新媒體下事業(yè)單位檔案信息化工作探析

1、新媒體下事業(yè)單位檔案信息化工作探析【摘要】：，:新媒體環(huán)境下，我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域都在發(fā)展階段，并且已經(jīng)漸漸實(shí)現(xiàn)了信息化，尤其是在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中，檔案管理作為其關(guān)鍵環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)信息化工作，更是能夠在一定程度上提升工作的效率?；诖?，本文對(duì)新媒體環(huán)境下事業(yè)單位檔案信息化工作進(jìn)行了分析，并對(duì)當(dāng)前管理階段存在的問(wèn)題進(jìn)行了研究，同時(shí)在依照實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，制定了相應(yīng)的優(yōu)化路徑，希望可以為相關(guān)人員提供一定的幫助?！娟P(guān)鍵詞】：，:新媒體環(huán)境；事業(yè)單位；檔案信息化網(wǎng)絡(luò)媒體下，以往的原始檔案管理急需積極地應(yīng)用信息化技術(shù)進(jìn)行改進(jìn)。但是，突破原始檔案管理模式，需要?jiǎng)?chuàng)新和改變，具有較強(qiáng)難度性。所以，在今后事業(yè)單位檔案管

2、理工作進(jìn)行階段，一定要綜合的對(duì)自身情況進(jìn)行分析，積極革新以往管理觀念，采用相對(duì)科學(xué)的辦法，加大對(duì)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，確?？梢匀鎸?shí)現(xiàn)檔案管理信息化，提升管理質(zhì)量。一、新媒體環(huán)境下事業(yè)單位檔案信息化必要性分析，新媒體環(huán)境下，事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作期間，應(yīng)提升對(duì)信息化工作的重視程度，能夠讓事業(yè)單位的公共形象得以良好樹(shù)立，也可以不斷的對(duì)事業(yè)單位檔案價(jià)值進(jìn)行挖掘和拓展，有利于事業(yè)單位的長(zhǎng)久發(fā)展。第一，可以有效對(duì)事業(yè)單位的公共形象進(jìn)行提升?，F(xiàn)階段，在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作開(kāi)展過(guò)程中，主要是針對(duì)大量電子信息文件的管理以及存儲(chǔ)，不斷對(duì)電子檔案信息的利用率進(jìn)行增強(qiáng)。而進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)的力度，能夠?qū)?/p>

3、以往檔案管理以及存儲(chǔ)模式的局限性進(jìn)行突破，全面提升檔案信息利用率。并且，借助電子檔案，也能夠?yàn)闄n案信息的查詢以及利用提供更多便利，可以第一時(shí)間在網(wǎng)站上對(duì)檔案信息進(jìn)行公開(kāi)發(fā)布，讓公眾在查詢信息時(shí)，可以更加便捷，提升了業(yè)務(wù)辦理的透明度，也為事業(yè)單位樹(shù)立了良好的公共形象。第二，能夠?qū)κ聵I(yè)單位檔案價(jià)值進(jìn)行挖掘和拓展。在事業(yè)單位的發(fā)展期間，對(duì)于檔案來(lái)說(shuō)，其發(fā)揮的作用非常大。通過(guò)強(qiáng)化對(duì)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的重視，能夠保證檔案信息在應(yīng)用的過(guò)程中，不會(huì)受到空間以及時(shí)間的局限，檔案信息的查詢及檢索能夠相對(duì)便利。同時(shí)，通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案信息化，還能夠進(jìn)一步的對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行挖掘，讓其可以更好的為事業(yè)單位發(fā)展提供服務(wù)。笫

4、三，能夠?qū)σ酝鶛n案管理模式進(jìn)行革新。在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，可以對(duì)以往的檔案信息管理模式進(jìn)行革新，也能夠增強(qiáng)檔案信息整體利用效率。在以往檔案管理工作進(jìn)行以及開(kāi)展期間，其往往會(huì)采用人工錄入以及紙質(zhì)媒介的手段，工作效率較低。而通過(guò)實(shí)現(xiàn)信息化，能夠讓檔案信息資的管理以及存儲(chǔ)更加便捷，可以進(jìn)一步的對(duì)檔案管理職能進(jìn)行拓展口。二、新媒體環(huán)境下事業(yè)單位檔案信息化工作存在的不足分析，新媒體環(huán)境下，要想保證事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展能夠更加順利，管理水平以及質(zhì)量可以得到綜合提高，那么就應(yīng)該對(duì)以往原始檔案管理進(jìn)行改進(jìn)，積極借助信息化技術(shù)。但是，在實(shí)際的檔案信息化工作開(kāi)展過(guò)程中，其存在的難度相對(duì)

