《辦公用品制度》word版

1、.文件名稱辦公用品管理制度文件編號(hào)YD/QW08-08版次A/0頁碼第 2頁共 4頁1.0目的為規(guī)范辦公用品及勞保用品的申購、領(lǐng)用流程，減少浪費(fèi)，降低管理成本。2.0范圍 適用于所有辦公用品及勞保用品的申購、領(lǐng)用、交接等流程，包含文具、紙張等文案用品，衛(wèi)生清潔用品、醫(yī)藥品、辦公桌椅、檔案柜等辦公器具，傳真機(jī)、電腦、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備，電扇、空調(diào)等辦公用的家電設(shè)備等。3.0定義 消耗性辦公品：特指筆、打印紙、傳真紙、訂書針等不可循環(huán)使用的辦公用品（亦包括回形針等小件可循環(huán)使用的物品）。 勞保用品：因生產(chǎn)環(huán)境特殊要求而必須在作業(yè)場所穿戴，或?yàn)楸Ｗo(hù)員工作業(yè)期間不受傷害而必穿戴的衣、手套等必備物品。4.

2、0權(quán)責(zé) 4.1行政人事部：負(fù)責(zé)辦公用品的驗(yàn)收、審批領(lǐng)料單及勞保用品配備標(biāo)準(zhǔn)的制定，勞保用品的掌控。 4.2總經(jīng)辦：負(fù)責(zé)超過500元以上物品請購的審批。 4.3各部門：負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)本部門辦公用品的用量，并準(zhǔn)時(shí)提交申請，負(fù)責(zé)本部門物品的領(lǐng)用、保管。5.0內(nèi)容及要求 5.1辦公用品的申請 5.1.1各部門需在每月25日至月底統(tǒng)計(jì)出下月所需文具，列入當(dāng)月辦公用品申請表，經(jīng)本部門經(jīng)理審核簽名之后，在下月1日前交行政人事部經(jīng)理審批。 5.1.2為避免采購錯(cuò)誤引起不必要的浪費(fèi)，辦公用品申請表上必須清楚注明所需物品的名稱、型號(hào)規(guī)格、數(shù)量、單位，為便于上級(jí)審批，還需注明具體用途及使用者。 5.1.3采購申請經(jīng)行政人

3、事部審批交總經(jīng)理批準(zhǔn)。 5.1.4原則上每月的辦公用品只在月初集中一次性采購，如月中臨時(shí)急需申請辦公用品時(shí)，由倉庫清查庫存后，確無庫存的，由請購部門提交書面申請，申請及審批流程按5.1.1、5.1.2、5.1.3的要求進(jìn)行。 5.2辦公用品的采購 5.2.1所有辦公用品歸于采購部門進(jìn)行采購。供應(yīng)商及各種物品的報(bào)價(jià)必須經(jīng)總經(jīng)辦進(jìn)行審批，具體參照采購管理程序的要求進(jìn)行，原則上按照“物優(yōu)價(jià)廉”的標(biāo)準(zhǔn)擇定供應(yīng)商。 5.2.2辦公用品申請經(jīng)審批后，行政人事部應(yīng)在5天內(nèi)完成采購，特殊情況允許延遲三天。 5.3辦公用品采購回廠后由行政人事部進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格入庫，若不合格則退回供應(yīng)商處要求退換，如供應(yīng)商無法

4、提供合格產(chǎn)品，或一個(gè)月內(nèi)累計(jì)三次驗(yàn)收不合格者，則更換供應(yīng)商（關(guān)于供應(yīng)商的考核參照采購管理程序的規(guī)定進(jìn)行）。 5.4辦公用品的領(lǐng)用 5.4.1由各部門派員到行政人事部寫領(lǐng)料單，憑單到材料倉庫領(lǐng)用。 5.4.2部分消耗性物品由行政人事部根據(jù)日常用量做少量庫存，領(lǐng)取消耗性辦公用品時(shí)可以“以舊換新”。5.5行政人事部應(yīng)對(duì)各辦公室職員建立個(gè)人辦公用品領(lǐng)用檔案，即個(gè)人辦公用品統(tǒng)計(jì)表，以便于固定 資產(chǎn)盤點(diǎn)或離職交接。但消耗性物品不記入檔案。 5.6辦公用品管理 5.6.1所有辦公用品都屬公司財(cái)產(chǎn)，員工不得挪作私用。大件辦公用品（電腦、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等）必須指定專人進(jìn)行管理和監(jiān)督，并定期進(jìn)行清潔、維護(hù)及保養(yǎng)工

