企業(yè)如何展開工作分析

1、企業(yè)如何展開工作分析從工作分析的方法的了解,到工作分析的原則指導(dǎo)下,按科學(xué)步驟開展 ,并介紹一些工作分析常見咨詢題與計策（一 ）工作分析五大方法詳解工作分析的方法大體分為以下幾種：觀看法觀看法是指工作分析人員通過對職員正常工作的狀態(tài)進行觀看，獵取工作信息，并通過對信息進行比較、分析、匯總等方式，得出工作分析成果的方法。觀看法適用于體力工作者和事務(wù)性工作者，如搬運員、操作員、文秘等職位，而不適用于要緊是腦力勞動的工作。由于不同的觀看對象的工作周期和工作突發(fā)性所有不同。因此觀看法具體可分為直截了當(dāng)觀看法、時期觀看法和工作表演法。1 直截了當(dāng)觀看法工作分析人員直截了當(dāng)對職員工作的全過程進行觀看。直截

2、了當(dāng)觀看適用于工作周期專門短的職務(wù)。如保潔員，他的工作差不多上是以一天為一個周期，工作分析人員能夠一整天跟隨著保潔員進行直截了當(dāng)工作觀看。2時期觀看法有些職員的工作具有較長的周期性，為了能完整地觀看到職員的所有工作，必須分時期進行觀看。例如行政文員，他需要在每年年終時籌備企業(yè)總結(jié)表彰大會。工作分析人員就必須在年終時再對該職務(wù)進行觀看。有時由于時刻時期跨度太長，工作分析工作無法拖延專門長時刻，這時采納“工作表演法”更為合適。3工作表演法關(guān)于工作周期專門長和突發(fā)性事件較多的工作比較適合。如保安工作，除了有正常的工作程序以外，還有專門多突發(fā)事件需要處理，如詢咨詢可疑人員等，工作分析人員能夠讓保安人員

3、表演詢咨詢的過程，來進行該項工作的觀看。在使用觀看法時，工作分析人員應(yīng)事先預(yù)備好觀看表格，以便隨時進行記錄。條件好的企業(yè)，能夠使用攝像機等設(shè)備，將職員的工作內(nèi)容記錄 下來，以便進行分析。另外要注意的是，有些觀看的工作行為要有代表性， 同時盡量不要引起被觀看者的注意，更不能干擾被觀看者的工作。咨詢卷調(diào)查法工作分析人員第一要擬訂一套切實可行、內(nèi)容豐富的咨詢卷，然后由職員進行填寫。咨詢卷法適用于腦力工作者、治理工作者或工作不確定因素專門大的職員，例如軟件設(shè)計人員、行政經(jīng)理等。咨詢卷法比觀看法更便于統(tǒng)計和分析。要注意的是，調(diào)查咨詢卷的設(shè)計直截了當(dāng)關(guān)系著咨 詢卷調(diào)查的成敗，因此咨詢卷一定要設(shè)計得完整、科

4、學(xué)、合理。國外的組織行為學(xué)專家和人力資源治理專家研究出了多種科學(xué)的，也專門龐大的咨詢卷調(diào)查方法。其中比較聞名的有：1 工作分析調(diào)查咨詢卷(PAQ)工作分析調(diào)查咨詢卷是美國普渡大學(xué)(Purdue University)的研究員 麥考米克等人研究出的一套數(shù)量化的工作講明法。PAQ有194個咨詢題，分為六個部分：資料投入、用腦過程、工作產(chǎn)出、人際關(guān)系、工作范疇、 其他工作特點。2閾值特質(zhì)分析方法(TTA)勞普茲(Lopez)等人在1981年設(shè)計了 “閾值特質(zhì)分析" (TTA)咨詢 卷。特質(zhì)取向的研究角度是試圖確定那些能夠推測個體工作成績杰出的個 性特點。 TTA 方法的依據(jù)是：具有某種人格

