會議分工明確

1、會議分工明確（一）會議分工明確會議應(yīng)視情況明確設(shè)定秘書組、會務(wù)組、后勤醫(yī)療組、保衛(wèi)組等工作組，重要會議可設(shè)專職服務(wù)員， 并請后勤、保衛(wèi)等人員做好治安、救護(hù)、餐衛(wèi)等項(xiàng)工作。1、秘書組其主要任務(wù)是負(fù)責(zé)會議講話稿、會議議程、會議指南等材料的整理、報(bào)審及會議的報(bào)道宣傳工作，并協(xié)助 會務(wù)組做好相應(yīng)工作。2、會務(wù)組其主要任務(wù)是負(fù)責(zé)會議會務(wù)工作，包括：（ 1）下達(dá)會議通知；（ 2）負(fù)責(zé)報(bào)道登記，發(fā)放入場證件、紀(jì)念 品和會議相關(guān)材料等；（ 3）迎送、接待主講人，負(fù)責(zé)食宿安排；（ 4）支付各類費(fèi)用；（ 5）財(cái)務(wù)結(jié)算。3 、保衛(wèi)組組織人員對會場進(jìn)行安全檢查，疏通通道，開啟安全門等，同時(shí)協(xié)助會務(wù)組做好相應(yīng)工作。4、

2、后勤醫(yī)療組：做好會議期間人員的應(yīng)急醫(yī)療工作。在整體運(yùn)作過程中 秘書組、會務(wù)組等各司其職，但又需要默契配合，互相支援，形成一個(gè)整體，保證會議 順利進(jìn)行。二）會議通知1、通知應(yīng)簡明準(zhǔn)確， 主要包括會議內(nèi)容、 參會人員范圍、時(shí)間、 會期、 開會和報(bào)到地點(diǎn)、 是否需要報(bào)名單、 聯(lián)系人及電話等。2、通知發(fā)出后，應(yīng)即落實(shí)有關(guān)負(fù)責(zé)人是否收到，并統(tǒng)計(jì)好參會人數(shù)。若需報(bào)名單，則要注意統(tǒng)計(jì)姓名、性 別、職務(wù)等項(xiàng)。3、大型會議應(yīng)當(dāng)印制會議指南。內(nèi)容包括參會人員及會務(wù)人員的姓名、單位、職務(wù)、房間號和就餐時(shí)間、 地點(diǎn)以及其他注意事項(xiàng)等內(nèi)容。（會議秩序冊應(yīng)在參會人員報(bào)到時(shí)發(fā)放）4 、需分組座談的，應(yīng)指定座談地點(diǎn)、召集人等

3、。（三）會議材料準(zhǔn)備1、會議材料準(zhǔn)備包括領(lǐng)導(dǎo)講話、主持詞、典型發(fā)言、會議議程等。應(yīng)注意材料的數(shù)量、篇幅與會議時(shí) 間安排一致。會議材料均應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知，會前送交講話者本人。2、會務(wù)人員應(yīng)對材料的印刷、 裝訂把好關(guān)， 應(yīng)注意是否齊全。 如有可能， 會務(wù)人員應(yīng)與相關(guān)處室逐頁核對 主持人、講話人對材料的紙張、字號大小等有特殊要求的，均應(yīng)盡量滿足其要求。（四）會場布置會場布置應(yīng)包括以下各項(xiàng)：落實(shí)會場場地、會標(biāo)懸掛、電源、燈光、音響、投影、錄音錄象設(shè)備、 飲水器具、主席臺和會議桌上物品擺放、座次排列、空調(diào)設(shè)備及安全出入等。（要做好后備電源、擴(kuò)音設(shè) 備及值班電工等應(yīng)急安排）1、會場布置形式會場布置形式可根

4、據(jù)會議的內(nèi)容、發(fā)言人及參會人員數(shù)量而定。會議內(nèi)容主要為傳達(dá)文件，而發(fā)言人 數(shù)量較少、參會人數(shù)又較多時(shí)，宜采取分排式就座。 座談或聽取匯報(bào)的會議，宜采取圓桌式就座。2、座次排列座位的順序一般以座位的面向?yàn)闇?zhǔn)，先中間，后左、右，依次向兩邊擺放。對人員的座次排列、人員 排序均有嚴(yán)格要求。一般規(guī)律應(yīng)是：（1）職能部門對排名有詳細(xì)規(guī)定的，以其排列的順序?yàn)闇?zhǔn)。（2）同等職位的，按任實(shí)職時(shí)間為先；不在職的同志，根據(jù)場合酌情排列。（3）上級來人參加會議時(shí)，應(yīng)根據(jù)來人的身份及在整個(gè)會議議程中的位置（看誰做主要講話）酌情排列。3、席簽席簽是與會人員身份的標(biāo)志。 既充分體現(xiàn)對該座人員的尊重，同時(shí)有清點(diǎn)人數(shù)的作用。

