辦公室管理集訓(xùn)資料(尚德)記住

1、辦公室工作與管理注意：本次資料全部采用 RFID 文檔加密技術(shù)，任 何網(wǎng)絡(luò)傳播（郵件、云盤、群共享）均會(huì)有痕跡 記錄，任何一次非允許傳播，將會(huì)被繼續(xù)全部學(xué) 習(xí)資格，處 1000 元/ 次獎(jiǎng)勵(lì)，并不追究相關(guān)法律責(zé) 任。本資料嚴(yán)禁攜帶進(jìn)考場(chǎng)，嚴(yán)肅考風(fēng)考紀(jì)，請(qǐng)各位考生誠信考試。9能源管理專科 辦公室管理我們就像深海里的魚族，若不自燃，便只有漆黑一片。 1人、生辦匆公匆?guī)祝菏茨贽k，理不公為共理事想為物哪，般具？體致指敬辦此理刻為日夢(mèng)常想程執(zhí)序著性的工你作，致、敬管每理一人個(gè)員城和市信奮斗息者等。工 作。2、辦公室的含義： （1）廣義上，辦公室泛指一切辦公場(chǎng)所，與教學(xué)用的教室、 生產(chǎn)用的車間等有顯著的

2、區(qū)別。（ 2）狹義上，辦公室指某一類職業(yè)人員或某一級(jí) 職務(wù)人員的辦公場(chǎng)所。3、辦公室是黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位內(nèi)辦理行政性事務(wù)的綜合部門， 直接協(xié)助上司綜合辦理行政事務(wù)和輔助管理日常事務(wù)。4、組成辦公室的必備條件： （ 1）辦公目的：根據(jù)組織的發(fā)展目標(biāo)制定總的辦公 目的和具體的工作目的。（ 2）辦公人員：根據(jù)辦公目的，選配適宜辦公的人員。 （3）辦公地點(diǎn)：辦公的地理位置，主要指專用場(chǎng)地、房間。（4）文職工作：每一個(gè)辦公室都有大量文字記錄、書寫、文件收發(fā)、復(fù)印、傳遞、計(jì)算統(tǒng)計(jì)、管理 等文職工作。5、按辦公室具體承擔(dān)的業(yè)務(wù)分類： （1）數(shù)據(jù)處理和文字處理辦公室。（ 2）傳遞 功能辦公室。（

3、3）實(shí)時(shí)管理辦公室。（ 4）判斷決策辦公室。6、樞紐作用：在一個(gè)組織中，辦公室是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方、保證 機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐。7、中心作用：辦公室是指揮、協(xié)調(diào)整個(gè)組織工作的中心部門，代表上司處理全 局性的問題，起一定的領(lǐng)導(dǎo)作用。辦公室又是一個(gè)組織的信息網(wǎng)絡(luò)中心。8、 辦公室的職能：（1）服務(wù)協(xié)調(diào)：服務(wù)職能協(xié)調(diào)職能（2）管理指導(dǎo)：管 理職能，指運(yùn)用經(jīng)濟(jì)的、法律的、行政的和其他手段來管理組織部門事務(wù)。指 導(dǎo)職能主要體現(xiàn)在傳達(dá)、制定有關(guān)方針、政策，指導(dǎo)下屬機(jī)構(gòu)的工作上。9、 參謀咨詢： （1 ）收集信息。辦公室獲取信息和處理信息的方法是：實(shí)際調(diào)查、 理論研究、信息加工。（ 2）輔助決策

4、。確定合理目標(biāo)、幫助制訂實(shí)施方案、做好 信息反饋。10、監(jiān)督職能：辦公室的監(jiān)督職能，就是協(xié)助上司督促有關(guān)部門或人員辦理支付 的工作。11、 辦公室工作的基本內(nèi)容：（1）辦理事務(wù)。（ 2）公文處理。（ 3）立卷歸檔。（ 4） 會(huì)議辦理。（ 5）公務(wù)接待。（ 6）信訪工作。（ 7）機(jī)要保密。（ 8）信息處理。（ 9） 調(diào)查研究。（ 10）協(xié)調(diào)工作。（ 11）印信工作。（ 12）其他工作。12、辦公室工作的一般特點(diǎn)：政策性；服務(wù)性；綜合性；繁雜性；保密性；嚴(yán)謹(jǐn) 性?，F(xiàn)代辦公室工作的特點(diǎn)：（ 1）信息化。（ 2）效率化。（ 3）多功能化。13、辦公室工作程序是指辦公室內(nèi)按照有效模式制定的完成各項(xiàng)辦公工

