某公司采購(gòu)流程管理制度匯編

1、下載可編輯公司采購(gòu)流程管理制度為了提高公司采購(gòu)效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購(gòu)成本，滿足工公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購(gòu)流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制訂本制度 。一、請(qǐng)購(gòu)及其規(guī)定1 請(qǐng)購(gòu)單的要素完整的請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)包括一下要素：（ 1 ）請(qǐng)購(gòu)的部門 ；（ 2 ）請(qǐng)購(gòu)物品所屬項(xiàng)目 ；（ 3 ）請(qǐng)購(gòu)的用途 ；（ 4 ）請(qǐng)購(gòu)的物品名 ；（ 5 ）請(qǐng)購(gòu)的物品數(shù)量 ；（6 ）請(qǐng)購(gòu)的物品規(guī)格 ；（7 ）請(qǐng)購(gòu)物品的樣品 、圖片或詳細(xì)參數(shù)資料等 ；（8 ）請(qǐng)購(gòu)的物品的需求時(shí)間 ；（9 ）請(qǐng)購(gòu)如有特殊需要請(qǐng)備注 ；（ 10 ）請(qǐng)購(gòu)單填寫人 ；（ 11 ）請(qǐng)購(gòu)部門主管 ；（12 ）請(qǐng)購(gòu)單審核人；（ 13 ）

2、財(cái)務(wù)審核人 ；（14 ）公司董事長(zhǎng) 。.專業(yè) .整理 .下載可編輯3 請(qǐng)購(gòu)單及其提報(bào)規(guī)定（1 ）請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由公司董事長(zhǎng)審核批準(zhǔn)后報(bào)行政部門 ；（2 ）固定資產(chǎn)申購(gòu)按照附表一（固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表）的格式進(jìn)行填寫提報(bào)；（ 3）其他材料及工程項(xiàng)目申購(gòu)按照附表二 （物資采購(gòu)申請(qǐng)表 .）的格式填寫提報(bào) ；（ 4）日常零星采購(gòu)按照公司印制的按照附表三 （物資采購(gòu)審批單 ）的格式填寫提報(bào) ；（ 5）請(qǐng)購(gòu)部門在提報(bào)請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)要求采購(gòu)部簽字接收，請(qǐng)購(gòu)部門需備份請(qǐng)購(gòu)單 ；（ 6）涉及的請(qǐng)購(gòu)數(shù)量過多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；（ 7）遇公司日常運(yùn)營(yíng)急需

3、的物資 ，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況 ，可以電話或其他形式請(qǐng)示 ，征得同意后提報(bào)行政部門 ，簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ) 。（ 8）如果是單一來(lái)源采購(gòu)或指定采購(gòu)廠家及品牌的產(chǎn)品，請(qǐng)購(gòu)部門必須作出書面說(shuō)明 。（ 9）請(qǐng)購(gòu)單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購(gòu)部。4 公司物資請(qǐng)購(gòu)單的提報(bào)部門（ 1）公司生活及辦公的物資 、固定資產(chǎn) 、服務(wù)或其他生活及辦公項(xiàng)目由行政部提報(bào) ；（ 1）公司各部門專用的物資由各部門自行提報(bào)。二、請(qǐng)購(gòu)單的接收及分發(fā)規(guī)定.專業(yè) .整理 .下載可編輯1 、請(qǐng)購(gòu)的接收要點(diǎn)（ 1）采購(gòu)部在接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)檢查請(qǐng)購(gòu)單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰 ，檢查請(qǐng)購(gòu)單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；（ 2）接

4、收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)遵循無(wú)計(jì)劃不采購(gòu)，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購(gòu)，圖片或詳細(xì)參數(shù)資料不全不采購(gòu)，庫(kù)存已超儲(chǔ)積壓的物資不采購(gòu)的原則；（ 3）通知倉(cāng)庫(kù)管理人員核查請(qǐng)購(gòu)物資是否有庫(kù)存；（ 4）對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的請(qǐng)購(gòu)物資應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門。2、請(qǐng)購(gòu)單的分發(fā)規(guī)定（ 1）對(duì)于請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理；（ 2）對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；（ 3）無(wú)法于請(qǐng)購(gòu)部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請(qǐng)購(gòu)部門；（ 4）重要的項(xiàng)目采購(gòu)前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。3、采購(gòu)周期的規(guī)定（1）常規(guī)商品采購(gòu)周期在7 天15 天 。（ 2）遇到緊急采購(gòu)應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購(gòu)的策略，緊急采購(gòu)商品周期在3天時(shí)間；三、詢

