企業(yè)供應(yīng)商檔案管理要求

1、采 購 管 理 規(guī) 范目 錄一、 目的規(guī)范采購操作步驟和方法，確保采購的質(zhì)量和采購要求的適用性，符合公司整體的日常管理規(guī)定要求。二、 適用范圍本規(guī)范適用于公司的設(shè)備、工具、成型軟件和固定資產(chǎn)（不含公司長期代理產(chǎn)品）等采購的控制。三、 定義1、 供應(yīng)商：是指能向采購者提供貨物、工程和服務(wù)的法人或其他組織。2、 合格供應(yīng)商：是指經(jīng)過公司一定程序評審確定可以與公司合作的供應(yīng)商。3、 購物申請單：是需求部門根據(jù)需要采購的項目所填寫并提交給采購中心的單據(jù)，此單據(jù)須有部門經(jīng)理和其他審核權(quán)限必須簽批。4、 供應(yīng)商選擇考察表：是確立為公司供應(yīng)商前對供應(yīng)商進(jìn)行評估的表格，一般由采購主管對供應(yīng)商進(jìn)行考察并填寫此表

2、，填寫完畢后交商務(wù)經(jīng)理與運作中心總監(jiān)時行審批。5、 供應(yīng)商考核表：是每財年度對供應(yīng)商交貨準(zhǔn)時率、品質(zhì)和售前售后服務(wù)等進(jìn)行考察的的表格，根據(jù)考核決定是否與該供應(yīng)商繼續(xù)合作。6、 終止供應(yīng)商的報告：是指供應(yīng)商發(fā)生惡劣服務(wù)、嚴(yán)重品質(zhì)情況或考核不合等提出與其終止合作的報告，此報告由相關(guān)權(quán)責(zé)部門向采購中心提出，由采購主管填寫逐級上報審批。7、 抽貨檢驗標(biāo)準(zhǔn)：此標(biāo)準(zhǔn)是對采購物品進(jìn)行檢驗的參照標(biāo)準(zhǔn)，由技術(shù)部門或其他相關(guān)權(quán)責(zé)部門編寫交采購中心匯總成冊。8、 貨物檢驗報告：是貨物驗收部門和人員對貨物進(jìn)行驗收后對所采購貨物給出驗收報告和處理意見。四、 采購管理制度l 潔自律，嚴(yán)守工作紀(jì)律。不接受供應(yīng)商禮金、禮品和

3、宴請；l 嚴(yán)格遵守采購規(guī)范流程，按流程辦事；l 能及時按質(zhì)按量地采購到所需物品；l 嚴(yán)格供應(yīng)商選擇、評價、甑選以保證供應(yīng)商供貨質(zhì)量；l 加強采購的事前管理，建立完善的設(shè)備價格信息檔案，以有效地控制和降低采購成本 并保證采購質(zhì)量；l 科學(xué)、客觀、認(rèn)真地進(jìn)行收貨質(zhì)量檢查；l 處理好與供應(yīng)商的關(guān)系，幫助供應(yīng)商解決一定的問題；l 認(rèn)真分析采購工作，改進(jìn)流程、規(guī)范和采購標(biāo)準(zhǔn)，提出有助改進(jìn)公司和供應(yīng)商服務(wù)水平的建議；l 做好采購相關(guān)文檔的存檔、備份工作；在滿足公司需求的基礎(chǔ)上最大限度降低采購成本；l 所有采購, 必須事前獲得批準(zhǔn). 未經(jīng)計劃并報審核和批準(zhǔn), ，除急購?fù)獠坏貌少彛辟徯柙谏暾垎紊献r“急購”

