中國建筑股份有限公司內(nèi)部控制手冊合同及法律事務管理(2011修訂)

1、第五章 合同及法律事務管理 (2011修訂)21 合同管理業(yè)務流程 一、業(yè)務目標 確保合同管理符合國家法律、法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求； 規(guī)范合同管理制度及管理模式，依據(jù)公平公正及誠實信用原則訂立合同，依法有效監(jiān)督、管理，保證履約順利進行，維護企業(yè)合法權益； 逐步建立體系化合同管理平臺，實現(xiàn)資源共享，提高企業(yè)整體合約管理水平，保證合同數(shù)據(jù)庫信息的真實、準確、完整，符合企業(yè)合同管理及信息披露的要求。 二、業(yè)務風險 合同條款違反國家法律法規(guī)規(guī)定，導致合同效力出現(xiàn)瑕疵或者引發(fā)訴訟糾紛，造成企業(yè)經(jīng)濟及名譽損失； 合同的訂立、簽署和履約缺乏有效的管理，可能導致合同談判失誤、權責不清、索賠不暢等，影響企

2、業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的順利進行，損害企業(yè)及中小股東利益； 合同備案、臺賬及履約報表管理系統(tǒng)等管理不完善，導致企業(yè)合同臺賬信息缺失或者出現(xiàn)重大遺漏，無法滿足企業(yè)信息披露的要求。 三、業(yè)務范圍 該子流程主要描述了中國建筑股份有限公司（以下簡稱為“股份公司”）關于合同訂立及合同履約管理的相關流程，包括合同訂立中的合同審核，對合同訂立及履約情況的監(jiān)督、檢查、考核和評估，合同文件備案管理等。合同管理主要有兩種情況，即以股份公司名義簽署的合同管理和二級單位以本單位名義簽署的合同 83 的管理，股份公司各二級單位根據(jù)股份公司合同管理制度相關管理原則開展對以本單位名義簽署合同的管理工作。在執(zhí)行合同管理業(yè)務過程中，應確保

3、不相容職責相分離。 四、業(yè)務流程描述 1 合同審批 1.1 合同相對方的確定與審批 1.1.1 合同進行招、投標或簽署前，合同實施單位（指實施合同的股份公司業(yè)務主管部門或下屬單位，下同）對合同對方資信狀況進行調(diào)查和評估，屬于工程承包、分包類合同的，由經(jīng)辦人填寫中建股份公司合同對方資信情況調(diào)查評估表，作為合同審核的重要依據(jù)資料。 股份公司二級單位以自己名義簽署合同，參考股份公司合同管理規(guī)定相關流程，審查相對方資信情況，自行決定是否制作資信評審文件。 1.1.2 中建股份公司合同對方資信情況調(diào)查評估表經(jīng)合同經(jīng)辦責任人和合同實施單位負責人批準簽署后，在辦理合同文件用印時交由股份公司法律事務部存檔備查

4、并記入股份公司合同專用章使用登記表。 1.2 合同文件的審批 1.2.1 根據(jù)工程內(nèi)容的不同，由合同實施單位負責制作合同文本，依照股份公司合同管理制度規(guī)定對合同進行分級書面審核（分級審核權限參見本流程第1.2.3條），填寫合同文件審批會簽單，參與評審部門在合同文件審批會簽單中填寫意見。 1.2.2 合同實施單位進行合同評審后，報有權批準人在合同文件審批會簽單簽字審批（有權批準人權限見本流程第1.2.3條）。合同文件審批會簽單于申請使用股份公司合同專用章時交由股份公司法律事務部存檔備案。 1.2.3 根據(jù)股份公司合同管理制度規(guī)定，合同文件的審批權限如下： 合同額10億人民幣以下（含本數(shù)）的境內(nèi)房

