建設(shè)公司材料設(shè)備采購管理制度(史上最全)

1、*建設(shè)有限公司管理標(biāo)準(zhǔn)ZCCL-1 采購管理標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目材料設(shè)備采購管理辦法 2012-12-20發(fā)布 2012-01-01實(shí)施*建設(shè)有限公司 發(fā)布*建設(shè)有限公司材料設(shè)備采購管理制度第一章 總則第1條 目的1規(guī)范公司的采購行為，使公司的材料采購制度更加完善合理，有章可依。降低采購成本，減少資金積壓。增強(qiáng)采購?fù)该鞫?，避免職?zé)不清，弄虛作假等違規(guī)現(xiàn)象發(fā)生。2兼顧質(zhì)量和成本，在保證公司開發(fā)項(xiàng)目正常施工的前提下提高材料設(shè)備質(zhì)量。原則：公平、公開、公正，時刻保證公司利益不受損害。第2條 適用范圍公司工程項(xiàng)目材料設(shè)備采購管理相關(guān)工作需參照本制度執(zhí)行。第二章 職責(zé)分工第3條 材料設(shè)備部職責(zé)1負(fù)責(zé)制定和完善材料設(shè)

2、備采購管理制度和流程。2收集市場信息，建立材料設(shè)備和供應(yīng)商信息庫。3負(fù)責(zé)對供應(yīng)商進(jìn)行評審、考核，建立供應(yīng)商檔案和合格供應(yīng)商名冊。4制訂項(xiàng)目總體的材料設(shè)備采購計(jì)劃。5負(fù)責(zé)組織制定各類材料設(shè)備的采購準(zhǔn)備文件=招標(biāo)文件等。6負(fù)責(zé)材料設(shè)備采購合同的談判和擬訂。7負(fù)責(zé)材料設(shè)備采購合同的報審和修改。8負(fù)責(zé)組織材料設(shè)備的進(jìn)場及進(jìn)場檢驗(yàn)。9負(fù)責(zé)組織材料設(shè)備質(zhì)量驗(yàn)證的對外送檢工作。10參與協(xié)調(diào)施工過程中與供應(yīng)商的關(guān)系。11負(fù)責(zé)跟蹤記錄材料設(shè)備的使用情況。12負(fù)責(zé)收集整理各種質(zhì)量合格證書和檢驗(yàn)試驗(yàn)文件。13參與采購設(shè)備的竣工報驗(yàn)。14負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和管理材料設(shè)備的保修服務(wù)工作。15負(fù)責(zé)對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價。第4條 工程

3、技術(shù)部職責(zé)1負(fù)責(zé)制訂項(xiàng)目總體采購計(jì)劃。2負(fù)責(zé)提出或?qū)徍藙趧?wù)公司材料設(shè)備需求計(jì)劃。3參與制作相關(guān)的采購準(zhǔn)備文件和招標(biāo)文件。4參與進(jìn)場材料設(shè)備的檢驗(yàn)和試驗(yàn)。5負(fù)責(zé)監(jiān)督材料設(shè)備的保管、標(biāo)識及出入庫管理工作。6負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)設(shè)備安裝施工。7負(fù)責(zé)反饋材料設(shè)備使用情況和供應(yīng)商的服務(wù)情況。8負(fù)責(zé)組織材料設(shè)備的現(xiàn)場驗(yàn)收和竣工報驗(yàn)。第5條 造價管理部職責(zé)1參與制訂項(xiàng)目的材料設(shè)備采購總體計(jì)劃。2負(fù)責(zé)提出材料設(shè)備采購的計(jì)劃成本。3收集整理市場材料設(shè)備價格變化動態(tài)，對報價進(jìn)行監(jiān)督審查。4負(fù)責(zé)審查材料設(shè)備采購合同。5.審查工程部材料計(jì)劃。5負(fù)責(zé)匯總材料設(shè)備價款及變更，及時調(diào)整工程總造價。第6條 財務(wù)部職責(zé)1參與對供應(yīng)商

