2020年崗位職責部門職責手冊

1、職能部門一、通用職能1 .制度建設1本部門和本專業(yè)流程與相關治理制度的建設和完善.2負責培訓本部門員工相關流程與制度,保證員工理解和遵守公司與部門規(guī)章制度.3根據(jù)業(yè)務開展或當前突出的問題,制定創(chuàng)新課題,不斷進行部門業(yè)務與治理的創(chuàng)新.2 .部門方案、預算及總結1根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃,組織制定部門年度、季度和月度方案與預算,并負責方案與預算的分解、實 施、限制.2總結部門方案預算的完成情況,并對部門的各項工作進行總結.3 .部門日常治理1專業(yè)水平建設：本部門專業(yè)水平的培訓、交流和總結2制定部門員工績效考核指標與目標,輔導、考核員工,并收集、上報要提供的績效數(shù)據(jù).3完本錢部門職位說明書的修訂、完善工作.

2、4完本錢部門各類統(tǒng)計報表的編制、匯總及上報工作.5負責部門設施、設備及辦公用品的日常維護、治理工作.4 .知識治理1根據(jù)本部門業(yè)務工作開展過程中出現(xiàn)的出現(xiàn)的重大失誤或杰出的奉獻編輯工作案例,進行知識管 理.2總結本部門先進、科學的治理經驗或方法供其它部門學習或分享.3整理、治理本部門文件檔案工作.5、文化治理1根據(jù)公司企業(yè)文化建設的需要,負責本部門員工職業(yè)價值觀、職業(yè)行為的治理和引導；2負責本部門文化的建立及宣貫；3負責本部門團隊士氣的保持.二、專業(yè)職能人事行政部職能1 .人力資源規(guī)劃1組織開發(fā)、編制、修訂、完善員工職能線各項治理制度,對制度的執(zhí)行實施定期和不定期的檢查 和評估分析.2負責公司

3、制定公司人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃,并組織實施.3負責每年度的人力資源需求預測,并制定相關解決方案,并組織實施.2 .組織治理1結合業(yè)務流程,理清各級組織工作界面,明確治理層級、功能定位和責任權限.2實施組織運行的正常維護與監(jiān)控,根據(jù)需要,提出組織運行診斷和評估報告.3根據(jù)公司規(guī)劃,提出組織架構設置與崗位設置方案,協(xié)同各中央確定各部門人員編制方案,提出 人員配置方案.4組織公司崗位說明書的維護工作.3 .人員招聘與晉升1擬定招聘策略,制定招聘方案和組織招聘及錄用考核工作,滿足公司對人力資源的需求.2辦理公司所有人員的任免手續(xù).3擬訂優(yōu)秀員工職業(yè)生涯規(guī)劃,選拔、培養(yǎng)后備人才.4進行任職資格治理,實現(xiàn)人力資

4、源與崗位的高度匹配,提升崗位價值.4 .培訓治理二建立公司培訓體系,建立公司內外部培訓資源庫和培訓課程體系.三起草、審批公司年度培訓方案并實施.四負責公司培訓的日常治理工作.五評價培訓效果和催促各部門的內部培訓工作.5 .績效治理1負責公司績效治理體系建設,保證績效治理體系有效支撐戰(zhàn)略目標與年度經營目標的實現(xiàn).2根據(jù)公司經營目標,組織制定公司績效考核方案,培訓、指導各部門內部績效考核方案,并實施 績效考評.3匯總、處理考核結果,提出考評獎懲建議,催促各部門根據(jù)考核結果改良績效.4執(zhí)行公司獎懲、晉升制度,保證各項鼓勵舉措能及時、合理實施.6 .員工薪酬福利治理1負責公司薪酬福利體系建設,以有效鼓

