)某些標(biāo)題正好排在頁(yè)末的情況，請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有辦法避開(kāi)這種情況？答：標(biāo)題出現(xiàn)在頁(yè)末確實(shí)非常不美觀，其實(shí)只需在排版時(shí)稍加設(shè)置便可避開(kāi)這種情況。具體方法是：把插入點(diǎn)移到標(biāo)題所在段落，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“段落”選項(xiàng)，并在隨之出現(xiàn)的對(duì)話框中的選擇“換行和分頁(yè)”選項(xiàng)卡選擇在“與下段同頁(yè)”復(fù)選框，如圖1-18所示，最后

55、單擊“確定”按鈕即可。小提示：如果選中“孤行控制”復(fù)選框，系統(tǒng)則會(huì)自動(dòng)向下頁(yè)移一行文字來(lái)避免一頁(yè)底部出現(xiàn)某段的第一行文字或是某頁(yè)頂部出現(xiàn)某段的最后一行文字。圖1-18避開(kāi)標(biāo)題出現(xiàn)在頁(yè)末1.2.32在文件中簽名方法技巧在Word文件中可以添加包含個(gè)人信息的簽名，但究竟是如何添加，有哪些方法可以實(shí)現(xiàn)呢？答：在個(gè)人文件中加入個(gè)人信息不但可以很好區(qū)別文件編輯者，而且還很具個(gè)性化。而要實(shí)現(xiàn)它并不難，可利用下面幾種方法實(shí)現(xiàn)。1利用Word的宏命令操作步驟如下：（1）在“工具”菜單上，選擇“宏”子菜單的“錄制新宏”選項(xiàng)。（2）在“宏名”文本框中輸入宏的名稱，比如“個(gè)人簽名”。并在“將宏保存在”列表框中，單擊

56、將保存宏的模板或文件。然后單擊“確定”按鈕開(kāi)始錄制宏。（3）將要輸入的個(gè)人信息錄制好。然后再單擊“工具”菜單的“宏”命令，選擇“停止錄制”選項(xiàng)。以后要輸入這些信息的時(shí)候，我們可以執(zhí)行如下操作來(lái)運(yùn)行“宏”，在“工具”菜單上單擊“宏”命令，然后再選擇下一級(jí)子菜單“宏”選項(xiàng)，選擇開(kāi)始建立好的“宏”的名字，單擊“運(yùn)行”按鈕，這樣個(gè)人信息就出現(xiàn)了。2利用域操作操作步驟如下：（1）在“工具”菜單上單擊“選項(xiàng)”命令，然后再單擊“用戶信息”選項(xiàng)卡。（2）在“通訊地址”文本框中輸入個(gè)人信息。（3）在“插入”菜單上，單擊“域”命令。（4）在“類(lèi)別”列表框中，選擇“用戶信息”項(xiàng)，在“域名”中選擇“UserAddre

57、ss”或者“通訊地址”，單擊“確定”按鈕，個(gè)人信息就自動(dòng)填寫(xiě)好了。3利用自動(dòng)更正實(shí)現(xiàn)操作步驟如下：（1）在“工具”菜單上，選擇“自動(dòng)更正”選項(xiàng)。（2）在“替換”文本框中，輸入一個(gè)不經(jīng)常使用的符號(hào)（這主要是為了防止替換了正常使用的文字或符號(hào)），如“?”。然后在“替換為”文本框中，輸入個(gè)人信息，最后單擊“添加”按鈕完成。這樣設(shè)置好以后，下次只要輸入“?”，就會(huì)出現(xiàn)個(gè)人信息了。不過(guò)利用這種方法不能分行，最后我們還需要手動(dòng)調(diào)整一些。4利用自動(dòng)圖文集來(lái)實(shí)現(xiàn)操作步驟如下：（1）首先選擇要保存為自動(dòng)圖文集詞條的個(gè)人信息。（2）在“插入”菜單上，單擊“自動(dòng)圖文集”命令，再選擇“新建”選項(xiàng)。（3）輸入要新建圖文集的名稱，如“個(gè)人信息”。這樣個(gè)人信息就錄制好了。當(dāng)以后要輸入個(gè)人信息時(shí)，只需要在“插入”菜單上，單擊“自動(dòng)圖文集”命令，再選擇“正文”項(xiàng)，最后單擊“個(gè)人信息”即可。其實(shí)，不僅可以利用這些方法輸入個(gè)人信息，如果其他內(nèi)容經(jīng)常要重復(fù)輸入的話，我們也可以利用這些方法。1.2.33快速添加聯(lián)合文件頭有時(shí)需對(duì)Word文件添加聯(lián)合文件頭，由于它有特殊格式要求，制作起來(lái)很麻煩。請(qǐng)問(wèn)有沒(méi)有又快又好的方法來(lái)完成這一任務(wù)呢？答：可以，