4、，并由總經(jīng)理補批；l 凡具有共同特性的物品，盡最大可能以集中計劃辦理采購，可以核定物品項目，通知各請購部門依計劃提出請購，然后集中辦理采購；l 采購物品在條件相同的前提下應(yīng)在正在發(fā)生業(yè)務(wù)或已確認(rèn)的供應(yīng)商處購買， 不得隨意變更供應(yīng)商；五、 供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)l 具有良好的市信用和良好的售前、售后服務(wù)能力和服務(wù)意識；l 注冊資金達(dá)到50萬以上的一般納稅人；l 健全的商務(wù)管理流程和制度；l 良好的財務(wù)狀況，至少可以給予七天以上帳期；l 具有優(yōu)勢的產(chǎn)品資源；l 相對有利于我公司的供配貨地理區(qū)位；l 積極的合作態(tài)度；六、 供應(yīng)商選擇、評價和終止辦法供應(yīng)商的資質(zhì)水平直接關(guān)系到供貨的質(zhì)量、售后服務(wù)水平和重大產(chǎn)品

5、問題的處理等儲多問題，更有重大品質(zhì)、售后事件等的處理態(tài)度、反應(yīng)的及時性都與供應(yīng)商本身的資質(zhì)、能力有關(guān)。因此有必要嚴(yán)格地篩選、考核供應(yīng)商，對不合格供應(yīng)商制訂相關(guān)終止辦法。對供應(yīng)商資信由高到低分為A、B、C、D四類。具體定類辦法參見供應(yīng)商考核辦法及考核表。1、供應(yīng)商檔案管理要求對于供應(yīng)商的管理，要求建立存檔文檔表格和電子表格，存檔文件包含供應(yīng)商選擇考察表、供應(yīng)商名錄、供應(yīng)商資料卡供應(yīng)商考核表、詢價記錄、采購記錄、到貨檢驗報告和終止供應(yīng)商的報告，以及其它和往來單據(jù)等資料文檔。電子文檔、表格按公司要求進(jìn)行統(tǒng)一備份存檔管理。供應(yīng)商選擇流程專業(yè)媒體市場走訪專業(yè)網(wǎng)站各種名冊客戶介紹展覽會和行業(yè)活動名片篩選待

6、選擇的供應(yīng)商進(jìn)行資信調(diào)查考 察上門了解經(jīng)濟實力信譽財務(wù)狀況優(yōu)勢產(chǎn)品資源管理水平營業(yè)執(zhí)照稅務(wù)登記證考察結(jié)果報告商務(wù)經(jīng)理審批運作中心總監(jiān)審批正式洽談選擇供應(yīng)商的程序流程圖3、供應(yīng)商選擇考察表供應(yīng)商選擇考察表考察人： 年 月 日待選供應(yīng)商基本資料名稱法人代表：地址：郵 編：電話：聯(lián)系人：傳真：經(jīng)營性質(zhì)：主營產(chǎn)品：詳細(xì)評價指標(biāo)經(jīng)濟實力序號評價辦法結(jié)果備注1注冊資金數(shù)額是多少2是不是一般納稅人3上年度銷售額是多少4給其他商家賬期一般是多久5一共有多少員工市場信譽序號評價辦法結(jié)果備注1被媒體曝光次數(shù)2業(yè)內(nèi)口碑3有哪些假貨/水貨4售后服務(wù)水平怎么樣優(yōu)勢資源序號評價辦法結(jié)果備注1與主營產(chǎn)品廠家的關(guān)系（代理/經(jīng)

7、銷/總代）2給不同渠道的價格結(jié)構(gòu)及毛利3相關(guān)產(chǎn)品線是否齊全4最短送貨時間是多久管理水平序號評價辦法結(jié)果備注1業(yè)務(wù)人員有沒有怠慢顧客現(xiàn)象2對售前咨詢有沒有耐心講解3有沒有完善的貨物進(jìn)出流程4員工是不是大小事情都要請示批示意見商務(wù)經(jīng)理意見 簽名： 運作中心總監(jiān)意見 簽名： 考察結(jié)果推薦為C類認(rèn)可供應(yīng)商 推薦為D類認(rèn)可供應(yīng)商 不能推薦為供應(yīng)商4、合格供應(yīng)商名錄合格供應(yīng)商名錄表格更新日期： 年 月 日序號編號企業(yè)名稱等級地址提供的產(chǎn)品及折扣聯(lián)系人電話備 注5、供應(yīng)商資料卡供應(yīng)商資料卡供應(yīng)商編號： 建卡日期：產(chǎn)品類別： 建卡人：公司名稱聯(lián)系人/職務(wù)公司地址電 話傳 真?zhèn)}庫地址電 話傳 真開戶行帳 號公司