5、座簽一般應(yīng)當(dāng) 用淺紅色紙、黑字書寫。應(yīng)寫清該座位人員的姓名（核實(shí)無誤）或單位名稱。4、會場環(huán)境。根據(jù)不同類型的會議酌情布置會標(biāo)、條幅、鮮花等物品，營造莊嚴(yán)、肅穆、熱烈等不同風(fēng)格的會場氣 氛。還應(yīng)留意會場是否具有安全出入之通道。5 、燈光音響燈光的亮度要適宜，臺上光線一般要比臺下亮一些。晚上開會要做好停電的應(yīng)急準(zhǔn)備工作。音響是保證會議開好的重要手段。話筒的數(shù)量應(yīng)根據(jù)會場座位的擺放及發(fā)言人的多少而定。音響及話筒應(yīng) 逐一調(diào)試，必要時(shí)要請音響人員專司此責(zé)。6、空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備適宜的溫度及清新的空氣是確保會議成功的重要因素，會務(wù)人員應(yīng)在開會之前調(diào)節(jié)好氣溫。夏季室內(nèi) 氣溫高時(shí)，應(yīng)考慮準(zhǔn)備折扇等物品。7、桌上

6、擺放物品主席臺擺放的會議材料，必須由會務(wù)人員對其是否齊全、頁碼、印刷及裝訂質(zhì)量等逐一檢查。（必要 時(shí)準(zhǔn)備了記錄用筆及筆記本等）準(zhǔn)備好茶水、礦泉水等物品。如會場空間小，可使用飲水機(jī)。會場空間大，可逐桌擺放熱水瓶。如會 議規(guī)格高，參會人員較少，應(yīng)由工作人員負(fù)責(zé)倒水。（五）新聞報(bào)道由宣教部門準(zhǔn)備好錄音、攝像、攝影設(shè)備，及時(shí)進(jìn)行會議精神傳達(dá)。 （如有必要應(yīng)事先聯(lián)系新聞單位， 并安排好記者的接送工作）（六）車輛及食宿安排如需參觀，應(yīng)指定車輛負(fù)責(zé)人，準(zhǔn)備好車輛，并請參觀人員按編號乘車。若無會議指南，可將食宿安排表提前交給會議主持人，在休會前告知參會人員（七）其他事項(xiàng)1、會務(wù)人員要做好會議紀(jì)律宣讀及其他事項(xiàng)

7、的咨詢、提醒等工作。2、還應(yīng)做好參會人員報(bào)到或簽到工作，并分發(fā)會議材料。3、會務(wù)人員應(yīng)根據(jù)簽到情況掌握到會人數(shù)，并及時(shí)聯(lián)系未到會人員，查明遲到或缺席的原因，將有關(guān)情況 報(bào)告相關(guān)領(lǐng)4、會務(wù)人員應(yīng)引導(dǎo)主席臺人員或重要領(lǐng)導(dǎo)同志就座，并注意了解參會領(lǐng)導(dǎo)是否帶齊講話稿等物品5、應(yīng)注意參會人員的就座情況，會場前排盡量不要空座。6、視情況統(tǒng)一會務(wù)工作人員著裝。、會間組織與服務(wù)階段1.會務(wù)人員提前 1 小時(shí)到達(dá)會場，反復(fù)檢查會場準(zhǔn)備情況。2. 搞好會議簽到、材料分發(fā)3. 落實(shí)主席臺領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。會務(wù)人員應(yīng)做好主持人或發(fā)言人不能到會的準(zhǔn)備。主持人不能到會，可由合適的同志代為主持；發(fā)言人不 能到會，可視情況尋找替代人或取消其發(fā)言。4 、按預(yù)定方案組織與會人員由前向后依次就座5、維持好會場秩序。會議前 5 分鐘，關(guān)閉會場大門，與會人員入座就緒，無關(guān)人員離開會場；會間關(guān)閉手 機(jī)或調(diào)到振動(dòng)，一般不允許找人，無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會場。6、安排專人做好話筒的擺放、倒水等服務(wù)工作。7、會務(wù)人員須隨時(shí)觀察并領(lǐng)會主席臺領(lǐng)導(dǎo)的示意，做好臨時(shí)安排的各項(xiàng)工作8 、由秘書組做好錄音、攝影、攝像及會議記錄等工作。9、如有必要，為與會人員預(yù)定車票、機(jī)票等。三、會后1、會議結(jié)束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等物品2、組織送站。根據(jù)與會人