公司采購(gòu)流程管理制度96856

1、公司采購(gòu)流程治理制度為了提升公司采購(gòu)效率、明確崗位責(zé)任、有效降低采購(gòu)本錢,滿足公司對(duì) 優(yōu)質(zhì)資源的需求,進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)物資采購(gòu)流程,增強(qiáng)與各部門間的配合,特制訂 本制度.一、請(qǐng)購(gòu)及其規(guī)定1 .請(qǐng)購(gòu)單的要素完整的請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)包括以下要素：(1)請(qǐng)購(gòu)的部門；(2)請(qǐng)購(gòu)物品所屬工程；(3)請(qǐng)購(gòu)的用途；(4)請(qǐng)購(gòu)的物品名；(5)請(qǐng)購(gòu)的物品數(shù)量；(6)請(qǐng)購(gòu)的物品規(guī)格；(7)請(qǐng)購(gòu)物品的樣品、圖片或詳細(xì)參數(shù)資料等；(8)請(qǐng)購(gòu)的物品的需求時(shí)間；(9)請(qǐng)購(gòu)如有特殊需要請(qǐng)備注；(10)請(qǐng)購(gòu)單填寫人；(11)請(qǐng)購(gòu)部門主管；(12)公司總經(jīng)理.3.請(qǐng)購(gòu)單及其提報(bào)規(guī)定(1)請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)根據(jù)要素填寫完整、清楚 ,由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)

2、采購(gòu) 部門；(2)固定資產(chǎn)申購(gòu)根據(jù)附表一(固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表)的格式進(jìn)行填寫提報(bào)；(3)其他材料設(shè)備及工程工程申購(gòu)根據(jù)附表二(物資采購(gòu)申請(qǐng)表.)的格式填寫提報(bào)；(4)日常零星采購(gòu)根據(jù)公司印制的根據(jù)附表三(物資采購(gòu)審批單)的格式 填寫提報(bào)；(5)請(qǐng)購(gòu)部門在提報(bào)請(qǐng)購(gòu)單是應(yīng)要求采購(gòu)部簽字接收人請(qǐng)購(gòu)部門備份；(6)涉及的請(qǐng)購(gòu)數(shù)量過多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交,為提升效率該清單的電子文檔也需一并提交；(7)遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資,公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況,可以 或其 他形式請(qǐng)示,征得同意后提報(bào)采購(gòu)部門,簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ).(8)如果是單一來(lái)源采購(gòu)或指定采購(gòu)廠家及品牌的產(chǎn)品,請(qǐng)購(gòu)部門必須作 出書面說明.(9

3、)請(qǐng)購(gòu)單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購(gòu)部.4.公司物資請(qǐng)購(gòu)單的提報(bào)部門(1)公司經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他工程由生產(chǎn)部門 提報(bào)；(2)公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、效勞或其他生活及辦公工程由辦 公室提報(bào)；(3)公司各部門專用的物資由各部門自行提報(bào).二、請(qǐng)購(gòu)單的接收及分發(fā)規(guī)定1、請(qǐng)購(gòu)的接收要點(diǎn)(1)采購(gòu)部在接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)檢查請(qǐng)購(gòu)單的填寫是否根據(jù)規(guī)定填寫完整、 清楚,檢查請(qǐng)購(gòu)單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；(2)接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)遵循無(wú)方案不采購(gòu),名稱規(guī)格等不完整清楚不采購(gòu), 圖片或詳細(xì)參數(shù)資料不全不采購(gòu),庫(kù)存已超儲(chǔ)積壓的物資不采購(gòu)的原那么；(3)通知倉(cāng)庫(kù)治理人員核查請(qǐng)購(gòu)物資

4、是否有庫(kù)存；(4)對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的請(qǐng)購(gòu)物資應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門.2、請(qǐng)購(gòu)單的分發(fā)規(guī)定(1)對(duì)于請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)人員分工和崗位責(zé)任進(jìn)行分工處理；(2)對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)工程應(yīng)優(yōu)先處理；(3)無(wú)法于請(qǐng)購(gòu)部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請(qǐng)購(gòu)部門；(4)重要的工程采購(gòu)前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議.3、采購(gòu)周期的規(guī)定(1)常規(guī)商品采購(gòu)周期在 7天,(2)遇到緊急采購(gòu)應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購(gòu)的策略,緊急采購(gòu)商品周期在3天時(shí)間；三、詢價(jià)及其規(guī)定1 .詢價(jià)請(qǐng)應(yīng)認(rèn)真審閱請(qǐng)購(gòu)單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱,了解圖紙及其技 術(shù)要求,遇到問題應(yīng)及時(shí)的與請(qǐng)購(gòu)部門溝通；2 .屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購(gòu)；