5、特性的個體，如果職務(wù)績效優(yōu) 于不具有該種特質(zhì)者，同時特質(zhì)的差異能夠通過標(biāo)準(zhǔn)化的心理測驗反映出 來，那么就能夠確定該特質(zhì)為完成這一工作所需的個體特質(zhì)之一。3職業(yè)分析咨詢卷(OAQ)美國操縱數(shù)據(jù)經(jīng)營咨詢企業(yè)在1985年設(shè)計了職業(yè)分析咨詢卷，對OAQ 中，軟件職務(wù)被工作進行定量的描述。OAQ 是一個包括各種職業(yè)的任務(wù)、責(zé)任、 知識技能、 能力以及其他個性特點的多項選擇咨詢卷。例如，在規(guī)劃分為19 種責(zé)任、310個任務(wù)和105個個性特點。然而，一樣中小企業(yè)專門難利用這些研究成果來進行咨詢卷調(diào)查。我們能夠按照企業(yè)的實際情形，來自行制定工作分析咨詢卷，如此成效可能會更好些。面談法也稱訪談法，它是通過工作分

6、析人員與職員面對面的談話來收集職務(wù)信息資料的方法。在面談之前，工作分析人員應(yīng)該預(yù)備好面談咨詢題提綱，以保證在面談時能夠按照預(yù)定的打算進行。面談法對工作分析人員的語言表達能力和邏輯思維能力有較高的要求。工作分析人員要能夠操縱住談話的局面，既要防止談話跑題，又要使談話對象能夠無所顧及的侃侃而談。工作分析人員要及時準(zhǔn)確的做好談話記錄，同時幸免使談話對象對記錄產(chǎn)生顧忌。面談法適合于腦力職務(wù)者，如開發(fā)人員、設(shè)計人員、高層治理人員等。麥考米克于1979 年提出了面談法的一些標(biāo)準(zhǔn)，它們是：1 所提咨詢題要和工作分析的目的有關(guān)；2工作分析人員語言表達要清晰、含義準(zhǔn)確；3所提咨詢題必須清晰、明確，不能太含蓄；4

7、所提咨詢題和談話內(nèi)容不能超出被談話人的知識和信息范疇；5所提咨詢題和談話內(nèi)容不能引起被談話人的不滿，或涉及被談話人的隱私。采納面談法，應(yīng)注意規(guī)避以下咨詢題：1. 職務(wù)分析人員對某一工作的固有觀念阻礙其進行正確的判定；2. 咨詢題回答者出于自身利益的考慮而不合作，或有意無意夸大自己所從事工作的重要性、復(fù)雜性，導(dǎo)致工作信息失真；3. 面談法不能單獨作為信息收集的方法，只適用與其他方法一起使用。典型事件法典型事例法是對實際工作中具有代表性的工作行為進行描述。如果職位工作內(nèi)容過于紛雜，應(yīng)該挑具有代表性的職員和典型的時刻進行觀看，從而提升工作分析的效率。例如把文秘人員的打字、收發(fā)文件等一系列行為收集起來

8、進行歸納分類，得到有關(guān)工作內(nèi)容、職責(zé)方面的信息。這種方法可直截了當(dāng)描述任職者在工作中的具體活動，因此能夠揭示工作的動態(tài)性。由于所分析的工作能夠觀看和衡量，因此用這種方法獲得的資料適用于大部分工作。然而收集歸納事例同時把它們分類需消耗大量時刻。另外，按照定義，事例所描述的是具有代表性的工作行為，如此可能會遺漏一些不明顯的工作行為，難以專門完整地把握整個工作實體。工作日志法是由職員本人自行進行的一種工作分析方法。事先由工作分析人員設(shè)計好詳細(xì)的工作日志單，讓職員按照要求及時地填寫職務(wù)內(nèi)容，從而收集工作信息。需注意的是，工作日志應(yīng)該隨時填寫，例如以10 分鐘、 15 分鐘為一個周期，而不應(yīng)該在下班前一

9、次性填寫，如此是為了保證填寫內(nèi)容的真實性和有效性。工作日志法最大的咨詢題是日志內(nèi)容的真實性咨詢題。其他方法1 參與法也稱職務(wù)實踐法。顧名思義，確實是工作分析人員直截了當(dāng)參與到職員的工作中去，扮演職員的工作角色，體會其中的工作信息。參與法適用于專業(yè)性不是專門強的職務(wù)。參與法與觀看法、咨詢卷法相比較，獲得的信息更加準(zhǔn)確。要注意的是，工作分析人員需要真正地參與到工作中去，去體會工作，而不是僅僅仿照一些工作行為。2材料分析法如果工作分析人員手頭有大量的工作分析資料，例如類似的企業(yè)差不多做過相應(yīng)的工作分析，比較適合采納本方法。這種方法最適合于新創(chuàng)辦的企業(yè)。3專家討論法 專家討論法是指請一些有關(guān)領(lǐng)域的專家

