【行政管理制度】行政人事基礎(chǔ)管理制度-管理性文件編寫(xiě)規(guī)定

1、.天馬行空官方博客： ；QQ:1318241189；QQ群：175569632設(shè)備制造有限公司管理標(biāo)準(zhǔn) QG/ZTC0105-1998管理性文件編寫(xiě)規(guī)定1998-5-1發(fā)布 1998-5-1實(shí)施設(shè)備制造有限公司 發(fā)布 管理性文件編寫(xiě)規(guī)定 QG/ZTC0105-19981 目的和適用范圍為了指導(dǎo)各部門(mén)正確、規(guī)范地編寫(xiě)各類(lèi)管理性文件，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于本公司管理性文件（管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)、考核標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量手冊(cè)和程序文件）的編寫(xiě)格式和規(guī)則。2 相關(guān)文件本規(guī)定引用了以下相關(guān)文件：QG/ZT0101-1998標(biāo)準(zhǔn)化管理標(biāo)準(zhǔn)QG/ZTC0101-1998管理性文件編號(hào)辦法GB/T1.1-1995標(biāo)準(zhǔn)

2、化工作導(dǎo)則第一單元：標(biāo)準(zhǔn)化的起草與表述規(guī)則 第一部分：標(biāo)準(zhǔn)編寫(xiě)的基本規(guī)定3 職責(zé)和職權(quán)3.1 企管辦職責(zé)3.1.1企管辦負(fù)責(zé)收集、匯總、編號(hào)和綜合平衡各類(lèi)管理性文件；3.1.2負(fù)責(zé)管理性文件的規(guī)范化審核，提出修改意見(jiàn)；3.1.3組織有關(guān)人員對(duì)管理性文件進(jìn)行討論或會(huì)簽；3.1.4負(fù)責(zé)檢查考核管理性文件的執(zhí)行情況。3.2其他部門(mén)負(fù)責(zé)本單位管理性文件的編寫(xiě)。4 管理性文件的確定及基本要求4.1凡在日常工作中重復(fù)出現(xiàn)及可能對(duì)公司產(chǎn)生重大影響的管理活動(dòng)，均應(yīng)編制相應(yīng)的管理性文件，將其工作流程、基本要求、相應(yīng)措施等以文字實(shí)施確定下來(lái)。4.2文體 為使所有讀者易于理解，管理性文件的編寫(xiě)應(yīng)盡可能簡(jiǎn)單、明了。4

3、.3統(tǒng)一不僅每一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，而且在一系列配套標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，結(jié)構(gòu)、文體和術(shù)語(yǔ)均應(yīng)保持一致。相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)及其條文的編號(hào)應(yīng)盡可能完全相同。在每一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)或一系列標(biāo)準(zhǔn)中應(yīng)始終使用同一術(shù)語(yǔ)表達(dá)某一特定概念。管理性文件的用紙，原則上使用標(biāo)準(zhǔn)16K規(guī)格紙，縱向橫書(shū)。設(shè)備制造有限公司 1998-5-1批準(zhǔn) 1998-5-1實(shí)施QG/ZTC0105-19984.4實(shí)施管理性文件的制定，應(yīng)有利于實(shí)施和引用。5 管理性文件的編寫(xiě)5.1各分公司、各部門(mén)在編寫(xiě)管理性文件時(shí)，應(yīng)力求文件的可操作性，切忌做成空洞的理論匯編。5.2管理性文件可根據(jù)需要采用條文或表格形式。5.3應(yīng)將標(biāo)準(zhǔn)要求同僅用于參考指導(dǎo)的敘述明確區(qū)分開(kāi)來(lái)（動(dòng)詞形式見(jiàn)

4、附一）。5.4管理標(biāo)準(zhǔn)的編寫(xiě)內(nèi)容與格式（見(jiàn)附二）5.4.1目的與適用范圍這部分應(yīng)明確該標(biāo)準(zhǔn)編寫(xiě)的目的，標(biāo)準(zhǔn)的主題及其所包括的各方面，目的的一般格式為：“為了，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。”；適用范圍的一般格式為：“本標(biāo)準(zhǔn)適用于?！?.4.2相關(guān)文件（引用標(biāo)準(zhǔn)）這部分應(yīng)明確該標(biāo)準(zhǔn)引用或配合使用的管理性文件的名稱(chēng)及其編號(hào)，而引用這些文件對(duì)使用該標(biāo)準(zhǔn)是必不可少的。如果沒(méi)有引用，這部分可省略。5.4.3職責(zé)和職權(quán) 這部分應(yīng)明確該標(biāo)準(zhǔn)所涉及的管理職能，確定該標(biāo)準(zhǔn)的歸口管理部門(mén)及相關(guān)部門(mén)的職責(zé)和職權(quán)，以便分工配合，提高工作效率。5.4.4管理內(nèi)容 該部分是標(biāo)準(zhǔn)的核心，應(yīng)明確規(guī)定該項(xiàng)管理工作的具體內(nèi)容、工作程序、工作要求

