公文排版制作教程(修訂版)

1、公文格式制作教程說明： 以下宋體字為國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式原文， 楷體字為實(shí)操步驟。5 公文用紙幅面及版面尺寸5.1 公文用紙幅面尺寸公文用紙采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mmX297mm,尺 寸的允許偏差見GB/T 148。5.2 公文頁邊與版心尺寸公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm± 1mm公文用紙訂口（左白邊）為：28mm± 1mm版心尺寸為：156mm x 225mm （不含頁碼）設(shè)定：選定“紙型”標(biāo)簽， “紙型”選 A4 ， “方向”選“縱向”。然后選定“頁邊距”標(biāo)簽，根據(jù)上述數(shù)據(jù)要求，可算出頁邊距尺寸為： “上” 設(shè)定數(shù)值為3.7

2、厘米， “下” 設(shè)定數(shù)值為 3.5 厘米， “左” 設(shè)定數(shù)值為2.8 厘米， “右” 設(shè)定數(shù)值為2.6 厘米， “裝訂線”設(shè)定數(shù)值為0 厘米。6 公文中圖文的顏色未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。設(shè)定： ctrl+A 全選所有文字，點(diǎn)“樣式”框選“清除格式”。設(shè)定文字顏色為黑色。7 排版規(guī)格與印制裝訂要求7.1 排版規(guī)格正文用 3號(hào)仿宋字，一般每面排22行，每行排28 個(gè)字。7.3 印刷要求雙面印刷；8 公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則本標(biāo)準(zhǔn)將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間

3、的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。換算： “磅”與“毫米”之間的換算關(guān)系是： 1 磅等于 0.35mm 。 1mm=2.84 磅。磅和字號(hào)的關(guān)系：五號(hào)10.5 ;小四號(hào)12 ;四號(hào)14;小三號(hào)15;三號(hào)16 ;小二號(hào)18 ;二號(hào)228.1 眉首8.1.1 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后面加“文件”組成；對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm。設(shè)定：平行文和下行文在版心的第一行輸入一個(gè)高度為71磅（即25mm ）的回車符,并把它的行距也設(shè)置成71磅。對(duì)于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。設(shè)定：上行文

4、在版心的第一行輸入一個(gè)高度為 228磅（即80mm ）的回車符。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于 22mm x 15mm。設(shè)定：先把“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)”的字符選中，選擇小標(biāo)宋體，打開“字體”設(shè)置對(duì)話框，在“字符大小”設(shè)置框中輸入“ 62”，把“縮放”比例設(shè)置為 68%。居中排布。如超出一行可用ctrl+調(diào)整。聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排 布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。設(shè)定：選定聯(lián)合行文機(jī)關(guān)的名稱，選擇“格式”-“中文版式”-“雙行合一”即可。中共市委辦公室七卜市人

5、民政府辦公軍乂 1卜8.1.2 發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)”"括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001）,不加“第”字。設(shè)定：如果是下行文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空 2行，用3號(hào)仿宋輸入發(fā)文字號(hào)，居中。六角符號(hào)插入方法：選擇“插入”一“符號(hào)”一“符號(hào)”附簽，找到六角符號(hào)后，插入即可。發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。設(shè)定：?jiǎn)螕簟袄L圖”工具條的直線工具，鼠標(biāo)會(huì)變成 “十”字形，按住鍵盤上的Shift 鍵，右手拖動(dòng)鼠標(biāo)從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標(biāo)右鍵，

6、選擇“設(shè)置自選圖形格式”。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置為“紅色”；“虛實(shí)”設(shè)置為“實(shí) 線”；“線型”設(shè)置為上粗下細(xì)的武文線。選擇“大小”附簽，“寬度”設(shè)置為“15.6cm ”。 可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)節(jié)。8.1.3 簽發(fā)人上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用 3號(hào)楷體 字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。設(shè)定：如果是上行文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空 2行，左空1字用3號(hào)仿宋輸入發(fā)文字號(hào)，然后右空1字用3號(hào)仿宋輸入“簽發(fā)人”加全角冒號(hào)，后用3號(hào)楷體輸入簽發(fā)人姓名。8.2 主體8.2.1 公文標(biāo)題紅色反線下空2

7、行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到 詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。設(shè)定：在紅色反線下空兩行位置用2號(hào)小標(biāo)宋字輸入公文標(biāo)題，選定標(biāo)題，右擊彈出“段落”對(duì)話框，“行距：固定值；設(shè)置值： 40磅”。8.2.2 主送機(jī)關(guān)標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名 稱后標(biāo)全角冒號(hào)。設(shè)定：標(biāo)題下空一行位置頂格，用3號(hào)仿宋字輸入主送機(jī)關(guān)內(nèi)容。如果主送機(jī)關(guān)不止一行則第二行同樣頂格。最后用全角冒號(hào)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；轉(zhuǎn)發(fā)公文的標(biāo)題不能省去原公文的標(biāo)題內(nèi)容，只援引發(fā)文字號(hào)。8.2.3 公文正文主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然

