檔案管理制度匯編

1、檔案管理制度匯編檔案管理制度匯編西峰區(qū)愛(ài)衛(wèi)辦檔案室二 O二年一月1檔案室工作制度.32檔案材料歸檔規(guī)定.43檔案管理人員崗位職責(zé) .54.文書(shū)檔案歸檔制度.65檔案借閱與利用制度.76.聲像檔案管理規(guī)定 .97檔案的鑒定、銷(xiāo)毀 .108.檔案保密.119.檔案管理檢查制度.1210.消防安全13檔案室工作制度一、 收集、整理、保管單位的文書(shū)、財(cái)會(huì)、科研、人事、聲像等所有檔案。二、 收集、整理、保管與檔案有關(guān)的內(nèi)部書(shū)刊等參考資料、證件。三、 修裱、復(fù)制字跡退色、紙張老化和損壞的文件材料。四、 對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。五、 定期會(huì)同有關(guān)業(yè)務(wù)人員根據(jù)檔案保管期限表，對(duì)全部檔案

2、進(jìn)行鑒定，將通過(guò)鑒定揀出確無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后到保密局指定地點(diǎn)進(jìn)行銷(xiāo)毀。六、 根據(jù)各項(xiàng)工作需要，積極為領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)提供檔案信息，為黨、政及管理工作服務(wù)。七、 根據(jù)工作需要，積極匯編文件資料和編制各種專(zhuān)題目錄、索引、卡片等檢索工具。檔案材料歸檔規(guī)定一、 檔案的歸檔范圍：文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、教學(xué)檔案、人事檔案、聲像檔案等。二、 單位辦理完畢的具有保存價(jià)值的文件材料，按各類(lèi)檔案的整理方法， 裝成數(shù)盒， 在翌年的上半年內(nèi)向檔案館移 交。三、 歸檔的文件材料應(yīng)按它們自然形成的規(guī)律，保持它們的內(nèi)部聯(lián)系，根據(jù)具體情況裝成數(shù)盒，使歸檔的檔案能正 確反映本單位各項(xiàng)工作活動(dòng)，并且便于查找利用。四、

3、 單位在整理檔案時(shí)必須把黨群和行政的文件材料分開(kāi)整理歸檔。五、 具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，盒內(nèi)文件要逐張編號(hào)，備有文件目錄，并附上“備考表”。六、 向檔案館歸檔的檔案，應(yīng)編有檔案目錄。檔案館接收檔案時(shí)應(yīng)查對(duì)清楚，并由交接雙方在移交目錄上簽字檔案管理人員崗位職責(zé)1、依照檔案法認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，不斷提高專(zhuān)業(yè)水 平。2、認(rèn)真貫徹落實(shí)上級(jí)檔案管理機(jī)關(guān)有關(guān)規(guī)章制度和管理辦 法，嚴(yán)格執(zhí)行檔案分類(lèi)管理標(biāo)準(zhǔn)。3、負(fù)責(zé)全年文書(shū)檔案管理及歸檔工作。4、負(fù)責(zé)制定業(yè)務(wù)管理辦法，對(duì)文件收發(fā)工作進(jìn)行指導(dǎo)。5、負(fù)責(zé)定期對(duì)辦公人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。6、按月對(duì)文件及時(shí)歸檔整理。7、認(rèn)真及時(shí)地進(jìn)行各類(lèi)檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)工

4、作及時(shí)立卷歸檔。8、全年工作結(jié)束后，負(fù)責(zé)全部檔案資料的接收和移交工作文書(shū)檔案歸檔制度一、單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的有價(jià)值的材料由專(zhuān)職檔案人員 負(fù)責(zé)收集整理，立卷后向區(qū)檔案局按時(shí)歸檔。二、文件材料歸檔的基本要求1、歸檔的文件材料必須齊全完整。2、歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映本單位黨群、行政、技術(shù) 等項(xiàng)活動(dòng)地真是內(nèi)容和歷史過(guò)程。3、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。三、歸檔案卷必須做好下列幾項(xiàng)1、必須按中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局發(fā)布的有關(guān)文件執(zhí)行。2、歸檔的文件材料，應(yīng)按照其自然形成規(guī)律分類(lèi)、整理，使 其準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地反映本單位的管理活動(dòng)。3、歸檔文件材料采用A4木漿亮白紙，格式統(tǒng)一，必須