5、作的進(jìn)程 順序，表現(xiàn)為多種方式，或書寫、計(jì)劃、討論、收集、整理等一連串相關(guān)聯(lián)的有 計(jì)劃的工作處理方法，或是完成某一項(xiàng)工作的日程計(jì)劃。14、辦公室工作程序包括確定事務(wù)的性質(zhì)、數(shù)量，以及辦理事務(wù)的步驟順序。15、辦公室管理是在一定的指導(dǎo)和管理下，使用資金來建造環(huán)境，配置設(shè)備，按 比例編制人員，以實(shí)現(xiàn)最大效率的辦公目的的協(xié)同勞動(dòng)。16、辦公環(huán)境是直接影響辦公室工作效率的基本要素之一，辦公環(huán)境包括物質(zhì)和 抽象環(huán)境、內(nèi)部和外部環(huán)境。17、辦公用品主要指辦公室管理活動(dòng)中所使用的各種設(shè)備、工具和用品，它是從 事辦公室管理活動(dòng)的必要條件。辦公用品一般分為三部分：傳統(tǒng)的辦公室用品、 現(xiàn)代化辦公設(shè)備、辦公家具。1

6、8、辦公信息處理可以劃分為四個(gè)方面：信息生成、信息傳輸、信息加工、信息 管理。19、 辦公室崗位職責(zé)內(nèi)容：（1）工作項(xiàng)目名稱的規(guī)范化。 （ 2）明確規(guī)定工作內(nèi)容 和范圍。（ 3）不同崗位人員的專業(yè)化要求，指完成該項(xiàng)工作必須具備的知識(shí)、技 能條件。（ 4）工作基本程序。（ 5）標(biāo)準(zhǔn)化要求。（ 6）政策依據(jù)。（ 7）明確協(xié)作關(guān) 系。（ 8）接受監(jiān)督。20、辦公機(jī)構(gòu)是辦公室中的基本職能單位，是辦公活動(dòng)的組織形式，是發(fā)揮辦公 室管理職能的必要條件。21、辦公室機(jī)構(gòu)設(shè)置原則：效率原則 、精簡原則、目標(biāo)一致原則 、層次管理原 則 、職、責(zé)、權(quán)一致原則。22、辦公室機(jī)構(gòu)的管理： （ 1）領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。辦公室機(jī)構(gòu)

7、是為本組織管理服務(wù)而設(shè)置 的，組織責(zé)任人直接領(lǐng)導(dǎo)該單位辦公室，這使辦公室具有一定的“封閉性”。（2）指導(dǎo)關(guān)系。上級(jí)辦公室機(jī)構(gòu)指導(dǎo)下級(jí)辦公室機(jī)構(gòu)的工作。上級(jí)辦公室機(jī)構(gòu)有義務(wù) 對(duì)下級(jí)辦公室機(jī)構(gòu)進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)。23、辦公室管理的程序化，就是辦公室常規(guī)工作的步驟性，即把事情辦理的先后 次序分解成一個(gè)個(gè)步驟，固定下來，以后辦事就按規(guī)定的步驟去做。24、辦公環(huán)境：從廣義上說，是指一定組織機(jī)構(gòu)的所有成員所處的大環(huán)境；從狹 義上說，是指一定的組織機(jī)構(gòu)的秘書部門工作所處的環(huán)境，它包括人文環(huán)境和自 然環(huán)境。25、辦公環(huán)境布局的形式： （1）封閉式布局是一種較為傳統(tǒng)的辦公室布局形式。（2）開放式布局就是將一個(gè)大的

8、辦公空間劃分為多個(gè)相對(duì)獨(dú)立的辦公區(qū)間。（3）混合式布局是指在開放式布局的大辦公室內(nèi)，把組織內(nèi)部的各職能部門用組合式 辦公用具或其他材料分隔開來，組成若干個(gè)工作區(qū)域。26、時(shí)間管理是為提高時(shí)間的利用率和有效性而對(duì)時(shí)間進(jìn)行的有效計(jì)劃和控制。27、時(shí)間管理理論及其歷史演進(jìn)： （ 1）第一時(shí)間管理理論基本是備忘錄型管理。 該理論下的時(shí)間管理，一方面順其自然，另一方面也會(huì)追蹤時(shí)間的安排。（2）第二代時(shí)間管理理論強(qiáng)調(diào)的是“計(jì)劃與準(zhǔn)備”。特色是記事簿。這種管理模式的 優(yōu)點(diǎn)是追蹤約會(huì)以及應(yīng)該做的事情。通過制定目標(biāo)和規(guī)劃，完成事情的達(dá)成率比 較高。缺點(diǎn)是容易產(chǎn)生凡事都要安排的習(xí)慣，找不到思考的空間。（3）第三代

9、時(shí)間管理理論的主旨是“計(jì)劃、排序、控制”。這一理論強(qiáng)調(diào)的是價(jià)值。優(yōu)點(diǎn)是 比較強(qiáng)調(diào)價(jià)值觀，是以價(jià)值為依據(jù)。不足是忽略了自然法則，缺乏遠(yuǎn)見。（4）第四代時(shí)間管理理論強(qiáng)調(diào)了一切以自然法則為中心的羅盤理論。28、時(shí)間成本效益，是指某項(xiàng)工作取得的效果與完成該項(xiàng)工作耗用的時(shí)間之比。29、時(shí)間的系統(tǒng)管理能力：時(shí)間的系統(tǒng)管理，主要表現(xiàn)在采取計(jì)劃手段定量支出 自己的時(shí)間上。30、時(shí)間的合理運(yùn)籌能力： 辦公室人員時(shí)間的有限性與面臨的大量工作始終是一 個(gè)矛盾，這就要求辦公室人員能夠把自己所控制的時(shí)間全部用到關(guān)鍵的地方。31、辦公室的時(shí)間運(yùn)籌主要分為三個(gè)階段：第一階段：先確定自己想做的工作的 重要性和必要性。第二階段

