(完整版)公文管理辦法

1、有限公司內部資料制度文件有限公司I原版已簽字公文管理辦法司規(guī)字第02號第一章總則第一條 為做好公司公文處理工作，明確公文的種類、格式、行文規(guī)則等，提高 公文質量和工作效率，使公文處理規(guī)范化、制度化、科學化，特制定 本辦法。第二條本辦法所稱公文是指公司經營管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范 體式的文書，是依法治企和進行經營、管理活動的重要工具。第三條 本辦法中的公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一 系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。第四條公司綜合經營管理科負責各類公文起草的組織、各項制度并指導和監(jiān)督 執(zhí)行；督促、檢查公文運轉和辦理情況，統(tǒng)一管理公文收發(fā)、審核、 用印、歸檔和銷毀等工作

2、。第五條 公司文員、內勤應不斷提高公文專業(yè)知識、技能，專（兼）職負責公文 處理工作。處理公文人員應當忠于職守，遵守職業(yè)道德，保守公司商 業(yè)秘密。第六條 公文處理應當堅持實事求是、精簡高效的原則，必須做到準確、及時、 安全，公文處理必須嚴格執(zhí)行有關保密規(guī)定。第二章公文種類第七條公文主要包括命令、決定、決議、通知、通報、議案、報告、請示、批 復、函、會議紀要等。一）命令（令）適用于依照有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性 行政措施；嘉獎有關單位及人員。二）決定適用于對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關科室及人員，變更或撤銷公司的決定事項。三）決議適用于經過會議討論、研究、表決通過后制

3、定和形成的意見及要求 貫徹執(zhí)行的事項。四）通知適用于轉發(fā)上級有關部門的公文；傳達要求公司有關科室、公司 周知或者執(zhí)行的事項；發(fā)布規(guī)章；任免人員等。五）通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。六）議案適用于向股東代表大會及董事會提請審議事項。七）報告適用于各科室或公司匯報工作，反映情況，答復股東代表大會、董事會、監(jiān)事會的詢問。八）請示適用于向上級部門請求指示、給予答復、審核與批準，主要包括： 申請開辦新業(yè)務、新產品，對規(guī)章制度有疑問或執(zhí)行中存在問題， 以及人事需求、機構管理、固定資產購置等經營管理方面的事項。九）批復適用于答復所屬公司、部門的請示事項，“批復”與“請示”是互 相對應的文

4、體。十）意見3 / 17內部資料制度文件有限公司適用于對重要問題提出見解和處理辦法。H一）會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。十二）章程適用于按有關法律、法規(guī)、條例，規(guī)定企業(yè)宗旨、組織原則和經 營管理方法等事項，由當事人一致同意而達成的具有法律效力的 書面文件。十三）協(xié)議、合同是雙方或多方為明確各自的權利和義務而簽定的法律文書，多用于生產、供應、銷售等部門。十四）發(fā)言稿適用于單位領導所作的帶有指示性的講話、重要報告、總結性 講話，會議代表的發(fā)言、典型經驗介紹等。十五）函適用于不相隸屬單位之間、投資或合作伙伴之間告知事項、相 互商洽工作、詢問和答復問題，向其他業(yè)務主管部門請求批準 等。十

5、六）規(guī)章制度根據(jù)經營管理需要，依照有關法律法規(guī)等制定的，組織經營過 程和進行勞動管理的規(guī)則和制度的總和。也稱為內部勞動規(guī)則， 是企業(yè)內部的“法律”。規(guī)章制度內容廣泛，涵蓋了經營管理的 各個方面。第三章公文格式第八條 公司公文一般由文頭、發(fā)文字號、標題、正文、簽發(fā)人、成文日期、發(fā) 文單位、收文單位、印章和文尾等組成，必要時需注明密級、急緩時限4 / 17有限公司內部資料制度文件和附件等內容。一）文頭文頭含字頭、發(fā)文字號和文頭線，字頭由發(fā)文單位名稱加“文件” 二字組成。1、紅頭字文件包括：公司董事會文件（董宇）、監(jiān)事會文件（監(jiān)字）、及公司 通知（司通字）文件等。格式：頁邊距為上、下2.5厘米，左、