5、做到 線條、字跡清楚，書(shū)寫(xiě)端正，嚴(yán)禁使用易變色、褪色的墨水 書(shū)寫(xiě)。4、向檔案局歸檔的檔案，必須有移交目錄，清點(diǎn)無(wú)誤后雙方 厲行簽字。5、歸檔時(shí)間隨辦隨歸，最遲不超過(guò)第二年三月三十日。6、各類(lèi)文件材料，一般要求歸檔一式一份，比較重要的或利 用頻繁的文件材料，可適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。檔案借閱與利用制度一、為了保護(hù)國(guó)家秘密，維護(hù)檔案的完整與安全，必須嚴(yán)格 檔案的借閱制度，遵守檔案法的規(guī)定。二、工作需要，借閱一般檔案材料者，可直接與檔案室聯(lián)系 借閱，借期為3-6天，要按期歸還， 不能轉(zhuǎn)借或復(fù)印給他人利 用。不得向外單位提供。三、借閱黨的核心機(jī)密（如黨總支會(huì)議記錄，紀(jì)檢工作等） 有關(guān)案卷、借閱密集的檔案材料

6、、重要的財(cái)務(wù)檔案必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后才能借閱，只供在單位內(nèi)部查閱，不能外借，需要時(shí)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可復(fù)印需要部分頁(yè)碼材 料，用后要?dú)w還復(fù)印件注消?？萍紮n案中的原始資料不外借， 只供在閱覽室查閱需要時(shí)可借閱復(fù)印件。凡離開(kāi)本單位一個(gè) 月者應(yīng)提前把檔案歸還。檔案室有權(quán)調(diào)回急用的科技檔案。四、所有檔案材料、圖紙，借閱時(shí)不論任何理由都不能涂改、 增刪字，圈劃?rùn)n案材料，抽拆畫(huà)線，剪裁，保持檔案的完整 與整潔。五、如有損毀、丟失或擅自毀掉檔案現(xiàn)象者按檔案法有 關(guān)規(guī)定處理，直至追究法律責(zé)任。六、借閱檔案人員離職，或調(diào)離本單位，所借閱的檔案材料 一律要還清，不準(zhǔn)帶走，否則檔案室及上級(jí)部門(mén)有權(quán)不在調(diào) 動(dòng)

7、清單簽字。七、任何個(gè)人不得代外單位人員借閱檔案材料，不得向外單 位人員提供一切檔案材料，不得私帶外單位人員到檔案室查 閱。外單位人員借閱檔案，須持本單位介紹信，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批 準(zhǔn)，不能復(fù)印任何檔案材料。凡與本單位需借閱檔案時(shí)，須 經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意并下達(dá)通知由接洽人員按規(guī)定辦理借閱手 續(xù)。八、借閱檔案必須辦理借閱登記手續(xù)，借閱歸還時(shí)應(yīng)當(dāng)面點(diǎn) 收清楚，完善注銷(xiāo)手續(xù)，并填寫(xiě)檔案利用效果登記表聲像檔案管理規(guī)定一、歸檔范圍1、本單位大型會(huì)議聲像主要材料：照片、錄像、錄音帶。2、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查工作及作指示、講話的聲像材料。3、必要的技術(shù)會(huì)議，有重大意義的活動(dòng)照片、錄像帶。4、反映單位重大檢查、驗(yàn)收活動(dòng)的錄像帶。5