5、3 .對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)工程應(yīng)優(yōu)先處理；4 .所有采購(gòu)工程上必須向生產(chǎn)廠家或效勞商直接詢價(jià),原那么能不通過其代 理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)；5 .對(duì)于請(qǐng)購(gòu)部門需求的物資或設(shè)備如有本錢較低的替代品可以推薦采購(gòu)替 代品；6 .遇到重要的物資、工程或預(yù)估單次采購(gòu)金額大于10萬(wàn)的采購(gòu)情況,詢價(jià)前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)擬邀請(qǐng)報(bào)價(jià)或投標(biāo)單位的根本情況,根據(jù)附表四(擬報(bào)價(jià)/招標(biāo)單位名單)的格式提報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價(jià)或發(fā)放標(biāo)書；7 .詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢價(jià)；8 .除固定資產(chǎn)外單次采購(gòu)金額在1萬(wàn)元以下工程可以自行采購(gòu)；單次采購(gòu)金額預(yù)算金額在1萬(wàn)元以上的所有工程都應(yīng)要求至少三家上的供給商參與比價(jià)

6、或招標(biāo)采購(gòu),比價(jià)或招標(biāo)工程應(yīng)至少邀請(qǐng)四家以上單位參與；單次采購(gòu)金額預(yù)算價(jià)格在20萬(wàn)元以上的工程應(yīng)由采購(gòu)部組織招標(biāo),公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單次采購(gòu)金額預(yù)算價(jià)格在 100萬(wàn)元以上的工程由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機(jī) 構(gòu)代理招標(biāo)；9 .比價(jià)采購(gòu)或招標(biāo)采購(gòu)所邀請(qǐng)的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力,具有提供 或完成我公司所需物資和工程的水平；10 .比價(jià)采購(gòu)或招標(biāo)采購(gòu)應(yīng)根據(jù)附表五(材料或設(shè)備詢價(jià)表)的格式或擬 定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價(jià)；11 .在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示.三、比價(jià)、議價(jià)1 .對(duì)廠商的供給水平,交貨時(shí)間及產(chǎn)品或效勞質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；2 .對(duì)于合格供給商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析,是否

7、其他廠商的價(jià)格最低, 所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出；3 .收到供給單位第一次報(bào)價(jià)或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況,設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格；4 .重要工程應(yīng)通過一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力,資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查,如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供給商的各方面的實(shí)力等；5 .參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價(jià)格及條件的 進(jìn)一步談判.四、比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總1 .比價(jià)比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),征得同意前方可匯總；2 .比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)根據(jù)附表六(比價(jià)/招標(biāo)匯總表)的格式完整列出報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由,根據(jù) 一定順序逐一審核；3 .如比價(jià)、議價(jià)

8、結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理.五、合同的簽訂及其規(guī)定.1 .合同合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議.依法成立的合同,受法律保護(hù).廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議.目前我們的采購(gòu)工作主要涉及工礦產(chǎn)品買賣合同.(1)合同正文應(yīng)包含的要素1) 合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)；2) 采購(gòu)物品/工程的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額,清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的局部；3) 包裝要求；4) 合同總額應(yīng)含稅,含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià),特殊情況應(yīng)注明；5) 付款方式；6) 工期；7) 質(zhì)量保證期；8) 質(zhì)量要求及標(biāo)準(zhǔn)；9) 違約責(zé)任和

9、解決糾紛的方法；10) 雙方的公司信息；11) 其他約定.12) 合同簽訂及其規(guī)定1如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的,注意保密責(zé)任；2擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低；3為預(yù)防合同工程量追加或追加無(wú)依據(jù),打包采購(gòu)時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng) 報(bào)價(jià)清單；4遇貨物訂購(gòu)數(shù)量較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請(qǐng)廠商派代表來(lái) 場(chǎng)協(xié)助清點(diǎn)；5質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長(zhǎng)產(chǎn)品質(zhì)保期；6詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求；7針對(duì)不同的合同約定不同的付款方式,如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分根據(jù)預(yù) 付款、驗(yàn)收款,調(diào)試效勞款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時(shí)間和付 款條件等8與初次合作的單位合作時(shí),應(yīng)少付預(yù)

10、付款或不付預(yù)付款；9違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；10比價(jià)/招標(biāo)匯總表巡簽完畢前方可進(jìn)行合同的簽訂工作；11合同簽定簽應(yīng)根據(jù)附表七 合同審查批準(zhǔn)單的格式對(duì)合同初稿進(jìn)行巡簽 審查；12合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字,加蓋公司合同章方可生效；13簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門.六、付款及合同執(zhí)行1 .付款規(guī)定1所有已簽訂合同付款時(shí)應(yīng)參照公司?修造船公司材料采購(gòu)付款及報(bào)銷 流程V1.修改版?及?修造船公司資金支出審批及報(bào)銷簽字權(quán)限及治理制?中的 相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；2根據(jù)進(jìn)度付款的采購(gòu)工程必須保證質(zhì)檢合格方可付款；3根據(jù)貴司規(guī)定和合同約定到達(dá)付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)填寫附表八 資金支出審批單或附表九付款