4、的銀行信用及財務(wù)狀況的調(diào)查。2參與制定合同的付款條款。3匯總、制訂材料設(shè)備資金需用計(jì)劃。4負(fù)責(zé)向供應(yīng)商支付材料設(shè)備價款。第7條 公司主管副總職責(zé)1監(jiān)督和指導(dǎo)材料設(shè)備采購全過程工作的開展。2負(fù)責(zé)選擇材料設(shè)備供應(yīng)商。3負(fù)責(zé)審核材料設(shè)備采購合同。4負(fù)責(zé)處理材料設(shè)備進(jìn)場和施工過程中的重大事件。5負(fù)責(zé)審核供應(yīng)商考核結(jié)果。6負(fù)責(zé)審查材料設(shè)備履約完成證明，對材料設(shè)備價款支付出具意見。第三章 材料設(shè)備采購申請第8條 提出采購需求計(jì)劃 （材料計(jì)劃分為開工前的總備料計(jì)劃、月份材料需用計(jì)劃和材料周計(jì)劃三類。原則上項(xiàng)目部材料員除定制產(chǎn)品外，三個工作日內(nèi)材料組織到場）8.1 總計(jì)劃：開工前的需要預(yù)算造出總備料計(jì)劃和材料

5、使用量。項(xiàng)目技術(shù)按照工程進(jìn)度，根據(jù)施工圖紙或具體需要完成的工作量來編制材料總使用計(jì)劃。8.2月計(jì)劃：按施工進(jìn)度制定月采購計(jì)劃，由勞務(wù)公司提計(jì)劃，公司技術(shù)人員提技術(shù)要求，工程師和預(yù)算部門審核數(shù)量有效性。8.3周計(jì)劃：對于經(jīng)常用的材料，每周可報兩次計(jì)劃，每次提報計(jì)劃應(yīng)在使用前23天，以便有個組織進(jìn)貨的準(zhǔn)備期；（原則：計(jì)劃量必須是下周實(shí)際用量 實(shí)際用量=現(xiàn)場剩余情況+工程進(jìn)度用量）8.3.1水泥、河沙、碎石、磚等土建材料每周五12點(diǎn)前由勞務(wù)公司提交簽字完成的材料計(jì)劃表，原則上一周一次，項(xiàng)目部材料員按周計(jì)劃供給，嚴(yán)禁超供欠供問題發(fā)生。超出計(jì)劃或材料計(jì)劃過多需要相關(guān)責(zé)任，寫明原因。8.3.2鋼材計(jì)劃：周

6、三下午三點(diǎn)前提交簽字完成的下周實(shí)際用料計(jì)劃，原則上不得超過 100 噸。周一可報一次補(bǔ)充計(jì)劃。鋼材庫存必須保持在 60 噸以內(nèi)，如出現(xiàn)庫存量超出規(guī)定數(shù)量仍繼續(xù)采購時，相關(guān)責(zé)任人要接受相應(yīng)考核。（為了降低成本，鋼材采購需財務(wù)部留出專項(xiàng)采購資金） 到場時間：星期三計(jì)劃-星期一到 星期一計(jì)劃-星期三到場，特殊情況順延。8.3.3安裝材料采購：每月一次。公司庫房按施工圖說保持常規(guī)材料庫存量，不足時加以補(bǔ)充。8.3.4零星采購計(jì)劃：每周星期一中午十二點(diǎn)前提交零星采購計(jì)劃，填寫材料請購單（附件二）。材料請購單上應(yīng)注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等事項(xiàng)。先交到部門主管審核簽字確認(rèn)后采購,如有小額或急件材料需由

7、采購員直接付款的，還應(yīng)填定購買材料的借支單，連同材料請購單一起由總經(jīng)理批核后到財務(wù)領(lǐng)取借支材料款。原則上：每周一次。第10條 采購申請審批1材料申請審批程序：材料各計(jì)劃必須經(jīng)勞務(wù)公司班組專業(yè)技術(shù)人員、本公司總工程師、項(xiàng)目經(jīng)理逐級審核，簽字齊全的材料計(jì)劃是材料部進(jìn)行材料采購的唯一依據(jù)。嚴(yán)禁無計(jì)劃采購材料。（見附件）2重要設(shè)備及大宗物件（金額10萬以上的）的價格報價分析表由材設(shè)部經(jīng)理審核后報公司副總、總經(jīng)理審核，簽字確認(rèn)后執(zhí)行采購。3、材設(shè)部經(jīng)理接到審批完成的申請單后，立即組織采購。選擇相對應(yīng)的材料供應(yīng)商（原則上不少與三家），需要招標(biāo)完成的材料要編寫招標(biāo)合同并報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。第四章 材料設(shè)備實(shí)