10、：運(yùn)用 ABCD 工作法來確定工作優(yōu)先順序，即根據(jù) 事情的重要性和緊急程度兩個(gè)維度，將事情劃分為 ABCD 四個(gè)類型，然后針對(duì) 不同的類型分別采取不同的工作態(tài)度和方法。第三階段：對(duì)現(xiàn)在應(yīng)該做的重要且 緊急的事情排定優(yōu)先順序。第四階段：明確實(shí)現(xiàn)每項(xiàng)要執(zhí)行的工作任務(wù)。32、時(shí)間表管理法：時(shí)間表是有效地管理時(shí)間的一種手段，它是將某一時(shí)間段中 已經(jīng)明確的工作任務(wù)清晰地記載和標(biāo)明的表格，它可以提醒使用人和相關(guān)人員按 照時(shí)間表的進(jìn)程行動(dòng)，從而按計(jì)劃完成工作任務(wù)。時(shí)間表可以分為年度時(shí)間安排 表、季度時(shí)間安排表。33、目標(biāo)時(shí)間管理法是用預(yù)定的目標(biāo)來限制時(shí)間的使用，以達(dá)到節(jié)約時(shí)間，提高 效率的目的。目標(biāo)時(shí)間管理

11、法的前提是目標(biāo)必須選準(zhǔn)。34、SMART原則：目標(biāo)要具體（S）、目標(biāo)必須是可衡量的（M）、目標(biāo)是可 能實(shí)現(xiàn)的（A）、目標(biāo)是切合實(shí)際的（R）、目標(biāo)的完成應(yīng)有時(shí)限性，一定要設(shè)定 時(shí)間表（ time） 。35、 實(shí)施目標(biāo)時(shí)間管理法的步驟：擬定目標(biāo)清單、制定時(shí)間標(biāo)準(zhǔn) 、填寫目標(biāo)管 理卡。36、辦公室工作時(shí)間運(yùn)用的基本方法：（ 1）明確目標(biāo)，制訂計(jì)劃。（ 2）輕重緩 急，主次分明。（ 3）合理安排，減少耗費(fèi)。（ 4）定期評(píng)估，定量管理。37、預(yù)算方案編制原則：（ 1）真實(shí)性原則。（ 2）重點(diǎn)性原則。（ 3）目標(biāo)相關(guān) 性原則。（ 4）經(jīng)濟(jì)合理性原則。38、傳統(tǒng)預(yù)算法是指承襲上年度的經(jīng)費(fèi)，再加上一定比例的變

12、動(dòng)。這種預(yù)算法核 算比較簡單，核算成本也較低，國內(nèi)的很多組織都采用這一方法。39、編制預(yù)算方案的注意事項(xiàng)：（ 1）進(jìn)行調(diào)查研究。（ 2）不要一味追求高檔。（ 3）購置必需品。（ 4）考慮存放位置。（ 5）選擇供應(yīng)商。（ 6）征求各方意見。40、辦公用品的管理是辦公自動(dòng)化管理的一個(gè)重要內(nèi)容，許多公司開發(fā)的辦公自 動(dòng)化管理系統(tǒng)都具有辦公用品管理的功能，也有一些軟件公司開發(fā)了獨(dú)立的辦公 用品調(diào)配管理軟件。41、安裝掃描儀：掃描儀的安裝一般分硬件連接、安裝掃描儀驅(qū)動(dòng)程序、安裝掃 描軟件三個(gè)步驟。42、 掃描文字：在辦公室中，掃描儀最有用的功能是掃描文字，即文字識(shí)別OCR 功能，把紙介質(zhì)上的文章通過掃描

13、，轉(zhuǎn)換成可以編輯的文本，這樣能大大提高文 字錄入效率。43、掃描注意事項(xiàng)：（ 1）不要帶電接插掃描儀。（ 2）不要使用太高的分辨率。 （ 3）不要忘記鎖定掃描儀。（ 4）不要在震動(dòng)中使用掃描儀。（ 5）不要頻繁開 關(guān)掃描儀。（ 6）注意掃描儀的清潔。（ 7）及時(shí)更新掃描儀驅(qū)動(dòng)程序。44、打印機(jī)操作方法：（ 1）安裝打印機(jī)。 （ 2）設(shè)置打印機(jī)屬性。（ 3）在應(yīng)用程序中執(zhí)行“打印”命令。注意事項(xiàng)：（ 1）保持打印機(jī)和環(huán)境的清潔，以利于 熱量散發(fā)。（ 2）打印機(jī)的安放要合適，周圍空間要充足。（3）使用針式打印機(jī)5）時(shí)，為了防止對(duì)打印頭的損害，沒有紙或色帶時(shí)，不要打開打印機(jī)，正在打印時(shí)， 不要用手摸