6、右3厘米，字頭字體為 華文中宋48號加粗套紅字體，字頭位置為段前3.5行，單倍行 距，居中排印。下方為發(fā)文字號和年代序號，發(fā)文字號由單位代字和文件序號 組成，年代序號由年份、序號組成，于段前 1行位置以宋體4 號加粗字體居中排印，如“司X字第XX號”，董事會文件“董 字第X X號”，監(jiān)事會文件“監(jiān)字第X X號”。再下方為公司標和文頭線，公司標為紅色，亮度為 60%,段前 1行居中排列，高1厘米，寬1.18厘米。文頭線為紅色，粗1 磅，長6.6厘米，分列公司標兩側（見附錄 1）2、黑頭字文件包括：公司章程、規(guī)章制度、通報等。格式：頁邊距為上、下2.5厘米，左、右3厘米，字頭字體為 宋體小三號加粗

7、字體，字頭位置為段前 1行，段后1行，單倍 行距，居中排印。下方為標題（見后）,再下方為發(fā)文字號和年代序號，發(fā)文字 號由單位代字和文件序號組成，年代序號由年份、序號組成， 于段前1行位置以宋體4號加粗字體居中排印，發(fā)文字號統(tǒng)一 為“司X字第XX號”，年代序號為“XX XX年第XX號”。 對于某文件修訂后的編號發(fā)文字號不變，年代序號按當年發(fā)文 順序編制以區(qū)別版本（見附錄 2）。3、傳真：左側以小四號黑體字標注公司地址、郵編、電話、傳真 等中英文信息，右側以四號黑體字標注公司中英文全稱并襯以 灰底框，公司名稱中文采用白字，英文采用黑色（見附錄 4）。4、一般請示、報告、通知等采用無字頭公文形式。5

8、、發(fā)文字號1）分類及編號原則文件分類原則按文件性質分為四類，第一類決定決議簡稱為“決”，第 二類為通知通報簡稱為“通”，第三類為會議紀要簡稱為“紀”，第四類為規(guī)章制度簡稱為“規(guī)”。編號原則文號由文件編號和年號組成司 規(guī)字第01 號文件（2011年01號）發(fā)文當年序號發(fā)文年度文件總序號文件分類代號公司代號注：年序號在第二行居中。3）編號原則成文部門編制所需發(fā)布的文件內容，進過審核、會簽后，傳送 到綜合經營管理科統(tǒng)一編號。二）標題公文標題應當準確簡要地概括公文的成文事由或主要內容并標明 公文種類，一般應當標明發(fā)文單位。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱 加書名號外，一般不用標點符號。標題用小2號黑體字打印

9、，段前1行位置居中排列。三）正文1、正文即公文主體，包括事由、要求、建議、措施等內容。正文 要求語言精練、邏輯清楚、層次分明、詞語規(guī)范。2、正文一律從左至右頂格編排，小標題一律用黑體字標注。正文 中表示層次序號時按以下順序排列：一、；一）；1、； 1）;。 使用過程中可以按此順序挑選使用，但是不可以違反此順序使 用（如：可以一、；1、；。但不可以一、；1。見附件樣式）。3、層次標注不提倡采用“ 1.1”、“1.1.1 ”進行標注，在體系文件 中采用此法標注時，分層最多到“ 1.1.1多余此層次時，可采用其他符號標注，如：a等。4、格式要求格式一：司通字文件正文用4號宋體字橫行排列，每行約30字

10、， 每頁約24行，單倍行距，段距為段前1行。頁邊距為 上下2.5厘米，左右3厘米。格式二：其他文件可采用小4號宋體字橫行排列，每行約35字， 每頁約21-34行，行距固定值20-27磅，段距為段前 0.5行。頁邊距為上下2.5厘米，左右3厘米。與政府往來公文，按政府規(guī)定格式編排。5、文章分出“章”，“節(jié)”的，各章節(jié)題目應居中排列，文字加粗， 單倍行距，段距為段前、段后各 2行。四）簽發(fā)人簽發(fā)人指代表單位審核批準文件制發(fā)的負責人。公司發(fā)文需公司 董事長簽發(fā)，簽發(fā)人標注于發(fā)文字號右側紅線上方中央。簽發(fā)件 只用于存檔，不印發(fā)。發(fā)放件簽名不得采用打印形式，應將簽發(fā) 人簽字掃描處理后插入簽發(fā)欄處。五）成