10、或者體會豐富的職員進行討論，來進行工作分析的一種方法。這種方法適合于進展變化較快，或職位職責(zé)還未定型的企業(yè)。由于企業(yè)沒有現(xiàn)成的觀看樣本，因此只能借助專家的體會來規(guī)劃以后期望看到的職務(wù)狀態(tài)。上述這些工作分析方法既可單獨使用，也可結(jié)合使用。由于每個方法都有自身的優(yōu)點和缺點，因此每個企業(yè)應(yīng)該按照本企業(yè)的具體情形進行選擇。最終的目的是一致的：得到盡可能詳盡、真實的職務(wù)信息。(二 ) 工作分析的原則及信息收集一、工作分析原則1 .系統(tǒng)原則在對某一工作進行分析時，要注意該工作與其他工作的關(guān)系以及該工作在整個組織中所處的地位，從總體上把握該工作的特點及對人員的要求。2 .動態(tài)原則工作分析的結(jié)果不是一成不變的

11、。要按照戰(zhàn)略意圖、環(huán)境的變化、業(yè)務(wù)的調(diào)整，經(jīng)常性地對工作分析的結(jié)果進行調(diào)整。3 .目的原則1 1) 在工作分析中，要明確工作分析的目的。2 2) 工作分析的目的不同，其側(cè)重點也不同。3 3) 工作分析中，要按照工作分析的目的，確定工作分析的側(cè)重點。4 .經(jīng)濟原則工作分析本著經(jīng)濟性原則，按照工作分析的目的，采納合理的方法。5 .職位原則工作分析的動身點應(yīng)從職位動身，分析職位的內(nèi)容、性質(zhì)、關(guān)系、環(huán)境以及人員勝任特點，即完成那個職位工作的從業(yè)人員需具備什么樣的資格與條件而不是分析在崗的人員如何。6 .應(yīng)用原則應(yīng)用原則是指工作分析的結(jié)果，即職位描述與工作規(guī)范，要用于企業(yè) 治理的有關(guān)方面。工作分析一旦形

12、成工作講明書后，治理者就應(yīng)該把它應(yīng) 用企業(yè)治理的各個方面。不管是人員聘請、選拔培訓(xùn)，依舊考核、鼓舞， 都需要嚴(yán)格按工作講明書的要求來做。二、工作分析所需信息的類型及收集要求1 .工作分析中需收集的資料類型：（ 1）工作活動：工作活動和過程；活動記錄（例如以膠片形式）；所采納的程序；個人責(zé)任；（ 2）定位于職員的活動：人的行動，如有關(guān)工作的軀體動作和溝通；針對方法分析的差不多動作；對軀體的工作要求，如體力耗費；（ 3）所采納的機器、工具、設(shè)備和輔助工具：機器類型、損耗；生產(chǎn)工具的復(fù)雜性；（ 4）與工作有關(guān)的有形和無形內(nèi)容：所涉及或應(yīng)用的知識（如會計知識）；加工的原材料；制造的產(chǎn)品和提供的服務(wù)；（

13、 5）工作業(yè)績：錯誤分析；工作標(biāo)準(zhǔn)；工作計量，如完成任務(wù)的時刻；（ 6）工作環(huán)境：工作日程表；財務(wù)和非財務(wù)獎勵；工作條件；組織和社會的環(huán)境；（ 7）工作對個人的要求：個人因素，如個性和個人愛好愛好；所需要的學(xué)歷和培訓(xùn)程度；工作體會。2 .在進行工作分析時，需要搜集大量的信息。工作分析者要明確工作的實際職責(zé)并收集上述的各種類型的資料。請注意工作活動、面向職員的活動、機器類型、工具、設(shè)備和輔助工作。3 .這些信息以后將被用來關(guān)心確定所需要的工作技能。4 .工作分析者還應(yīng)注意與工作有關(guān)的有形的和無形的信息，諸如所需要的知識，所要加工的原料，所要生產(chǎn)的產(chǎn)品，所從事的服務(wù)等。5 .一些工作分析體系還要明