14、打印頭。（ 4）激光打印機(jī)的感光鼓在整個(gè)激光打印過程中起著重要 作用，價(jià)錢也較高，要注意保養(yǎng)。墨粉將用完時(shí)必須立即加粉或更換感光鼓。（ 較長時(shí)間不用打印機(jī)時(shí)，應(yīng)把電源線拔下來。45、網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)的使用技巧 :（1）快速安裝網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)。 （2）快速更改網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)。（ 3）讓打印機(jī)通知你打印完畢。46、復(fù)印機(jī)的使用與保養(yǎng) :。縮（1）操作方法：預(yù)熱。檢查原稿。放置原稿。選擇復(fù)印紙尺寸 小與放大。調(diào)節(jié)復(fù)印濃度 。設(shè)定復(fù)印份數(shù)。開始復(fù)印。（2） 注意事項(xiàng)：復(fù)印機(jī)工作環(huán)境，用穩(wěn)定的交流電，電壓為220V,在安裝時(shí) 與其他電器設(shè)備不要同時(shí)使用一條電源線路，并使用接有地線的三相電源插座。 復(fù)印紙的檢查。復(fù)印常

15、見問題與處理。添加碳粉。其他需注意的問題。（ 3）保養(yǎng)方法：維護(hù)保養(yǎng)是提高復(fù)印質(zhì)量、保證復(fù)印機(jī)正常運(yùn)轉(zhuǎn)和延長設(shè)備使 用壽命的重要前提。良好的工作環(huán)境。電源要求。接地。使用中的保養(yǎng)。定期保養(yǎng)。清潔保養(yǎng)。47、信息是人們對(duì)客觀事物的基本特征及其運(yùn)動(dòng)狀態(tài)、發(fā)展規(guī)律的表述和傳遞， 是一切能被人的感覺器官和大腦所接收的關(guān)于外界事務(wù)及其變化的消息，是人們 所能接收的一切指令?？陀^性。（ 2）時(shí)效性。（ 3）傳遞性。（ 4）共享性。（ 5） 7）可塑性。（ 8）可偽性。按信息的表現(xiàn)形態(tài)：文字形態(tài)信息。聲像形態(tài)信息。按信息所涉及的社會(huì)領(lǐng)域：信息可分為政治信息、經(jīng)濟(jì)3）按信息48、 信息的特征： （1） 開發(fā)性

16、。（ 6）依附性。49、 信息的分類：（1） 記憶形態(tài)信息。（2）（4） 按信息加工處理的程度：信息可5）按信息傳遞的范圍：信息可分為信息、文化信息、教育信息、軍事信息、科技信息、體育信息等。（ 來源的性質(zhì)：信息可分為自然和社會(huì)信息。分為一次信息、二次信息、三次信息等。（ 公開信息、內(nèi)部信息和機(jī)密信息。50、辦公室人員的日常事務(wù)工作一般包括：值班、接打電話、接待工作、安排活 動(dòng)等。在處理這些日常工作中，必須按照特定工作內(nèi)容的需要，做好信息工作。51、操辦會(huì)務(wù)中的信息工作：會(huì)議是信息溝通、信息處理的重要手段。52、文書處理中的信息工作：辦公室人員每天要花時(shí)間處理各種文件、文書處理 中的信息工作包

17、括信息交流、信息處理和信息輸入輸出等內(nèi)容。密不可分，形成完整有序的信息工作流程。 服務(wù)性（主要特點(diǎn)）、廣泛性、綜合性、時(shí)效性、53、辦公室人員進(jìn)行信息工作的程序包括收集、整理、傳遞、存儲(chǔ)、利用和反饋 等環(huán)境。各個(gè)環(huán)節(jié)相互連接，54、辦公室信息工作的特點(diǎn)： 準(zhǔn)確性。真實(shí)性原則、準(zhǔn)確性原則。55、辦公室信息工作的原則：56、信息收集的范圍：（ 1 ）上級(jí)信息是指上級(jí)下達(dá)信息，包括上級(jí)組織下發(fā)的各種文件、資料、簡報(bào)、內(nèi)部通訊和刊物，包括黨和國家的有關(guān)、政策和法令、 法規(guī)等。（ 2）內(nèi)部信息是組織管轄范圍內(nèi)各部門的信息，包括對(duì)上級(jí)政策貫徹 執(zhí)行的情況，本組織工作落實(shí)的情況，所屬部門對(duì)工作的重要安排等。

