關(guān)于分析報(bào)告、請(qǐng)示等幾種公文的寫作

1、關(guān)于報(bào)告、請(qǐng)示等幾種公文的寫作作者： 日期：關(guān)于報(bào)告、請(qǐng)示等幾種公文的寫作各位朋友，女士們、先生們：大家早上好！本人應(yīng)邀前來深圳航空公司，給在座各位講解公文寫作，深 感榮幸，非常高興。深航公司地處深圳機(jī)場(chǎng)，這里有宏偉的建筑、亮麗的景色。 每當(dāng)我出差、旅游或探親，出入深圳機(jī)場(chǎng)的時(shí)候，心里都十分高興，情緒都十 分亢奮，甚至歡欣喜悅、流連忘返。今天到這里來講課，更是機(jī)會(huì)難得、興奮 不已。所以在講課之前，我要對(duì)給了我這次機(jī)會(huì)的在座各位，特別是邀請(qǐng)我來 講課的你們總務(wù)部行政室王雪梅主任表示我的謝意和感激之情，感謝大家讓我 再次來到深圳機(jī)場(chǎng)，再次領(lǐng)略這里的美好景色和感受這里的人文風(fēng)光。王主任要我給大家講講

2、報(bào)告、請(qǐng)示、通報(bào)、函和會(huì)議紀(jì)要等幾個(gè)文種的寫 作問題。這幾種公文是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位特別是基層單位常用的主要公文。 掌握這幾種公文的寫作方式和方法，對(duì)于我們做基層工作的同志來說非常重要。 因?yàn)闀r(shí)間關(guān)系，今天在這里我只能重點(diǎn)地講講報(bào)告、請(qǐng)示的寫作問題，其它幾 個(gè)文種只能捎帶著說說，不能夠展開談，請(qǐng)大家見諒。就這兩個(gè)文種而言，我 打算講三個(gè)方面的內(nèi)容：第一，報(bào)告、請(qǐng)示的角色定位；第二，報(bào)告、請(qǐng)示的 書面格式；第三，報(bào)告、請(qǐng)示的寫作要領(lǐng)。首先，講講報(bào)告、請(qǐng)示的文種含義、特點(diǎn)及相互關(guān)系，也就是所謂的角色 定位。搞清楚這兩個(gè)文種的角色定位問題，對(duì)于寫好這兩種公文很有必要。實(shí) 際寫作中，人們對(duì)此不夠重視

3、，隨意為之，常常鬧出許多笑話。大家知道，報(bào)告文是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問 的文件，是下級(jí)機(jī)關(guān)將情況通報(bào)給上級(jí)機(jī)關(guān)的主要形式。 （上情下達(dá)主要靠“通 知”、“通報(bào)”，下情上達(dá)主要靠“報(bào)告” ，此外，上下級(jí)之間還可以打電話、派 人傳達(dá)。）報(bào)告文的特點(diǎn)在于“重陳述” 、“有主見”?！爸仃愂觥笔钦f，報(bào)告文以 敘述事實(shí)為主，有條理地把情況敘述清楚，以供上級(jí)了解； “有主見”是說：報(bào) 告文在陳述清楚事實(shí)的前提下，還要表明對(duì)所陳述的情況的看法或意見，以供 上級(jí)參考。這兩個(gè)特點(diǎn)，是從報(bào)告文的內(nèi)容上看出來的。報(bào)告文在內(nèi)容上是既 說事，又說理，說事為主，說理為輔。當(dāng)然，這里的“理” ，只是幾

4、句話交代出 來的觀點(diǎn)、看法，不是長篇議論的大道理。這在后面講報(bào)告寫作方法時(shí)還要詳 細(xì)介紹。而請(qǐng)示文則是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、請(qǐng)求批準(zhǔn)的文件。下級(jí)機(jī)關(guān) 不是什么問題都要向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，在本機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)的工作都不要請(qǐng)示， 照常規(guī)去做即可。只是當(dāng)某項(xiàng)工作出離了本機(jī)關(guān)職權(quán)范圍（或超出自身權(quán)力范圍、或超出自身能力范圍、或超出自身智力范圍，換言之：出于自身權(quán)限不夠、 或能力不足、或認(rèn)識(shí)不清）時(shí)，才要用請(qǐng)示行文，且必須用請(qǐng)示行文，而不能 自以為是、自行其事。請(qǐng)示文有“超前性”和“說明性”兩個(gè)特點(diǎn)。 “超前性” 說的是辦事之前行文，辦事之前呈送 ，請(qǐng)求上級(jí)定奪，待上級(jí)作出決斷以后按 上級(jí)意圖行動(dòng)，或辦