8、、與其他載體檔案有密切聯(lián)系的，以及其他有保存價(jià)值的照10片、錄像帶 二、歸檔的基本要求1、底片、照片說(shuō)明要齊全，字跡工整。2、底片與照片和影像要相符。3、文字說(shuō)明的成分主要包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)人物、背景、 攝像等六要素要填寫(xiě)齊全。三、保管和利用1、聲像檔案是特殊的載體材料，要比其他檔案更應(yīng)注意保管，要保存在溫度14-24C，相對(duì)濕度40-60%的庫(kù)房?jī)?nèi)，為了避 免磁帶磁化，要使用防磁柜，長(zhǎng)期保存的磁帶，每季度要倒 放一次。2、 珍貴的照片、錄像帶、錄音帶要復(fù)印一套備用。底片要注 意防潮。3、 檔案人員應(yīng)做好聲像檔案保管和提供利用。檔案的鑒定、銷(xiāo)毀檔案室應(yīng)認(rèn)真做好檔案鑒定，即歸檔前對(duì)文件材料的鑒

9、 別保管期限劃分和對(duì)已到期的檔案存毀的鑒定。一、先由檔案人員進(jìn)行初步鑒定后，由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)進(jìn) 行案卷的審閱，從而確定保管期限和存毀的意見(jiàn)。二、鑒定應(yīng)定期進(jìn)行，原則上在本年度上半年一次，下11半年一次三、檔案通過(guò)鑒定，要求達(dá)到劃分保管期限正確，如發(fā) 現(xiàn)案卷中文件材料不齊不完整或其它缺陷時(shí)應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充修 改。四、經(jīng)鑒定銷(xiāo)毀的檔案材料，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)， 并編制銷(xiāo)毀注冊(cè)備案。五、經(jīng)鑒定銷(xiāo)毀檔案材料必須送保密紙廠進(jìn)行銷(xiāo)毀，并 有檔案人員監(jiān)銷(xiāo)。檔案保密一、嚴(yán)格遵守 中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法 和中 華人民共和國(guó)檔案法 ，維護(hù)檔案的機(jī)密和安全。二、按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，未經(jīng)許可，不得擅自外借、 轉(zhuǎn)借1

10、2三、檔案管理人員必須遵守以下保密守則：1、不該說(shuō)的秘密不說(shuō)；2、不在私人交往和通訊中泄露有關(guān)內(nèi)容；3、不將檔案材料提供給無(wú)關(guān)人員閱看；4、不私自錄制、復(fù)印、拍攝、摘錄、收藏檔案四、檔案人員調(diào)動(dòng)時(shí)，必須辦理檔案移交手續(xù)。檔案管理檢查制度13、安全檢查方式1、定期檢查：每季度一次。2、不定期檢查：根據(jù)當(dāng)時(shí)安全工作情況針對(duì)某種傾向性問(wèn)題 進(jìn)行檢查。3、節(jié)假日檢查：針對(duì)“五一”、“十一、”元旦、春節(jié)期間安全意識(shí) 淡化的問(wèn)題，進(jìn)行強(qiáng)化落實(shí)安全防范措施檢查。二、安全檢查主要內(nèi)容1、貫徹安全方針、政策、法規(guī)、決定、制度等執(zhí)行情況。2、各類(lèi)防護(hù)裝置是否完好。3、檔案庫(kù)房是否保持清潔。4、防潮、防蛀、以及設(shè)備安全運(yùn)行情況。5、隱患整改情況。三、報(bào)告與反饋1、對(duì)檢查出來(lái)的問(wèn)題，要積極自治整改，并及時(shí)上報(bào)，保證 檔案的安全保管。2、檢查中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題在未解決之前必須采取可靠安全防范措 施，防止事故發(fā)生。3、對(duì)檢查的問(wèn)題要求積極整改而造成后果的追究其責(zé)任。14消防安全為了確保室藏檔案資料的安全無(wú)損， 有效利用。 根據(jù)檔 案法等有關(guān)規(guī)定，特?cái)M定如下消防安全規(guī)定。一、認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行有關(guān)消防、安全的法律法規(guī)，并 將安全消防工作納入檔案管理的工作范圍。建立相應(yīng)工作小 組。二、檔案室是保存、管理檔案資料的機(jī)要重地，消防安 全工作除明確分管領(lǐng)導(dǎo)之外，另確定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，非本室人員， 未經(jīng)同意不得進(jìn)入檔