8、類別 代理商 代理級別： 生產(chǎn)商創(chuàng)立時間注冊資本法人代表公司性質(zhì)公司規(guī)模人 員構(gòu) 成管理層技術(shù)人員普通員工合計人數(shù)比例經(jīng)營范圍序號考 核年 度準(zhǔn)時交貨率品質(zhì)服務(wù)總分評等考核表編號備注6、供應(yīng)商考核辦法及考核表供應(yīng)商的考核采取財年度考核辦法，由采購中心征集各方意見匯總成考核評語，再由相關(guān)權(quán)責(zé)部門給出評審意見，最終由運作總監(jiān)決定是否終止供應(yīng)資格。供應(yīng)商考核表NO：PUR-KS-流水號供應(yīng)商名稱考核日期主要考核人產(chǎn)品名稱考 核 評 語評分等級考核內(nèi)容準(zhǔn)時交貨率品質(zhì)服務(wù)其它綜 合評 價意 見是否取消其資格各權(quán)責(zé)部門審批意見7、終止供應(yīng)商的報告終止供應(yīng)商的報告年 月 日供應(yīng)商編號：供應(yīng)商名稱：建立聯(lián)系時

9、間：最初聯(lián)系人：目前聯(lián)系人：來往主要業(yè)務(wù)：終止原因：目前來往財、物、帳等情況：終止該供應(yīng)商可能造成的影響：終止供應(yīng)商的步驟：終止供應(yīng)商申請人簽字：商務(wù)經(jīng)理簽字：運作總監(jiān)批示：七、 采購流程1、采購原則l 采購經(jīng)辦人員接獲請購單后應(yīng)依請購的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，需精選三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行詢價、比價并經(jīng)分析后議價。l 采購申請人在采購過程提出撤消采購申請時，采購經(jīng)辦人員要及時轉(zhuǎn)入撤消程序，即中止本次采購作業(yè)，并在相關(guān)單據(jù)上加蓋“撤消”章。l 采購經(jīng)辦人員詢價完成后，于請購單詳填詢價或議價結(jié)果及擬訂訂購廠商交貨期限與報價有效期限經(jīng)主管審核，并依請購核決權(quán)限呈核2、常規(guī)采

10、購業(yè)務(wù)人員采購中心商務(wù)部經(jīng)理財務(wù)部門詢價請求是結(jié)束部門經(jīng)理審批填寫購物申請表詢價議價否是否A類供應(yīng)商是采購確定最終供應(yīng)商應(yīng)付款3、小額應(yīng)急采購需求人采購中心商務(wù)部經(jīng)理總經(jīng)理室財務(wù)部提出采購需求補簽字主管補簽實施采購填寫購物申請單（注明應(yīng)急采購）詢價/議價補簽字補簽字應(yīng)付款八、 貨物檢驗1、抽貨檢驗標(biāo)準(zhǔn)來料名稱抽樣數(shù)驗收準(zhǔn)則接收數(shù)量計算機主機100%1) 運行測試正常，配置正確2) 機箱無破損、變形3) 全新設(shè)備不合格拒收CPU100%1) 運行測試正常，配置正確2) 外觀無破損、變形不合格拒收內(nèi)存100%1) 運行測試正常，配置正確2) 外觀無破損、變形不合格拒收主板100%1) 運行測試正常

