商務公文寫作技巧x

1、商務公文寫作技巧x商務公文的寫作技巧【-個人簡歷制作】你要寫公文,首先要了解什么是公文,本文庫收集了商務公文的寫作技巧, 歡送閱讀.所謂公文,它是公務文書的簡稱,它是國家機關在行政治理過程中為處理 公務而按規(guī)定格式制作的書面材料.公文的種類主要包括：命令、議案、決定、 公告、通告、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要.在各類企業(yè)中,所指的公文一般為商務公文,主要分為介紹報告、請示、 會議紀要、工作方案要點、公司及產(chǎn)品介紹、信函、講話稿、可行性報告、工作 總結(jié)、市場調(diào)查報告、說明等公文擬寫的步驟與方法公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似,但是由于公文在 性質(zhì)、作用上及其寫作要求

2、上的不同,擬寫時也有一些需要特別注意的問題.公文的擬寫通常按以下步驟進行：一、明確發(fā)文主旨任何一份公文都是根據(jù)工作中的實際需要來擬寫的.因此,在動筆之前,首先要弄清楚 發(fā)文的主旨,即發(fā)文的主題與目的,包括以下幾項內(nèi)容：1 、文件的中央內(nèi)容是什么？比方相關工作的改善,主要提出目前情況怎樣 ？ 存在哪些問題,解決方式、需協(xié)助事項；冉如請求事項,擬請上級機關答復或解 決問題等.2 、根據(jù)文件內(nèi)容,準備采用什么文種 ？比方,匯報工作情況,是寫專題報 告還是寫情況簡報；針對下級來文所反映的問題,是寫一個指示或復函,還是一 個帶規(guī)定 性質(zhì)的通知等.3 、明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象.比方,向上級匯報工作,還

3、是向有關單 位推廣、介紹經(jīng)驗；是給領導、有關部門人員閱讀,還是向全體人員進行傳達.4 、明確發(fā)文的具體要求.例如,是要求對方了解,還是要求對方答復,是 供收文機關貫徹執(zhí)行,還是參照執(zhí)行、研究參考、征求意見等.總之,發(fā)文必須明確采取什么方式,主要闡述哪些問題,具體要到達什么的,只有對這些問題做到心中有數(shù),才能夠落筆起草.二、收集有關資料,進行調(diào)查研究發(fā)文的目的和主題明確之后,就可以圍繞這個主題搜集材料和進行一定的 調(diào)查研究當然,這也要根據(jù)具體的情況,并不是擬寫每一份公文都要進行這一步 工作.例如,擬寫一份簡短的通知、公告,一般來說不需要專門做搜集材料和調(diào) 查研究工作,在明確發(fā)文主旨之后,稍加考慮

4、就可以提筆寫作了.但對于問題較 為復雜,還要進行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件,擬訂工作方案、 進行工作總結(jié)、起草規(guī)章、條例、擬寫工作指示等,往往都需要搜集有關材料和 進行進一步調(diào)查研究工作.怎樣為擬寫公文搜集材料和進行調(diào)查研究呢 ？一是收集和閱讀有關的文字 材料；二是到實際當中搜集活材料.例如,要草擬本部門的年度工作方案,首先 需要查閱去年的工作方案及工作總結(jié),以及參考有關先進企業(yè)的同類工作方案 等,還要研究本部門今年所面臨的形勢,今年的中央任務上級要求等.總之,收集材料及調(diào)查研究,是一個醞釀的過程,是為了掌握全面的、大 量的素材了解問題的各個方面,然后經(jīng)過分析思考產(chǎn)生一個熟悉的飛躍

5、.三、擬出提綱,安排結(jié)構(gòu)在收集材料的根底上,草擬出一個寫作提綱.提綱是所要擬寫的文件的內(nèi) 容要點,把它的主要框架勾畫出來,以便正式動筆之前,對全篇做到通盤安 排、胸有成竹,使寫作進展順利,盡量防止半途返工.提綱的詳略,可以根據(jù)文件的具體情況和個人的習慣、寫作的熟練程度而 定.篇幅不長的文件,可以大致安排一下文件的結(jié)構(gòu),先寫什么問題,依次再寫 什么問題,主要分幾層意思等.篇幅較長、比擬重要的文件,往往需要擬出比擬 詳細的提綱,包括文件共分幾個局部,每一個局部又分作幾個問題,各個大小問 題的題目和要點及使用什么具體材料說明等.提綱的文字不需要很多,也不需要 在文字上推敲.當然,需要集體討論或送給領

