新奧集團公文管理制度

1、新奧集團公文管理制度 精選 管理 制度 文件編號：0 2021 年 年 7 7 月 新奧集團公文管理制度 版本號： a a 修改號： 1 1 頁 次： 1.0 編 制： 會 簽： 審 核： 批 準 : 發(fā)布日期： 實施日期： 方案大全 方案整理 新 奧 集 團 公 文 管 理 制 度 總則 為使集團公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，制定本制度。 1. 2 集團的公文（包括電報、傳真，下同），是集團在經(jīng)營管理過程中 形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達貫徹集團經(jīng)營方針、策略、計劃，發(fā)布行政命令和規(guī)章制度，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報告情況

2、，交流信息的重要工具。 公文的處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。 集團辦公室及各單位行政辦公部門是公文處理的管理機構(gòu)，主管本單位公文處理工作,其中集團辦公室負有指導(dǎo)下級單位公文處理工作的責(zé)任。 公文管理部門在公文處理工作中應(yīng)堅持實事求是、精簡、高效的 原則，做到準確、及時、安全。 集團辦公室、集團公司各部門及各單位行政辦公部門，應(yīng)當(dāng)配備專（兼）職的文秘人員負責(zé)公文處理工作。文秘人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，廉潔正派，具備有關(guān)專業(yè)知識。 在公文處理工作中，必須嚴格執(zhí)行保密制度和有關(guān)保密規(guī)定，確保集團秘密的安全。 2 2 公文種類 命令（令） 適用于發(fā)布規(guī)章制度；宣

3、布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)人員；撤銷下屬單位不適當(dāng)?shù)臎Q定。 決定 適用于對重要事項或者重大行動做出安排。 公告、通告 "公告'適用于向集團內(nèi)外宣布重要事項。 "通告'適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。 通知 適用于批轉(zhuǎn)下屬單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)國家行政機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下屬單位辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部。 通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。 議案 適用于提請國家代表機關(guān)或一定組織的會議討論、處理的建議。 報告 適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級

4、單位的詢問。 請示 適用于向上級單位請求指示、批準。 批復(fù) 適用于答復(fù)下屬單位的請示事項。 函 適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題；請求批準和答復(fù)審批事項等。 會議紀要 適用于記載和傳達會議情況和議定事項。 3 公文格式 公文一般由發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、秘密等級、緊急程度、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。 發(fā)文機關(guān)應(yīng)當(dāng)寫全稱或規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文時主辦單位應(yīng)當(dāng)排列在前。 秘密公文應(yīng)當(dāng)分別標明"絕密'、"機密'、"秘密'， 其中"絕密'

5、;、"機密'級公文應(yīng)當(dāng)標明份數(shù)序號。 緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標明"特急'、"急件'。其中電報應(yīng)當(dāng)分別標明"特提'、"特急'、"加急'、"平急'。 發(fā)文字號，包括機關(guān)代字、年份、序號。聯(lián)合行文時只標明主辦機關(guān)發(fā)文字號。 上報的公文，應(yīng)當(dāng)在首頁注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中"請示'應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話。 公文標題，應(yīng)當(dāng)準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標明發(fā)文單位。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。 主送機關(guān)指公文的

6、主要受理機關(guān),應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文時間之前注明附件順序和名稱。 公文除"會議紀要'和以電報形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。 成文時間，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。 公文應(yīng)當(dāng)標注主題詞。 文字從左至右橫寫、橫排。 公 文 中 各 組 成 部 分 的 標 識 規(guī) 則 參 見 新 奧 集 團 企 業(yè) 標 準（q/xag001-2021）新奧集團公文格式。 公文用紙一律采用國際標準 a4 型（長 29

7、7 毫米、寬 210 毫米）。左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。 4 行文規(guī)則 集團行文權(quán)僅限于集團公司、行業(yè)控股公司及其所屬的各成員企業(yè)。 集團各單位在本單位職權(quán)范圍內(nèi)，可以互相行文，可以向下一級單位行文。 向下級單位的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送上級主管部門。 各單位之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自行文。如擅自行文，集團有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷。 同級單位、同級單位各職能部門、上級單位職能部門與下一級單位可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)確有必要，單位不宜過多。 各單位一般不得越級請示。因特殊情況必須越級請示時，應(yīng)當(dāng)抄送被 越過的上級單位。 "請示'應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一

8、個主送單位，如需同時送其他單位，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得同時抄送下級單位。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，"請示'不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人。 "報告'中不得夾帶請示事項。 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級單位請示，應(yīng)當(dāng)寫明主送單位和抄送單位，由主送單位負責(zé)答復(fù)。上級單位向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級單位行文，必要時應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級單位 。 5 5 發(fā)文辦理 集團公司發(fā)文辦理指以本單位名義制發(fā)公文的過程,包括申請、審批、簽發(fā)、登記、打印、校對、用印、分發(fā)等過程。 為簡化辦公程序，以集團名義發(fā)出的文件歸為六類： (1)通知，發(fā)布目標責(zé)任書，確認工作計劃、經(jīng)營計劃；公布公司體制機構(gòu)變動或干部任免事