8、施采購及合同管理第11條 大宗材料11.1物資供應(yīng)廠家的選擇：凡物資金額超過10萬元或單價在3萬元以上，亦或特殊的對履行建筑工程承包合同有重大影響的A類及重點(diǎn)B類材料、設(shè)備的采購，本著"貨比三家，價比三家"的原則，均須經(jīng)過招投標(biāo)擇優(yōu)選用供應(yīng)商并及時簽定供需合同。11.2 對于需要進(jìn)行招標(biāo)的批量材料，工程部在提報材料計(jì)劃的同時，應(yīng)擬出相應(yīng)的招標(biāo)書技術(shù)條款及質(zhì)量要求。招標(biāo)書經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審核后，由項(xiàng)目技術(shù)室和材設(shè)部以公司供應(yīng)商合格分供方名冊為依據(jù)，選擇35個供應(yīng)廠家進(jìn)行招標(biāo)，并成立以項(xiàng)目經(jīng)理為組長的評標(biāo)小組，材設(shè)部、工程技術(shù)部、預(yù)算室和財務(wù)部共同參加進(jìn)行評標(biāo)。針對不同的材料和與廠家

9、的合作歷史，應(yīng)分別對供應(yīng)廠家進(jìn)行深入的調(diào)查或考察，以有充分的供應(yīng)保證能力、有價格優(yōu)勢、良好信譽(yù)和服務(wù)精神為選擇的主要條件。11.3、對于需要進(jìn)行招標(biāo)的批量材料或總金額超過一定限度的（如 10 萬元）必須簽定合同。合同內(nèi)容涉及的方面應(yīng)齊全，包括：材料名稱、型號規(guī)格、品牌、生產(chǎn)廠家、質(zhì)量等級、包裝標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、到貨時間及批量、相關(guān)資料的提供、保修期及相應(yīng)的質(zhì)保金、合同有效期、違約責(zé)任及解決方式、結(jié)算方式、環(huán)保條款及其他約定事項(xiàng)等。這些都應(yīng)各部門通力合作，各施其責(zé)認(rèn)真考慮后再會簽。（會簽表：附件 ）11.4、合同簽定時項(xiàng)目相關(guān)部門人員要進(jìn)行簽字會審，項(xiàng)目簽字人員有項(xiàng)目經(jīng)理、預(yù)算主管和材設(shè)部經(jīng)理。合

10、同在評審過程中各有關(guān)人員應(yīng)注重時效性，即項(xiàng)目部確定中標(biāo)單位后，材設(shè)部和工程部技術(shù)工程師應(yīng)在一個工作日內(nèi)完成合同的擬寫，項(xiàng)目預(yù)算室或水電專業(yè)人員也應(yīng)在一個工作日內(nèi)作出盈虧分析，材設(shè)部在各項(xiàng)手續(xù)辦完后，應(yīng)盡快把合同報到公司物資采購部，并督促物資采購部人員力爭在5個工作日內(nèi)辦完。若合同在辦理過程中出現(xiàn)問題，針對具體情況由相關(guān)人員負(fù)責(zé)。11.5、簽章后的合同，由材設(shè)部資料室和財務(wù)室各一份。材料合同應(yīng)建立合同臺帳，記錄合同履行情況。11.6、對于超出合格分供方名冊的供應(yīng)商，由材設(shè)部和技術(shù)室共同完成調(diào)查表和申報表；若因此項(xiàng)工作影響合同的審批，應(yīng)視具體情況由相關(guān)人員負(fù)責(zé)。11.7 小金額材料采購：項(xiàng)目部材料

11、員在接到采購任務(wù)后，立即組織市場調(diào)查，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。貨比三家，書面填寫價格信息對比表交材設(shè)部經(jīng)理審批。材設(shè)部經(jīng)理經(jīng)審查確認(rèn)后確定采購數(shù)量，采購方式等。嚴(yán)禁看了就買，無計(jì)劃購買。11.8 嚴(yán)禁后補(bǔ)合同。第12條 采購價格管理 12.1零星采購：采購員詢價、議價完成后于請購單上填寫議價價格，必要時附上書面說明。 12.2請購單上議價價格呈送部門經(jīng)理審核確認(rèn)。認(rèn)為需再進(jìn)一步議價時，退回采購員重新議價，或由主管（經(jīng)理）親自與供應(yīng)商議價。 12.3已核定之材料采購員必須經(jīng)常分析或收集資料，作為降低成本之依據(jù)。12.4核定材料采購單價如需上漲或降低，應(yīng)以單價審核單形式重新報批，且附上書面說明。13.5大