18、（3）平衡信息。有助于取長補(bǔ)短、共同提高。（4）社會(huì)信息。（ 5）國際信息。57、信息收集的方法：收存、復(fù)印、記錄、錄音、錄像、剪貼、網(wǎng)絡(luò)查找。58、收集信息的注意事項(xiàng)：（1）收集各種形態(tài)的信息：文字形態(tài)的信息：指以 書面文字為載體的信息資料。聲像形態(tài)的信息：指以直接記錄聲音和圖像為載體的信息資料。記憶形態(tài)的信息：指在人際交往中形成的存儲(chǔ)在人腦中的信息。 （2）建立通信聯(lián)系索引卡。（ 3）信息收集要有超前性。59、信息分類的步驟：（ 1）辨類即對(duì)信息進(jìn)行類別的分辨。辨類實(shí)際上是對(duì)信息進(jìn)行主題分析，分辨其所屬類別的過程。（2）信息經(jīng)過辨類后要進(jìn)行歸類。歸類是從主題分析轉(zhuǎn)換成分類存放，即依據(jù)辨類的

19、結(jié)果，使信息資料在分類體系 中各就各位。60、時(shí)間分類法是按信息形成的時(shí)間先后順序分類的方法，要以年、月、 然順序分類、排列。61、信息篩選的步驟：（ 1）看來源。（ 2）看標(biāo)題 。（ 3）看正文 取舍。62、信息篩選的方法：（ 1）查重法。（ 2）時(shí)序法。 （ 3）類比法。 估法。（ 5）老化規(guī)律法。日的自。（ 4 ）決定4）專家評(píng)63、信息篩選注意事項(xiàng)：（ 1）要分析信息的需要。（ 2）注意選擇帶有傾向性、 動(dòng)向性或突發(fā)性的重要信息。（ 3）注意選擇與本組織活動(dòng)相關(guān)信息。（ 4）注意 判定信息真?zhèn)魏蛢r(jià)值大小。64、信息校核即對(duì)經(jīng)過初步甄別的信息作進(jìn)一步的校驗(yàn)核實(shí)，分析信息的真實(shí)性 與可靠性

20、，對(duì)信息的準(zhǔn)確性進(jìn)行認(rèn)定。65、信息校核的方法： （1）溯源法。（ 2）比較法。 （ 3）核對(duì)法。（ 4）邏輯性。 （5）調(diào)查法。 （ 6）數(shù)理統(tǒng)計(jì)法。66、信息傳遞，就是以信息提供者為起點(diǎn)，通過傳播媒介或載體把信息傳遞給信 息接受者。信息傳遞的要素：（ 1）信源：信息提供者。（ 2）信道：信息傳遞的 通道。（ 3）信宿：信息傳遞的終點(diǎn)。67、信息傳遞的形式主要有信件、備忘錄、報(bào)告、通知、指示、新聞稿、組織內(nèi) 部刊物、傳閱單、新聞發(fā)布會(huì)、聲明、直接郵件等。信息傳遞的方法通常分為語 言傳遞、書面?zhèn)鬟f、電信傳遞、可視化輔助物傳遞等方法。辦公室人員應(yīng)根據(jù)信 息的形式、類型、使用目的及信息接受者的要求

21、，68、信息傳遞的要求：（ 1）全面審核。（ 2） 存儲(chǔ)的步驟：登記 、編碼 、排列 、保管。69、信息開發(fā)的主要形式： 簡訊。（ 6）調(diào)查報(bào)告。70、信息開發(fā)的方法： （1） （5）濃縮法。 （ 6）轉(zhuǎn)換法。71、信息文稿的編寫步驟：（ 合。72、信息文稿編寫的類型：（ 信息。（ 4）問題型信息。（73、信息反饋是指施控系統(tǒng)將信息輸出，輸出的信息對(duì)受控系統(tǒng)作用的結(jié)果又返 送回施控系統(tǒng)，對(duì)施控系統(tǒng)的信息再輸出發(fā)生影響，起到控制和調(diào)節(jié)的作用，從 而使系統(tǒng)保持穩(wěn)定或達(dá)到預(yù)定目的的過程。信息反饋的程序包括四個(gè)步驟：確立 目標(biāo)、搜集反饋信息、加工分析、利用信息。74、信息反饋的方式：（ 1）口頭反饋。

22、（ 2）書面反饋。（ 3）通信反饋。（ 4） 網(wǎng)絡(luò)反饋。75、信息反饋的形式：（ 1）從反饋對(duì)決策中心和決策執(zhí)行的影響來看，反饋信息可分為正反饋與負(fù)反饋。（ 2）從反饋?zhàn)饔玫臅r(shí)間關(guān)系上來看，反饋信息可分 為前饋和后饋。（ 3）從反饋信息的流向上可分為縱向反饋和橫向反饋。（4）按照反饋的能動(dòng)性，可將其分為主動(dòng)反饋和被動(dòng)反饋。76、電話機(jī)的基本類型和基本功能：（ 1）普通電子按鍵電話機(jī)，這是使用最廣 泛的電話機(jī)。（ 2）無繩電話機(jī)。（ 3）錄音電話機(jī)。（ 4）免提式電話機(jī)。（ 5） 移動(dòng)電話機(jī)。（ 6） VOIP 網(wǎng)絡(luò)電話機(jī)。77、接聽電話的程序與技巧：（ 1）做好記錄準(zhǔn)備。（ 2）禮貌摘機(jī)應(yīng)答。