5、勵員工、保證公司戰(zhàn)略目標的實現(xiàn).2負責薪酬總額的預算、限制與員工工資的結算.3負責員工養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、生育、財產、人身平安、住房公積金等各類保險的辦理和費用扣繳, 及其與工資、保險等憑證相關的匯總保管工作.7 .員工關系治理1負責員工勞動合同治理,治理公司人員的勞動關系.2負責員工入職、轉正、調崗、調薪、離職等日常人事異動手續(xù)的辦理.3負責員工信息維護.4負責員工入職、離職面談、入職跟蹤.5負責員工入職后工作指導人確實定和協(xié)調.6完善員工溝通制度,拓展溝通管道,建立內部良好的溝通氣氛.7） 了解和掌握員工的思想動態(tài),組織員工滿意度調查并匯總分析,采取舉措,穩(wěn)定員工隊伍.8負責調解和處理員工提

6、出的申訴意見與勞資糾紛.8 .企業(yè)文化建設1根據(jù)公司經營戰(zhàn)略,編制企業(yè)文化建設規(guī)劃,并組織實施.2負責提煉、建立、維護公司的理念文化、行為文化,編制員工手冊.9 .公文治理1負責公司文件材料的審核辦理,公司年度方案、總結等各種綜合材料的草擬,公司對外和上報材 料的修改、把關.2負責公司級文件主要指公文、數(shù)據(jù)、信息等流轉；溝通內部聯(lián)系,保證上情下達和下情上報; 將領導批示件下發(fā)并留存.3對公司形成的各種文件、合同、協(xié)議、函、會議紀要等正式文件的書寫標準化進行審查.10 .行政治理1負責公司級別的行政會議安排和來訪接待工作.2負責公司行政類制度的編寫,發(fā)布及監(jiān)督實施.3負責組織編制年、季、月度行政

7、后勤、工作方案.本著合理節(jié)約的原那么,編制年、季、月度后勤 用款方案,搞好行政后勤決算工作,并組織方案的實施和檢查.11 .總務后勤治理1負責辦公區(qū)域環(huán)境、衛(wèi)生工作治理制度擬訂、檢查、監(jiān)督、限制和執(zhí)行.2負責做好公司經營用水、電治理工作.增強用水、電費用核算,及時交納水、電費.3負責員工就餐飲水的衛(wèi)生治理工作.定期地詢問公司員工對就餐質與量的要求,以保證員工就餐 的平安及飲用水的及時供給.4負責公司的報紙、刊物征訂及發(fā)放工作.5公司行政用車的派車、車輛保養(yǎng)、年檢等治理工作.12 .外聯(lián)宣傳1和區(qū)、市級政府人員聯(lián)系溝通,更好的完成各類工程的申報及跟蹤.2公司資質及榮譽的申請.3作為公司與法律參謀

8、聯(lián)系溝通的牽線人,有方案性、標準性的解決公司各類法務問題.13 .員工出國及客人來訪邀請函1 訂票機票、車票及住宿安排.2 簽證、邀請函、護照等的辦理.14 .非經營性固定資產治理1負責公司非經營性固定資產如辦公場所、車輛、辦公設備等治理工作,建立固定資產臺帳.2負責公司非經營性固定資產的發(fā)放與使用治理工作.3負責公司非經營性固定資產計算機類除外的日常維修、維護的相關落實工作.財務部工作職能15 會計核算和報表1負責制定公司財務、會計核算治理制度.建立健全公司財務治理、會計核算、稽核審計等有關制 度,催促、各項制度的實施和執(zhí)行.2定期編制年、季、月度各類財務會計報表,搞好年度會計決算工作.3負

9、責固定資產的治理.會同各部門辦理固定資產的購建、轉移、報廢等財務審核手續(xù),正確計提 折舊,定期組織盤點,做到賬、卡、物三相符.4負責公司資金的收付,辦理現(xiàn)金收支和銀行結算業(yè)務.及時登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬,保管庫 存現(xiàn)金,保管好有關印章、空白收據(jù)、空白支票.5根據(jù)國家規(guī)定按時開具發(fā)票,及時上交稅款.6負責監(jiān)管倉庫等部門,定期對倉庫物資組織清查盤點,做到賬卡物相符.監(jiān)管存放在供給商的產 品,定期與采購人員進行核對,保證物資數(shù)量相符.7催促業(yè)務部門清理庫存產品,盤活資金.組織季度庫存處理行動,與業(yè)務等各部門確定促銷方案 或其他解決方案,經公司審批后,進行處理.8負責對公司低值易耗品盤點核對.會同有