11、文日期成文日期以領導簽發(fā)日期為準，采用中文日期格式標注，將年、月、 日標全（“零”寫為“ O”），標注于文件末尾發(fā)文單位署名下方。六）落款及印章對于沒有單位標頭的公文，落款應使用全稱或規(guī)范化簡稱，標注 于正文右下方成文日期之上并加蓋公章。公章壓蓋于發(fā)文單位署 名中央，上不壓正文，下騎年壓月。對于有單位標頭的文件，落款將不再標注發(fā)文單位，只標注發(fā)文 日期。印章加蓋在日期處。尾頁無正文時應在尾頁左上方標注“此頁無正文”字樣。七）收文單位收文單位包括主送單位和抄送單位，主送單位指文件的主要受理單位，用全稱或規(guī)范化簡稱，于文頭下段前 1行位置，以黑體字 頂格打印。抄送單位指需要了解公文內容的有關單位，

12、標注于公 文頁尾。主送單位一般不再在文尾標注。八）文尾文尾含主題詞、報送領導、閱知范圍、文件編印、校對、批準人、 印發(fā)單位、日期及份數(shù)，分別用黑線分隔，單倍行距，號字與正文相同，字體為宋體，主題詞為黑體。要求主題詞簡明扼要，報 送對象完整，日期份數(shù)準確。主題詞是用于文件分類和檢索的標識，由表現(xiàn)公文內容歸屬、主 體內容公文類別的此或詞組組成，按照先“內容”后“形式”的 順序排列，一般不超過 5個詞或詞組。其位置在成文日期之下， 閱知范圍之上。閱知范圍，包括主送單位、抄報單位（或領導）、抄送單位。主送 單位是公文的主要接收對象，即需要按照公文內容答復事項、辦 理工作的單位；抄報單位是需要了解公文內

13、容的上級單位或相關 領導；抄送單位是需要了解公文內容的下級單位。九）密級與緩急時限1、國家秘密文件分為絕密、機密、秘密。按照國家和單位有關規(guī) 定標注；2、公司商業(yè)秘密文件分為“核心商業(yè)秘密”、“重要商業(yè)秘密”、“普 通商業(yè)秘密”。3、緩急時限分為“特急”、“急件”和“普通”，根據(jù)需要標注于文 頭左上角（普通件不標注）。十）附件附件指附在文件后隨同下發(fā)的文件或資料、記錄。附件應在正文之 后，成文日期之前注明附件名稱，多個附件的用阿拉伯數(shù)字標明序 號。印發(fā)或轉發(fā)文件、資料不作附件處理。十一）無字頭文件無需文頭文尾，其余部分均參照此規(guī)定執(zhí)行十二）頁碼頁碼用阿拉伯數(shù)字標注，如“ -1-”，文件頁碼標注

14、于印張下方中 央。十三）紙張與裝訂1、公文用紙為A4規(guī)格；2、紙張要求：1）宣傳性資料封皮采用120克銅版紙、內容采用120克彩激 紙，原則上進行膠裝。2）其他對外文件采用70克品牌復印紙，左側可采用黑色封 條均勻粘貼或膠裝。3）內部文件、資料使用紙張以節(jié)約為原則，可采用 70克普 通復印紙。4）對外報送的文件、資料，由各部門領導嚴格把關選擇紙張 種類。5）對外報送資料內容應嚴格把關，排版簡潔、大方（對版式、 格式有要求的從其要求），同時應使用質量較高的紙張和 高檔裝訂方式。第四章行文規(guī)則第九條 行文應當確有必要，注重效用。第十條行文應遵循逐級行文原則，一般不得越級請示和報告。各科室呈報公文，

15、 經綜合經營管理科審核后，由文秘人員（或指定專人）負責傳遞。公司間行文應遵循對等的原則，“明來明去，密來密去，函來函復”。 涉及國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的嚴格執(zhí)行相關保密規(guī)定。除綜合經營管理科外，各科室原則上不得以本科室名義對外單位正式 行文。第十一條 向上級單位行文時，一般不抄送下級單位；向下級單位的重要行文， 應當同時報抄上級單位；轉發(fā)上級、同級單位或不相隸屬機構的文件， 以公司名義行文，轉發(fā)公文一般不抄送原發(fā)單位。第十二條 “請示”是向上級主管領導到或部門（原為集團）請求給予以批復的 文種，應當一文一事，一般只寫一個主送單位，同時需要其它單位研 究處理的，應采取抄送形式，但不得同時抄送下級

