辦公郵件行文及處理規(guī)范

1、辦公郵件行文及處理規(guī)范為規(guī)范公司內(nèi)部辦公郵件往來(lái)、提高辦公效率，特制訂此規(guī)范：1 .郵件文本及格式規(guī)范1.1. 郵件內(nèi)容一封完整的電子郵件內(nèi)容包括：收件人郵件地址（抄送郵件地址）、郵件主題、收件人稱呼、郵件正文、郵件結(jié)束語(yǔ)、本人簽名。1.2. 郵件字體全文統(tǒng)一 字體大小在10-12號(hào)，不宜過(guò)大或過(guò)小，選用宋體或微軟雅黑字體。 字體顏色為黑色，個(gè)別重點(diǎn)處可加黑或顯著的顏色。1.3. 郵件附件如郵件中含有附件，應(yīng)在郵件內(nèi)容中說(shuō)明。1.4. 個(gè)人簽名根據(jù)公司規(guī)定，簽名格式如下：2 .發(fā)送、抄送、群發(fā)規(guī)定2.1. 部門內(nèi)工作郵件，以“收件人”發(fā)送至相關(guān)人員，如有必要，“抄送”部門長(zhǎng);2.2. 跨部門工

2、作郵件，以“收件人”發(fā)送至對(duì)方部門接口人，“抄送”本部門對(duì)應(yīng)人員或部門長(zhǎng)，如有必要，“抄送”對(duì)方部門長(zhǎng)；2.3. 越級(jí)發(fā)送郵件，因工作需要向本部門隔級(jí)主管或主管副總裁、總裁發(fā)送工作郵件時(shí)，應(yīng)首先征得本部門經(jīng)理的同意，并在發(fā)送郵件時(shí)“抄送”本部門經(jīng)理；2.4. “收件人”應(yīng)為郵件涉及內(nèi)容的直接責(zé)任人（嚴(yán)禁“收件人”含糊不清或數(shù)量眾多，不知由誰(shuí)負(fù)責(zé)），“抄送”應(yīng)為需知曉郵件內(nèi)容的涉及部門的部門經(jīng)理或 具體辦事人員（嚴(yán)禁“抄送”無(wú)關(guān)人員或非直接相關(guān)人員）；其他人員如需知曉 郵件內(nèi)容由收件人或被抄送人轉(zhuǎn)發(fā)；2.5. 向全公司群發(fā)郵件需經(jīng)過(guò)主管副總裁及總裁審批后，由系統(tǒng)部開通臨時(shí)權(quán)限。（部門內(nèi)、跨部門群

3、發(fā)規(guī)定請(qǐng)見本節(jié)1、2條）；3 .郵件審批規(guī)定及流程各級(jí)主管對(duì)需要給出審批意見的郵件應(yīng)遵循如下方式進(jìn)行批示：3.1. 請(qǐng)示匯報(bào)類郵件的批示，應(yīng)以“同意”、“原則同意+補(bǔ)充意見”、“不同意+修改 意見”、“堅(jiān)決不同意+反對(duì)意見+處理建議”其中之一明確回復(fù)；3.2. 建議類郵件的批示，應(yīng)以“參閱”、“閱處”、“即辦”之一進(jìn)行回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)。各項(xiàng)批示意見含義如下：參閱：不需辦理，了解皆可，不必對(duì)“發(fā)件人”進(jìn)行結(jié)果反饋。閱處：郵件涉及事項(xiàng)不需“發(fā)件人”直接決定或表示意見，交由“收件人” 了解情況、決定處理方案并安排辦理的事項(xiàng)?！鞍l(fā)件人”未明確要求反饋結(jié)果的，可不反饋。即辦：馬上處理。郵件中已有明確處理方案的按審批意見立刻辦理，無(wú)明確處理方案的，“收件人”應(yīng)在與“發(fā)件人”溝通后立即處理，并在完成后對(duì)“發(fā)件人”進(jìn)行結(jié)果反饋；3.3. 郵件內(nèi)容要求文字：簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確；內(nèi)容：結(jié)構(gòu)清晰、重點(diǎn)突出、方便閱讀，避