房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理辦法

1、檔案管理方法第一條 管理部門：集團(tuán)人力及公共事務(wù)中心或各城市公司均設(shè)立檔案室，由專人 / 檔案管理員負(fù)責(zé)檔案工作。第二條 歸檔范圍：包括但不限于以下具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件材料簡(jiǎn) 稱文件：1、管理文件：集團(tuán)各單位在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中具有重要依據(jù)的各類文件，包括各類公文。2、立項(xiàng)文件：包括可行性報(bào)告、合作合同、章程等文件及政府部門關(guān)于工程立項(xiàng)的 各種批復(fù)文件等。3、證照文件：經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類證、照文件等。4、資信文件：驗(yàn)資、審計(jì)、評(píng)估、權(quán)屬等報(bào)告文件等。5、合同文件：經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類合同文件等。6、征地建設(shè)文件7、規(guī)劃報(bào)建文件8、竣工驗(yàn)收文件9、聲像信息類：集團(tuán)具有重要價(jià)值的照片、錄音、

2、錄像、電子文件等。第三條 收集歸檔：1、堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結(jié)合的原那么。2、凡屬歸檔范圍的文件，經(jīng)辦人員應(yīng)在辦理完畢一個(gè)工作日內(nèi)將原件及時(shí)歸檔，不 得私自留存。3、工程工程文件在各階段形成過(guò)程中，有關(guān)人員應(yīng)及時(shí)對(duì)有關(guān)文字材料和圖樣進(jìn)行 系統(tǒng)收集整理，不遺漏，不喪失，保證全套資料能夠真實(shí)、完整齊全地向檔案管理部門移交歸檔4、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的重要的有價(jià)值的文件資料， 由主辦部門收集存檔，會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集存檔。5、歸檔的文件材料必須完整，層次清楚，符合其自然形成規(guī)律，保持文件之間的聯(lián) 系，科學(xué)分類、立卷和編目，便于查找和利用。在一個(gè)卷內(nèi)要按問(wèn)題或文件形成

3、的時(shí)間系統(tǒng)排列，一般批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正 本在前，副本在后；如有大型圖表或大于十六開(kāi)的張頁(yè)時(shí)，要進(jìn)行技術(shù)折疊成A4大小。不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，應(yīng)在復(fù)文年立 卷，沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷；跨 年度總結(jié)放在最后一年立卷；跨年度規(guī)劃放在第一年立卷；案件文件放在結(jié)案年 立卷。擬定案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明、扼要，結(jié)構(gòu)完整，準(zhǔn)確反映出案卷的主要內(nèi)容，一般由責(zé) 任者、問(wèn)題、名稱三局部組成。整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原那么上分為永久、長(zhǎng)期15年-50年、短 期15年以下三種。確定檔案保管的根本原那么是：對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔 案應(yīng)永久

4、保存；對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存， 介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。6、密級(jí)確實(shí)定：絕密、機(jī)密、秘密集團(tuán)經(jīng)營(yíng)開(kāi)展中，直接影響集團(tuán)權(quán)益的重要決策文件資料為絕密級(jí)；集團(tuán)的規(guī)劃、集團(tuán)經(jīng)營(yíng)情況、重要會(huì)議記錄為機(jī)密級(jí)；集團(tuán)人事檔案、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、合同、協(xié)議、職員工資性收入、場(chǎng)或尚未 公開(kāi)的各類信息及其它為秘密級(jí)。7、組卷:組具：封皮、封底、卷內(nèi)目錄、備考表、檔案盒。封面填寫：案卷題名、編制單位。頁(yè)號(hào)打?。阂话阍谟蚁陆牵疵鏄?biāo)在左下角，照片檔案反面編號(hào)。卷內(nèi)目錄附件一的填寫：一般應(yīng)按時(shí)間順序排列、編號(hào)應(yīng)按文件實(shí)際編號(hào)填 寫。備考表的填寫：注意使用碳素筆填寫

5、。第四條檔案分類編號(hào)：1、檔案管理部門應(yīng)根據(jù)歸檔范圍對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類整理，編目歸檔，保證檔案利 用工作的順利進(jìn)行，分類原那么如下：按工程分類按專業(yè)性質(zhì)分類按組織機(jī)構(gòu)分類按時(shí)間分類2、檔案分類編號(hào)詳見(jiàn)?*檔案歸檔明細(xì)?，任何新增/刪除/變更檔案分類編目等建議, 須經(jīng)集團(tuán)編閱后發(fā)布為執(zhí)行版本。為保持系統(tǒng)一致性，各城市公司不可各自制定編目。第五條檔案保存：1、檔案室須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作，保持檔案完好無(wú)缺；一旦出現(xiàn)險(xiǎn)情， 須立即向人力行政部報(bào)告。2、禁止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室。3、資料檔案發(fā)生損毀喪失時(shí)，根據(jù)給公司所造成的損失大小按公司獎(jiǎng)懲規(guī)定對(duì)責(zé)任 人進(jìn)行處分。4、檔案管理人員應(yīng)及時(shí)做好電