23、（ 3） 主動(dòng)自報(bào)家門。（ 4）辨明對(duì)方身份。（ 5）禮貌代接電話。（ 6）認(rèn)真傾聽記錄。 （7）仔細(xì)復(fù)核信息。 （ 8）禮貌結(jié)束通話。（ 9）整理電話記錄。78、撥打電話的程序與技巧：（ 1）做好通話準(zhǔn)備。（ 2）正確撥出電話。（ 3） 確認(rèn)受話對(duì)象。（ 4）主動(dòng)自我介紹。（ 5）清楚陳述內(nèi)容（ 6）撥錯(cuò)電話致歉。 （7）禮貌結(jié)束通話。 （ 8）整理電話記錄。79、發(fā)送傳真的準(zhǔn)備工作：（ 1）調(diào)整傳真機(jī)的工作狀態(tài)。（ 2）檢查原稿。 （3） 放置文件。選擇有效的方法。限時(shí)傳遞。（ 3）安全保障。信息1）剪報(bào)。（ 2）索引。（ 3）目錄。（ 4）文摘。（ 5）匯集法。（ 2）歸納法。（ 3）縱

24、深法。（ 4）連橫法。 （ 7 ）圖表法。1）確定主題。 （ 2）分析材料。（ 3）進(jìn)行材料組1）動(dòng)態(tài)型信息。（ 2）建議型信息。（ 3）經(jīng)驗(yàn)型5）預(yù)測(cè)型信息。（ 6）綜合型信息。80、發(fā)送傳真方首先要撥通對(duì)方傳真機(jī)的號(hào)碼，發(fā)送端傳真機(jī)通過檢測(cè)回音信號(hào) 來建立傳真通信線路。81、文書工作的任務(wù)和內(nèi)容：（ 1）對(duì)所形成的文書加以必要的規(guī)范。（ 2）對(duì)文 書的行移運(yùn)轉(zhuǎn)制定必要的制度。（ 3）對(duì)文書內(nèi)容的辦理規(guī)定統(tǒng)一的要求。（4）對(duì)文件的管理采取妥善的措施。82、文書工作的原則和要求：準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、簡便、黨政分開、統(tǒng)一。83、審核、簽發(fā)：審核即公文起草成形送交領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)之前，對(duì)公文的觀點(diǎn)、

25、文字、內(nèi)容、體式等所做的全面審核工作。簽發(fā)，是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)已審核的文 稿進(jìn)行審批，簽署表示核準(zhǔn)發(fā)出的意見。84、印制、校對(duì)：對(duì)印制工作的要求是內(nèi)容準(zhǔn)確，格式規(guī)范，頁面整潔，字跡清 楚，美觀大方，便于閱讀和保管。校對(duì)工作非常重要，是保證文書質(zhì)量的重要環(huán) 節(jié)，要求校對(duì)人員必須嚴(yán)肅認(rèn)真、一絲不茍。校對(duì)主要有 3 種方法：對(duì)校法、折 效法和讀校法。85、登記：登記即對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的公文做統(tǒng)一記載，以便于日后對(duì)公文進(jìn)行清點(diǎn)、 控制、查找和回收。86、封發(fā)、傳遞：封發(fā)即裝封發(fā)出。傳遞文件有3 條基本要求：迅速及時(shí)、安全保密和手續(xù)完備。87、收文、閱文：（ 1）收文包括簽收、分類、登記3 個(gè)流程。（ 2）閱文

26、：是辦文的先決條件。閱文的基本要求是“四看清”。閱文有“三法”泛讀法、跳 讀法、精讀法。88、篩選、傳閱：（ 1）經(jīng)過篩選，將文件分為三類：必閱件、批辦件、參閱件。 （2）傳閱：在文件只有一份或很少幾份，而需要閱知的人很多的情況下，由文 書人員組織閱文者傳遞、閱知。89、擬辦、批辦：（ 1）擬辦是指辦公室秘書對(duì)來文如何處理提出初步意見，供 領(lǐng)導(dǎo)人或有關(guān)負(fù)責(zé)人定奪。（ 2）批辦意見的內(nèi)容有：該文由何單位、何人負(fù)責(zé) 辦理；如何辦理、辦到何種程度；對(duì)下級(jí)請(qǐng)示予以答復(fù)的原則性意見；對(duì)重要文 件和急件提出辦理時(shí)限；需兩個(gè)以上單位或人員辦理使，應(yīng)批明主辦單位或主辦 人。90、承辦、催辦： （1）承辦包括對(duì)