10、關部門做好盤點清查工作,并提出日常采購、領用、保 管等工作建議和要求,杜絕浪費.9負責配合公司外部財務審計及稅務審計工作.10根據(jù)有關規(guī)定負責會計檔案的治理工作.11完成對外統(tǒng)計報表工作.12依據(jù)公司的實際情況進行稅收籌劃工作.13負責完成出口產品退稅、核銷治理工作.16 財務治理和限制1制訂或配合制訂與公司各項內控治理制度.2負責組織內部核算工作,完成內部核算,并形成治理報表.3組織編制公司經營預算,定期檢查、監(jiān)督、考核方案的執(zhí)行情況,結合經營實際,及時調整和控 制預算的實施.4負責編寫財務分析及經濟活動分析報告.會同有關部門,組織經濟行動分析會,總結經驗,找出 經營活動中產生的問題,提出改

11、良意見和建議.同時,提出經濟報警和風險限制舉措,預測公司 經營開展方向.5根據(jù)公司的組織架構和考核方案,進行各部門考核數(shù)據(jù)的提供.6根據(jù)公司需要參加經營會議,參與經營決策.7分解資金占用額,合理地有方案地調度占用資金.8對采購合同進行審核,限制帳期和其他付款相關的條款.9對銷售合同價格,根據(jù)公司定價原那么進行審核.10每月完成工作核算及工資發(fā)放.17 財務運作職能1根據(jù)公司的戰(zhàn)略目標,測算資金需求及方案資金的籌措方式.2對公司的投資方案進行測算,完成方案可行性分析.3對公司的資金進行投資理財,保證資金的合理升值.4監(jiān)控公司重大投資工程在預算范圍內進行并在限制之中.國際業(yè)務部工作職能18 市場分

12、析及政策收集1收集國內、外相關政府部門的法律法規(guī)及外貿相關政策,密切關注其變化.掌握行業(yè)開展的新動 態(tài),準確領悟、傳達.2分析公司產品銷售區(qū)域、市場占有率、客戶采購量等銷售數(shù)據(jù),為公司戰(zhàn)略規(guī)劃提供信息,并參 與制定公司中遠期規(guī)劃.3負責組織收集、整理、歸納國內、外相關市場行情包括新產品、替代品、客源、價格等信息資 料,提出分析報告,制定不同階段的營銷策略.4組織并參加各類展會,提出并執(zhí)行參展方案,增加公司知名度,開發(fā)新客戶.2.3.1234.1235.1.外貿市場的維護與開發(fā)1積極推進TRUEMAN牌建設和維護,提升公司在國內外市場的影響力和知名度.2積極維護和效勞好老客戶,穩(wěn)定老客戶的定單量

13、并努力擴大其銷售額,開發(fā)老客戶的新產品銷售.3積極開拓公司產品的新客戶、新市場,提升市場占有率.4積極配合開發(fā)新產品,并對新產品的推廣完成市場分析及推廣方案,拓展公司產品系列,增加市場競爭力及市場應變水平.5負責按不低于公司規(guī)定的產品銷售價格進行銷售,盡量降低本錢,增強風險限制,爭取公司利益最大化.6編制年度銷售方案,經批準后執(zhí)行,按時完成銷售業(yè)績.銷售合同治理負責擬定銷售合同,重點把握收款方式,防止收匯風險,與客戶進行合同談判并簽署.負責合同條款的審核,并按合同規(guī)定的收款、發(fā)貨、質保等條款執(zhí)行及監(jiān)控.與采購、單證、財務部門的協(xié)調與溝通.渠道建設及代理商治理負責培養(yǎng)老客戶,選擇優(yōu)質客戶,開展代