5、較大，遇到的問(wèn)題也比較多。第一，信息化程度較低?，F(xiàn)階段，社會(huì)在飛速進(jìn)步的同時(shí).，信息技術(shù)水平提升速度也日益加快，并且融入到了多個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，尤其是事業(yè)單位，其在開(kāi)展檔案管理工作期間，更是強(qiáng)化了對(duì)信息技術(shù)的利用。但是，由于受到諸多因素的干擾，使得在具體的工作階段，其缺乏較高的信息化程度，仍然沿用以往的紙質(zhì)檔案管理以及手工管理模式，從而導(dǎo)致檔案信息常常出現(xiàn)損壞問(wèn)題，為查閱工作的開(kāi)展帶來(lái)了較大難度性，大大降低了檔案工作的整體效率和質(zhì)量，對(duì)檔案的進(jìn)一步利用和開(kāi)發(fā)非常不利2。第二，缺乏對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視。當(dāng)前，事業(yè)單位在開(kāi)展檔案信息化工作中，管理人員不能夠理性的對(duì)信息化社會(huì)進(jìn)行感知，使得忽視了檔案信息

6、化工作的重要性，無(wú)法綜合的發(fā)揮出其優(yōu)勢(shì)，只是片面的認(rèn)為，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，是社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)以及需求。所以，在工作開(kāi)展過(guò)程中，形式較為嚴(yán)重。同時(shí)，在進(jìn)行檔案信息化工作期間，單位也沒(méi)有給予大量的財(cái)力以及人力作為支撐，從而導(dǎo)致檔案信息化工作缺乏有力支持，不能夠?qū)崿F(xiàn)信息化管理3。第三，人員水平以及素質(zhì)不高。通常情況下，強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員工作能力以及水平的提升，能夠?yàn)闄n案信息化工作的開(kāi)展提供重要依據(jù)。但是，綜合當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作來(lái)看，其在信息化層面，管理人員的水平以及能力普遍較低，不能夠滿足檔案信息化工作需求，檔案信息管理工作的開(kāi)展缺乏科學(xué)性以及精準(zhǔn)性，大大降低了管理質(zhì)量以及水平的提高。三、新媒

7、體環(huán)境下事業(yè)單位檔案信息化工作路徑分析，新媒體是一把雙刃劍，在事業(yè)單位檔案信息化工作開(kāi)展過(guò)程中，其會(huì)面臨一定挑戰(zhàn)的同時(shí)，也會(huì)遇到很多的機(jī)遇。所以，在新媒體環(huán)境下，事業(yè)單位應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)檔案信息化工作的推進(jìn)，能夠加大信息化建設(shè)力度，將事業(yè)單位檔案館建成現(xiàn)代化檔案館，有效的進(jìn)行檔案管理，保證事業(yè)單位可以個(gè)性化發(fā)展，全面提升檔案信息的整體利用率4。（-）強(qiáng)化規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。在具體的事業(yè)單位檔案信息化工作開(kāi)展過(guò)程中，最為關(guān)鍵的就是要保證檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化?，F(xiàn)階段，在實(shí)際的檔案管理工作進(jìn)行階段，單位依舊缺乏統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃以及輸入格式，經(jīng)常會(huì)存在各自為政的情況，彼此交流具有較強(qiáng)的困難性，無(wú)法在其

8、他領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)檔案流轉(zhuǎn)。并且，雖然在新媒體環(huán)境下，電子檔案在各自的環(huán)境中運(yùn)轉(zhuǎn)的相對(duì)良好，然而在調(diào)動(dòng)以及流轉(zhuǎn)期間，其常常會(huì)存在不兼容的問(wèn)題，如若不能夠及時(shí)的對(duì)這一弊端進(jìn)行解決，那么一定會(huì)阻礙事業(yè)單位檔案信息化工作水平的提升。所以，在今后的工作中，事業(yè)單位應(yīng)該建立相對(duì)規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，能夠形成規(guī)范化且標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系，以便事業(yè)單位檔案信息化匚作的開(kāi)展能夠有規(guī)可守，有章可循5。在工作期間，事業(yè)單位檔案管理在內(nèi)容層面，如若想要對(duì)檔案信息進(jìn)行全面收集、加工和整理，那么需要采用國(guó)家檔案局所制定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格的進(jìn)行執(zhí)行，以確保檔案信息可以快速的傳遞，能夠真正意義上的實(shí)現(xiàn)信息共享。此外，在技術(shù)層面，應(yīng)該采