5、、各部門(mén)的相應(yīng)職責(zé)和工作流程，其條文詳略可根據(jù)文體涉及的范圍和管理事項(xiàng)的繁簡(jiǎn)程度而定。有附件（附錄）時(shí)，應(yīng)在相關(guān)文字后注明附件序號(hào)，一般格式為：“（見(jiàn)附5）”。5.4.5標(biāo)準(zhǔn)的書(shū)眉線除附件外的標(biāo)準(zhǔn)正文每頁(yè)均應(yīng)加書(shū)眉線，書(shū)眉線上方應(yīng)居中書(shū)寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)。5.4.6標(biāo)準(zhǔn)的終結(jié)線標(biāo)準(zhǔn)條文結(jié)束后，應(yīng)在附加說(shuō)明與管理內(nèi)容之間畫(huà)一條粗實(shí)線做為終結(jié)線，其長(zhǎng)度約為版面寬度的四分之一。5.4.7附加說(shuō)明在標(biāo)準(zhǔn)終結(jié)線下，以“附加說(shuō)明”四字為標(biāo)題，分行列出以下內(nèi)容：“本標(biāo)準(zhǔn)由555部門(mén)提出。 本標(biāo)準(zhǔn)由555部門(mén)歸口管理。 本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人555。”QG/ZTC0105-19985.4.8附件 第一個(gè)附件應(yīng)另起一頁(yè)書(shū)寫(xiě)。

6、“附5”應(yīng)寫(xiě)在左起頂格位置。通常，每一附錄另起一頁(yè)書(shū)寫(xiě)，當(dāng)有多個(gè)附錄且較短時(shí)，可接排?！?.5工作標(biāo)準(zhǔn)的編寫(xiě)內(nèi)容與格式（見(jiàn)附三）5.5.1工作標(biāo)準(zhǔn)分為部門(mén)工作標(biāo)準(zhǔn)（簡(jiǎn)稱(chēng)為工作標(biāo)準(zhǔn)）和個(gè)人工作標(biāo)準(zhǔn)（一般稱(chēng)為崗位責(zé)任制），具體編寫(xiě)格式可參照管理標(biāo)準(zhǔn)的格式要求進(jìn)行。5.5.2主要內(nèi)容包括：a. 目的與適用范圍；b. 部門(mén)職責(zé)；c. 崗位職責(zé)（附崗位機(jī)構(gòu)圖）；d. 附加說(shuō)明。5.6考核標(biāo)準(zhǔn)的編寫(xiě)內(nèi)容與格式考核標(biāo)準(zhǔn)可單獨(dú)制定，也可與工作標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合制定。如單獨(dú)制訂則應(yīng)按QG/ZTC0101-1998管理性文件編號(hào)辦法有關(guān)規(guī)定編號(hào)，如與工作標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合編制，可不獨(dú)立編號(hào)。其編寫(xiě)格式宜采用表格形式。5.7質(zhì)量體系程

7、序文件的編寫(xiě)內(nèi)容與格式（見(jiàn)附四）5.7.1程序文件采用表格形式。5.7.2程序文件的編寫(xiě)要求可參照管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，主要包括以下內(nèi)容：a. 目的與適用范圍；b. 相關(guān)文件；c. 目標(biāo)和原則；d. 職責(zé)和職權(quán)；e. 管理內(nèi)容與方法；f. 質(zhì)量記錄6 管理性文件的制定和審批6.1各部門(mén)針對(duì)本部門(mén)的工作性質(zhì)和實(shí)際情況，就日常工作中重復(fù)出現(xiàn)的事務(wù)及可能對(duì)公司產(chǎn)生重大重大影響的管理活動(dòng)，擬訂管理性文件初稿，送企管辦協(xié)調(diào)平衡，必要時(shí)或涉及重大事項(xiàng)可由企管辦召集有關(guān)人員進(jìn)行討論、修改。6.2將經(jīng)討論達(dá)成一致意見(jiàn)后的文件，按照QG/ZTC0101管理性文件編號(hào)辦法的有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一編號(hào)后，報(bào)送主管副總及相關(guān)副總審核，