11、審批單,該審批單巡簽完畢后提交財(cái)務(wù) 部付款；4財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款,以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期,遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時(shí)的通知采購(gòu)部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo).2 .合同執(zhí)行（1） 已簽訂合同由采購(gòu)部工程負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn),由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān) 督,如出現(xiàn)問題,采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救舉措,并及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門及 公司領(lǐng)導(dǎo)；2已簽訂的合同在執(zhí)行期間,應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)于合同義務(wù)和責(zé)任 的履行情況,跟蹤并催促其保質(zhì)保量,按時(shí)履約；(3)合同在履行期間應(yīng)根據(jù)上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同,遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié) 商并簽訂補(bǔ)充合同；七、報(bào)驗(yàn)與入庫(kù)1 .報(bào)驗(yàn)(1)供給單位已經(jīng)履行完畢的合同,采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)

12、的通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn) 收；(2)對(duì)于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī) 定執(zhí)行；(3)到達(dá)質(zhì)檢和報(bào)驗(yàn)條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時(shí)間報(bào)請(qǐng)質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì) 檢、驗(yàn)收；(4)質(zhì)檢部門在接到采購(gòu)部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時(shí)報(bào)驗(yàn),并出具報(bào)驗(yàn)結(jié)果證實(shí) 書,對(duì)于質(zhì)檢不及時(shí)延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫(kù)的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé) 任；(5)用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi).2 .入庫(kù)(1)公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫(kù)前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的 檢驗(yàn)或驗(yàn)收；(2)合同標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門,由請(qǐng)購(gòu)部門及 時(shí)安排卸貨與搬運(yùn)；(3)質(zhì)檢部門未及時(shí)驗(yàn)收的合同標(biāo)的物,倉(cāng)庫(kù)在

13、收到送貨清單后應(yīng)將其作 為暫存物資接受；(4)質(zhì)檢部門已經(jīng)驗(yàn)收的產(chǎn)品倉(cāng)庫(kù)應(yīng)及時(shí)的入庫(kù),并及時(shí)出具入庫(kù)清單；(5)外協(xié)加工件應(yīng)根據(jù)原材料入庫(kù)；(6)質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及效勞根據(jù)公司財(cái)務(wù)規(guī)定不入庫(kù).附表一固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表企業(yè)名稱：編號(hào):申請(qǐng)部門申請(qǐng)時(shí)間購(gòu)置資產(chǎn)名稱購(gòu)置數(shù)量預(yù)算單價(jià)預(yù)算金額購(gòu)置原因:購(gòu)置后效益分析：部門9f人分管領(lǐng)導(dǎo)分管財(cái)務(wù)副總總經(jīng)理年 月曰附表二米購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門：填報(bào)日期：年 月 日采購(gòu)類別：口設(shè)備 口材料 口工程 口效勞 口低值易耗 口其他購(gòu)置原因：序 號(hào)名稱規(guī)格型號(hào) /工程概況數(shù)量/工程量估價(jià)總價(jià)交貨期 /工期備注12345678備注：編制人：部門經(jīng)理：分管副總：采購(gòu)副總

14、：財(cái)務(wù)副總：總經(jīng)理：附表三物資采購(gòu)審批單部門名稱年月日序號(hào)工程名稱規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)金額審批備注總經(jīng)理：財(cái)務(wù)副總分管副總：財(cái)務(wù) 合計(jì)金額大寫：¥:經(jīng)辦人：部門負(fù)責(zé)人：復(fù)核人:附表四擬報(bào)價(jià)/招標(biāo)單位名單單位名稱：填報(bào)日期：年月日序 號(hào)投標(biāo)單位名稱資質(zhì)情況業(yè)績(jī)情況聯(lián)系人 / 電子郵箱備注12345經(jīng)辦人： 采購(gòu)部： 技術(shù)副總： 采購(gòu)副總： 財(cái)務(wù)副總： 總經(jīng)理： 附表五材料設(shè)備詢價(jià)表日期：年 月曰需求單位：廳P材料名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)小計(jì)備注1234567合計(jì)：信息報(bào)價(jià)單位蓋章：供貨 周期付款方式聯(lián)系人 郵箱公司網(wǎng)址辦公地址：需力 信息公司名稱：聯(lián)系人商務(wù)： 技木:郵箱公司網(wǎng)址辦公地址：郵 編：備注：1.本報(bào)價(jià)含17%勺增值稅,含運(yùn)費(fèi);2.本單只做詢價(jià)用,非正式訂單附表六比價(jià)/招標(biāo)匯總表企業(yè)名稱：制表時(shí)間：年 月 日物料 名稱規(guī)格單 位包裝 標(biāo)準(zhǔn)公司名稱一次報(bào)價(jià)二次報(bào)價(jià)工期付款 方式聯(lián)系人選定 廠家采購(gòu)部意見：經(jīng)辦人：采購(gòu)部：技術(shù)副總：分管副總：財(cái)務(wù)副總：總經(jīng)理：備注:附表七合同審查批準(zhǔn)單合同編號(hào)合同名稱：合同標(biāo)的物:產(chǎn)品承攬單價(jià)/合同總額：¥ :元人民幣：元整招評(píng)標(biāo)情況：詳見報(bào)價(jià)及合同合同洽談人：公司律師意見:技術(shù)副總意見:分管副