5、或不辦，換句話說“先奏后斬” ?！罢f明性”指的是請(qǐng)示文 重在說明要辦的理由、說明求助的內(nèi)容即要求，通過說明，說服上級(jí)、打動(dòng)上 級(jí)，使上級(jí)作出決斷，對(duì)請(qǐng)示的事項(xiàng)給予答復(fù)或批準(zhǔn)。從上面的介紹中，我們不難看出，報(bào)告和請(qǐng)示是兩個(gè)定義不同的文種，有 著各自的特點(diǎn)。二者雖說都是上行文（都是頂腳的下級(jí)機(jī)關(guān)寫給頂頭的上級(jí)機(jī) 關(guān)的），但它們的不同之處是十分明顯的，歸納起來，至少有以下四點(diǎn)不同： 請(qǐng)示事前行文。行文時(shí)機(jī)不同報(bào)告事后行文。 請(qǐng)示側(cè)重說明理由、要求。行文內(nèi)容不同報(bào)告?zhèn)戎仃愂銮闆r、問題。 請(qǐng)示主要用說明的表達(dá)方式。行文方式不同報(bào)告主要用敘述的表達(dá)方式。 請(qǐng)示要上級(jí)給予答復(fù)。行文目的不同報(bào)告只訴情況，不求

6、回復(fù)。 報(bào)告和請(qǐng)示文的這四點(diǎn)區(qū)別，界定了二者的角色地位，分清了二者的性質(zhì)特征， 也限制了二者的適用范圍。在寫作方式和方法上給了人們以清晰的昭示。但是，很遺憾，實(shí)際寫作中，很多人對(duì)此并不十分清楚，甚至還十分模糊。 以至在行文中，造成了很多混亂，不是弄錯(cuò)行文時(shí)機(jī)，就是搞混行文內(nèi)容，或 者用錯(cuò)表達(dá)方式，甚至在報(bào)告中或文尾，寫上要求上級(jí)答復(fù)和批示的話語，請(qǐng) 示中大段大段的敘述事實(shí)等等。造成這種混亂現(xiàn)象，固然與寫作者的知識(shí)儲(chǔ)備 不足、寫作水平不高、或者責(zé)任心不強(qiáng)有關(guān)，也是上行文的歷史狀況影響所致。 以前的上行文，籠統(tǒng)地叫“請(qǐng)示報(bào)告” ，把對(duì)上級(jí)的行文確定為一個(gè)名稱，只要 是上行文，寫作時(shí)，都一律寫成“請(qǐng)

7、示報(bào)告” ，文中既匯報(bào)工作、反映情況，又 提出請(qǐng)求。后來（大概是上個(gè)世紀(jì) 50 年代末 60 年代初），為了提高辦事效率， 把上行文一分為二，報(bào)告歸報(bào)告，請(qǐng)示歸請(qǐng)示，報(bào)告中只匯報(bào)工作、反映情況、 答復(fù)詢問，不再提請(qǐng)求事項(xiàng)；請(qǐng)示中也只是請(qǐng)求上級(jí)指示批準(zhǔn)，而不再匯報(bào)工 作等等。“請(qǐng)示報(bào)告”的混合名稱從此不再使用。報(bào)告、請(qǐng)示這樣分開的時(shí)間已經(jīng)很久了，現(xiàn)在仍然有人不知道這一點(diǎn)，還常用混合名稱，進(jìn)行混合寫作。有 些領(lǐng)導(dǎo)至今如此， 一提到給上級(jí)行文， 就滿嘴都是 “請(qǐng)示報(bào)告”。在座的朋友們， 你們有沒有這種情況？如果有，就要改過來，以后也不再這樣做。如果看到別 人這樣做，就大膽、善意、及時(shí)地指出來，幫他改

