合同檔案管理制度

1、合同檔案管理制度為進一步加強合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實現(xiàn)公司合 同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，特制定本制度。一、本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務經(jīng)營中形成的以工程、銷售項 目為中心的資料總和，其構(gòu)成包括招標文件、應標文件、技術方案、合同文 本、二次設計方案、工程會議記要、竣工資料（清單見附表 2 2）等。二、合同檔案管理原則1 1 、合同檔案實行網(wǎng)絡管理體系，由公司合同管理組集中統(tǒng)一管理，以確 保檔案的完整、完全和有效利用。2 2、合同管理組負責統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔， 并負責監(jiān)督指導各業(yè)務分公司、各部門的合同管理工作。3 3、各業(yè)務分公司、 各部門

2、應分別建立建全合同文檔的形成、 積累、整理、 歸檔工作體系，并確定一名網(wǎng)絡人員負責合同文檔管理。三、合同文檔的移交1 1、各分公司在正式簽署合同后須將合同正本原件移交合同管理組。2 2 、合同關閉后各分公司應由指定的網(wǎng)絡管理員將全套合同資料（交接清 單參見附表3 3）向合同管理組移交。3 3、合同項目終止后各分公司須將該項目的所有技術資料匯總成冊，經(jīng)分 公司業(yè)務經(jīng)理鑒定，具有長久保存價值的技術資料向合同管理組移交。4 4、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、 完整，必須層次分明， 符合其形成規(guī)律。5 5、合同文檔移交時，必須編制檔案移交清冊并當面清點。以雙方簽字認 可后方為完成交接手續(xù)。

3、四、合同文檔的管理辦法1 1 合同文檔以年代結(jié)合項目性質(zhì)進行分類編號。2 2、保存的合同文檔每半年清理核對一次， 如有遺失、損毀，要查明原因, 及時處理，并追究相關人員責任。3 3、合同管理組要加強對合同檔案的統(tǒng)計工作，要以原始記錄為依據(jù)，編 制合同統(tǒng)計清單。4 4、合同管理組應根據(jù)實際需要編制合同檔案檢索工具，以有效地開展合 同文檔的查詢、利用工作。5 5、各分公司、各部門員工可在合同管理組查閱合同文檔，確因工作需要 須借出查閱，須經(jīng)分公司、部門主管領導簽字同意后，方可在合同管理組辦 理相關借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。6 6、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合 同文檔的安全。7 7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。8 8 、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情 節(jié)予以處罰。附 1 1：竣工資料明細表附 2 2:合同檔案交接清單附 1 1竣工資料明細表序號資 料 名 稱01工程總結(jié)報告02驗收報告03設備清單04工程圖表05設備產(chǎn)地證明06設備技術資料07工程決算表08工程檢測報告09用戶使用及評議報告10初驗報告11其它附件合同檔案交接清單合同號：交接時間:序號資料