項目推介會詳細策劃實施計劃方案

1、X X X工程推介會籌劃一、活動背景也可以是XXX公司介紹二、活動目的1、借助XXX推介會的召開,使其成為行業(yè)間熱議的話題,進一步提升XXX的整體 品牌形象.2、增強客戶的信心挖掘潛在品牌客戶.3、穩(wěn)固和豐富XXX的品牌形象,借勢提升其未來的行業(yè)核心競爭力.三、活動主題簡約時尚吸引眼球四、活動時間注意時間安排要錯開受邀人員的正常上班時間五、活動地點結(jié)合會議規(guī)模,合理安排六、組織結(jié)構(gòu)主辦單位協(xié)辦單位承辦單位法律參謀七、會議邀請對象1、客戶：工程方新老客戶工委會員專業(yè)學(xué)習(xí)資料2、嘉賓：政府相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工委相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)XXX公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)本地商會及行業(yè)協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)3、媒體：專業(yè)媒體待落實八、會議活動內(nèi)容九、推

2、介目的訴求重點：投資實力、開展前景、需求工程、合作形式.十、會議前期籌備工作1、制定工作時間表倒計時,該表有工作工程、完成標(biāo)準(zhǔn)和要求、完成時間、 跟進責(zé)任人、審核審批人等欄目.2、由XXX部負(fù)責(zé)參會人員的邀約工作.結(jié)合工委會員根底,安排活動3、會議相關(guān)合作方簽約.4、成立工作組,明確責(zé)任分工,具體責(zé)任分工如下：客戶邀請組主要跟進客戶邀請,落實客戶到會的準(zhǔn)確信息,以及酒店檔次確 定和坐席的排位客戶接待組主要跟進客戶接送、酒店住宿安排、車輛的安排、VIP客戶特別接 待、禮品及宣傳品的派送、以及客戶臨時需求的解決媒體邀請組主要跟進各專業(yè)媒體的邀請和到會的落實 ,以及新聞報道通稿的 落實籌劃包裝組主要

3、跟進與外包籌劃包裝制作公司的流程對接、現(xiàn)場布置方案、 物料、燈光、音響、視頻、宣傳品的訂制等的落實專業(yè)學(xué)習(xí)資料節(jié)目組主要跟進節(jié)目、主持人、禮儀、發(fā)言稿、串場詞的落實后勤保證組主要跟進會場確實定、酒席餐食和酒水標(biāo)準(zhǔn)確實定、各類車輛的租賃、為會議效勞所需物品的采購和運送 ,其中主要是禮品、酒水、餐前小食品的采 購、協(xié)助籌劃包裝組的會議現(xiàn)場的布置,以及撤場的車輛人員保證工程保證組主要跟進會議現(xiàn)場的電路保證、協(xié)助籌劃包裝組會場布置及撤場保證安保應(yīng)急組主要跟進會議現(xiàn)場的人員人身平安、物資防盜平安保證、遺失物品的招領(lǐng)、會場的消防平安、及車輛的引導(dǎo)停放指揮、與當(dāng)?shù)毓矙C關(guān)取得聯(lián)系,做 到會議活動提前申報序號

4、事項完成時間負(fù)責(zé)部門1會議時間最終確定會議召開前30天最好具體到人2與會議活動合作單位簽約會議召開前30天3會議地點最終確定會議召開前30天4請柬準(zhǔn)備會議召開前30天5發(fā)出會議前期邀請信息,初步統(tǒng)計參加會議人數(shù)會議召開前30天6 與酒店溝通,下訂金預(yù)訂場地和住宿房間會議召開前30天7正式發(fā)出會議邀請會議召開前25天9禮品、接待效勞工程籌備會議召開前25天10邀請領(lǐng)導(dǎo)出席會議會議召開前25天專業(yè)學(xué)習(xí)資料11招商說明會向客戶公布的政策確實定會議召開前20天12招商說明會多媒體演示文件會議召開前20天13邀請新聞媒體會議召開前20天14攝影攝相人員邀請會議召開前20天15新聞通稿、發(fā)言稿會議召開前2

5、0天16電腦及視聽設(shè)備會議召開前20天17展架及展示內(nèi)容會議召開前20天18會議物料、工程宣傳資料、會場布置物料籌備會議召開前20天19禮儀人員及相關(guān)禮儀用品胸花、胸卡、簽字筆、合同書、香檳酒等會議召開前10天20派發(fā)禮品準(zhǔn)備會議召開前10天結(jié)合需要進行布置H一、會議活動內(nèi)容流程安排根據(jù)時間順序,安排整個活動間的流程簽到環(huán)節(jié)會場門口設(shè)簽到背景板、簽到臺；禮儀小姐接待來賓簽到,來賓在簽到簿上題名；簽到完畢,禮儀小姐向來賓派贈精美禮品,留念本次活動.中場酒會例上午集中推介會議結(jié)束,主持人請來賓移步到酒會現(xiàn)場,參加奧萊酒會,專業(yè)學(xué)習(xí)資料名貴紅酒、七彩雞尾酒、精致西式糕點等禮遇來賓,讓來賓享受芭蕾雨輕