6、子檔案?jìng)浞莨ぷ?，所有備份須于每月底最后一個(gè)工作 日電郵人力行政部，待該部統(tǒng)一更新存檔。第六條 檔案借閱：1、借閱任何文件資料，辦理審批及借閱登記手續(xù)，填寫?檔案借閱審批表?，附件二，并編制?檔案借閱登記簿? 附件三歸還存檔時(shí)，必須逐卷、逐頁(yè)清點(diǎn)和檢查，經(jīng) 雙方核準(zhǔn)后，經(jīng)檢查無(wú)誤方可辦理注銷手續(xù)。2、借閱非機(jī)密性文件包括復(fù)印件 ，須經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；借出原件密件 ， 須報(bào)城市公司總經(jīng)理 / 主管運(yùn)營(yíng)總監(jiān)審批，借閱者要妥善保管所借資料，如發(fā)生泄密情況， 借閱者承當(dāng)全部責(zé)任。3、辦理銀行貸款按揭所需的工程報(bào)建文件，證照文件及報(bào)建圖、報(bào)建審核書、辦理 產(chǎn)權(quán)所需工程資料，須經(jīng)城市公司總經(jīng)理審批。4、

7、所有合同、證照、規(guī)劃設(shè)計(jì)批復(fù)、批準(zhǔn)書、報(bào)建圖、報(bào)建審核書等資料原件未經(jīng) 城市公司總經(jīng)理批準(zhǔn)不得借出5、任何人借閱檔案原件，不準(zhǔn)拆散案卷、折頁(yè)、摘抄、復(fù)制；不準(zhǔn)在文件上作記號(hào)、 涂改、污損、轉(zhuǎn)借等。7、借閱檔案者必須嚴(yán)守集團(tuán)機(jī)密，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄；由于泄漏機(jī)密而給 集團(tuán)造成損失者，將對(duì)其進(jìn)行處分直致追究其法律責(zé)任。第七條 借閱期限：短期使用資料借閱期不超過(guò)一周，長(zhǎng)期使用資料不超過(guò) 15 天，如 確需延期應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)，必須經(jīng)原審批人批準(zhǔn)。第八條 檔案移交：1、如檔案需向政府部門如向城建檔案館移交， 需將有關(guān)規(guī)定及檔案材料報(bào)城市公司總 經(jīng)理批準(zhǔn)，檔案轉(zhuǎn)移交由人力行政部負(fù)責(zé)，各相關(guān)部門配

8、合。2、各部門每年度形成的檔案應(yīng)于下年度三月份以前移交檔案室， 填寫?檔案交接表?附 件四。3、工程工程于工程結(jié)束移交檔案室。4、各城市公司與集團(tuán)各職能中心對(duì)接，集團(tuán)各職能中心與集團(tuán)檔案室對(duì)接。第九條 檔案銷毀：1、檔案在歸檔一定時(shí)期后，由城市公司總經(jīng)理 /COO/CFC組成的檔案鑒定小組對(duì)其中失去保存價(jià)值或超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定銷毀。2、銷毀檔案應(yīng)填寫?檔案銷毀審批表? 附件五，經(jīng)鑒定小組批準(zhǔn)方可銷毀，并編制 ?檔案銷毀清冊(cè)?附件六，3、銷毀檔案時(shí)必須到指定地點(diǎn)，由相關(guān)部門人員及人力行政部經(jīng)理同時(shí)在場(chǎng)監(jiān)督，以 防檔案遺失和泄密。銷毀后，參與銷毀人員需在銷毀清冊(cè)上簽字蓋章。4、會(huì)計(jì)檔案保管

9、期限滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證 不得銷毀 ,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷 ,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。 單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案 , 應(yīng)當(dāng) 在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。 正在工程建設(shè)期間的建設(shè)單位 ,其保管期 滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。第十條 檔案室管理：1、集團(tuán)檔案室由專人進(jìn)行管理，負(fù)責(zé)借閱、保管等管理工作。2、錄音帶、錄像帶、磁盤等要采取防磁措施，防止資料遭到破壞。3、對(duì)超期存檔的資料，由檔案室提出銷毀報(bào)告，經(jīng)有關(guān)部門審核和執(zhí)行總裁批準(zhǔn)，在有效監(jiān)督的情況下進(jìn)行銷毀4、各種檔案應(yīng)保持清潔衛(wèi)生， 檔案室應(yīng)通風(fēng)良好、 切實(shí)做好檔案“十防 即防盜、防水、防火、防潮、防塵