27、上級(jí)指示的貫徹執(zhí)行，本級(jí)機(jī)關(guān)公文的下達(dá)， 下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示、報(bào)告的處理。（ 2）催辦是指辦公室人員對(duì)有關(guān)單位和部門公文 承辦情況進(jìn)行檢查和督促，使公文及時(shí)得到辦理的活動(dòng)。6）8）91、制訂會(huì)議方案：（ 1）確定會(huì)議的主題。（ 2）確定會(huì)議的名稱。（ 3）確定 會(huì)議的議程。（ 4）確定會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)。（ 5）確定會(huì)議所需設(shè)備和工具。（ 確定與會(huì)議代表的組成。（ 7）確定會(huì)議文件，做好文件的印制和發(fā)放工作。（ 確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。（ 9）確定會(huì)議住宿和餐飲安排。（ 10）確定會(huì)議的籌備機(jī) 構(gòu)。92、確定開會(huì)時(shí)間考慮的因素：（ 1）大型會(huì)議一般應(yīng)考慮季節(jié)性因素。（ 2） 小型會(huì)議主要應(yīng)根據(jù)會(huì)議議題的緊急

28、程度、會(huì)議的準(zhǔn)備時(shí)間、赴會(huì)條件、有關(guān)領(lǐng) 導(dǎo)人的日程安排等來確定開會(huì)時(shí)間。93、確定會(huì)議地點(diǎn)考慮因素：（ 1）地點(diǎn)適中。（ 2）空間足夠。（ 3）環(huán)境安靜。 （ 4）設(shè)施完善。（ 5）成本適中。94、會(huì)議日程是為完成議題而做出的順序計(jì)劃及會(huì)議所要討論問題的程序安排。95、會(huì)議文件的準(zhǔn)備：（1）會(huì)議文件的類型：主旨文書指會(huì)議的主要文件，包括大會(huì)報(bào)告等。議案文書。信息文書。議決文書。事務(wù)文書。（2）準(zhǔn)備會(huì)議文書的部門和人員。96、做好會(huì)議的記錄工作：（ 1）為會(huì)議記錄做好準(zhǔn)備工作。（ 2）會(huì)議記錄的內(nèi)容：會(huì)議描述、會(huì)議議題、會(huì)議具體發(fā)言內(nèi)容與決議、會(huì)議上的臨時(shí)動(dòng)議。（3）會(huì)議記錄的方法：會(huì)議記錄的重

29、點(diǎn)應(yīng)為主要討論的觀點(diǎn)、決議、決定、修正案 等內(nèi)容。當(dāng)時(shí)漏記，做出記號(hào)，對(duì)照錄音修改。記下任何有意見或建議的人名。97、做好會(huì)議的后勤保障服務(wù)工作：（ 1）食宿服務(wù)。（ 2）車輛服務(wù)。（ 3）娛 樂服務(wù)。（ 4）醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)。（ 5）照相服務(wù)。98、介紹信的保管：介紹信是用來介紹被派遣人員的姓名、年齡、身份和接洽事 宜等情況的專用書信。正式介紹信通常為專門印制并有編號(hào)，如聯(lián)系一般事務(wù)， 有時(shí)也可以單位信箋代替。99、值班是指一個(gè)組織有相關(guān)的專門人員（即值班員）或由有關(guān)人員輪流交替堅(jiān) 守崗位，負(fù)責(zé)處理組織一些臨時(shí)性的綜合事務(wù)或?qū)ｍ?xiàng)性的特定事務(wù)。100、值班工作的任務(wù)與要求：（ 1）堅(jiān)守值班崗位。（

30、 2）認(rèn)真處理事務(wù)。（ 3） 做好值班記錄。（ 4）熱情接待來人。（ 5）加強(qiáng)安全保衛(wèi)。（ 6）應(yīng)付突發(fā)事件。101、上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)的范圍包括在辦文、辦會(huì)、辦事、信息、調(diào)研等工作中 的臨時(shí)性事項(xiàng)。上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)的特點(diǎn)：廣泛性、臨時(shí)性、事務(wù)性、緊迫性。1）認(rèn)真積極，耐心細(xì)致。（ 2）堅(jiān)持原則，102、辦理上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)的原則 : 靈活變。（ 3） 節(jié)約時(shí)間，確?？冃?。1）臨時(shí)性的會(huì)議通知。（ 2）臨時(shí)受托4）臨時(shí)受托辦理上級(jí)考察事宜。（ 5）向103、上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)的主要內(nèi)容：（ 催辦。（ 3）受委托做好接待工作。（ 有關(guān)單位人員轉(zhuǎn)告領(lǐng)導(dǎo)的指示等。、旅行內(nèi)容、104、旅行計(jì)劃需考慮的幾個(gè)