5、建及基礎設施工程承包合同，5億美元以下（含本數(shù)）的境外工程承包合同，由業(yè)務主管事業(yè)部（業(yè)務 84 部）組織有關子部門會同審核后，按股份公司常規(guī)授權權限由有權批準人進行審批； l 前述額度以上的合同，事業(yè)部（業(yè)務部）組織有關子部門會同審核，并送股份公司財務、法律事務部會同審核，填寫股份公司總部部門會同審核表后，按股份公司常規(guī)授權權限由有權批準人書面簽署審批； l 子公司使用股份公司資質(zhì)承接境內(nèi)基礎設施和境外項目的，子公司組織有關部門對工程承包合同進行會同審核，并分別報送業(yè)務主管事業(yè)部（業(yè)務部），進行分級審核后，按股份公司常規(guī)授權權限由有權批準人進行審批； l 子公司使用股份公司資質(zhì)承接境內(nèi)房建項

6、目的，子公司組織有關部門對工程承包合同進行會同審核后，報經(jīng)股份公司市場與項目管理部，送財務、法律事務部會同審核，按股份公司常規(guī)授權權限由有權批準人進行審批； l 股份公司簽署工程承包合同外的其他類合同的，一般需財務、法律事務部會同審核。經(jīng)會同審核后，按股份公司常規(guī)授權權限由有權批準人進行審批； l 股份公司常規(guī)授權具體審批權限參見股份公司授權管理規(guī)定（試行）。 1.2.4 選擇確定合同相對方之后，二級單位組織相關部門進行合同評審，由有權批準人進行審批,具體批準額度由二級單位控制. 2 合同的簽署和備案 2.1 合同簽署 2.1.1 合同經(jīng)過審核程序之后，由合同實施單位申請股份公司法定代表人或公

7、司授權委托的人簽署合同文件，并按照股份公司授權管理制度的規(guī)定進行聯(lián)簽，加蓋合同專用章。 2.1.2 聯(lián)簽是指，股份公司常規(guī)授權被授權人，及公司相關領導、職能部門等授權事項約束、責任主體，在最終合同及決策文件上聯(lián)合簽署的行為。聯(lián)簽有A角+B角+草簽人和主簽人+草簽人兩種形式。具體參考股份公司授權管理制度（試行）。 85 2.2 合同用印 2.2.1 申請單位申請使用股份公司合同專用章的，由經(jīng)辦人填寫股份公司合同專用章使用申請表，報有權批準人批準簽字后，送股份公司法律事務部審核用?。ㄓ袡嗯鷾嗜藱嘞抟姳玖鞒痰?.2.3條）。合同批準人為股份公司分管副總經(jīng)理（含）以上領導的，申請單位以簽報方式報股份公

8、司領導審批簽字。缺少合同會同審核、批準文件，以及代簽而缺少授權委托書等，不符合股份公司合同管理制度基本管理要求的合同不予用印，要求補辦或者退回處理。 2.2.2 各二級單位以自己名義對外簽署合同，根據(jù)本單位權限進行內(nèi)部評審程序，交由有權批準人進行批準后簽署用印。 2.3 重大合同備案 2.3.1 股份公司簽署的重大合同，法律事務部留存原件一份備案。經(jīng)招投標中標的，各業(yè)務部門或單位于收到中標通知書后，立即通知法律事務部，并報送中標通知書復印件或電子掃描件，以保證及時對外進行信息披露。（重大合同的標準參見股份公司公司合同管理制度）。 2.3.2 股份公司各二級單位依照中建股份公司新簽合同臺賬，將以

9、自己名義簽署的所有總承包合同，制作合同臺賬并報送股份公司法律事務部。其中的重大合同，填寫工程項目總承包合同卡片報送股份公司法律事務部，并于合同簽訂后，及時將合同原件一份報股份公司法律事務部。經(jīng)招投標中標的，各單位于收到中標通知書后，立即通知股份公司法律事務部，并報送復印件或電子掃描件，以保證及時對外進行信息披露。 2.3.3 股份公司法律事務部收到二級單位提交的2.3.2的資料后，根據(jù)報送情況進行整理。對重大合同文件及中標通知書統(tǒng)一留存?zhèn)浒?；對電子報表文件進行存檔。以備合同履約管理的需要。 3 合同履約管理 3.1 合同履約策劃 3.1.1 工程承包、項目開發(fā)類合同，由合同實施單位組織有關人員