9、項；公布公司性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、職工工作、生活福利等工作的決定；發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；其它有關(guān)全公司的重大事項 (2)集團級會議紀要 (3)制度 (4)黨團工文件 (5)督委會文件 (6)外發(fā)文件，根據(jù)政府部門的要求呈報的有關(guān)文件；根據(jù)業(yè)務(wù)單位的要求通報的有關(guān)文件。 本部門或本企業(yè)職能范圍內(nèi)的工作布署、業(yè)務(wù)事項等以本部門、本企業(yè)名義行文。 申請 (1)情況屬實，觀點鮮明,條理清楚,文字簡煉,標點準確,篇幅短小，不說廢話、贅話; (2)人名、地點、數(shù)字、引文準確。引用公文應(yīng)該先引標題，后引發(fā)文字號。日期應(yīng)該寫具體的年、月、日。 (3)結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為"一'，第

10、二層為"（一）'，第三層為".'，第四層為"（）'。 (4)必須使用國家法定的計量單位。 (5)用詞用字準確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡稱,一般應(yīng)當(dāng)先用全稱,并注明簡稱。 審批 (1)是否需要行文。 (2)是否符合黨和國家的方針、政策及有關(guān)法律、法規(guī)。 (3)涉及到其他部門的問題是否協(xié)商一致。 (4)提出的要求和措施是否切實可行。 (5)涉及的人名和文件是否確切。 (6)文字表達是否準確。 (7)文種使用、文件格式、發(fā)送范圍是否恰當(dāng)符合規(guī)定。 簽發(fā) (1)涉及全局性的文件由總經(jīng)理或總經(jīng)理指定的副總經(jīng)理或三總師簽發(fā)。 (2)對涉及某一方面或?qū)I(yè)的文件由

11、分管副總經(jīng)理或三總師簽發(fā)。 (3)凡屬涉及兩位以上副總經(jīng)理或三總師分管的事項由各分管副總經(jīng)理或三總師共同簽發(fā)。 (4)黨團工、督委會文件由直接領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)簽發(fā)。 登記編號 登記編號是指文稿經(jīng)集團領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)后，在送印之前，需要進行發(fā)文登記，并編排發(fā)文字號。集團文件由董事長辦公室負責(zé)登記編號，行業(yè)控股公司文件由其行政辦公部門負責(zé)登記編號。文秘人員在進行發(fā)文登記前，要檢查簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件不得登記編號。 打印 打印由集團辦公室打字員負責(zé)。打印須以簽發(fā)人及簽發(fā)時間的定稿為依據(jù)。 校對 文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，并在發(fā)文批審單上簽名。校對的

12、基本職責(zé)就是對原稿負責(zé)，即"忠實原稿'。校對由行文部門負責(zé)。 印制 校對修改好的文件由打字員按統(tǒng)一的公文格式及印數(shù)要求進行印制。版面要清楚、整潔。對印制質(zhì)量不好的文件應(yīng)重新印制。 上報或下發(fā) 文件印制完畢后交由董事長辦公室用印、分發(fā)，并做好登記。用印須印跡清晰、端正，位置正確（騎年壓月），不得出現(xiàn)印跡模糊、歪斜以及不正確用印。各部門、各單位自己行文的,由各單位、各部門用印、分發(fā)，并按照新奧集團辦公自動化系統(tǒng)管理辦法的有關(guān)規(guī)定在"奇跡 2021'辦公自動化系統(tǒng)中發(fā)布。 收文辦理 集團公司收文是指送本單位的公務(wù)性文件和材料等。包括政府部門、.各界及企業(yè)間的文件、

13、電報、信函、集團各成員企業(yè)上報的各種報告等。定期供應(yīng)、交換的公開性圖書雜志，不屬于收文范圍。執(zhí)行相應(yīng)的圖書資料、報刊雜志的管理規(guī)定。集團技術(shù)資料由技術(shù)質(zhì)量部負責(zé)日常管理，最后統(tǒng)一歸檔到集團辦公室檔案管理處。 收文辦理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。 簽收 凡來集團的公啟文件(含各成員企業(yè))，除注明領(lǐng)導(dǎo)或職能部門親啟的之外，均由集團收發(fā)員登記簽收。 (1)信件有無破損、散包、被拆現(xiàn)象，如發(fā)現(xiàn)應(yīng)及時查明原因、作出處理。 (2)清點收件總數(shù)與清單上是否一致，如有不符，可暫不簽收，經(jīng)查明原因后再予簽收。 (3)檢查來件是否是發(fā)給本單位的，如有錯誤，應(yīng)及時退回。 (4)對密件開口和國