8、段左空2 字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。設(shè)定：選定正文，將正文文字設(shè)為3 號(hào)仿宋字，行距設(shè)為28 磅。打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框，選定“文檔網(wǎng)格”標(biāo)簽，選擇“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”， “每行 個(gè)字符”設(shè)為28， “每頁 行”設(shè)為 22。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)分級(jí)應(yīng)當(dāng)為“一、”， “（一）”， “1.”， “（ 1） ”，結(jié)構(gòu)層次序數(shù)可越級(jí)使用，但不能逆用。規(guī)范性公文的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，視需要可分為章、條、款、項(xiàng)、目。8.2.4 附件公文如有附件，在正文下一行左空2 字用 3 號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與

9、公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1 行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第 1 行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件（或帶序號(hào)）。8.2.5 成文時(shí)間用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“。”；成文時(shí)間的標(biāo)識(shí)位置見8.2.6。設(shè)定：選擇“插入”菜單中的“日期和時(shí)間”命令，打開“日期和時(shí)間”對(duì)話框，對(duì)話框里有多種時(shí)間和日期的表達(dá)式，其中便有GB T 9704 1999 所規(guī)定的日期表達(dá)式，選中后點(diǎn)擊“確定”即可。成文時(shí)間右空 4 字。8.2.6 公文生效標(biāo)識(shí)8.2.6.1 單一發(fā)文印章單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署

10、發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。成文時(shí)間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文 2mm4mm,端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。當(dāng)印章下弧無文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時(shí)間上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時(shí)間上。8.2.6.3 特殊情況說明當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁無正文”的方法解決。8.2.7 附注公文如有附注，用3 號(hào)仿宋體字，居左空2 號(hào)字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。設(shè)定：在成文日期下一行空2字位置，用3號(hào)仿宋輸入附注內(nèi)容，同時(shí)將附注內(nèi)容用小括號(hào)“（）”括上。標(biāo)注聯(lián)

11、系人及聯(lián)系電話，中間空1個(gè)字但不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。8.3 版記8.3.6 主題詞主題詞”用 3 號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)詞目用3 號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空 1 字。設(shè)定：用3號(hào)黑體輸入“主題詞”，并加全角冒號(hào)，然后用3號(hào)小標(biāo)宋體輸入詞目，每個(gè)詞目間空1個(gè)字的位置。8.3.7 抄送公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1 字用 3 號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。設(shè)定：在主題詞下一行左空1個(gè)字位置用3號(hào)仿宋輸入“抄送”，后加全角冒號(hào)，然后輸入抄送單位，抄送單位之間用逗號(hào)隔開，最后用句號(hào)結(jié)束，如果抄送單位不止一行，則對(duì)齊第一個(gè)抄送單

12、位的位置排列。8.3.8 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1 行位置；用3 號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1 字，印發(fā)時(shí)間右空1 字。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。設(shè)定：在抄送機(jī)關(guān)下一行空1字位置用3號(hào)仿宋輸入印發(fā)機(jī)關(guān)，印發(fā)機(jī)關(guān)一般為發(fā)文機(jī)關(guān)的辦公（秘書）部門；在同一行右空1字用3號(hào)仿宋輸入阿拉伯印刷日期。8.3.9 版記中的反線版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。設(shè)定：每項(xiàng)內(nèi)容之間用反線隔開，最后一項(xiàng)內(nèi)容下面同時(shí)要加上反線，反線的長(zhǎng)度同版心寬度156mm 。8.3.10 版記的位置版記應(yīng)置于公文最后一頁，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。9 頁碼

13、用 4 號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4 號(hào)一字線，一字線距離版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯?biāo)識(shí)頁碼。設(shè)定：選擇“插入”菜單中的“頁碼”命令，打開“頁碼”對(duì)話框，其中“位置”選“頁面底端（頁腳） ”， “對(duì)齊方式”選“外側(cè)”，若第一頁需要顯示頁碼則選擇“首頁顯示頁碼” ，點(diǎn)擊“確定”，則在頁腳位置出現(xiàn)頁碼，其中單頁頁碼居右，雙頁頁碼居左。在文檔第一頁雙擊頁碼，頁碼數(shù)字所在文字框生效，選中頁碼數(shù)字，選定字號(hào)為“ 4 號(hào)” ，在漢字輸入狀態(tài)輸入“ 1 ” ，然后選擇“格式”菜單中的“段落”命令，打開“段落”對(duì)話框，選定“縮進(jìn)和間距”標(biāo)簽， “縮進(jìn)右”設(shè)為“1 字符” ，點(diǎn)擊“確定”，關(guān)閉“頁眉和頁腳”回到文本編輯狀態(tài)，即完成單頁頁碼設(shè)定。在文檔第二頁雙擊頁碼，頁碼數(shù)字所在文字框生效，選中頁碼數(shù)字，選定字號(hào)為“ 4 號(hào)” ，在漢字輸入狀態(tài)輸入“ 2” ，然后選擇“格式”菜單中的“段落”命令，打開“段落”對(duì)話框，選定“縮進(jìn)和間距”標(biāo)簽， “縮進(jìn)左”設(shè)為“1 字符” ，點(diǎn)擊“確定”，關(guān)閉“頁眉和頁腳”回到文本編輯狀態(tài)，即完成雙頁頁碼設(shè)定。附：如何用WOR制作公章1、單擊菜單欄中的"插入"-"圖片"-"藝術(shù)字"，彈出藝術(shù)字庫(kù)選擇