文書與檔案管理1

1、文書與檔案管理汪 溢為什么要學(xué)習(xí)為什么要學(xué)習(xí)文書與檔案管文書與檔案管理理文書文書與檔與檔案管案管理無理無時無時無處不處不在在案例公元前3000公元前2800 年，在離當(dāng)時的幼發(fā)拉底河口不遠(yuǎn)處的烏魯克（今瓦爾卡），有一座叫埃安納的廟宇。廟內(nèi)的陶土碑上記載著用阿卡德契形文字鐫刻的賬目和財產(chǎn)清單。最早的經(jīng)濟(jì)檔案正是從這些殘存下來的最古老的文件演變而來的。文書與檔案管理課程性質(zhì)和目的教學(xué)手段課程性質(zhì)和目的適用專業(yè)：秘書、涉外秘書專業(yè)適用專業(yè)：秘書、涉外秘書專業(yè)學(xué)時：學(xué)時：45學(xué)時學(xué)時性質(zhì)：性質(zhì)：是是秘書、涉外秘書專業(yè)必修課程。秘書、涉外秘書專業(yè)必修課程。目的：梳理文書學(xué)、檔案管理的必備知目的：梳理文書

2、學(xué)、檔案管理的必備知識，培養(yǎng)學(xué)生文書與檔案管理的專業(yè)技識，培養(yǎng)學(xué)生文書與檔案管理的專業(yè)技能，為將來就業(yè)奠定夯實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)。能，為將來就業(yè)奠定夯實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)。教學(xué)手段引導(dǎo)啟發(fā)式情景案例教學(xué)現(xiàn)場教學(xué)上編上編 文書工作文書工作 第一章 文書與文書工作 第一節(jié) 文書第二節(jié) 公務(wù)文書 第三節(jié) 文書工作技能訓(xùn)練 學(xué)習(xí)目標(biāo)文書的概念公文的概念 文書、文件、公文三者之間的關(guān)系文書工作的內(nèi)容文書工作的基本原則、要求第一節(jié) 文書一、文書的定義文書的定義 二、文書的種類二、文書的種類 一、文書的定義是人們在社會實(shí)踐活動中，為了憑證、記載、公布、傳遞的需要，在一定載體材料上表達(dá)思想意圖的一種信息記錄。 二、文書的種類

3、二、文書的種類 從文書的形成和使用范圍劃分，可以把文書分成公務(wù)文書和私人兩大類。公務(wù)文書社會組織在處理公務(wù)活動時形成的具有法律效力和規(guī)范體式的文字材料。私人文書，是主體在社會活動中以個人的身份處理私人事務(wù)時，根據(jù)某種需要而形成并使用的各種形式的信息記錄。三、文書、文件、公文三者之間的關(guān)系 文件（廣義）文書（廣義）紙質(zhì)文件(狹義文書)非 紙 質(zhì)文件公務(wù)文書狹義文件私人文書聲像文件電子文件第二節(jié)第二節(jié) 公務(wù)文書公務(wù)文書 一、公務(wù)文書的概念、特點(diǎn)及作用一、公務(wù)文書的概念、特點(diǎn)及作用 二二 、公務(wù)文書的種類公務(wù)文書的種類 三、三、 公務(wù)文書的格式公務(wù)文書的格式 四四 、公務(wù)文書的稿本、公務(wù)文書的稿本一

4、、公務(wù)文書的概念、一、公務(wù)文書的概念、特點(diǎn)及作用特點(diǎn)及作用 （一）公務(wù)文書的概念 公務(wù)文書是社會組織在處理公務(wù)活動時形成的具有法律效力和規(guī)范體式的文字材料。 （二）公務(wù)文書的特點(diǎn) 1.作者的法定性2.法定的權(quán)威性3.效用的現(xiàn)實(shí)性 4.格式的規(guī)范性5.處理的程序性 （三）公務(wù)文書的作用 1.規(guī)范作用 2.領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用 3.公務(wù)聯(lián)系作用 4.記載憑證作用 二二 、公務(wù)文書的種類公務(wù)文書的種類 （一）從物質(zhì)載體角度 ：可分為紙質(zhì)文件 、磁介質(zhì)文件 、感光介質(zhì)文件 、電子文件 （二）從來源的角度：可分為收來文件 、發(fā)出文件 （三）從行文方向的角度 ：可分為上行文、下行文、平行文 （四）從涉密程度的角度

5、 ：可分為秘密文件和非密文件（五）從辦理時限的角度 ：特急件 、急件 、平件 三、三、 公務(wù)文書的格式公務(wù)文書的格式 （一）公文的用紙規(guī)格 公文用紙采用a4型紙。尺寸為210cmm297cmm。 （二）公文的排印及裝訂要求 1.排印要求：公文的正文用號仿宋字體，一般每面排22行，每行28個字。印刷要雙面印刷 。2. 裝訂要求：公文應(yīng)左側(cè)裝訂 （三）公文要素構(gòu)成要求 分為眉首、主體、版記三大部分 四四 、公務(wù)文書的稿本、公務(wù)文書的稿本 （一）文書的文稿 文稿是文書在撰制過程中的不同階段形成的。根據(jù)不同階段文稿的不同用途，可將其分為草稿和定稿兩種。草稿按其文稿的作用和形成特點(diǎn)，又有討論稿、征求意見