10、、防鼠、防蟲、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密工作，確保檔案完整 平安。5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙或有明火作業(yè)及電加熱設(shè)備的使用，防止火災(zāi)發(fā)生。第十一條 違規(guī)責(zé)任1、對(duì)于不能履行崗位職責(zé)的檔案工作人員，兩次以上者予以通報(bào)批評(píng)。2、對(duì)于因工作失誤造成檔案腐蝕、缺損、喪失，為公司造成重大損失的檔案工作人 員予以 500 元至 1000元的經(jīng)濟(jì)處分。3、對(duì)于由于部門負(fù)責(zé)人重視不夠引起的檔案工作失誤給公司造成重大損失的，直接其進(jìn)行警告處分及 1000元至 2000 元的經(jīng)濟(jì)處分。4、如檔案借出后因保管不慎將文件遺失那么調(diào)卷人負(fù)全部責(zé)任。 檔案管理人員有義務(wù) 協(xié)助其責(zé)成相關(guān)負(fù)責(zé)人盡快對(duì)該文件進(jìn)行補(bǔ)辦， 同時(shí)對(duì)調(diào)卷人處以

11、 500 元至 1000元以內(nèi)的 罰款。5、借閱檔案必須嚴(yán)格按照檔案借閱制度辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，對(duì)于借 閱期滿未辦理續(xù)借手續(xù)的，對(duì)當(dāng)事人處以 500 至 1000元的罰款。6、對(duì)于不能按照規(guī)定及時(shí)將報(bào)送城建檔案館的檔案移交給檔案室的相關(guān)部門檔案工 作人員，根據(jù)其對(duì)工程規(guī)劃驗(yàn)收、備案及入住進(jìn)度的影響程度處以 200 至 500 元的處分。7、對(duì)于嚴(yán)格保密的檔案如出現(xiàn)泄密情況， 那么視其情節(jié)輕重程度追究相關(guān)責(zé)任人的法律 責(zé)任。第十二條 日常運(yùn)作所需之工作檔案，由各職能部門各自負(fù)責(zé)。 具體內(nèi)容參照以下附表：附表 1：?檔案卷內(nèi)目錄?附表2:?檔案借閱審批表?附表3:?檔案借閱登記簿?附表4

12、:?檔案交接表?附表5:?檔案銷毀審批表?附表6:?檔案銷毀清冊(cè)?附表7:?檔案案卷目錄?附表8:?檔案跟蹤檢查表?檔案卷內(nèi)目錄?附表一第頁(yè)共頁(yè)案卷號(hào)案卷題名保管期限起止日期卷內(nèi)頁(yè)數(shù)柜號(hào)順序號(hào)文件編號(hào)文件題名日期份數(shù)頁(yè)數(shù)備注1234567891011121314151617181920?檔案借閱審批表?附表二編號(hào)借閱人案卷密級(jí)件數(shù)借閱時(shí)間借閱周期最遲歸還時(shí)間借閱用途案卷檔號(hào)案卷內(nèi)容借閱人簽字借出經(jīng)辦人審批人簽字歸還人簽字歸還經(jīng)辦人?檔案借閱審批表?附表二編號(hào)借閱人案卷密級(jí)件數(shù)借閱時(shí)間借閱周期最遲歸還時(shí)間借閱用途案卷檔號(hào)案卷內(nèi)容借閱人簽字借出經(jīng)辦人審批人簽字歸還人簽字歸還經(jīng)辦人?檔案借閱登記簿?附表三序號(hào)日期部門借閱人簽字審批人案卷檔號(hào)案卷題名用途歸還人簽字歸還日期續(xù)借日期備注?檔案交接表?附表四序號(hào)交接日期案卷名稱張數(shù)份數(shù)起至日期密級(jí)保管期限移交部門移交人簽字接受人簽字?檔案銷毀審批表?附表五銷毀編號(hào)銷毀數(shù)量保管期限銷毀申請(qǐng)人銷毀申請(qǐng)時(shí)間銷毀內(nèi)容及原因申請(qǐng)銷毀部門部門領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)審批說(shuō)明審批人鑒定小組意見(jiàn)審批說(shuō)明審批人是否銷毀銷毀批準(zhǔn)時(shí)間監(jiān)毀人銷毀人備注?檔案銷毀清冊(cè)