5、價(jià)及其規(guī)定1 詢價(jià)請(qǐng)應(yīng)認(rèn)真審閱請(qǐng)購(gòu)單的品名、規(guī)格 、數(shù)量 、名稱，了解請(qǐng)購(gòu)物品及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時(shí)的與請(qǐng)購(gòu)部門溝通；2 屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購(gòu)；3 對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；4 所有采購(gòu)項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià)，原則能不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)；.專業(yè) .整理 .下載可編輯5 對(duì)于請(qǐng)購(gòu)部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購(gòu)替代品 ；6 遇到重要的物資、項(xiàng)目或預(yù)估單次采購(gòu)金額大于10 萬(wàn)的采購(gòu)情況，詢價(jià)前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)擬邀請(qǐng)報(bào)價(jià)或投標(biāo)單位的基本情況，按照附表四（擬報(bào)價(jià) / 招標(biāo)單位名單）的格式提報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價(jià)或

6、發(fā)放標(biāo)書；7 詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢價(jià)；8 除固定資產(chǎn)外單次采購(gòu)金額在1 萬(wàn)元以下項(xiàng)目可以自行采購(gòu)；單次采購(gòu)金額預(yù)算金額在1 萬(wàn)元以上的所有項(xiàng)目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價(jià)或招標(biāo)采購(gòu) ，比價(jià)或招標(biāo)項(xiàng)目應(yīng)至少邀請(qǐng)四家以上單位參與；單次采購(gòu)金額預(yù)算價(jià)格在20 萬(wàn)元以上的項(xiàng)目應(yīng)由采購(gòu)部組織招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單次采購(gòu)金額預(yù)算價(jià)格在100 萬(wàn)元以上的項(xiàng)目由公司董事長(zhǎng)決定是否委托第三方機(jī)構(gòu)代理招標(biāo)；9 比價(jià)采購(gòu)或招標(biāo)采購(gòu)所邀請(qǐng)的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，具有提供或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力；10 比價(jià)采購(gòu)或招標(biāo)采購(gòu)應(yīng)按照附表五（材料或設(shè)備詢價(jià)表）的格式或擬定完

7、整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價(jià)；11 在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請(qǐng)公司董事長(zhǎng)批示。三、比價(jià)、議價(jià)1 對(duì)廠商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；2 對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析，是否其他廠商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出；3 收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格；.專業(yè) .整理 .下載可編輯4 重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等；5 參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。四、比價(jià) 、議價(jià)結(jié)果匯總1 比價(jià) 、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)

8、按照附表六（比價(jià) / 招標(biāo)匯總表）的格式完整列出報(bào)價(jià) 、工期 、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；2 如比價(jià) 、議價(jià)結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。五、合同的簽訂及其規(guī)定。1合同合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更 、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同 ，受法律保護(hù) 。 廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。 目前我們的采購(gòu)工作主要涉及工礦產(chǎn)品買賣合同。（ 1）合同正文應(yīng)包含的要素1）合同名稱 、編號(hào) 、簽訂時(shí)間 、簽訂地點(diǎn) ；2）采購(gòu)物品 / 項(xiàng)目的名稱 / 、規(guī)格 、數(shù)量 / 工程量 、單價(jià) 、總價(jià)及合同總額，清單 、技術(shù)文件與

9、確認(rèn)圖紙等合同不可分割的部分；3）包裝要求 ；4）合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià)，特殊情況應(yīng)注明；5）付款方式 ；6）工期；7）質(zhì)量保證期 ；.專業(yè) .整理 .下載可編輯8）質(zhì)量要求及規(guī)范；9）違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；10 ）雙方的公司信息；11 ）其他約定 。（ 2）合同簽訂及其規(guī)定1 ）如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；2）擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低；3）為防止合同工程量追加或追加無(wú)依據(jù)，打包采購(gòu)時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單 ；4）遇貨物訂購(gòu)數(shù)量較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請(qǐng)廠商派代表來(lái)場(chǎng)協(xié)助清點(diǎn)；5）質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長(zhǎng)產(chǎn)品

10、質(zhì)保期；6）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求；7）針對(duì)不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款 、驗(yàn)收款 ，調(diào)試服務(wù)款 、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時(shí)間和付款條件等8）與初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；9）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體 ；10 ）比價(jià) / 招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；11 ）合同簽定簽應(yīng)按照附表七（合同審查批準(zhǔn)單）的格式對(duì)合同初稿進(jìn)行巡簽審查 ；12 ）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；.專業(yè) .整理 .下載可編輯13 ）簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。六、付款及合同執(zhí)行1 付款規(guī)定（ 1）所有已