5、作。文件名稱辦公用品管理制度文件編號(hào)YD/QW08-08版次A/0頁碼第 3頁共 4頁5.6.2因人為原因惡意導(dǎo)致辦公器具、設(shè)備損壞的、造成報(bào)廢或丟失的，由責(zé)任人賠償相關(guān)損失外還將按照員工獎(jiǎng)懲管理制度進(jìn)行處罰。5.6.3離職人員物品可將其交接給接替人員或?qū)⑽锲吠嘶匦姓耸虏浚ㄎ锲酚尚姓耸虏壳妩c(diǎn)后根據(jù)相關(guān)制度交倉庫），行政人事部根據(jù)個(gè)人辦公用品統(tǒng)計(jì)表確認(rèn)無誤后，簽署其離職申請單； 5.7勞保用品管理 5.7.1由行政人事部根據(jù)各個(gè)崗位的工作性質(zhì)制定勞保用品配備標(biāo)準(zhǔn)，明確規(guī)定需要配備勞保用品的崗位，所需配備物品名稱、數(shù)量以及更換周期。5.7.2所有勞保用品由采購部負(fù)責(zé)采購，由行政人事部負(fù)責(zé)發(fā)放和

6、統(tǒng)計(jì)。 5.7.3所有勞保用品只根據(jù)勞保用品配備標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定來發(fā)放，各員工負(fù)責(zé)管理本人的用品，應(yīng)保持其干凈、完好。為確保產(chǎn)品質(zhì)量，不允許穿戴臟、爛、壞的勞保用品進(jìn)入工作場所。 5.7.4員工所領(lǐng)用的勞保用品達(dá)到規(guī)定的使用時(shí)限時(shí)，持舊物到行政人事部“以舊換新”。 5.7.5如員工的勞保用品未達(dá)到規(guī)定時(shí)限已經(jīng)出現(xiàn)破損的情況由員工執(zhí)行購買，特殊情況由部門經(jīng)理簽字增加發(fā)放數(shù)量。6.0 流程 見附件7.0 相關(guān)文件及表單 7.1勞保用品配備標(biāo)準(zhǔn) 7.2辦公用品申請表 7.3辦公用品領(lǐng)用登記表 7.4個(gè)人辦公用品統(tǒng)計(jì)表文件名稱辦公用品管理制度文件編號(hào)YD/QW08-08版次A/0頁碼第 4頁共 4 頁辦公用

7、品管理流程各部門提交申請審核/審批確定供應(yīng)商物品采購物品驗(yàn)收YES入 倉領(lǐng)用/日常維護(hù)NO每月月底編制下月所需辦公用品計(jì)劃。下月1日前交行政人事部。如月中臨時(shí)需申購，也需提交書面申請。每月辦公用品申請表需由申請部門的經(jīng)理審核，行政人事部經(jīng)理審批，由總經(jīng)辦準(zhǔn)批。計(jì)劃外的申購?fù)瑯有杞?jīng)過審批。辦公用品申請表經(jīng)審批通過后，由行政人事部進(jìn)行采購。行政人事部應(yīng)遵循采購管理程序的規(guī)定擇定供應(yīng)商。辦公用品、勞保用品由采購部負(fù)責(zé)采購。物品回廠后應(yīng)由行政人事部負(fù)責(zé)驗(yàn)收，如產(chǎn)品合格則入倉；如不合格則交供應(yīng)商退換，或更換供應(yīng)商。物品驗(yàn)收合格后登記入倉。領(lǐng)用辦公用品/勞保用品需簽名進(jìn)行登記，行政人事部應(yīng)建立使用者檔案，以備清點(diǎn)或離職交接。大件辦公用品需按規(guī)定定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)。 勞保用品配備標(biāo)準(zhǔn)NO部門崗位所需配備物品及數(shù)量更換周期123 456789101112131415161718編制： 審核： 批準(zhǔn)：個(gè)人辦公用品統(tǒng)計(jì)表姓名部門崗位NO物品名稱型號(hào)數(shù)量領(lǐng)用日期備注123456789101112131415161718