6、松快樂 時刻,創(chuàng)造更多時機.現(xiàn)場整體布置設(shè)想酒會現(xiàn)場擺設(shè)圓腳高吧臺,飾以紗綢,營造高雅氣氛；酒會側(cè)邊安排座椅,供來賓稍作歇息；清楚的指示系統(tǒng),方便來賓參加活動各個環(huán)節(jié).十二、具體要求例廳P工程1務(wù)-印制請柬,并提前20天送至嘉賓,在會議活動前f 邀請確認(rèn).2相關(guān)邀請人員須于會議開始前30分鐘在進口處迎接嘉賓并陪同.為嘉賓佩帶胸花、胸牌、并發(fā)放禮品領(lǐng)取證3所有受邀嘉賓的禮品發(fā)放由邀請人憑請柬領(lǐng)取4嘉賓禮品為價值200元左右奧特萊斯公司的水晶紀(jì)念品1個/人,工程宣傳資料1套/人5接待處設(shè)置在大堂進出口處注：對于比擬重要關(guān)鍵的步驟進行要求提醒十三、部門協(xié)作與工作分解例佛山工程負(fù)責(zé),各部門密切配合執(zhí)行

7、,借用酒店的人力資源或和活動公司合作,共同 完成會議活動序 號工程負(fù)貝分 管部門配備工作人員數(shù)目各部門穿插換場 使用專業(yè)學(xué)習(xí)資料1嘉賓接待2宴席安排3貴賓名單4現(xiàn)場秩序與限制5現(xiàn)場限制、請柬設(shè)計、宣傳品設(shè)計6發(fā)言稿7防雨準(zhǔn)備、請柬制作、禮品米購、文具、宣傳品印 刷8禮賓花9現(xiàn)場保潔10宣傳資料11車輛、水、飲料、香檳12宴會廳、酒店布置13電器電源14現(xiàn)場禮儀、布置、舞臺、媒體、攝影師跟蹤15其它吾B門人員隨時接受現(xiàn)場工作人員機動安#卜16現(xiàn)場平安由酒店保安、物業(yè)部協(xié)同負(fù)責(zé)維持現(xiàn)場秩 序十四、會議后期工作廳P事項負(fù)責(zé)部門1招冏忠向洽談跟進2跟進媒體會議新聞報道情況,提供相關(guān)資料3會后總結(jié)十五、

8、物料清單例廳P事項需要數(shù)量1企業(yè)宣傳資料套裝工程專題宣傳片、工程宣傳資料400套2會議場地布置物料專業(yè)學(xué)習(xí)資料3驅(qū)風(fēng)清涼油、仁丹5盒十六、費用支出例種類名稱說明單位數(shù)量單價小計備注布場費用酒店方收取,項11250012500按4小時計算餐飲、會議場租酒店方收取席12500025000按4小時計算場租餐費雞尾酒會每位168元+自助餐每位138元項400306122400此費用按400人用餐計算簽到背板6*3.5MH,桁架繃高精噴繪項130003000尺寸待最后確定紅地毯布置全場走道鋪設(shè)紅地毯項130003000尺寸待最后確定物料制作4 口三E目景10*4MH,木結(jié)構(gòu)設(shè)計特殊造型 ,中間鏤空放置L

9、ED項11500015000尺寸待最后確定采訪背景板6*3.5MH,桁架繃高精噴繪項130003000晚宴主背景6*3.5MH,木結(jié)構(gòu)設(shè)計特殊造型,中間鏤空放置投項180008000專業(yè)學(xué)習(xí)資料影簽到物料簽到本、筆一套,項110001000簽約本簽約本20本本2040800簽約筆簽約筆10支支101201200領(lǐng)導(dǎo)胸花胸花30朵個3012360重要領(lǐng)導(dǎo)佩戴胸花臺花臺花七盆盤72201540臺花為簽到臺一盆；領(lǐng)導(dǎo)席三盆；主持臺一盆；簽約臺盆花2盆證件工作證、停車證各30張等套608.5510邀請函份2007.51500只給重要領(lǐng)導(dǎo),其他給電子邀請函租賃物料LED LED6*3.4MH,高清屏幕,