16、單位?！皥蟾妗笔窍蛏霞壷鞴茴I導到或部門匯報工作， 反映情況的文種，不得 夾帶請示事項。“報告”中提出的意見和建議，只供上級主管領導到或 部門參考而不要求予以批復。凡在報告中夾帶請示事項，未得到及時 批復，造成工作延誤或損失的，由行文方負責。第十三條 不得以公司名義向上級部門負責人個人報送“請示”、“意見”和“報 告”。第五章發(fā)文辦理第十四條 發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核（會簽）、簽發(fā)、復核（校對）、繕印、用印、登記和分發(fā)等程序。第十五條草擬公文的基本要求：一）要符合國家的方針、政策、法律、法規(guī)和集團的有關規(guī)定，如 提出新的規(guī)定，要切實可行，并加以說明。二）情況要確實，觀點

17、要明確，做到文字簡練，條理清楚，層次分 明，結構嚴謹，字詞規(guī)范，標點準確，篇幅適中。三）公文的文種要根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權和與主送單位的 行文關系確定。四）擬制緊急公文，要體現(xiàn)緊急原因，并根據(jù)實際情況確定緊急程度。五）人名、地名、數(shù)字、引文要正確。日期要寫具體的年、月、日， 不要用前年、上月等字樣；引用公文應當先引標題，后引發(fā)文 字號；引用外文，不得用中文句子成份代替，如有必要可在括 號中注明中文含義。六）公文寫作要使用國家法定計量單位。七）公文內使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱，年、月、 日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不用簡稱。使 用國際組織外文名稱縮寫，在第一次出

18、現(xiàn)時應注明準確的中文 含義。八）公文中的數(shù)字，除發(fā)文字號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、百分比、 專用術語和其它必須用阿拉伯數(shù)碼外，一般用漢字書寫。第十六條審核（會簽）一）公文在送領導簽發(fā)前，應由起草文件部門負責人審核后送綜合經營管理科核稿。審核重點：1、是否需要行文。2、是否符合國家的方針政策、法律法規(guī)及集團的有關規(guī)定。3、公文種類、公文格式、行文關系及行文方式是否符合行文規(guī)則 和公文擬制的有關要求。4、文字敘述是否符合邏輯，標點符號是否正確。二）綜合經營管理科在核稿時，不得擅自改動，只針對版式、標點符 號和錯別字進行更改。如對文字進行技術性潤色和處理，對文件 內容的重要改動，應與主辦單位協(xié)商或提出

19、意見，退擬稿人自行 修改。三）文件需呈報董事長、總經理批閱的，由其秘書或綜合經營管理科 指定人員代為傳遞。指定人員應及時查看有無收辦文件，并負責 分送、督辦和反饋，注意相關文件的保密工作，不得因未及時查 看和催辦而延誤工作，不得將文件給無關人員閱示。四）公文內容如果涉及其他單位或部門的業(yè)務，應當辦理會簽。相關 部門、領導審閱后，應在記錄表“會簽人意見”內簽注意見并簽 名轉回會簽部門，不得直接發(fā)送給下一會簽部門或直接呈報董事 長、總經理。會簽部門應在規(guī)定的時限內辦理，未按規(guī)定時限辦 理的應及時向經辦人說明原因。同級部門會簽不分前后順序。五）原則上“司規(guī)字”文件在批準發(fā)布前應征求各部門的意見，待無

20、 異議后方報董事簽批，下發(fā)。董事長批閱后，秘書或指定人員將意 見反饋給呈報人或相關部門，要全程跟蹤、督辦。第十七條簽發(fā)公文必須經過公司董事長簽發(fā)。若董事長因公出差，可以授權或委托 其它負責人代行簽發(fā)；涉及全局性的重要公文，由董事長簽發(fā)。經領 導人簽發(fā)的文稿，不得再作任何修改，如必須改動或要求停發(fā)，應報 簽發(fā)人，改動的應重新送簽，停發(fā)的必須經簽發(fā)人批準。第十八條打印一）打印文件必須以簽發(fā)的原稿為依據(jù)，要忠于原稿，不得擅自改動， 如發(fā)現(xiàn)明顯錯誤，應與擬稿人聯(lián)系。打印的文件應符合公文規(guī)定 格式，文字清晰，排列整齊，版面美觀大方。二）公文正式印制前，辦公室應進行復核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù) 是否完備，