10、，于合同簽署后及時編制合同履行策劃書，開展合同履行策劃管理。合同履 86 行策劃書經(jīng)合同實施單位合同歸口管理部門及有關部門審核，單位分管領導（含）以上負責人簽字批準后組織實施。 3.1.2 股份公司法律事務部采取措施開展履約監(jiān)控管理，對股份公司合同履行管理情況進行監(jiān)督、檢查，檢查要求依據(jù)部門工作計劃以通知形式下發(fā)。檢查后，股份公司法律事務部對檢查情況出具合同檢查報告并反饋給合同實施單位，就提出的具體問題及時整改處理，保障在履約過程中維護公司合法權益，防范和控制合同風險。各單位根據(jù)合同檢查報告內(nèi)容進行整改。 3.2 合同簽署及合同文件備案 3.2.1 法律事務部對合同簽署及用印情況進行登記。業(yè)務

11、主管部門建立合同臺賬，填寫中建股份公司新簽合同臺賬及工程項目總承包合同卡片，并按月送法律事務部匯總留檔，法律部設專人進行管理。 3.2.2 股份公司工程項目委托子公司實施和管理的，或者股份公司事業(yè)部（業(yè)務部）實施和管理的項目，由合同實施單位組織編制填寫工程總承包合同履行情況報表、工程項目分包合同簽訂及用印情況臺賬，并按月報送股份公司法律事務部留檔。 五、相關制度目錄 1 中華人民共和國合同法及相關司法解釋 2 中華人民共和國公司法 3 中國建筑股份有限公司合同管理制度 4 中國建筑股份有限公司授權管理制度（試行） 5 中建股法函字20089號關于報送合同臺賬、報表以及重大合同備案的通知 六、主

12、要控制點 1 合同相對方資信調(diào)查 87 2 合同訂立的評審 3 合同有權批準人授權及書面審批簽字 4 合同有權簽署人授權 5 合同文件簽署及聯(lián)簽 6 合同用印申請和評審 7 合同文件備案 8 合同履約監(jiān)控 七、檢查資料 1 股份公司合同對方資信情況調(diào)查評估表 2 股份公司合同專用章使用記錄 3 合同文件審批會簽單 4 股份公司總部部門會同審核表 5 合同文件評審記錄 6 股份公司合同專用章使用申請表 7 合同履行策劃書 8 中建股份公司新簽合同臺賬 9 工程項目總承包合同卡片 10 中建股份公司新簽合同臺賬 11 工程總承包合同履行情況報表 12 工程項目分包合同簽訂及用印情況臺賬 13 合同

13、檢查報告 八、業(yè)務流程圖（略） 88 第五章 合同及法律事務管理 22 法律糾紛案件管理業(yè)務流程 業(yè)務目標 案件處理及時、策劃充分、程序合法，避免或減少企業(yè)損失，維護企業(yè)合法利益； 案件管理過程遵守國家相關法律、法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度的要求； 完善案件管理考核體系，確保案件管理考核公正、合理。 業(yè)務風險 未能及時、恰當?shù)奶幚矸杉m紛案件，使企業(yè)利益受到損失； 違反國家法律、法規(guī)的要求，可能使企業(yè)遭受外部處罰，給企業(yè)造成經(jīng)濟及名譽損失； 案件管理缺乏公正、合理的考核，影響案件管理工作效率的提高，缺乏對企業(yè)經(jīng)營活動的有序進行的充分保障。 業(yè)務范圍 該子流程主要描述了中國建筑股份有限公司（以下簡稱“