8、正。以使報(bào)告、請(qǐng)示文的角 色地位更加確定、更加清晰，從而承擔(dān)起各自應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任和職能。這對(duì)公 文寫作的規(guī)范化無疑是十分有益的。 （13 種行政公文的寫作都存在需要進(jìn)一步 規(guī)范化的問題。）明確了報(bào)告、請(qǐng)示文的角色地位，再來講這兩個(gè)文種的格式和寫作，就比 較容易了。第二，講講報(bào)告、請(qǐng)示的文面格式。 報(bào)告、請(qǐng)示都是上行文，都是下級(jí)機(jī)關(guān)寫給直接的上級(jí)機(jī)關(guān)的，它們文種 體例一樣，文面格式相同，都有：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、結(jié)語；都要：落款、 署時(shí)、蓋章。在寫法上，除了正文、結(jié)語有區(qū)別，其它各項(xiàng)也都相似。標(biāo)題：既可以：發(fā)文機(jī)關(guān) + 事由 + 文種（或報(bào)告、或請(qǐng)示） ，也可以采取省 略式，通常省略發(fā)文機(jī)關(guān)，

9、寫成：事由 + 文種（報(bào)告或請(qǐng)示） 。但不能只用文種 做標(biāo)題，寫成“報(bào)告”或“請(qǐng)示” 。主送機(jī)關(guān)（收文單位） ：“一定有”（即不能省略），“有一定”（即寫出發(fā)文 機(jī)關(guān)的頂頭上級(jí)機(jī)關(guān)）（敘述）情況 正文：報(bào)告正文通常寫兩部分內(nèi)容（表明）看法（講）理由 請(qǐng)示正文通常也寫兩部分內(nèi)容（提）要求“特此報(bào)告”結(jié)語：報(bào)告結(jié)語常寫 （但不寫要求性結(jié)語）“專此報(bào)告” 請(qǐng)示結(jié)語常寫：“以上要求當(dāng)否，請(qǐng)批示（批復(fù)） ” 落款：“一定有”（即不能省略），“有一定”（即寫出發(fā)文機(jī)關(guān)） 署時(shí)：都要寫出年、月、日。行政公文落款處的年、月、日都要用漢字小 寫數(shù)字，不能用阿拉伯?dāng)?shù)字，報(bào)告、請(qǐng)示當(dāng)然不例外。蓋章：報(bào)告、請(qǐng)示與其它

10、行政公文一樣，都必須加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的公章，蓋 章才能生效，才有嚴(yán)肅性。以上說的是報(bào)告、請(qǐng)示的文面格式和各個(gè)項(xiàng)目的寫作方式、方法。 第三，講講報(bào)告、請(qǐng)示的寫作要領(lǐng)。全面掌握?qǐng)?bào)告、請(qǐng)示的構(gòu)成體例，嚴(yán)格按照?qǐng)?bào)告、請(qǐng)示的文面格式和具體 項(xiàng)目去寫，這是寫作報(bào)告、請(qǐng)示的基本要求。但僅僅符合這些基本要求，還不 一定能夠?qū)懞脠?bào)告、請(qǐng)示。要真正寫好這兩種公文，還必須掌握這兩種公文各 自的類型及寫作要領(lǐng)，注意吸取他人寫作這兩種公文的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。工作報(bào)告 簡單地說，報(bào)告從寫作目的上分，有三種類型 情況報(bào)告答復(fù)報(bào)告綜合報(bào)告 從寫作容量上分，有兩種類型專項(xiàng)報(bào)告請(qǐng)準(zhǔn)類請(qǐng)示 請(qǐng)示文的類型比較少，只有兩個(gè) 前者是請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)批

11、請(qǐng)幫類請(qǐng)示 準(zhǔn)辦理某件事，后者是請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)給予精神上、物質(zhì)上的幫助，比如給權(quán)力、 給精神、給政策，給人、財(cái)、物等等。在寫作報(bào)告、請(qǐng)示的時(shí)候，要根據(jù)這些類型的不同，采取一些不同的方式， 要根據(jù)內(nèi)容、目的的不同，有針對(duì)性地寫，有重點(diǎn)地寫?？偠灾?，不同類型 的報(bào)告、請(qǐng)示，承擔(dān)的寫作任務(wù)不同，因此在寫法上有明顯差異，寫作時(shí)要具 體對(duì)待。但是，不管報(bào)告、請(qǐng)示這兩個(gè)文種的類型有多么復(fù)雜，寫作的任務(wù)有多么 不同，具體的方法有多么紛繁，每個(gè)文種的寫作總有些共性的要求值得注意。 就報(bào)告文而言，寫作時(shí)必須注意以下幾點(diǎn)：（一）陳述事實(shí)要完整清楚。所謂“完整” ，是事實(shí)要寫得有頭有尾，說清 來龍去脈，交代出事實(shí)（