21、附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，有無錯別 字等。經復核需對文稿進行實質性修改的，應按程序復審。三）密級類文件打印，應指定專人負責，并注意做好保密工作。第十九條 公文校對以原稿為準，非承辦人不得擅自改動原文，校對未發(fā)現(xiàn)的差 錯由校對人負責，校對后，打印人員沒有改正的，由打印人員負責。第二十條 印章蓋在年、月、日的正中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、 日。嚴禁在空白紙、公文紙、介紹信上蓋章，以防個別有不良企圖的 人乘機進行違法亂紀活動。第二十一條 發(fā)送公文由辦公室統(tǒng)一辦理，封發(fā)公文時要對公文進行檢查，防止差錯，裝訂要整齊牢固，不漏頁，錯頁，粘頁。凡以各公司名義發(fā)的公文，由綜合經營管理科負

22、責登記、蓋章、封發(fā)，凡是以科室名義發(fā) 出的公文，由科室登記、蓋章、封發(fā)（發(fā)文登記表見附件二） 。第二十二條重要文件的制發(fā)程序下列文件必須經董事會或總經理辦公審議（或征求意見和會簽）通過 后，才可正式發(fā)文。一）基本規(guī)章和重要規(guī)章；二）各項業(yè)務的發(fā)展規(guī)劃、重大改革方案、經營政策和計劃；三）以公司名義表彰和授予集體、個人榮譽稱號；四）其它需董事會或總經理辦公會議審議的文件。經會議通過的，在制發(fā)基本規(guī)章和重要規(guī)章時，應在標題下方括號內 注明“X X年X月X日X次XXX會議通過”的字樣，會議次數(shù)用漢 字書寫。第六章收文辦理第二十三條 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、 承辦和催

23、辦等過程。一）簽收登記外來信函、傳真、特快專遞等由綜合經營管理科對來文時間、渠 道、單位、文號、標題、承辦單位等進行簽收登記。凡是以公司 為收文單位的，由綜合經營管理科負責拆封處理，凡署名為各科 室或個人的，由綜合經營管理科分發(fā)至各科室及個人，由各科室 拆封處理并辦理簽收登記手續(xù)。二）審核擬辦1、收到需要辦理的公文，綜合經營管理科應當審核。審核重點： 來文是否應該辦理，是否需要辦理，有關要求是否明確具體等;2、經審核，不應由本公司辦理的來文，經與對方核對并經綜合經 營管理科負責人批準后，可退回發(fā)文單位。3、對符合規(guī)定的公文，綜合經營管理科應當及時提出擬辦意見， 轉有關科室辦理。需要兩個以上科室

24、辦理的應當明確辦理主辦 科室。緊急公文應當注明時限要求。三）承接辦理1）承辦科室收到需要辦理的公文后，應當抓緊辦理，不得延誤、 推諉。緊急公文和有時限要求的，應當按時限要求辦理；確有 困難的，應當及時向交辦的督查人員說明。 對沒有辦理時限要 求的公文，一般在5個工作日內處理完畢，需要答復的電傳、 信函等，一般應在2個工作日內作出答復。對不屬于本科室職 權范圍或者不宜由本科室辦理的，應于收文后1個工作日內退 回綜合經營管理科并說明理由。2）對各科室的請示，必須給予回復。答復時間應結合實際限定。3）公文辦理中遇到有涉及其它科室職權范圍內的事項，主辦科室 應主動與有關科室協(xié)商，有關科室應積極配合。對有分歧意見 的，主辦科室主要負責人應出面與有關科室負責人協(xié)商；如仍 不能取得一致意見，要報請董事長裁定。四）催辦查辦批轉有關科室辦理的公文，綜合經營管理科要負責催辦、查辦、 做到緊急公文跟蹤催辦、查辦；重要公文重點催辦、查辦；一般 公文定期催辦、查辦。對下發(fā)的重要公文，應當及時了解和反饋 執(zhí)行情況。第七章公文立卷、歸檔和銷毀第二十四條 公文辦理完畢后，綜合經營管理科應及時將辦理的各類公文， 包括 文件正本、附件及有關的簽報、批示等附屬材料收集齊全完整，及時 整理立卷歸檔。第二十五條 公文歸檔，應當根據(jù)其