14、股份公司”）法律糾紛案件管理的相關流程，主要包括案件處理主體的確定與審批、案件策劃方案的制定及實施、案件歸檔、案件考核范圍及指標確定、案件考核檢查等，在法律糾紛案件管理業(yè)務過程中，應確保案件處理及時、程序合法。 業(yè)務流程描述 89 1 案件處理責任主體確定 1.1 股份公司或各單位在決定起訴時，或者接到應訴通知后，經(jīng)辦業(yè)務部門及時將相關資料報送本單位法律事務部門。 1.2 各單位法律事務部門收到應訴或起訴材料后，收集整理與案件有關的各種資料，對應當由上級單位法律事務部門決定處理責任主體的案件，及時將案件資料以書面報告形式報送上級單位法律事務部門審批確定案件處理責任主體。非由上級單位法律事務部門

15、決定處理責任主體的案件，由本單位法律事務部門負責處理。 1.3 上級單位法律事務部門收到下級單位報送的案件資料后，對案件情況進行了解分析，決定自行處理或以書面通知方式交由下屬單位處理。 1.4 股份公司法律事務部可直接決定案件處理責任主體。 2 案件策劃審批與執(zhí)行 2.1 案件策劃審批 2.1.1 案件處理責任單位法律事務部門在收到應訴材料或者提起訴訟前組織召開案件準備會，調(diào)查了解案件基本情況。通過案件準備會掌握了案件基本情況之后，案件處理責任單位的法律事務部門根據(jù)案件標的決定制作案件策劃書。 2.1.2 案件策劃書制作完畢后，對應當由上級單位法律事務部門進行審批的，及時將案件策劃書報上級單位

16、法律事務部門審批。上級單位法律事務部門收到相關資料后，以書面回復形式作出批準或不予批準案件策劃書的決定。 2.1.3 股份公司法律事務部直接參與處理的案件，案件策劃書由發(fā)案單位制作，股份公司法律事務部審批后，以書面回復形式作出批準或不予批準案件策劃書的決定。 2.2 案件策劃執(zhí)行 2.2.1 案件策劃書經(jīng)批準后立即執(zhí)行，案件處理責任單位根據(jù)策劃書確定的方案開展案件處理工作。 2.2.2 案件處理過程中具體情況發(fā)生變化，原案件策劃書確定的方案不宜繼 90 續(xù)實施的，案件處理責任單位法律事務部門及時調(diào)整案件策劃書方案，并報上級單位法律事務部門審批（同2.1.2）。 3 案件資料歸檔 3.1 案件處

17、理責任單位法律事務部門在收到案件裁判文書資料或執(zhí)行程序結束后及時撰寫法律糾紛審理結案報告或法律糾紛執(zhí)行結案報告，經(jīng)部門主管領導或總法律顧問審核簽字確認后，與裁判文書資料一并報上級單位法律事務部門備案。法律糾紛審理結案報告和法律糾紛執(zhí)行結案報告可合并撰寫。 3.2 案件處理責任單位法律事務部門在案件處理過程中，注意案卷材料的保管，做到一案一檔，并分審理卷和執(zhí)行卷分別歸檔。案卷材料中的原件統(tǒng)一保存在各單位法律事務部門。 3.3 對于法院或仲裁機構已經(jīng)作出生效裁判文書，但因涉及執(zhí)行問題未處理完畢的案件，先將審理卷整理完畢。 3.4 上級單位制作管理檔案的案件，下級單位及時將發(fā)生的檔案材料復印件報送上

18、級單位法律部。股份公司下屬各單位發(fā)生的以股份公司為一方當事人的案件，股份公司法律事務部應制作管理檔案。 案件管理考核 4.1 案件管理考核范圍和目標的確定 4.1.1 法律糾紛案件考核包括股份公司對二級單位的法律糾紛案件的考核，也包括二級單位對其下屬單位法律糾紛案件的考核。 4.1.2 股份公司對二級單位進行考核的案件目標，由股份公司法律事務部確定。二級單位對其下屬單位進行考核的案件目標，由二級單位法律事務部門確定。案件考核目標確定后，考核單位與被考核單位簽訂案件考核責任狀。 4.2 簽署案件考核責任狀 股份公司法律事務部案件管理崗位人員擬定每年與二級單位簽訂案件考核責任狀，經(jīng)部門主管領導對考