9、用標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)不同區(qū)域以及不同類型的檔案輸入格式進(jìn)行統(tǒng)一，然后將數(shù)據(jù)庫(kù)連接組網(wǎng)，以確保工作人員的交流能夠更加便利，信息的流轉(zhuǎn)能夠更加快速。（二）強(qiáng)化檔案信息數(shù)字化建設(shè)。在以往的事業(yè)單位檔案管理工作中，往往都會(huì)采用紙質(zhì)檔案的手段，通過(guò)人工登記的方式來(lái)開(kāi)展工作。對(duì)于這種方式而言，其在檔案信息量較少的情況下能夠凸顯出一定的優(yōu)勢(shì)。但是，山于近年來(lái)檔案信息的日益繁多，增長(zhǎng)速度越來(lái)越快，程序日益繁瑣，耗費(fèi)的時(shí)間以及人力也相對(duì)較多，所以存在的困難性也很大。并且，在對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)檔的過(guò)程中，還會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)丟失以及損耗的問(wèn)題。通常，電子檔案的錄入以及傳輸?shù)木哂休^強(qiáng)的穩(wěn)定性。所以，在新媒體環(huán)境下，為了能夠更

10、好的提升事業(yè)單位檔案信息化工作效率和水平，那么還應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)檔案信息數(shù)字化建設(shè)力度，在具體的建設(shè)階段，應(yīng)該充分的對(duì)計(jì)算機(jī)等技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，合理的將存儲(chǔ)在紙質(zhì)載體上的檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字化，利用掃描儀，有效的對(duì)檔案進(jìn)行掃描，并科學(xué)的對(duì)其整合、加工以及管理。同時(shí).，在檔案信息化建設(shè)期間，也可以將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案依照規(guī)定，統(tǒng)一的進(jìn)行管理，科學(xué)的輸入到計(jì)算機(jī)中，保證其能夠成為電子文檔。此外，針對(duì)管理人員，其也需要嚴(yán)格的依照各項(xiàng)規(guī)章制度，有針對(duì)性的進(jìn)行操作，以便檔案信息管理工作的開(kāi)展能夠更加順利，從而最大程度的實(shí)現(xiàn)信息共享。（三）強(qiáng)化電子檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。正如上述所言，在以往的事業(yè)單位檔案管理工作期間，其通常

11、會(huì)采取紙質(zhì)記錄的手段，在對(duì)信息進(jìn)行查詢以及傳輸過(guò)程中，其困難較大。并且，如果想要實(shí)現(xiàn)一定區(qū)域內(nèi)的檔案信息共享，那么所帶來(lái)的困難更是顯而易見(jiàn)，檔案根本不能夠?qū)⑵渥饔煤蛢r(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。同時(shí)，在新媒體環(huán)境下，人們對(duì)于檔案信息的要求也越來(lái)越高，希望能夠迅速且精準(zhǔn)的對(duì)檔案信息進(jìn)行獲得。故而，為了能夠有效的對(duì)電子檔案信息化工作效率進(jìn)行提升，在具體的管理階段，一定要強(qiáng)化對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重視，事業(yè)單位管理人員應(yīng)該積極的對(duì)數(shù)據(jù)采集工具進(jìn)行應(yīng)用，能夠搭建網(wǎng)絡(luò)收集平臺(tái)，保證事業(yè)單位檔案資具有較強(qiáng)的全面性，能夠系統(tǒng)的在線歸檔，統(tǒng)一的進(jìn)行整合和管理，從而為查詢以及統(tǒng)計(jì)分析A提供更多的便利。此外，在工作過(guò)程中，還

12、應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，搭建一站式檢索平臺(tái)，快速的查詢信息，有效的進(jìn)行利用，讓廣大用戶可以不再受時(shí)間以及空間的局限，獲得資料能夠更加便捷且快速，最大程度的實(shí)現(xiàn)一定區(qū)域內(nèi)的檔案資共享，全面提高事業(yè)單位檔案信息管理水平。四、結(jié)語(yǔ)綜合而言，在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中，檔案管理至關(guān)重要，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有很大促進(jìn)意義。但是，在新媒體環(huán)境下，事業(yè)單位檔案信息化工作在開(kāi)展期間，其經(jīng)常會(huì)受到一些因素的影響，使得信息化工作的進(jìn)行存在著諸多弊端，諸如：信息化程度不高等，致使檔案管理工作難度越來(lái)越大，阻礙了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。故而，為了能夠有效對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行解決，在今后的工作期間，一定要強(qiáng)化檔案管理與信息化技術(shù)的融合，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，強(qiáng)化對(duì)相關(guān)人員素質(zhì)以及水平的提升，保證檔案管理的規(guī)范化?！緟⒖嘉墨I(xiàn)】：-p:1陳皓.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略j.中外