6、稿、修改稿和送審稿等。定稿，也稱原稿。草稿修改后經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人審閱簽發(fā)或經(jīng)會議討論正式通過的最后完成的定型稿件。（二）文書的文本 公務(wù)文書的文本有正本、副本之分。 根據(jù)定稿繕印、用于向外正式發(fā)出的文本稱為正本。在實(shí)際工作中，正本還有試行本、暫行本和修訂本三種特殊形式。這三種形式都具有與正本同等法律效力。副本是正本的復(fù)制本，在形式上與正本完全或部分相同，共抄送、傳閱、存檔備查之用。與定稿一同立卷歸檔的副本又可稱之為存本。 第三節(jié)第三節(jié) 文書工作文書工作 一一 、文書工作的含義與內(nèi)容、文書工作的含義與內(nèi)容二、文書工作的性質(zhì)和特點(diǎn)二、文書工作的性質(zhì)和特點(diǎn) 三、文書工作的原則與要求三、文書工作的原則與要求

7、四、文書工作的組織機(jī)構(gòu)四、文書工作的組織機(jī)構(gòu) 五、文書工作人員應(yīng)具備的基本能力和基五、文書工作人員應(yīng)具備的基本能力和基本素質(zhì)本素質(zhì) 一一 、文書工作的含義與內(nèi)容、文書工作的含義與內(nèi)容 （一）文書工作的含義 廣義的文書工作是指根據(jù)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動的需要而形成、處理和管理文書的全部活動。 狹義的文書工作則指機(jī)關(guān)里由專職文書人員或機(jī)關(guān)文員所從事的與文書有直接關(guān)系的技術(shù)性和事務(wù)性工作。 （二）文書工作的內(nèi)容 1文書工作的任務(wù) 文書工作的任務(wù)就是根據(jù)機(jī)關(guān)管理工作的需要和文書工作自身的規(guī)律，及時、準(zhǔn)確、高效地完成公文的撰制、處理、管理等各環(huán)節(jié)的工作，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)管理工作提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。 2文書工作的內(nèi)容 （

8、）收來文件的處理，包括對外來文件的簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦等具體工作環(huán)節(jié)。（）發(fā)出文件的處理，包括對發(fā)出文件的草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、印制、核對、用印、登記、發(fā)出或發(fā)布等具體工作環(huán)節(jié)。（）辦畢文件的管理，包括對辦畢文件的整理歸檔、清退、暫存、銷毀以及對整理歸檔文件的保管和提供利用等工作內(nèi)容。 （）完成領(lǐng)導(dǎo)人或單位負(fù)責(zé)人交辦的其它工作事宜。 二、文書工作的性質(zhì)和特點(diǎn)二、文書工作的性質(zhì)和特點(diǎn) （一）政策性 （二）機(jī)要性 （三）事務(wù)性 （四）規(guī)范性 （五）技術(shù)性 三、文書工作的原則與要求三、文書工作的原則與要求 （一）文書工作的基本原則 “實(shí)事求是、精簡、高效”是文書工作的基本

9、原則，其中，實(shí)事求是是文書工作原則的基礎(chǔ)。 （二）文書工作的具體要求 “及時、準(zhǔn)確、安全”是對文書工作的具體要求。 四、文書工作的組織機(jī)構(gòu)四、文書工作的組織機(jī)構(gòu) 一般情況下，職能性較強(qiáng)、文書數(shù)量較大、級別較高的機(jī)關(guān)單獨(dú)設(shè)立文書工作部門；相反，職能性較弱或無社會管理職能、文書數(shù)量較小、級別較低或內(nèi)部機(jī)構(gòu)，則只設(shè)專職或兼職文書工作人員來負(fù)責(zé)本機(jī)關(guān)的文書工作。文書工作行政上一般歸屬機(jī)構(gòu)辦公（廳）室領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上受檔案專職部門或?qū)Ｂ毴藛T指導(dǎo)。 五、文書工作人員應(yīng)具備的五、文書工作人員應(yīng)具備的基本能力和基本素質(zhì)基本能力和基本素質(zhì) （一）基本能力 學(xué)習(xí)能力 、溝通和協(xié)調(diào)能力 、綜合分析能力 （二）基本素質(zhì) 道德素質(zhì) 、政治素質(zhì) 、業(yè)務(wù)素質(zhì) 技能訓(xùn)練 某集團(tuán)公司行政部。上午九點(diǎn)四十，王主任放下手中的電話，對秘書小于說：“你抓緊起草一份通報，對在這次促銷活動中表現(xiàn)突出的分公司和個人予以