14、外信函郵票被撕等，要經(jīng)集團辦公室主任或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可簽收。 收發(fā)員與集團辦公室文秘人員交接時要填好收文登記表 （附件）。 拆封 (1)使用剪刀，不要用手硬撕。 (2)檢查主送單位、來件單位與封皮報寫是否相符。如不相符時應(yīng) 把封皮附在文件后面?zhèn)洳椤?(3)注意封皮的保存利用。拆封后，應(yīng)盡可能把來件封皮集中保存一段時間后再行銷毀，以備萬一發(fā)生差錯時重新檢查之用。 拆封后對文件仔細核對檢查，包括文題、編號、數(shù)量等是否一致，文件是否完整無缺，如發(fā)現(xiàn)問題、應(yīng)及時采取補救措施。 凡下屬單位直接收到的應(yīng)由集團辦理的外來函、電及文件，由各單位文秘人員簽收后轉(zhuǎn)集團總部辦理。 登記 后順序采用流水編號法。 登

15、記后的文件及時附上收文處理專用單（附件），交集團辦公室主任簽批擬辦意見。 由集團辦公室承辦或歸檔的單位領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，本人拆封后也應(yīng)交辦公室主任簽批，辦理登記手續(xù)。 公司外出人員帶回的文件及資料應(yīng)及時交辦公室專人并辦理登記手續(xù)。 閱批與分轉(zhuǎn) 凡正式文件均需由集團辦公室主任提出擬辦意見后，由文秘人員分送承辦部門（單位）閱辦；重要文件應(yīng)呈送集團領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，最遲不得超過兩天，緊急文件即閱即辦。 一般函、電、單據(jù)、通知及文件資料，由辦公室文秘人員直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位、部門會辦的文件，應(yīng)與主辦單位、部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。 為加速文件運轉(zhuǎn)，

16、文秘人員應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況除外）。 傳閱 文秘人員在傳閱過程及傳閱完畢后要負責(zé)填好文件傳閱單（附件8）和傳閱文件登記表（附件 9）。 傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄漏內(nèi)容，對機要文件如有丟失或泄密，將視情況追究責(zé)任。 文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交給辦公室文秘人員。閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負責(zé)，如有領(lǐng)導(dǎo)批示、"批辦意見'，辦公室應(yīng)負責(zé)責(zé)成有關(guān)部門

17、和人員按文件要求和 領(lǐng)導(dǎo)指示辦理有關(guān)事宜。 讀帶有密級的文件時不得抄錄，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，以防丟失泄密。 文件閱完后，應(yīng)送交辦公室文秘人員，切忌橫傳。 催辦與承辦 承辦部門接到文件后要按批示要求立即指定專人辦理，不得將文件積壓分散。承辦中，如接到催辦單，應(yīng)將辦理情況和結(jié)果填寫在催辦單上，并及時退還辦公室文秘人員。 承辦處理期限： (1)快件、電報、機密文件等應(yīng)隨到隨辦，于文到一日內(nèi)處理完畢為原則。 (2)一般文件由部門主管領(lǐng)導(dǎo)斟酌經(jīng)辦人的工作量、指定處理期限。一般文件以三日內(nèi)處理完畢為原則。 (3)來文定有答復(fù)期限者，應(yīng)盡力于來文所定期限內(nèi)處理

18、完畢。 7 文件存檔、清退、借閱處理程序 存檔 清退 （1）絕密文件； （2）有重大錯誤的文件； （3）征求意見稿和送審文件； （4）承辦文件； （5）傳閱文件； （6）撤銷合并單位的文件； （7）需要收回的會議文件； （8）未經(jīng)本人審閱的領(lǐng)導(dǎo)講話材料； （9）離職人員手中的文件； （10）其它要求清退的文件。 "隨機'和"定期'兩種形式。對于傳閱件，征求意見、會簽、送審件和承辦件、有重大錯誤的文件等應(yīng)隨時收繳清退，"定期'則根據(jù)實際情況確定為月底一小結(jié)，季末一中結(jié)，年底一總結(jié)的原則。 借閱 翻印 8 附則 本制度由集團辦公室負責(zé)解釋。 各成員企業(yè)可按照本制度的原則和程序制定適合本企業(yè)的文件管理制度。 本制度自 2021 年 9 月 27 日起執(zhí)行。1999 年 6 月 15 日起執(zhí)行的原新奧集團公文處理辦法（試行）同時廢止。 附件： 1. 收文登記表 2. 收文處理專用單 3. 催辦單 4. 發(fā)文審批單 5. 余存文件登記表 6. 文件分發(fā)登記表 7. 文件借閱登記表 8 8 文件傳閱單 9 9 傳閱文件登記表 附件 1 收文登記表 收文編號 收 到 日 期 來 文 單 位 文件號 份數(shù) 文 件 標 題 （內(nèi)容） 處 理 情 況 備 注 月 日 轉(zhuǎn)辦 辦理結(jié)果 附件 2 收文處理專用單 收文 順序號： 檔號： 日