6、導審閱的提綱除外.擬寫提綱是一個很重要的構(gòu)思過程,文件的根本觀點,可以召集相關人員 進行集體討論研究和修改,使提綱日益完善.由兩人以上分工合寫的文件,更需 要共同研究寫作提綱,以免發(fā)生前后重復、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象.四、落筆起草、擬寫正文結(jié)構(gòu)安排好后,要根據(jù)要求所列順序,開宗明義、緊扣主題、擬寫正文.寫作中注意兩點：1 、要觀點鮮明,用材得當.也就是說要用觀點來統(tǒng)帥材料,使材料來為 觀點效勞.運用材料要能說明問題,做到材料與觀點統(tǒng)一.在寫作當中,要注意 明確觀點,用語不能模糊不清,模棱兩可、詞不達意,似是而非.如果觀點不明, 令人不知所云.有些文件,只講觀點沒有實際材料,就會使人感到抽象空洞、

7、缺 乏依據(jù),不易信服.而只羅列材料沒有鮮明的觀點,那么會使人弄不清要說明什么問題,不了解發(fā)文的意圖,特別是情況匯報、工作匯報介紹.2 、要語句簡練,交代清楚.擬寫文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡 潔通順,又要注意交代的問題清楚明了.五、反復檢查,認真修改初稿寫出后,要認真進行修改.寫文章,需要下功夫.自古以來,好文章 都要經(jīng)過反復修改的,寫文件也同樣,尤其是重要的文件,往往要經(jīng)過幾稿才能 通過.1 、關于主題的修改.看主題是否明確,主題論述是否集中,主題挖掘是 否深刻2 、關于觀點的修改.修改公文要考慮到觀點是否正確,表達有無問題.3 、關于材料的修改.材料是文件的根底,有了正確的觀點,還要

8、通過適 當?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來.4 、關于結(jié)構(gòu)的修改.修改文件的結(jié)構(gòu),包括文件總體結(jié)構(gòu)的修正,使全 文更加嚴謹.關于語言的精練.主要是修改不通順的語句,不標準的字及標點符號修改工作要做到認真仔細,必須有足夠的耐心和精益求精的精神幾種常用的商務公文請示請示是下級向上級請求決斷、指示或批準事項所使用的呈批性公文.請示的特點一、針對性.只有本單位權限范圍內(nèi)無法決定的重大事項,如重要決定、 重要決策、人事安排等問題,以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的 困難,才可用請示行文.請示上級給予指示、決斷或答復、批準.因而請 示具有很強的針對性.二、呈批性.請示是有針對性的上行文,上級領導對于呈報的請示事項

9、, 無論同意與否,都必須給予明確的“批復回文.三、單一性.請示應一文一事,一般只寫一個受文領導,即使需要同時呈送其他領導,也只能用抄送形式.四、時效性.請示是針對本單位當前工作中出現(xiàn)的情況和問題,求得上級 單位指示、批準的公文,如能及時發(fā)出,就會使問題得以及時解決.請示的分類根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同,請示分為以下三種：一、請求指示性請示.二、請求批準性請示.三、請求批轉(zhuǎn)性請示.請示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法請示由首部、正文和尾部三局部組成,其各局部的格式、內(nèi)容和寫法如下：一、首部.主要包括標題和主送機關兩個工程內(nèi)容.1 、標題.請示的標題一般有兩種書寫方式：一種是有發(fā)文機關名稱、事 由和文種構(gòu)成.如?*組

10、關于*的請示?；另一種是由事和文種構(gòu)成,如 ?關于* 的請示?2 、受文領導.每份請示只能寫一個受文領導,不能多頭請示.二、正文,其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)語構(gòu)成.1 、開頭.主要交代請示的理由.2 、主題.主要說明請示事項,它是向上級機關提出的具體請求,這局部 內(nèi)容要單一,只宜請求一件事.3 、結(jié)語.另起一段,其習慣用語有當否,請批示“、"妥否、請批復“、 以上請示,請予審批“、以上請示,呈請核準或“以上請示如無不妥,請批轉(zhuǎn)各部門予以執(zhí)行.三、尾部,其主要結(jié)構(gòu)為落款與成文時間兩局部.請示應注意的問題一、 一文一事的原那么.二、材料真實,不要為得到領導批準而虛構(gòu)情況.三、理由充分,請

11、示事項明確.四、語氣平實、懇切,以引起上級的重視.報告報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復詢問的陳 述性上行公文.“報告是陳述性文體.寫作時要以真實材料為主要內(nèi)容,以概括表達為 主要的表達方式.“報告是行政公文中的上行文種,撰寫“報告的目的就是 為了讓上級掌握本單位的情況,了解本單位的工作狀況及要求,使上級領導能及 時給予支持,為上級機關處理問題,布置工作或作出某一決策提供依據(jù).下情 上達是制發(fā)報告的目的.所以報告的內(nèi)容要求以擺事實為主,要客觀的反映具 體情況,不要過多的采用議論和說明,表達方式以概括為主,語氣要委婉、謙和、 不宜用指令性語言.報告的特點：一、報告的目的為了