10、租賃平方24180043200晚宴投影180寸投影幕+10000流明投影儀項11000010000人員費用主持人男女主持各一名人21500030000趙榮+俎江濤或者羅潔+王鵬攝影現(xiàn)場拍照人員人210002000專業(yè)學(xué)習(xí)資料攝像全程錄像,現(xiàn)場同步,高清攝像機項112000120003人攝像禮儀含服裝人835028002名禮儀為領(lǐng)導(dǎo)佩戴胸花,2名引導(dǎo)；2名在嘉賓休息室；2名在會場工作人員工作人員勞務(wù)費人152003000工作人員有：統(tǒng)籌、跟主持、催場、首頻視頻播放、物料統(tǒng)籌等工作人員餐飲項115001500其它運輸費含2臺大巴,從珠江新城接送嘉賓到會場項11000010000包括現(xiàn)場設(shè)備運輸?shù)?

11、13310活動公司費用會議活動整體設(shè)計、活動執(zhí)行費總費用15%項114341021511.5稅費總費用10%項10.033482專業(yè)學(xué)習(xí)資料%總合計368303.5以上費用未包括住宿費備注：由于場地尚未實際測量過 ,此報價涉及的具體大小尺寸 ,以及實際內(nèi)容都會有調(diào)整 ,落實場 地后報價費用將會有 15%的上下幅度調(diào)整,特此知會.備注：1、由于場地尚未實際測量過,此報價涉及的具體大小尺寸,以及實際內(nèi)容都會 有調(diào)整,落實場地后報價費用將會有15%的上下幅度調(diào)整,特此知會.附件1 :安保預(yù)案為保證會議活動的順利舉行,有需要對會議的準(zhǔn)備、召開、善后各項工作進行全 面的人員保護和會場平安保證.我們始終堅

12、持平安第一,預(yù)防為主的方針和誰主 管,誰負(fù)責(zé)的原那么全面增強安保崗位責(zé)任制.圍繞防斷電、防火災(zāi)、防外勤車輛交通事故、會場內(nèi)外正常秩序維護為重點,充 分考慮各種可能的突發(fā)狀況,認(rèn)真制定應(yīng)急預(yù)案,保證能高效完成此次大會的安保工 作.一、認(rèn)真落實安保責(zé)任制根據(jù)誰主管,誰負(fù)責(zé)的原那么,明確各崗位責(zé)任,把各項責(zé)任目標(biāo)進行量化、細 化、深化,層層分解,目標(biāo)到人,并納入到會后總結(jié)考核之中.二、人員編制根據(jù)此次會議的內(nèi)容和規(guī)模,分成工作內(nèi)容不同的假設(shè)干小組：1、防斷電、火災(zāi)小組責(zé)任：聯(lián)系會場物管方和電力局,確定會議當(dāng)天供電情況 有無斷電安排.會議召專業(yè)學(xué)習(xí)資料 開前一周,再次與供電局確認(rèn)有無供電變化會議召開前

13、十天,進入現(xiàn)場查看電源總開關(guān)有無平安隱患 .并與會場方協(xié)商會 議當(dāng)天,派專人看管會場電源總閘,預(yù)防意外或人為原因造成斷電情況.會議召開前十天,查看會場備用電源情況,如配電房、備用電能、后備發(fā)電 機、以及平安通道、應(yīng)急照明燈等設(shè)備設(shè)施完好情況 獲得會場室內(nèi)平面圖.會議召開前十天,現(xiàn)場查看平安火災(zāi)平安隱患,現(xiàn)場有無易燃、易爆、有毒等 化學(xué)品.現(xiàn)場滅火器材配置數(shù)量是否短缺,是否過期,消防栓、消防斧等是否損壞.安排一位工作人員負(fù)責(zé)堅守平安通道大門,正常情況下可配合維持現(xiàn)場秩序, 緊急情況時負(fù)責(zé)平安通道的暢通及人員疏散時的秩序 .在該名工作人員順手處放置 一臺干粉滅火器2、會場外圍秩序疏導(dǎo)組公司邀請交通治理部門,在會場四周主干道路口增設(shè)交通平安治理人員 .組織2-3名同事協(xié)助會場方保安,保證參加會議活動的車輛能夠平安、及時地停 放至指定停車位,最好能人車別離.嚴(yán)防車輛擦刮、碰撞、甚至人員傷亡事故,以免 現(xiàn)場擁堵或混亂.3、人員安保組分人群、分時間段提供各類客戶的平安保證效勞.三、賓客住宿期間的保護范圍赴會的各界嘉賓,根據(jù)賓客級別,安排不同檔次的房間居住.安保人員遵從以下幾點保證賓客的住宿平安：與酒店保安部門建立聯(lián)系,保證賓客在住宿期間在賓館內(nèi)發(fā)生忽然