12、宗采購價格經(jīng)三家以上供應(yīng)商報價，開成對比分析表報公司總經(jīng)理審批后采購。通過招投標(biāo)或競價采購的大宗設(shè)備和材料需要各部門經(jīng)理議價敲定，并形成書面的會簽報告確定價格，作為依據(jù)簽定采購合同。第13條 采購品質(zhì)管理 13.1采購員應(yīng)根據(jù)所需物料標(biāo)準(zhǔn)要求、圖紙、適用規(guī)格和請購部門要求訂購材料。 13.2采購物料時應(yīng)由供應(yīng)商承擔(dān)品質(zhì)保證之責(zé)任。并在訂購前明確產(chǎn)品在使用中發(fā)生的因供應(yīng)商導(dǎo)致不良責(zé)任承擔(dān)與賠付。 13.3供應(yīng)商提供之物料必須經(jīng)過本公司倉管、品管、采購等部門人員之相關(guān)驗(yàn)收工作。（原則上以本公司要求為依據(jù)） 13.4采購員對檢驗(yàn)不合格之物料，退供應(yīng)商進(jìn)行必要處理，由此造成之損失向供應(yīng)商進(jìn)行索賠。第1

13、4條 采購交期管理 14.1采購員應(yīng)制訂合理的購運(yùn)時間，將請購、采購、供應(yīng)商生產(chǎn)、運(yùn)輸及進(jìn)料驗(yàn)收等作業(yè)的需要時間予以事先規(guī)劃確定，作為各部門的參照依據(jù)。 14.2采購員應(yīng)盡量多聯(lián)系其他物料提供來源，以確保應(yīng)急。 14.3如果出現(xiàn)技術(shù)變更，應(yīng)立即聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商停止原規(guī)格生產(chǎn)，度妥善處理遺留問題。14.4加強(qiáng)交貨前的稽催工作，提醒供應(yīng)商及時交貨。第5章 材料設(shè)備進(jìn)場及檢驗(yàn) 第15條 材料到場前，材料員提前通知現(xiàn)場工程師和監(jiān)理，作好接收準(zhǔn)備。 第16條 材料到場后，按照采購合同（或采購計(jì)劃）對物資的名稱、型號、規(guī)格、產(chǎn)地、材質(zhì)、數(shù)量進(jìn)行核對。準(zhǔn)確無誤后材料員供應(yīng)商送貨單上簽字，作為日后付款的依據(jù)。第17

14、條 材料清點(diǎn)完成，庫管人員應(yīng)立即入庫。采購員與庫房管理員共同完善入庫手續(xù)。對于不需要入庫，需要立即移交勞務(wù)公司使用的，應(yīng)辦理相關(guān)移交手續(xù)。由相關(guān)權(quán)限人員現(xiàn)場簽字，為日后付款、材料追述提供依據(jù)。（材料移交表：見附件）17.1庫房管理員在驗(yàn)收時，首先要對材料設(shè)備質(zhì)量證明文件進(jìn)行檢驗(yàn)，確保證明符合合同和國家有關(guān)規(guī)范的要求。172對規(guī)定必須經(jīng)過檢測試驗(yàn)的材料設(shè)備，由專業(yè)工程師進(jìn)行抽樣，委托經(jīng)過認(rèn)證的檢測中心進(jìn)行檢測和試驗(yàn)。173材料設(shè)備部負(fù)責(zé)收集、整理材質(zhì)證明及相關(guān)證明資料，合格證、檢驗(yàn)報告等。第18條 緊急申購 18.1申購流程 18.1.1申請單位填寫紙面的緊急物資購置申請單（見附表），注明要求到

15、貨時間等，在2個工作日內(nèi)經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核，對單價5000元（含）以上、單一物資申購總額5萬元（含）以上的需經(jīng)項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)審批后提交采購部先采購。申請部門在填寫緊急申購單時需將信息準(zhǔn)確及時知會采購部門。 18.1.2 急購物資單一物資總價在5000元以上，申購部門負(fù)責(zé)人、采購部負(fù)責(zé)人和會計(jì)部負(fù)責(zé)人參與談判，共同確定價格。采購部門每日根據(jù)當(dāng)天緊急申購單提交情況（下午3：00前提交），準(zhǔn)備好廠家資源及其報價單，組織相關(guān)人員以現(xiàn)場會議方式確定采購信息、采購價格等。當(dāng)日下單采購（特殊情況經(jīng)相關(guān)單位確認(rèn)后順延）。對于每日15：00后提交到采購部的緊急申購，原則安排在次日處理，特殊情況以申購單位申請為準(zhǔn)進(jìn)行緊急

