國際會議召開管理辦法

1、精品華南理工大學(xué)舉辦國際會議管理辦法第一條 為加強學(xué)校的國際學(xué)術(shù)交流，提高國際影響力，學(xué)校鼓勵 具備條件的單位積極舉辦高水平的國際會議。為規(guī)范舉辦國際會議的管 理，特制定本辦法。第二條 本辦法所稱國際會議是指與會代表來自 3 個或 3 個以上的 國家和地區(qū)（不含港澳臺） 、以高層次學(xué)術(shù)研討為主要內(nèi)容的會議。第三條 國際交流與合作處是學(xué)校國際會議的歸口管理單位，由學(xué) 校及各單位主辦、合辦和承辦的國際會議均由國際交流與合作處負責監(jiān) 管。第四條 舉辦國際會議實行國務(wù)院和省部兩級審批制度，學(xué)校各單 位不得自行審批。一般情況下，學(xué)校舉辦的國際會議通過國際交流與合 作處報教育部審批。（一）教育部審核后報請

2、國務(wù)院審批的重大國際會議：1重要國際組織的大會與特別會議；2涉及我國核心利益、重大敏感問題以及重要國際問題的國際會議；3外賓人數(shù)在 100 人以上或會議總?cè)藬?shù)在 400 人以上的社科類國 際會議，以及外賓人數(shù)在 300 人以上或會議總?cè)藬?shù)在 800 人以上的自然 科學(xué)的國際會議；4外國政府正部長及以上官員或前國家元首、 政府首腦出席的國際 會議；5邀請黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人出席的國際會議。（二）教育部審批的一般性國際會議：1外賓人數(shù)在 100 人以下或會議總?cè)藬?shù)在 400 人以下的社科類國可編輯精品際會議，以及外賓人數(shù)在 300 人以下或會議總?cè)藬?shù)在 800 人以下的自然 科學(xué)領(lǐng)域的國際會議；2 .國

3、際合作項目中的工作會議。第五條 要嚴格控制舉辦國際會議的總量，未經(jīng)批準不得擅自對外 申辦或承諾。凡不符合規(guī)定、無實質(zhì)內(nèi)容的國際會議一律不得舉辦或承 辦。如無特殊需要，未經(jīng)批準，原則上不搞固定年會或與外方輪流開會 機制。對已經(jīng)形成機制的國際會議，要由該國際會議的業(yè)務(wù)主管部門會 同有關(guān)部門，對會議的重要性和可持續(xù)性等進行評估，效果不明顯的， 應(yīng)及時調(diào)整或清理。第五條 重大國際會議于每年 9月初通過國際交流與合作處向教育 部進行預(yù)報；一般性國際會議按上半年會議和下半年會議，分別于每年 9 月初和 2月初進行預(yù)報。 外賓人數(shù)在 30 人以下的小型自然科學(xué)技術(shù)類 國際會議可不預(yù)報（預(yù)報國際會議的年份是指

4、會議對外宣布或承諾的年 份，不是會議召開的具體年份）。第六條 國際會議至少提前半年通過國際交流與合作處向教育部進 行報批。如有臺灣地區(qū)與會人員，還需加報廣東省人民政府臺灣事務(wù)辦 公室審批（報批國際會議的年份是指會議對外宣布或承諾的年份，不是 會議召開的具體年份）。第七條 教育部會議批件下達后，舉辦單位方可對外發(fā)出會議通知，并應(yīng)盡快成立組織委員會，落實會務(wù)籌備和組織工作。第八條如需為與會代表辦理“被授權(quán)單位簽證通知”，舉辦單位須 在會議舉辦前 2 個月將“外國人來華簽證申報表”送交國際交流與合作 處，由國際交流與合作處報送廣東省人民政府外事辦公室。第九條 原則上不邀請外國政要、前政要及外國駐華使

5、（領(lǐng)）館人可編輯精品員參加國際會議，如確有必要邀請，則需經(jīng)學(xué)校和教育部批準同意后， 方可向?qū)Ψ酱_認。第九條 原則上不得跨地區(qū)舉辦國際會議。第九條 嚴格執(zhí)行財政部制定的在華舉辦國際會議財務(wù)管理等有關(guān) 規(guī)定，合理編制會議預(yù)算，嚴格控制經(jīng)費支出。依照同類國際會議的慣 例，按照注冊費、論文集資料費、食宿費、大型宴會費、專家講座費等 項目，會議舉辦單位可收取必要的費用（少數(shù)高水平特邀專家可適當減 免），力爭經(jīng)費自籌，以會養(yǎng)會，盡量減少國家經(jīng)費 （包括各類科研經(jīng)費） 的支出。第十條 學(xué)校設(shè)立專項資金，必要時適當資助學(xué)校及各單位主、承 辦的國際會議。國際交流與合作處負責對會議性質(zhì)、規(guī)模、水平、預(yù)算 等進行審查，確定資助額度并報主管校領(lǐng)導(dǎo)審批。第十一條 在校內(nèi)舉行國際會議所需要的住宿、用餐、會議用房、用車等會務(wù)組織工作，由舉辦單位與校內(nèi)相關(guān)單位協(xié)商解決。第十二條 禁止利用國際會議進行公費旅游、營利創(chuàng)收，損害學(xué)校 形象；不得接受不明背景的或別有企圖的國（境）外機構(gòu)的贊助，損害 國家利益。第十三條 會議期間形成的有關(guān)文字材料、重要照片、講話錄音和 錄像等材料應(yīng)及時歸檔， 并按照教育部會議批復(fù)的要求撰寫會議總結(jié)報 告， 于會后 2個月內(nèi)交國際交流與合作處審查后，分寄教育部國際交流 與合作司和教育部國際學(xué)術(shù)動態(tài)編輯部。第十四條 舉辦雙邊會議、兩岸會議參照此辦法執(zhí)行。第十五條 本辦法自公布之日起施行，