會議接待策劃活動方案

1、本文格式為word版，下載可任意編輯會議接待策劃活動方案 會議接待策劃方案 一、會議主題："我為家鄉(xiāng)做代言'暨第六屆國際食品平安年會gfsf 十大品牌"新地標產品'崛起評比 二、會議時間：2021 年 12 月 5 日至 2021 年 12 月 6 日 （早 9：00-晚 6：00） 三、下榻酒店：xxx 溫泉度假酒店 四、會議地點：云南省昆明市經(jīng)開區(qū)出口加工區(qū)順通大道浦發(fā)路 16號云南創(chuàng)新生物產業(yè)孵化器 五、環(huán)境布置 （一）會場外區(qū)域布置 酒店外圍環(huán)境：含本次會議主題的歡迎橫幅 會議室外圍環(huán)境：孵化器正門懸掛本次會議主題的歡迎橫幅、從入口到會議室導示牌、會

2、議室門口放置簽到桌、會議室外設置產品展現(xiàn)區(qū)域 （二）會場內主要區(qū)域布置 會議桌桌擺放：課桌式擺放，水牌的擺放 會議用品:白紙、簽字筆、礦泉水、紙巾等 會場氛圍：主題布標、背景音樂 六、會議接待流程細節(jié) 1 1 ） 會前預備要求 1、確認出席會議的人數(shù)，參會人員的具體信息、會議名稱，參加單位（包含：主辦、協(xié)辦、承辦、指導），會議日程支配，會議的主賓身份，會議坐次挨次支配。 2、支配酒店房間、午餐、晚餐及晚宴并支配酒店供應叫早服務。 3、預備會議資料，設計制作會刊，設計制作四份評分表，由承辦單位按會議要求依據(jù)參會人數(shù)印刷。預備領導發(fā)言稿以及新聞通稿。預備會后贈送用禮品（由承辦方負責）。 4、依據(jù)承

3、辦單位所供應的資料，在會議室外設置產品展現(xiàn)區(qū)。 5、在會議室內為參會來賓供應茶歇服務（熱茶、咖啡和糕點）。 6、確認會議室內各種用具和設施符合會議要求（簽到臺/椅、簽到簿/筆、會議桌、椅子、礦泉水、紙/筆）。 7、確認會議設備就位，如：講臺、投影屏幕、led 屏幕。調試好相關設備如：話筒、多媒體投影儀、音響、空調、燈光。 8、核對會議橫幅和指示牌內容并制作和放置指定位置。 9、會議擺臺標準 簽到桌及文具用品 a.在大廳門口處或會議室入口處預備好簽到桌、筆、紙或簿。 b.如會議要求配備信紙、便箋、黑色碳素筆等，要每人一份整齊地擺放在會議桌上。各項用品均應在會議前 30 分鐘預備妥當。 10、通知

4、孵化器物管派人清掃公用衛(wèi)生間，并派專人職守。 11、會議開頭前三非常鐘需把會議室設備再次檢查一遍，包括空調，燈，話筒，投影等。 12、預備平安應急預案 2 2 ） 會議等候服務（會議開頭前 0 30 分鐘門口等候） 1、精神飽滿，微笑有禮在門口等候客人，請來賓簽到、發(fā)放資料（會議資料、評分表及會刊）、引領來賓就坐。（迎賓是否招募志愿者？還是工作人員？） 2、會議廳入口大門開啟，客人集中進入時留意分流指引客人進入會場。 3 3 ） 會議服務程序 1、工作人員主動詢問主辦方或負責人會議廳內燈光需求、背景音樂要求、確認會議人數(shù)。 2、當客人來到會議廳時，禮貌熱忱地向客人問好，指引入座。 3、工作人員

5、再次確認話筒是否開啟狀態(tài)（以防其他緣由關閉），尤其.臺需特殊關注。 4、先到達的客人入座后，供應飲用水服務。 5、服務人員時刻關注會議客人動態(tài)及需求，辨別會議客人，防止其它不相關人員對會議客人的干擾，尤其對于在走廊吸煙及大聲喧嘩的客人要勸阻、引導，尤其是會議主管要加強現(xiàn)場管理。 6、會議期間服務人員站于會議廳門口主動為進出門客人拉/關大門。 7、會議中間休息，要盡快整理睬場（如：桌椅等），添補和更換各 種用品（如：水杯、礦泉水、紙、等）。 4 4 ） 會議結束服務 1、打開會議廳大門，引領客人到出口。 2、工作人員應站立門口，微笑向客人道別。 3、工作人員應主動檢查一遍會場，看是否有遺留物品等

6、，設施設備有否損壞，如有問題準時與會務組聯(lián)系并做好記錄。 4、找合適機會詢問主辦方看法或建議。 5、通知孵化器物管派人清掃會議現(xiàn)場、桌椅歸位，撤下會議所用物品。 七、會議流程細節(jié) 12 月 4 日： 全天在酒店或云南創(chuàng)新生物產業(yè)孵化器報到 來賓到達酒店入住以后，撥打云南省南亞國家科技商貿促進會對接人員電話，由對接人員進行登記完成報道。或直接來到南亞促進會像工作人員進行報道。 12 月 5 日： 8：30-9：00 迎接與會來賓簽到并進場就座 9：00-9：15 與會相關領導發(fā)言致辭 9：15-9：30 國際食品平安協(xié)會及協(xié)會項目介紹 9：30-10：30 與會約 20 家企業(yè)演講并進行打分（企

7、業(yè)及企業(yè)產品介紹） 10：30-10：45 進行茶歇休息 10：45-11：30 與會約 15 家企業(yè)演講并進行打分 11：30 相關領導或主持人宣布上午會議結束 11：30-14：30 午餐、午休并返回會議室 14：30-15：30 與會約 20 家企業(yè)演講并進行打分 15：30-15：45 進行茶歇休息 15：45-18：00 與會約 35 家企業(yè)演講并進行打分 18：00 相關領導或主持人宣布當日會議結束 18：00-20：30 返回酒店食用晚餐并進行 供應商與銷售平臺、產業(yè)鏈平臺對接活動 注：根據(jù)每家企業(yè)約 3 分鐘時長來進行演講支配 12 月 6 日 9：00-10：00 主持人宣布今日會議開頭；與會約 20 家企業(yè)演講并進行打分 10：00-10：15 進行茶歇休息 10：15-11：30 與會約 25 家企業(yè)演講并進行打分 11：30-14：30 午餐、午休并返回會議室 14：30-15：30 與會約 20 家企業(yè)演講并進行打分 15：30-15：45 進行茶歇休息 15：45-17：00 與會約 30 家企業(yè)演講并進行打分 17：00-17：30 依據(jù)打分表統(tǒng)計進行 優(yōu)秀產品/企業(yè)評比 17：30-18：00 公布 第六屆國際食品平安