12、工作、情況、問題）的起因、經(jīng)過、結(jié)果、影響；所 謂“清楚”是事實(shí)脈絡(luò)清晰，一件事可按時(shí)間先后順序來寫，多件事可按性質(zhì) 分類敘述。（二）分析要精煉，觀點(diǎn)要鮮明。分析情況，闡述意見，理性表達(dá)不能缺， 但不必詳盡，也就是不像寫議論文那樣在擺出論點(diǎn)以后加以詳細(xì)縝密的論證， 而是只講觀點(diǎn)、結(jié)論，免去論證過程。這在前面已經(jīng)提及，此處再作說明。而 為使報(bào)告的主見突出，觀點(diǎn)、結(jié)論鮮明，采取“分點(diǎn)列舉”辦法，使用數(shù)字序 碼。（三）語言要樸實(shí)，格式要正確。格式要正確，前面已經(jīng)講過，這里不再 重復(fù)。關(guān)鍵是語言要樸實(shí)，要實(shí)話實(shí)說。少用花哨的形容詞，少作長篇大段的 議論，不用含糊不清或過于靈活的概念。因?yàn)閳?bào)告是寫給自己

13、的上級(jí)機(jī)構(gòu)和頂 頭上司的，只能實(shí)話實(shí)說，只能用尊敬、謙虛的態(tài)度和語氣，不能夸夸其談、虛張聲勢(shì)，當(dāng)然也不必討好賣乖、阿諛奉承。就請(qǐng)示文而言，寫作時(shí)必須注意三個(gè)方面：一是遵循請(qǐng)示規(guī)則，二是講清 理由要求，三是行文得體對(duì)路。請(qǐng)示規(guī)則有六條：一文一事，單頭請(qǐng)示（只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)） ，不同 時(shí)抄送下級(jí)； 一般不直送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人 （除非是領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人關(guān)注、 交辦的事情）， 一般不越級(jí)請(qǐng)示 （除非時(shí)間緊迫， 關(guān)系緊張）；受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)寫請(qǐng)示文， 要分清主送、抄報(bào)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)辦理。比如深圳大學(xué)是受深圳市政府的行 政領(lǐng)導(dǎo)和廣東省高教廳的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，寫請(qǐng)示文就要分清主送一個(gè)上級(jí)、抄報(bào)另 一個(gè)上級(jí)。請(qǐng)示文要講清理由

14、要求。這是寫作請(qǐng)示文的重點(diǎn)，也是寫好請(qǐng)示文的關(guān)鍵。 向上級(jí)寫請(qǐng)示文，無非是要求上級(jí)作出指示，或批準(zhǔn)自己作某事，或?yàn)閹椭?己做好某事而給人、給錢、給物、給精神、給權(quán)力、給政策。目的既然如此明 確，理由自然也就應(yīng)當(dāng)充分，要求自然也就應(yīng)當(dāng)合理。換言之，為了實(shí)現(xiàn)請(qǐng)示 目的，寫作請(qǐng)示時(shí)，就要力求把理由講得更加充分，把要求提得更加合理。行 文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先陳述理由，后提出要求。要寫好請(qǐng)示文，尤其要注意行文的得體對(duì)路。所謂得體，就是態(tài)度要得體， 所謂對(duì)路，就是語氣要對(duì)路。 （尊敬、謙虛；親切、關(guān)懷；尊重、謙讓公文 寫作三種態(tài)度和語氣）請(qǐng)示文的寫作對(duì)象是上級(jí)，作為寫作主體的下級(jí)當(dāng)然要 用尊敬的態(tài)度和語氣，這跟寫

15、報(bào)告時(shí)所持的態(tài)度沒有什么兩樣，而且在某種程 度上來說，應(yīng)該比寫報(bào)告所持的態(tài)度更加謙虛，對(duì)上級(jí)更加尊敬，語氣上要更 加講究。因?yàn)槟闶乔笊霞?jí)批準(zhǔn)、幫助，你就不能態(tài)度上太過仗義，語氣上太過 強(qiáng)硬。為此，在遣詞造句時(shí)，就要做到語氣委婉些，態(tài)度客氣些。要用商量的 口吻，討論的口吻，切勿強(qiáng)詞奪理、強(qiáng)人所難、逼人就范，那樣的話，是不會(huì) 有好效果的，當(dāng)然也不必過于軟弱，可憐兮兮地像乞丐要飯似的。因?yàn)閷懻?qǐng)示 文畢竟是為了處理公務(wù)，既然如此，就應(yīng)當(dāng)公事公辦，只要公平、公正、公開、 合法、合理、合情就行了。這才是真正的得體對(duì)路。以上說的是報(bào)告、請(qǐng)示文的的寫作問題，是講下級(jí)如何向上級(jí)行文。除了 報(bào)告、請(qǐng)示這兩種上行文