8、無(wú)異議后，由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)實(shí)施并簽署實(shí)施意見(jiàn)。6.3總經(jīng)理批準(zhǔn)的管理性文件由歸口管理部門(mén)企管辦行文發(fā)布。QG/ZTC0105-19986.4質(zhì)量體系文件（質(zhì)量手冊(cè)、程序文件）由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)實(shí)施；質(zhì)量體系文件的更改原則上由原審核單位審核，總經(jīng)理授權(quán)管理者代表批準(zhǔn)實(shí)施。6.5管理化文件在實(shí)施過(guò)程中，各分公司、各部門(mén)如對(duì)有關(guān)條款存有異議或?qū)嵤┲邪l(fā)現(xiàn)不切合實(shí)際之處，可向企管辦提出修改意見(jiàn)。6.6發(fā)布實(shí)施的管理性文件應(yīng)報(bào)送集團(tuán)公司企管辦備案。附加說(shuō)明本規(guī)定由企管辦提出并起草。本規(guī)定由企管辦歸口管理。本規(guī)定主要起草人。附一 動(dòng)詞形式表1-1中的動(dòng)詞形式，用于表達(dá)那些要嚴(yán)格遵從才能符合標(biāo)準(zhǔn)且不

9、允許與其偏離的要求。 表1-1 要求動(dòng)詞形式等效的表述應(yīng)應(yīng)該；要求；其要求為；不得不；只有才允許；必須不應(yīng)不允許；要求不；要求不得；不應(yīng)該注：1. 除在不得已的情況下，不得使用必須（一定要）；2. 表示禁止時(shí)，不得用不可以代替不應(yīng)；3. 表示一種指導(dǎo)規(guī)則，使用祈使語(yǔ)氣，如“打開(kāi)記錄儀。”表1-2中的動(dòng)詞形式，用于表達(dá)在幾種可能性中被推薦作為特別適用的一種，而未提及但也不排除其他的可能性，或用于表達(dá)一定的行動(dòng)步驟是受到推薦的，但又不是必須要求的，或（以否定形式）用于表達(dá)某種可能性或行動(dòng)步驟是不贊成但也不禁止。表1-2 推薦動(dòng)詞形式等效的表述宜建議不宜建議不表1-3中的動(dòng)詞形式，用于表達(dá)在標(biāo)準(zhǔn)界限

10、范圍內(nèi)允許的行動(dòng)步驟。表1-3 允許動(dòng)詞形式等效的表述可以允許；準(zhǔn)許；許可不必不要求；不需要注：1. 可以表示由標(biāo)準(zhǔn)表達(dá)的允許，而能（表1-4）則與標(biāo)準(zhǔn)使用者的能力或提供給他的可能性有關(guān)。2. 在這種場(chǎng)合不要使用能代替可以。3. 在這種場(chǎng)合不得使用可能或不可能。表1-4中的動(dòng)詞形式，用于說(shuō)明材料、物資的或者是因果關(guān)系的可能性和潛在能力。 表1-4 可能動(dòng)詞形式等效的表述能會(huì)；能夠；可能；有可能不能不會(huì)；不能；不可能；沒(méi)有可能附二1正泰集團(tuán)成套設(shè)備制造有限公司管理標(biāo)準(zhǔn) QG/ZTC5555-555555管理標(biāo)準(zhǔn)5555-5-5 發(fā)布 5555-5-5 實(shí)施正泰集團(tuán)成套設(shè)備制造有限公司 發(fā)布附二2

11、正泰集團(tuán)成套設(shè)備制造有限公司 555管理標(biāo)準(zhǔn) QG/ZTC5555-55551 目的和適用范圍2 相關(guān)文件3 職責(zé)和職權(quán)4 管理內(nèi)容附加說(shuō)明本標(biāo)準(zhǔn)由555提出。本標(biāo)準(zhǔn)由555歸口管理。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人555。正泰集團(tuán)成套設(shè)備制造有限公司 5555-5-5批準(zhǔn) 5555-5-5實(shí)施附三1正泰集團(tuán)成套設(shè)備制造有限公司工作標(biāo)準(zhǔn) QZ/ZTC5555-55555555工作標(biāo)準(zhǔn)5555-5-5 發(fā)布 5555-5-5 實(shí)施正泰集團(tuán)成套設(shè)備制造有限公司 發(fā)布附三2正泰集團(tuán)成套設(shè)備制造有限公司 5555工作標(biāo)準(zhǔn) QZ/ZTC5555-55551 目的和適用范圍2 部門(mén)職責(zé)3 崗位職責(zé)3.1崗位機(jī)構(gòu)圖（見(jiàn)附5）附加說(shuō)明本標(biāo)準(zhǔn)由555提出。本標(biāo)準(zhǔn)由555歸口管理。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人555。正泰集團(tuán)成套設(shè)備制造有限公司 5555-5-5批準(zhǔn) 5555-5-5實(shí)施附四1正泰集團(tuán)成套設(shè)備制造有限公司程序文件 QC/ZTC55-55555