11、簽訂合同付款時(shí)應(yīng)參照公司財(cái)務(wù)部的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（ 2）按照進(jìn)度付款的采購(gòu)項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；（ 3）按照公司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)填寫財(cái)務(wù)規(guī)定的請(qǐng)款單 ；（ 4）財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3 天內(nèi)付款 ，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期 ，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時(shí)的通知采購(gòu)部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。2 合同執(zhí)行(1) 已簽訂合同由采購(gòu)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購(gòu)申請(qǐng)人進(jìn)行監(jiān)督 ，如出現(xiàn)問題 ，雙方應(yīng)及時(shí)協(xié)商提出建議或補(bǔ)救措施 ，并及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門及公司領(lǐng)導(dǎo) ；（ 2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間 ，應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況 ，跟蹤并督促其保質(zhì)保量 ，按時(shí)

12、履約 ；（3 ）合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同；七、報(bào)驗(yàn)與入庫(kù)1 報(bào)驗(yàn)（ 1 已經(jīng)履行完畢的合同，采購(gòu)人應(yīng)及時(shí)通知使用部門進(jìn)行驗(yàn)收；（ 2）對(duì)于不同類型合同標(biāo)的物的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（ 3）用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。.專業(yè) .整理 .下載可編輯2入庫(kù)（ 1）合同標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司指定地點(diǎn)后采購(gòu)人應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)人，雙方協(xié)商安排卸貨與搬運(yùn)；（ 4）請(qǐng)購(gòu)部門已經(jīng)驗(yàn)收的合同標(biāo)的物 ，需要入庫(kù)的應(yīng)及時(shí)入庫(kù) ，同時(shí)出具入庫(kù)清單 ；附表一固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)時(shí)間購(gòu)置資產(chǎn)名稱購(gòu)置數(shù)量預(yù)算單價(jià)預(yù)算金額購(gòu)置原因 ：部門負(fù)責(zé)

13、人分管領(lǐng)導(dǎo)分管財(cái)務(wù)副總總經(jīng)理附表二.專業(yè) .整理 .下載可編輯采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門：填報(bào)日期：年月日采購(gòu)類別 ： 設(shè)備材料 工程服務(wù)低值易耗其他購(gòu)置原因 ：序名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量總價(jià)交貨期備注號(hào)12345678備注：編制人：部門經(jīng)理 ：.專業(yè) .整理 .下載可編輯采購(gòu)人：財(cái)務(wù)副總 ：董事長(zhǎng)：附表三物資采購(gòu)審批單部門名稱年月日序號(hào)項(xiàng)目名稱規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)金額備注合計(jì)金額大寫：￥：經(jīng)辦人 ：部門負(fù)責(zé)人 ：財(cái)務(wù)審核董事長(zhǎng) ：.專業(yè) .整理 .下載可編輯附表四序投標(biāo)單位名稱資質(zhì)情況業(yè)績(jī)情況聯(lián)系人電話 / 傳真手機(jī)電子郵箱備注號(hào)12345擬報(bào)價(jià) / 招標(biāo)單位名單單位名稱：填報(bào)日期：年月日.專業(yè) .整理 .下載可編輯經(jīng)辦人 ：行政人事部 ：財(cái)務(wù)總監(jiān) ：董事長(zhǎng) ：.專業(yè) .整理 .下載可編輯附表五材料（設(shè)備）詢價(jià)表日期：年月日需求單位：序號(hào)材料名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)小計(jì)備注1234567合計(jì)：供方信息需方信息報(bào)價(jià)單位 （蓋章）：供貨周期付款方式聯(lián)系人電話傳真郵箱公司網(wǎng)址辦公地址 ：公司名稱 ：商務(wù)：聯(lián)系人電話 傳真技術(shù)：.專業(yè) .整理 .下載可編輯郵 箱公司網(wǎng)址辦公地址：郵編：備注：1.本報(bào)價(jià)含 17%的增值稅 ，含運(yùn)費(fèi)；2.本單只做詢價(jià)用 ，非正式訂單 。.專業(yè) .整理 .下載可編輯附表六比價(jià) /招標(biāo)匯總表企業(yè)名稱：制表時(shí)間：年月日物料單包裝付款選定規(guī) 格公司名