16、處理。 18.1.3采購經(jīng)辦部門借款采購，借款時無需簽訂合同和審價，相關(guān)手續(xù)事后補(bǔ)齊。 18.1.4緊急申購各補(bǔ)辦手續(xù)限3個工作日內(nèi)完成。b) 緊急物資購置申購單單一物資總價在5000元（含）以內(nèi)，普通物資申購單單一物資總價在1000元（含）以上的，則由申購人、采購人員、審計(jì)部人員共同到市場購買（若在超市購買則以發(fā)票和小票作為價格依據(jù)）。c) 市場商戶無法開出增值稅發(fā)票時可找中間商開票購買，中間商利潤為不超過總金額的5%，實(shí)際購買價格與事后審定價格差異依照緊急物資購置價格偏差相同比例執(zhí)行。第19條 自主采購流程 1、 每月工程管理部有總金額2500元以內(nèi)（含）的小件物品自主采購權(quán)；行政管理部有

17、總金額1500元以內(nèi)（含）的小件物品自主采購權(quán)；財務(wù)部、采購部、？有總金額200元以內(nèi)（含）的小件物品自主采購權(quán)，各部門領(lǐng)導(dǎo)審批后自行采購。部門自主申購范圍僅限于與生產(chǎn)、質(zhì)量、工藝、現(xiàn)場有關(guān)的物資和部門日常辦公共用物品、名片，以及工具書。 2、各部門/分廠費(fèi)用報銷時需將報銷單據(jù)報審計(jì)部審核后按費(fèi)用報銷審批管理辦法執(zhí)行。自主采購物資價格差異按以下標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行控制超出部分公司不予報銷。 3、自主申購物資報銷時需填寫自主申購物資明細(xì)表（見附表），否則不予報銷。第6章 不合格材料設(shè)備的處理第20條 退貨處理1當(dāng)材料設(shè)備不合格的程度比較嚴(yán)重，影響到工程質(zhì)量時，材設(shè)部應(yīng)通知供應(yīng)商辦理退貨事宜。2為防止供應(yīng)商以

18、后將這類不合格品混入合格品再次交貨，材料設(shè)備部應(yīng)扣留這類不合格品，或在不合格品上作出破壞性標(biāo)志后再交供應(yīng)商運(yùn)回。第21條 返工處理當(dāng)材料設(shè)備不合格時，材料設(shè)備部與供應(yīng)商談判后，辦理退貨手續(xù)，供應(yīng)商將材料設(shè)備運(yùn)回進(jìn)行檢驗(yàn)篩選或返工，將篩選出的合格品及返工后的合格品再送檢。第22條 回用1材料設(shè)備的不合格特性不會給工程質(zhì)量帶來影響時，公司可以作讓步處理。2回用包括不降價回用和降價回用，是否回用由工程技術(shù)部、質(zhì)量管理部、監(jiān)理單位共同出具意見，決定是否降價由造價管理部出具意見，最終報主管副總審批通過后執(zhí)行。第23條 不合格處理記錄在上述幾種不合格品的處理過程中需填寫“不合格材料設(shè)備記錄表”，并將供應(yīng)商的不合格行為記入“供應(yīng)商履約過程記錄表”。 第七章 材料設(shè)備采購付款第24條 材料到場使用后，采購員根據(jù)材料請購單、采購合同、進(jìn)料驗(yàn)收入庫單或材料設(shè)備移交單等填寫請款單，經(jīng)部門形成經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理核準(zhǔn)簽字后，向財務(wù)部請款。第25條 財務(wù)部依據(jù)合同規(guī)定給付方式，審核請款單原由后，與供應(yīng)商結(jié)款。 25.1采購一般采用一次性付款或月結(jié)款方式，即供應(yīng)商之物料驗(yàn)收合格后，一次性付清訂單貨款，特殊情況需總經(jīng)理核準(zhǔn)。對于需要質(zhì)保的材料，必須保留一定額度質(zhì)保金。第7章 材料設(shè)備的使