公司人事檔案管理制度

1、竭誠(chéng)為您提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，優(yōu)質(zhì)的文檔，謝謝閱讀/雙擊去除公司人事檔案管理制度公司人事檔案管理制度（一）第一條為加強(qiáng)和規(guī)范員工檔案管理， 依據(jù)中華人民共和國(guó)檔案 法和企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定及干部檔案工作條例，制定本細(xì)則。第二條員工的檔案均由人力資源部檔案管理員負(fù)責(zé)管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案。第三條員工失蹤或死亡后滿三年，具檔案應(yīng)移交當(dāng)?shù)貏趧?dòng)行政部 門保存。對(duì)國(guó)家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后，其檔 案由公司檔案室按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。第四條人事檔案管理員的職責(zé)（一）、保管員工檔案;（二）、及時(shí)索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料;（三）、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；

2、（四）、登記員工工作、工資、獎(jiǎng)懲情況；（五）、為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供員工的情況；（六）、做好員工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；（七）、定期向檔案室等部門移交檔案；（八）、辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。第五條人事檔案的內(nèi)容及分類歸檔（一）、本人歷年填寫的個(gè)人簡(jiǎn)歷、履歷、登記表；（二）、本人經(jīng)歷、家庭情況、社會(huì)關(guān)系、成長(zhǎng)歷史等自傳材料;（三）、本人自我鑒定，組織鑒定材料；對(duì)員工的考察、考核、評(píng)價(jià)材料；（四）、政治歷史審查及甄別復(fù)查材料；（五）、員工參入黨、團(tuán)材料；（六）、獎(jiǎng)勵(lì)（包括科技和業(yè)務(wù)）及各種先進(jìn)事跡材料；（七）、入伍、退伍、辭退職、出國(guó)等材料；（八）、處分、取消處分的材料；（九）、任免、工資、職稱等材料；

3、（十）、學(xué)歷和評(píng)定的技能等材料；（十一）、其它有較大價(jià)值的可供參考的材料。第六條人事檔案材料的分類嚴(yán)格按干部檔案工作條例、企業(yè) 職工檔案管理工作規(guī)定的規(guī)定辦理。第七條人事檔案的收集、保管和銷毀一、調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其 報(bào)到一個(gè)月內(nèi)立檔。對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊(cè)登記。二、對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等形成的材料要及時(shí)收 集、整理立卷、保持檔案的完整。三、立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、 手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后 歸檔。四、人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫

4、紙書寫。五、按規(guī)定需要銷毀檔案材料時(shí)，必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo) 批準(zhǔn)，并編制銷毀清冊(cè)。六、人事檔案存放應(yīng)配備檔案庫(kù)房、檔案櫥窗等設(shè)施。檔案要做 到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。七、人事檔案材料應(yīng)分類，整理裝訂成冊(cè)后方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對(duì)檔案進(jìn)行一次整理、校對(duì)工作。八、檔案應(yīng)分類編號(hào)后存放，編號(hào)應(yīng)與員工編號(hào)統(tǒng)一，防止重名 重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。第八條人事檔案的利用和傳遞一、外單位來(lái)公司查閱檔案時(shí)，必須持蓋有公章的單位介紹信， 經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時(shí)，應(yīng)由部門出具證 明，由人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查

5、閱。三、公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、黨委辦公室、人力資源部可不經(jīng)審批查閱員工 檔案。四、建立檔案查閱登記制度，對(duì)查閱職工檔案的情況做好記錄。五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)提交報(bào)告，分 管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)。六、任何人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的檔案七、查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈 劃、抽取、撤換檔案。八、員工被任免中層以上職務(wù)，應(yīng)在任免職務(wù)后一個(gè)月內(nèi)移交其 檔案。九、員工調(diào)動(dòng)、辭職，解除勞動(dòng)合同或被開除、辭退等，已辦理 離公司手續(xù)者，應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)將其檔案移交新單位或戶口所在地的街 道辦事處。十、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)通過(guò)機(jī)要通訊或派專人送取

6、，并履行登記手續(xù)， 不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。十一、對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的 員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單 的項(xiàng)目登記，并密封包裝，加蓋公章和經(jīng)辦人印章。第九條新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。接收檔案后， 應(yīng)將基本檔案資料錄入計(jì)算機(jī)內(nèi)。員工調(diào)出，檔案材料轉(zhuǎn)出時(shí)，應(yīng)從 計(jì)算機(jī)內(nèi)注銷員工基本檔案情況。第十條本細(xì)則未盡事宜按企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定和干部檔案工作條例辦理。第十一條本管理細(xì)則由公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋。公司人事檔案管理制度（二）一、目的為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理，有效的保守機(jī)密；同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。二、檔案管

7、理內(nèi)容1 、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。、員工3、績(jī)效管理檔案：將員工績(jī)效考核相關(guān)資料按月歸類整理。4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。三、檔案相關(guān)規(guī)定1、基礎(chǔ)管理1.1 原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。1.2 員工入職前，人力資源部對(duì)人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用和

8、解聘處理。1.3 對(duì)人事檔案按入職時(shí)間分類歸檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登記于入職員工人事檔案登記 （見附件一） 離職員工人事檔案登記 （見附件二） ， 并在檔案前頁(yè)填寫各種人事資料的名稱及對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，人事檔案原則上是永久保存。1.4 當(dāng)在職員工的基本資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等） ，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。1.5 調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工， 應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。（）在其報(bào)到新崗位前，對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。1.6 對(duì)員工進(jìn)行考察、 考核、 培訓(xùn)、 獎(jiǎng)懲形成的材料要及時(shí)收集、整理保持檔案的完整性

9、， 歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別， 保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。1.7 員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗 8 年止） 。1.8 人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。1.9 檔案應(yīng)分類編號(hào)存放，一個(gè)員工一個(gè)編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。2、檔案的查、借閱2.1 檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級(jí)檔案因工作需要查、借閱，須填寫查、借閱人事檔案單 （ 附件三） ， 經(jīng)過(guò)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。2.2

10、 任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級(jí)員工不得查、借閱上級(jí)員工的人事檔案。2.3 公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、 行政人力資源部可直接查、 借閱員工人事檔案。2.4 所有經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長(zhǎng)） ，對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。2.5 人力資源部做好查、 借閱登記， 并在 人事檔案借閱登記本簽字登記（附件三） 。3、查、借閱檔案注意事項(xiàng)3.1 不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。3.2 不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。3.3 查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。4、檔案的銷毀4.1 公司任何個(gè)人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。4.2 某些檔案到了銷毀期時(shí)，由人力資源部填寫公司員工人事檔案銷毀審批登記 （附表五） ，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。4.3 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資