14、理商,建立銷售渠道.負責代理協(xié)議的擬定,與客戶簽署合同及審核、限制協(xié)議履行過程中的各項事宜.維護代理商,保證年度代理商業(yè)績的完成.定期讓代理商提供銷售報表,進行銷售分析.客戶效勞1建立客戶檔案,提供售后部門不定期進行客戶回訪,對客戶使用產品后的回饋意見和其他需求進 行分析,挑選有價值的信息,開展深度合作及參謀式銷售.2處理與本部門工作有關的客戶投訴,做好記錄,對于共同問題,組織進行案例分析,防止相同的 情況再次發(fā)生.3負責來訪客戶的行程及接待安排,加深客戶對公司的熟悉程度及認可程度.4負責客戶的售后效勞,收集客戶提出的投訴及問題,與各相關部門溝通,妥善解決客戶的問題.客戶回訪1整理客戶信息及資

15、料,完善客戶購置記錄.2不定期對客戶進行回訪,了解產品使用情況及跟進客戶的進一步購置需求,篩選有用信息,提供 業(yè)務部門,進行老客戶的新業(yè)務開發(fā).3定期進行滿意度調查,并將情況匯總后,提供公司治理團隊決策用.19 客戶投訴1接聽效勞熱線及接受客戶郵件,受理客戶投訴,并做好記錄.2分析客戶投訴的問題,分別反應給相關部門要求提出整改意見,并催促部門按時按約定的方式落 實,并與客戶進行有效溝通.3分析客戶投訴中重要及共性的問題,定期召開專題例會,分享案例,或對疑難問題的解決方案進 一'步探討.國內業(yè)務部工作職能1 .國內市場及產品分析1負責國內市場及產品的調研,進行產品選型及銷售通路建立,提出

16、國內銷售開展的可行性方案及 方案.2制定產品的國內銷售價格策略、營銷策略,經批準后實施.2 .業(yè)務開發(fā)及產品銷售1提出目標客戶名單,與目標客戶的接觸和溝通,開發(fā)新客戶,建立業(yè)務聯(lián)系.2簽訂產品銷售合同,監(jiān)督合同的履行,按時回款,注意合同的風險限制.3編制年度銷售方案,經批準后執(zhí)行,按時完成銷售業(yè)績.3 .客戶效勞1建立客戶檔案,進行售前、售中、售后的客戶效勞,不定期進行客戶回訪,與客戶保持良好的溝 通.2負責來訪客戶的行程及接待安排,加深客戶對公司的熟悉程度及認可程度.單證部工作職能1 .進出口業(yè)務的詢價,報價,訂艙1向船公司,航空公司貨代詢海運費價格,并報適宜價格給業(yè)務部.2按公司制度確認海

17、運費空運費后,選擇適宜的訂艙.2 .進出口業(yè)務的制單1負責制作正確的報關單據(jù).2） .負責制作正確的議付單據(jù).3） .按客戶及公司規(guī)章制度審核信用證,通知業(yè)務員改證.4負責跟蹤所有貨物到貨情況并及時通知業(yè)務員與客戶.5負責整票單證進行過程中所有相關的單證信息的收集,反應,跟蹤,處理解決.6所有單證業(yè)務登記整理,月底出報表,進行分析.3 .快件寄送1負責公司所有國際快件的詢價,議價,報價.2負責公司所有國際快件的平安寄送,并登記整理,月底出報表.4 .國際,國內物流商的供給治理1負責國際、國內物流供給商的選擇跟蹤維護.2建立與國際、國內物流供給商的健康關系.3對物流供給商的評估,淘汰與更新.4流