16、，還有一種上行文就是議案。議案這種上行文比較特 殊。它是政府向同級(jí)人代會(huì)及其常委會(huì)呈送的公文，從發(fā)文的方向上看，似乎 應(yīng)該是平行文。但由于它是執(zhí)法機(jī)關(guān)的政府呈送給立法機(jī)關(guān)的人大的公文，所 以它具有下級(jí)向上級(jí)呈送公文的屬性，因?yàn)樵诜ǖ膯柗ㄉ?，人大高于政府，?此議案就是上行文。十三種行政公文中，只有報(bào)告、請(qǐng)示是標(biāo)準(zhǔn)的上行文，議 案是特殊的上行文。因?yàn)橹v到了報(bào)告、請(qǐng)示這兩種上行文，連帶著這里就不得 不提到另一個(gè)上行文議案，至于議案的寫作方法和注意事項(xiàng)，因?yàn)闀r(shí)間關(guān)系，就難以去說而不得不從免，請(qǐng)大家原諒。十三種行政公文中大量的是下行文，包括命令、決定、公告、通告、通知、 通報(bào)、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要八種。函主

17、要在平行機(jī)關(guān)、兄弟單位、友鄰部門之間使 用，即以平行為主，也可以上行、下行。列入行政公文行列為時(shí)不久的意見則 是可上行、可下行、可平行、可斜行，即可朝多個(gè)方向行文，是多向性行文。 基層單位常用的除了報(bào)告、請(qǐng)示，還有通知、通報(bào)、函、會(huì)議紀(jì)要。它們的寫 作包含的內(nèi)容很豐富，涉及的范圍很廣泛，短時(shí)間內(nèi)是講不完的，只好在下面 簡要提及。通知是公文中使用頻率最高的文種，文種是公文總數(shù)的 1/13 ，可使用量卻 占總量的 1/2 。行政機(jī)關(guān)可以用它轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、 平級(jí)機(jī)關(guān)的來文， 批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的 來文；可以用它發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；可以用它部署全面和重要工作；可以用 它任免干部職務(wù) （多是基層單位干部） ；而更

18、多的是用來通知事務(wù)。 它是下行文， 多用來辦理事務(wù)，似乎相當(dāng)于事務(wù)文書，但有些重要通知?jiǎng)t份量很重，口氣很 硬，相當(dāng)于決定、指示，甚至命令，下級(jí)接到后要不折不扣地貫徹執(zhí)行。也就 是說，在一般人眼里，通知不過就是用來辦理零頭八碎事務(wù)的公文，實(shí)際上這 是低看了通知這個(gè)文種在全部公文中的地位。至于通知的寫作要看用于什么公 務(wù)，作用不同，寫法不同，頭緒紛繁，一言難盡。通報(bào)是用來表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要情況或精神的公文，根據(jù)作用 可以分為表彰性通報(bào)、批評(píng)性通報(bào)、情況通報(bào)（含事故通報(bào)） ，是行政機(jī)關(guān)為了 推動(dòng)自身工作而使用的。具體地講，或通過樹立先進(jìn)典型，帶動(dòng)面上的工作； 或通過提供反面教員，促進(jìn)面上的工作；或介紹經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，推動(dòng)面上的工作， 總之，通報(bào)出于推動(dòng)自身工作的需要，用事例進(jìn)行宣傳，讓榜樣出來說話的特 點(diǎn)很突出。函這個(gè)文種在古代是私人用來交流信息、溝通情感的工具，即所謂信函。 后來被社會(huì)管理者借來用作辦理公共事務(wù)的手段，即所謂公函。這種公文適用 面很廣，事務(wù)性很強(qiáng)，體制短小，易于寫作。會(huì)議紀(jì)要是記載、傳達(dá)會(huì)議情況及議定事項(xiàng)的