14、確工作標(biāo)準(zhǔn)。例如， 在確定完成一項任務(wù)所需時刻時就需要進行工作計量研究。關(guān)于工作內(nèi)容，分析者要研究的是工作任務(wù)時刻安排、物質(zhì)和非物質(zhì)形式的鼓舞以及工作條件。由于工作的完成經(jīng)常與其他因素有關(guān)，因此還得注意組織及社會的環(huán)境。最后還要確認(rèn)與工作有關(guān)的具體學(xué)歷、培訓(xùn)及工作體會要求。（三 ） 工作分析的步驟在做工作分析時，一樣按照以下六個步驟來進行。一、確定工作分析信息的用途在開始要明確工作分析所獲得的信息將用于何種目的。因為工作分析所獲得信息的用途直截了當(dāng)決定了需要搜集何種類型的信息，以及使用何種技術(shù)來搜集這些信息。有些技術(shù)關(guān)于編寫工作講明書和為空缺的工作崗位甄選職員是極為有用的，例如，同在工作崗位上

15、的職員進行面談，讓他們自己講出自己所從事的工作的任務(wù)是什么，以及他們自己所負(fù)有的責(zé)任有哪些。而另一些工作分析技術(shù)，則不能提供上面所需要的那種描述性信息，因而無法滿足編 寫工作描述這一任務(wù)的需要，但它所提供的信息卻有助于對每一種工作進 行量化排序，能夠使得我們對各種工作進行對比，因此，在確定工作酬勞 時，這種工作分析技術(shù)就十分有用了。二、搜集與工作有關(guān)的背景信息查找那些可得到的與工作有關(guān)的背景信息，如組織圖、工作流程 圖和工作講明書等。組織圖顯示出了當(dāng)前工作與組織中的其他工作是一種 什么樣的關(guān)系，以及它在整個組織中處于一種如何樣的地位。組織圖不僅 確定了每一職位的名稱，而且用相互聯(lián)結(jié)的直線明確表

16、明了誰應(yīng)當(dāng)向誰匯 報工作，以及工作的承擔(dān)者將同誰進行信息交流等等。在組織圖中只能簡單地獲知工作流淌的方向，而工作流程圖則提 供了與工作有關(guān)的更為詳細(xì)的信息。需要提到的是，如果有現(xiàn)成的工作講 明書的話，它將是你審查并重新編寫工作講明書的一個專門好的起點。三、選擇有代表性的工作進行分析當(dāng)需要分析的工作有專門多且它們彼此較為相似的時候，不必要 對工作逐個進行分析，那將專門耗費時刻，選擇典型工作進行分析明顯是 十分必要同時也是比較合適的。四、搜集工作分析的信息通過搜集有關(guān)工作活動、工作對職員行為的要求、工作條件、工 作對人員自身條件（如個人特點與執(zhí)行工作的能力等）的要求等方面的信 息，進行實際的工作分

17、析。五、同承擔(dān)工作的人共同審查所搜集到的工作信息工作分析提供了與工作的性質(zhì)和功能有關(guān)的信息。而通過工作分 析所得到的這些信息只有與從事這些工作的人員，以及他們的直截了當(dāng)主 管人員進行核對才有可能不顯現(xiàn)偏差。核對工作有助于確定工作分析所獲得的信息是否正確、完整，同時也有助于確定這些信息能否被所有與被分析工作有關(guān)的人所懂得。此外，由于工作描述是反映工作承擔(dān)者的工作活動的，因此這一審查步驟實際上還為這些工作的承擔(dān)者提供了一個審查和修改工作描述的機會，而這無疑會有助于贏得大伙兒對所搜集到的工作分析資料的認(rèn)可。六、編寫工作講明書和工作規(guī)范在完成工作分析后開始編寫工作講明書和工作規(guī)范。工作講明書確實是對有