12、向上級匯報工作、情況、建議、答復等,它不直接請求上級機關正面答復報告中的問題,所以不帶請示事項,這是它與請 示的重要區(qū)別之一.二、報告中一般不提建議或意見.如果確實需要在某一領域或某些部門貫 徹報告中提出的建議或意見,可建議上級機關批轉(zhuǎn)到有關部門貫徹執(zhí)行, 報告一 經(jīng)批準,便作為批轉(zhuǎn)文件的附件下發(fā),其權威性依賴或附屬于批轉(zhuǎn)機關.三、報告在內(nèi)容上不像“請示“那樣有“ 一文一事的要求,它可在一件 公文中綜合報告幾件事情,層次結(jié)構(gòu)比擬復雜.四、報告廣泛使用于下級向上級反應信息,是溝通上下級機關縱向聯(lián)系的 一種重要形式.向上級及時匯報工作、反映問題、提出建議,也是下級機關必須 履行的一項工作制度.報告

13、的種類報告從種類與內(nèi)容上分主要有：匯報性報告、答復性報告、呈報性報告、例行工作報告.寫法報告的結(jié)構(gòu)一般由標題、受文領導、正文、落款、成文時間組成,下面介 紹幾種報告的寫法一、匯報性報告匯報性報告主要是下級向上級匯報工作、反映情況的報告,一般分為兩類：1 、綜合報告.這種報告是本單位工作到一定的階段,就工作的全面情況 向上級寫的匯報性報告.其內(nèi)容大體包括工作進展情況,成績或問題,經(jīng)驗或教 訓以及對今后工作的意見或建議.這種報告的特點全面、概括、精練.2 、專題報告.這種報告是針對某項工作中的某個問題,向上級所寫的匯 報性報告.二、答復性報告這種報告是針對上級或治理層所提出的問題或某些要求而寫出的

14、報告.這 種報告要求問 什么答什么,不涉及詢問以外的問題或情況.三、呈報性報告呈報性報告主要用于下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告.一 般是一兩句話說明報送文件或物件的根據(jù)或目的以及與文件、物件相關的事宜.四、例行工作報告例行工作報告是下級向上級,因工作需要定期向上級所寫的報告.如,財務報告、費用支出報告等.公告公告是用于對企業(yè)內(nèi)、外宣布重要事項的公文.公告的寫法公告是一種嚴肅、莊重的公文,它內(nèi)容較為單一,篇幅較短,表達直截了 當,語言簡潔明快.一、 標題.公告標題有三種：一種是完全標題,包括發(fā)文機關、事由、文種 ；二是發(fā)文 機關和文種 以上兩項,多用于政府機關；有的只有文種,如?公告

15、?,標題之下, 有時可依公告單獨編號.二、正文正文一般由主旨與說明構(gòu)成.主旨單獨成段,用簡短的一句話概括出此公告的主題內(nèi)容.說明寫出公告依據(jù)、公告事項.結(jié)尾一般用“特此公告作為結(jié)語.三、落款及日期公告日期有的標注在標題下方,也可以注在公告結(jié)尾處.重要的公告落款處除注明發(fā)文單位外,還應標明發(fā)文地點.會議紀要會議紀要是一種記載、傳達會議情況及議定事項的紀實性公文.它用于各 機關、企事業(yè)單位召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議.會議紀要通過記載會議的根本情況、會議成果、會議議定事項,綜合概括反映會議精神,以便使與會者統(tǒng)一熟悉,會后全面如實的進行傳達組織開展工作 的依據(jù).同時“會議紀要是可以多向行

16、文, 具有上報、下達以及同級單位進行 交流的作用.會議紀要的寫法會議紀要一般由首部、正文、尾部三局部組成.其各局部的寫作要求如下：一、首部.這局部的主要工程是標題.有的會議紀要的首部還有成文時間 等工程內(nèi)容.會議紀要的標題通常是由會議名稱和文種構(gòu)成的.如?*公司*會議紀要?.二、正文.會議紀要正文結(jié)構(gòu)由前言、主體兩局部組成.1 、前言.首先概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、 參加人員、會議形式以及會議主要的成果.2 、主體.它是會議機要的核心內(nèi)容,主要記載會議情況和會議結(jié)果,寫 作時要注意緊緊圍繞中央議題,把會議的根本精神,特別是會議形成的決定、決 議準確的表達清楚.對于會議上有爭議的問題和不同意見,必須如實予以反映.三、尾部.包括署名和成文時間兩項內(nèi)容.電子公文隨