31、方面：地點(diǎn)、時(shí)間、交通工具、住宿 資料、物品攜帶 、工作時(shí)間表、制作總表、備注。105、在上司旅行期間，辦公室人員在工作中要注意以下事項(xiàng)：（1）做到上司在與不在一個(gè)樣，注意不能疏忽大意。（ 2）把上司的電話及來訪者的確切情況記 錄下來，上司回來后及時(shí)傳達(dá)。（ 3）預(yù)約的情況，等上司回來落實(shí)后，再與對(duì) 方聯(lián)系、確定。（ 4）上司旅行期間，要服從代理上司的安排指示。（5）在上司旅行期間，若發(fā)生緊急事情，應(yīng)馬上與上司聯(lián)系。106、零用現(xiàn)金的管理要求： 辦公室人員應(yīng)該嚴(yán)格遵守辦公程序和財(cái)務(wù)制度，（1）不應(yīng)自己或協(xié)助他人建立辦公室的“小金庫”。（2）辦公室人員應(yīng)按照組織要求保持一定金額的零用現(xiàn)金，金額不

32、得隨意增減。（3）零用現(xiàn)金借支應(yīng)符合國家有關(guān)財(cái)務(wù)政策，并按照組織規(guī)定的程序進(jìn)行相關(guān)手續(xù)的辦理。（4）辦公室人員保管備用金應(yīng)符合組織規(guī)定的作業(yè)程序，詳細(xì)記錄辦公室開支的明細(xì)賬，以備 查驗(yàn)和賬目管理。107、零用現(xiàn)金管理一般程序：（ 1）建立零用現(xiàn)金賬簿。（ 2）領(lǐng)取人填寫 “零 用現(xiàn)金憑單”。（ 3）核對(duì)憑單，有授權(quán)人簽字方可。（ 4）核對(duì)領(lǐng)取人提交的發(fā) 票與憑單是否一致。（ 5）支出須在賬簿上記錄。（ 6）支出達(dá)到一定數(shù)額或發(fā)放 周期，到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷并將現(xiàn)金返回零用現(xiàn)金箱周轉(zhuǎn)。108、秘密有兩層含義：第一層是指 “有所隱蔽，不為人知 ”。第二層是指 “隱 蔽不為人知的事情或事物”。書中的“秘密

33、”一詞是第一層含義。109、保密指人們對(duì)不應(yīng)讓外界知悉的秘密加以保守或保護(hù)，使其在一定的時(shí)間 和范圍內(nèi)不外泄的行為。“保守”，是讓所保守的秘密不泄不丟；“保護(hù)”是讓 所保護(hù)的秘密不受侵害。110、保密工作，是指從國家和社會(huì)集團(tuán)以及個(gè)人的安全和利益出發(fā)，將秘密控 制在一定的范圍和時(shí)間內(nèi)，防止泄露或被非法竊取利用而采取的一切必要的防范 措施與手段。111、秘密的類型：（ 1）按層次劃分：國家秘密、組織秘密、個(gè)人秘密。（2）按內(nèi)容劃分：政治秘密、軍事秘密、涉外秘密、經(jīng)濟(jì)秘密、科技秘密、其他秘密。（3）按表現(xiàn)形式劃分：有形秘密、無形秘密。112、國家秘密的密級(jí)劃分、保密期限和秘密標(biāo)志；（1）國家秘密的

34、等級(jí)，簡稱密級(jí)。密級(jí)的劃分，是依據(jù)國家秘密事物一旦泄露后，對(duì)國家的安全和利益損害 的程度來確定的。（ 2）國家秘密的保密期限。（ 3）國家秘密的標(biāo)志。（ 4）國 家秘密的密級(jí)和保密期限的變更。113、保密范圍：（ 1）國家秘密范圍 :國家事務(wù)的重大決策中的秘密事項(xiàng)、國防 建設(shè)和武裝力量活動(dòng)中的秘密事項(xiàng)等。 組織秘密范圍 : 商業(yè)秘密、（ 2）科技秘密、 公文秘密、會(huì)議秘密、信訪秘密、通信秘密、領(lǐng)導(dǎo)秘密等。114、保密的特點(diǎn)：封閉性、利益性、相對(duì)性。115、保密的意義：（ 1）保密工作關(guān)系到國家命運(yùn)。（ 2）保密工作關(guān)系到國家 聲譽(yù)。（ 3）保密工作關(guān)系到社會(huì)的安定。（ 4）保密工作關(guān)系到經(jīng)濟(jì)發(fā)展。（ 5） 保密工作關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)者的安全。116、保密工作的原則：預(yù)防為主、突出重點(diǎn)、內(nèi)外有別。117、收文保密：簽收 “密件 ”要嚴(yán)格履行簽收手續(xù)。按 “密件”的不同密級(jí)和 緩急程度在“密件”上標(biāo)明“發(fā)授范圍”和“閱讀級(jí)限”。118、閱文保密：（ 1）秘密文件應(yīng)由機(jī)要人員或制定的人員統(tǒng)一掌握。（2）確定秘密文件的閱知范圍。（ 3）規(guī)定秘密文件的借閱地點(diǎn)。119、傳遞保密：（ 1）文件的傳遞應(yīng)履行登記手續(xù)。（ 2）傳遞秘密文件，應(yīng)由 秘書科機(jī)要部門人員遞送。（ 3）機(jī)要通信人員外出遞送