18、關(guān)工作職責(zé)、工作活動、工作條件以及工作對人身安全危害程度等工作特性方面的信息所進行的書面描述。工作規(guī)范則是全面反映工作對從業(yè)人員的品質(zhì)、特點、技能以及工作背景或經(jīng)歷等方面要求的書面文件。有時候，工作講明書和工作規(guī)范書分成兩份文件來寫，有時候則合并在一份工作講明書之中。（四 ） 工作分析的常見咨詢題及解決計策企業(yè)在進行工作分析時，會遇到一些咨詢題，那個地點將一一介紹并提供相應(yīng)解決方法。一、職員懼怕職員懼怕，是指由于職員可怕工作分析會對其已熟悉的工作環(huán)境帶來變化或者引起自身利益的缺失，而對工作分析小組成員及其工作采取不合作甚至敵對的態(tài)度。1.一樣而言，如果在工作分析過程中，工作分析小組遇到以下一些

19、現(xiàn)象，我們就認(rèn)為存在職員懼怕：（ 1 ）訪談過程中，職員對工作分析小組的工作有抵觸情緒，不支持其訪談或調(diào)查工作；（ 2）職員提供有關(guān)工作的虛假情形，有意夸大其所在崗位的實際工作責(zé)任、工作內(nèi)容，而對其他崗位的工作予以貶低。（ .要成功地實施工作分析，就必須第一克服職員對工作分析的懼怕，從而使其提供真實的信息。一個較為有效的解決方法確實是盡可能將職員及其代表納入到工作分析過程之中。（ 1）在工作分析開始前，向職員講明以下內(nèi)容：a.實施工作分析的緣故；b.工作分析小組成員組成；c.工作分析都會對職員產(chǎn)生何種阻礙；d.職員提供的信息資料對工作分析的重要性；e.工作分析小組能夠做出書面承諾：企業(yè)可不能因

20、工作分析的結(jié)果 而解雇任何職員，也可不能降低職員的工資水平。（ 2）在工作分析實施過程中和工作完成后，及時向職員反饋工作的時期性成果和最終結(jié)果。二、動態(tài)環(huán)境動態(tài)環(huán)境指的是由于外部社會經(jīng)濟的變化進展，引起企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變化，從而引發(fā)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、工作構(gòu)成、人員結(jié)構(gòu)等的變動。要緊有：外部環(huán)境的變化、企業(yè)生命周期的變化、職員能力和需求層次的提升等。針對動態(tài)環(huán)境帶給工作分析的咨詢題，一樣有兩種途徑解決：一是年度工作分析，二是適時工作分析，三是定期工作分析。（ .年度工作分析。具體步驟是：（ 1 ）在工作分析間隔期內(nèi)，各部門主管準(zhǔn)確、詳細(xì)記錄本部門的工作變化情形；（ 2）在工作分析實施月（周），各部門

21、主管對一年內(nèi)工作變動情形進行匯總，并征詢本部門職員的意見；（ 3）工作分析實施前，人力資源部制定初步打算并發(fā)文給各部門主管，要求其在一定時刻期限內(nèi)，遞交本部門工作變化情形匯總表；（ 4）人力資源部對各部門的工作變化情形表進行整理匯總，并據(jù)此制定工作分析的詳細(xì)打算，包括具體實施步驟，工作分析小組成員的配置等等；目、J 、J ）（ 5）工作分析的具體實施；（ 6）編寫工作分析結(jié)果職務(wù)講明書和工作規(guī)范；（ 7）工作分析結(jié)果的反饋。（ .適時工作分析，即讓部門主管隨時上交本部門工作中的變化情形，并隨時進行工作分析。具體步驟是：（ 1 ）部門主管發(fā)覺本部門工作有所變化或有必要進行改變時，即以書面形式遞交

22、人力資源部；（ 2）人力資源部常設(shè)組織工作分析小組，按照該部門主管要求，實施工作分析；（ 3）編寫職務(wù)講明書和工作規(guī)范；（ 4）工作分析結(jié)果的反饋。3.定期工作分析，馬上年度工作分析和適時工作分析結(jié)合起來，靈活安排工作分析的時刻。（ 、 工作分析契約工作分析契約指的是企業(yè)治理者和職員認(rèn)為工作分析的結(jié)果職位講明書和工作規(guī)范在某種程度上相當(dāng)于一種契約：職位講明書規(guī)定了職員的要緊工作內(nèi)容和職責(zé)權(quán)限，職員會據(jù)此認(rèn)為只要做好契約范疇內(nèi)的工作就行；工作規(guī)范中則表明了從事該工作職員的任職資格，而這經(jīng)常被治理者認(rèn)為是現(xiàn)職者所具有的知識、技術(shù)和能力。工作分析契約的具體表現(xiàn)及其阻礙：（ 1）主管人員交待給下屬某項