19、核的范圍與目標的恰當性進行審核 91 后，以股份公司名義與二級單位主要負責人簽訂案件考核責任狀；二級單位法律事務部門案件管理崗位人員擬定每年與其下屬單位簽訂案件考核責任狀的范圍及目標，經(jīng)部門主管領導審核后，以二級單位名義與其下屬單位主要負責人簽訂案件考核責任狀。案件考核責任狀主要內(nèi)容包括案件名稱、主體、標的額、考核目標等。案件考核責任狀簽訂后分別由股份公司法律事務部和二級單位法律事務部門備案。 4.3 案件管理考核檢查 4.3.1 股份公司法律事務部每年組織開展股份公司系統(tǒng)案件管理考核檢查。二級單位每年組織開展本單位范圍內(nèi)案件管理考核檢查。考核檢查以集中查閱法律文書方式進行。 4.3.2 案件

20、考核檢查工作完成后，考核單位撰寫考核檢查報告，經(jīng)總法律顧問或主管領導審批并簽字確認后，將考核檢查報告反饋被考核單位。被考核單位根據(jù)考核檢查報告反映出的問題對工作進行改進。 相關制度目錄 1 中華人民共和國民事訴訟法 2 中華人民共和國仲裁法 3 中建總公司法律事務管理制度 4 中國建筑股份有限公司法律糾紛案件管理辦法 主要控制點 1 案件處理責任主體的確定 2 案件策劃書審批 3 案件策劃書執(zhí)行 4 案件資料歸檔 5 考核案件范圍及目標的確定 92 6 案件考核檢查 檢查資料 1 應訴通知、起訴材料 2 案件策劃書 3 案件證據(jù)資料 4 生效法律文書 5 法律糾紛審理結案報告/法律糾紛執(zhí)行結案

21、報告 6 案件考核責任狀 7 考核檢查報告 八、業(yè)務流程圖（略） 93 第五章 合同及法律事務管理 23 重大經(jīng)營活動法律審查管理業(yè)務流程 一、業(yè)務目標 確保重大經(jīng)營活動符合國家有關法律、法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度的規(guī)定； 規(guī)范重大經(jīng)營活動的法律審查管理，促進企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營健康發(fā)展； 通過重大經(jīng)營活動法律審查，避免或減少企業(yè)資產(chǎn)損失，保護企業(yè)利益。 二、業(yè)務風險 重大經(jīng)營活動違反國家法律法規(guī)，導致企業(yè)遭受法律制裁及名譽損失； 對重大經(jīng)營活動缺少規(guī)范的管理，可能影響企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務發(fā)展； 對重大經(jīng)營活動缺少有效的法律審查，可能造成企業(yè)資產(chǎn)流失，損害企業(yè)及股東利益。 三、業(yè)務范圍 該子流程主要描述

22、了中國建筑股份有限公司（以下簡稱“股份公司”）關于重大經(jīng)營活動（主要指招標、投標、投資、融資、擔保、產(chǎn)權轉(zhuǎn)讓及企業(yè)分立、合并、改制、重組、破產(chǎn)、解散、收購與反收購、知識產(chǎn)權保護等）法律審查的相關業(yè)務流程，主要包括重大經(jīng)營活動法律審查的申請、對重大經(jīng)營活動的法律審查以及法律審查意見的反饋和歸檔等。 四、業(yè)務流程描述 94 1 重大經(jīng)營活動法律審查的申請 1.1 重大經(jīng)營活動發(fā)生時，各業(yè)務部門向法律事務部提出重大經(jīng)營活動法律征詢意見函，同時提交重大經(jīng)營活動相關的書面文件資料，并對該文件資料的真實性負責，相關文件資料須能清楚說明重大活動發(fā)生發(fā)展的情況，法律事務部據(jù)此辦理重大經(jīng)營活動法律審查。 2 重