11、，配置正確2) 外觀無破損、變形不合格拒收硬盤100%1) 運行測試正常，配置正確2) 外觀無破損、變形不合格拒收板卡（顯示卡、網(wǎng)卡、聲卡等）100%1) 運行測試正常，配置正確2) 外觀無破損、變形不合格拒收軟盤驅(qū)動器100%1) 運行測試正常，配置正確2) 外觀無破損、變形不合格拒收光盤驅(qū)動器100%1) 運行測試正常，配置正確2) 外觀無破損、變形不合格拒收鍵盤50%1) 運行測試正常，配置正確2) 外觀無破損、變形不合格拒收鼠標(biāo)50%1) 運行測試正常，配置正確2) 外觀無破損、變形不合格拒收顯示器100%1) 運行測試正常，配置正確2) 外觀無破損、變形不合格拒收UPS100%1)

12、運行測試正常，配置正確2) 機箱無破損、變形不合格拒收網(wǎng)絡(luò)交換機100%1) 運行測試正常，配置正確2) 機箱無破損、變形不合格拒收路由器100%1) 運行測試正常，配置正確2) 機箱無破損、變形不合格拒收集線器100%1) 運行測試正常，配置正確2) 機箱無破損、變形不合格拒收網(wǎng)線30%1) 機箱無破損、變形2) 原廠包裝和無開箱痕跡3) 全新產(chǎn)品不合格拒收接插件（面板、模塊等）30%1) 機箱無破損、變形2) 原廠包裝和無開箱痕跡3) 全新產(chǎn)品不合格拒收2、貨物檢驗報告NO：供應(yīng)商： 檢驗日期： 年 月 日產(chǎn)品名稱型號規(guī)格來貨數(shù)量來貨日期抽樣數(shù)量驗 證 記 錄序號驗證項目標(biāo)準(zhǔn)要求實測結(jié)果結(jié)

13、論驗證結(jié)論： 檢驗人： 復(fù)核：不合格批處理意見： 可用 挑選 囗換貨 囗退貨 審批： 九、 采購中心職責(zé)與績效考核1、采購中心工作職責(zé)i. 建立供應(yīng)廠商與價格記錄；ii. 采購方式設(shè)定及市場行情調(diào)查；iii. 詢價、比價、議價、訂購工作；iv. 送貨進(jìn)度控制與逾送督促；v. 來貨質(zhì)量、數(shù)量異常處理；vi. 付款整理、審查；vii. 提交采購工作報告。2、采購主管績效考核標(biāo)準(zhǔn)采購主管的績效標(biāo)準(zhǔn)工作職責(zé)績效指標(biāo)績效標(biāo)準(zhǔn)完成項目所需的采購工作使申請部門得到所需的設(shè)備和材料1.一個月內(nèi)各部門投訴沒有在承諾的期限內(nèi)得到設(shè)備或材料的次數(shù)不超過1次；2.一年內(nèi)因采購的設(shè)備型號錯誤造成的退貨次數(shù)不超過2次；3

14、.項目采購的成本控制在預(yù)先設(shè)定的范圍內(nèi)。優(yōu)秀績效的表現(xiàn)：盡可能地推遲付款時間；控制進(jìn)貨速度，使庫存最小；向多方供貨商詢價，得到性價比最佳的供貨。改進(jìn)采購的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)改進(jìn)了的流程或標(biāo)準(zhǔn)上級主管人員對以下方面表示滿意：*所有的采購有關(guān)流程和工作標(biāo)準(zhǔn)每年至少進(jìn)行一次修訂；*相關(guān)的規(guī)定得到了正確的發(fā)布和溝通；*在流程中能夠考慮到對不同情況的區(qū)別對待。供貨商關(guān)系管理供貨商關(guān)系1.對大的供貨商能定期進(jìn)行拜訪；2.供應(yīng)商總數(shù)減少，使供貨更為集中。優(yōu)秀績效的表現(xiàn)：能夠幫助供貨商解決一定的問題。向管理層提供采購報告管理層所得到的信息管理層對如下方面表示滿意：*提供的采購報告有意義；*報告有助于改進(jìn)本公司以及供貨商的服務(wù)水準(zhǔn)。十、 采購報告必