23、臨時工作時，卻遭遇下屬的拒絕，理由是職位講明書中并未列出該項工作內(nèi)容；（ 2）下屬想承擔(dān)更多責(zé)任時，也會遭主管的拒絕，理由同樣是其職位講明書中并未列出該項工作職責(zé)，而且因為職位講明書中所列出的任職資格常常會被認(rèn)為確實是該崗位現(xiàn)職職員所有的知識層次、技術(shù)水平和能力水平，因此職員并不具備承擔(dān)更多責(zé)任的能力要求；解決此咨詢題的一個方法是在編寫職位講明書時，體現(xiàn)周全性、完備性。在工作要緊內(nèi)容一欄能夠加入“完成上級指定的其它工作”一條，如此職員就不能再輕易拒絕臨時分派的工作任務(wù)。在工作規(guī)范的“注”中講明任職資格只是從事該工作的最低差不多要求，是職員的知識、技能的 最低界限，如此，主管也不能以此為由拒絕職

24、員承擔(dān)更多責(zé)任的要求。附件：工作分析調(diào)查咨詢卷這一咨詢卷的目的是通過了解您所在的職位的差不多情形，以關(guān)心您 更加清晰地認(rèn)識您的工作，同時有助于您進一步改善工作。咨詢卷的題目沒有正確和錯誤的區(qū)別，需要您按照工作中的實際情 形一一認(rèn)真填寫。咨詢卷的填寫和結(jié)果的使用并可不能對您本人或您的工作造成任何 不利阻礙。差不多信息姓名 性別 年齡學(xué)歷 專業(yè) 擔(dān)任本職位時刻1.請您填寫丁列治理關(guān)系圖。更高一級領(lǐng)導(dǎo)是什么職位?例如：事業(yè)部總經(jīng)理. 個 您的直截了當(dāng)上級是什么職位？J例如：部門經(jīng)理1您目前擔(dān)任什么職位？ 屬于哪個部門？與您職位相同的人有幾個？2.職位的總體目標(biāo)（1）請通過摸索以下咨詢題來概括：您目前

25、所在的職位起初設(shè)置的目的是什么？如果不設(shè)那個職位，哪些 工作目標(biāo)將無法實現(xiàn)？（2）職位總體目標(biāo)填寫的標(biāo)準(zhǔn)模式為：為了，在的指導(dǎo)下（阻礙下），（做）（工作）。（3）請將您的職位的總體目標(biāo)填寫在下面的空格里。3 .工作的職責(zé)請在下面的表格中填寫您所在職位的要緊職責(zé)，以及在各項職責(zé)上應(yīng) 達到的目標(biāo)（要達到什么結(jié)果？即任務(wù)完成后應(yīng)產(chǎn)生什么樣的成效？）您能夠按照您的要緊工作流程進行排序。如工作之間缺乏必要的流程關(guān)系，您也能夠按工作職責(zé)的重要性進行 排序。關(guān)于占用時刻較少、偶而發(fā)生的工作能夠在最后用“其他工作”表示。例如：某公司文印員職位的一項職責(zé)：按要緊 工作流 程排序按各項 職責(zé)重 要程度 排序要緊職責(zé)（每一項工作職責(zé)都可分為兩個部分：？行為動詞，如：組織、審查、擬定、購置、聯(lián)絡(luò)，等等；？工作本身，即通過歸類的任務(wù)）工作應(yīng)達到的 目標(biāo)3愛護公司文印設(shè)備保證機器的正常運轉(zhuǎn)按要緊 工作流 程排序按各項 職責(zé)重 要程度 排序要緊職責(zé)（每一項工作職責(zé)都可分為兩個部分：行為動詞，如：組 織、審查、擬定、購置、聯(lián)絡(luò)，等等；工作本