23、大經(jīng)營活動法律審查 2.1 法律事務部門按照業(yè)務部門的要求及時完成對重大經(jīng)營活動的審查，但審查時限一般不得少于2個工作日，需業(yè)務部門補充提供材料的，審查時限相應順延，緊急情況下需要審查的，不受上述時限的限制，但也應給予必要的審查時間。 2.2 法律事務部門指定專門崗位人員進行重大經(jīng)營活動法律風險的審查，并將審查結果以書面的法律意見書的形式出具，法律事務部門負責人對審查結果予以簽字確認。 3 法律審查意見的反饋和歸檔 3.1 法律審查完成后法律事務部將法律意見書反饋至相關業(yè)務部門，供重大經(jīng)營活動參考。 3.2 法律事務部負責將審簽后的法律意見書進行整理存檔，并指定專門崗位人員編制重大經(jīng)營活動法律

24、審查統(tǒng)計報表。 五、相關制度目錄 1 中國建筑工程總公司重大經(jīng)營活動法律審查規(guī)定 2 中國建筑股份有限公司合同管理制度 六、主要控制點 1 重大經(jīng)營活動法律審查申請 95 2 重大經(jīng)營活動的法律審查 七、檢查資料 1 法律征詢意見函 2 重大經(jīng)營活動法律審查統(tǒng)計報表 3 法律意見書 八、業(yè)務流程圖（略） 96 第五章 合同及法律事務管理 24 授權管理業(yè)務流程 一、業(yè)務目標 確保授權管理符合國家法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度要求； 規(guī)范授權管理體系，促進企業(yè)經(jīng)營管理體系化、規(guī)范化發(fā)展。 二、業(yè)務風險 違反國家法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度的要求，導致企業(yè)遭受名譽損失和訴訟風險； 授權管理出現(xiàn)漏洞，導致

25、權限混亂、權限不明、無權代理等現(xiàn)象的發(fā)生，影響企業(yè)正常經(jīng)營。 三、業(yè)務范圍 該子流程主要描述了中國建筑股份有限公司（以下簡稱“股份公司”）授權管理的相關業(yè)務流程。主要包括授權的申請、審批和辦理等內(nèi)容。本文中的授權主要指股份公司有權審批人對以股份公司資質(zhì)對外承接經(jīng)營項目時投標簽約的授權管理，在執(zhí)行授權管理業(yè)務過程中，嚴格遵守中國建筑股份有限公司授權管理制度（試行）等相關制度執(zhí)行，嚴禁越權審批。 四、業(yè)務流程描述 1 授權的申請 97 1.1 股份公司總部各業(yè)務主辦部門辦理授權并且屬于事業(yè)部申請的，由事業(yè)部內(nèi)部組織審核會簽，填寫股份公司授權申請表，屬于股份公司職能部門的，由該職能部門負責組織股份公司內(nèi)部相關部門審核。 1.2 股份公司各子公司在使用股份公司資質(zhì)承接項目時，經(jīng)內(nèi)部審批后填寫股份公司授權申請表，連同內(nèi)部審批文件報股份公司相關業(yè)務主管部門。根據(jù)所承接的經(jīng)營項目的種類不同，相對應的股份公司業(yè)主管部門設置如下： 子公司使用股份公司資質(zhì)承接境內(nèi)房建工程項目，報股份公司市場與項目管理部辦理； 子公司使用股份公司資質(zhì)承接境內(nèi)基礎設施工程項目，報股份公司基礎設施事業(yè)部辦理； 子公司使用股份公司資質(zhì)承接境外工程項目，報股份公司海外事業(yè)部辦理。 2 授權的審批 2.1 業(yè)務主管部門將授權申請材料提交股份公司有權批準人審批。（股份公司業(yè)務主管部門總經(jīng)理為有權批準人審批時，直接在股份