18、供給商簽定貨運協(xié)議,保證我司出貨平安.5 .行業(yè)內新政策新情況的了解及應對1負責收集反應行業(yè)內的新政策.2評估新政策帶來的變化,影響.3對新政策帶來的變化提出合理建議.6 .出貨平安、收匯平安1保證按公司規(guī)章制度對貨物采取一定的置留,發(fā)貨權.保證出貨平安.2保證按公司規(guī)章制度對報關 /清關單據(jù)采取一定的置留,寄單權.保證收匯平安3負責信用保險的投保,與客戶資信查詢.4負責國內、國際運輸階段保險事宜.7 .做好與采購部、業(yè)務部、財務部的溝通銜接工作1按時及時溝通反應信息.2對相關缺少的信息及時催要.品牌推廣部工作職能1 .品牌籌劃1通過對公司產品的市場調研,提煉產品的差異性,提出產品推廣的重點及

19、亮點.2 對產品推廣進行籌劃,提出并實施推廣方案,使品牌具有競爭力.3 通過各種方法,對品牌進行保護,落實保護舉措.2 .廣告、展會籌劃及實施1 組織業(yè)務部門制定年度廣告投放方案,明確投放重點及效果預測,并實施廣告合同的簽訂.2 組織業(yè)務部門制定年度參加展會的方案,明確展會的突出重點,及主打產品,完成報名手續(xù)及展 位預訂.3 籌劃廣告促銷禮品及客戶禮品.4 組織展會的現(xiàn)場布置方案及展品跟進,保證展會的順利進行,到達預期的參展目的.3 .廣告宣傳品設計1 完成公司產品宣傳冊、標識、宣傳用品、旗幟等廣宣品的設計,表達公司統(tǒng)一的風格,合理使用 VI ,保證形象的統(tǒng)一及到達宣傳的目的.2 選擇適宜的材

20、料制作各類廣宣品,使設計方案得到較好的表達.3 協(xié)助進行網站的平面設計,對于上傳網站的圖片進行修繕.4 配合業(yè)務部門進行來訪客戶、公司活動、產品照片的收集、匯總及整理.4.電子商務的治理1 對各類B2B商務平臺進行維護,保證公司產品的排名及優(yōu)先順序,利于客戶對公司的搜詢.2 負責公司網站的推廣,使公司在各種搜索引擎具有排名的優(yōu)勢.3 統(tǒng)計、分析各種詢盤數(shù)據(jù),不斷進行優(yōu)化.采購部工作職能1 .公司中遠期戰(zhàn)略制定及供給商戰(zhàn)略制定1通過對供方市場的調查,提出新產品開發(fā)方向,參與營銷策略的制定.2分析公司供給商的價格優(yōu)勢,參與銷售部門主打產品的選型.3與優(yōu)質的供給商建立長期合作的戰(zhàn)略關系.2 .供給商

21、開發(fā)及評估1編寫供給商名錄,對供給商合作過程中的交貨期、合格率等進行記錄,做為供給商評估的依據(jù).2制定年度供給商開發(fā)方案,簽訂采購總合同協(xié)議 ,標準帳期、質保及相關條款,為現(xiàn)金流治理 及風險限制提供保證.3針對供給商的弱點,向供給商提出改善建議,培養(yǎng)供給商符合公司的要求.4每年度對主要供給商進行供給商評估活動.3 .采購治理1按公司規(guī)定的流程,進行采購產品的比價,合同評審及簽訂,按期交貨、質量檢驗等作業(yè).2進行公司產品主要材料的市場動向,分析產品本錢構成,預測產品采購價格.3編制采購報表,運用數(shù)據(jù)治理,監(jiān)控采購過程,分析、解決問題.4對客戶有關產品質量的投訴,與供給商進行溝通,妥善處理.5建立采購臺帳,進行各項數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、整理,編制采購報表.6研究產品采購的規(guī)律,與業(yè)務部門一起,確定經濟批量,降低采購本錢的同時,提升庫存周轉率.質檢部工作職能1 質量治理1負責采購產品的品質,對于有國家標準的按國家標準,沒有國家標準的,結合合同中對產品的品 質及出貨要求制定標準,并告知供給商.2考察重