建筑工程公司檔案管理手冊

1、檔案管理制度1. 目的為加強公司檔案管理，提高檔案利用效率，根據中華人民共和國檔案法、 中華人民共和國檔案法實施辦法、 企業(yè)檔案管理規(guī)定 ， 結合企業(yè)實際，制定本規(guī)定。2 .檔案管理范圍2.1 此管理制度適用于本公司所有檔案的管理工作。2.2 本制度中所稱的公司檔案，是指公司在各項建筑施工；經營運行和管理活動中形成的對國家、社會和公司有保存價值的文字、數據、圖樣、 圖表、 聲像等不同形式的文件或記錄。 具體的主要分類包括：文件檔案、聲像檔案、電子檔案等。3 .檔案管理機構及職責3.1 公司檔案工作實行二級管理。其中： 一級管理是指公司總經理辦公室的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門對本部門檔案資料的

2、整合管理。每月由各部門檔案管理員組成檢查小組對各部門檔案管理情況進行巡查。3.2 行政人事部在總經理辦公室的領導下對公司各部門上交的檔案進行管理，各部門根據部門內部檔案管理的流程制度，對檔案的形成、整理、積累、存檔進行管理。3.2.1 公司依據檔案法等有關法律，法規(guī)和方針政策，制定公司文件材料的歸檔及保管、利用、鑒定、銷毀和移交等有關規(guī)章制度。3.2.2 行政人事部負責監(jiān)督，指導公司各部門檔案的形成、積累、整理和歸檔工作。3.2.3 統(tǒng)籌規(guī)劃公司各部門的檔案工作， 負責公司檔案收集、 整理、保管、鑒定和收發(fā)使用工作。3.3 各部門應該指定專人負責內部的檔案管理工作 收集、整理、保管本部門的檔案

3、資料，并建立檔案目錄，以方便入檔時能夠及時、有效的備案和日后查找復核工作。3.3.1 堅持平時整理。 根據本部門不同種類文件材料的形成特征， 制定案卷目錄，合理分類存放，便于利用和歸檔。3.3.2 負責本部門文件材料的形成、 積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)。3.3.3 歸檔案卷做到組卷合理，頁碼編寫準確，案卷目錄清楚， 案卷標題簡明扼要。3.3.4 保管好本部門應歸檔的案卷，保證文件材料的安全和保密。3.3.5 接收檔案員的指導規(guī)劃，按規(guī)定時間向檔案室移交檔案。3.4 檔案管理人員負責檔案的日常管理工作，對文件、材料等的安全性、保密性負責，并且忠于職守，遵紀守法，具

4、有相應的檔案專業(yè)知識和業(yè)務能力。3.5 檔案管理人員變動時，行政人事部要對檔案交接負有監(jiān)交責任，且應該在檔案案卷移交目錄上簽字確認。3.6 會計類檔案將由財務部統(tǒng)一歸檔保管， 以方便財務核對和審批工作。4 .檔案管理原則4.1 檔案室必須具備防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光、防泄密等安全條件。4.2 歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。4.3 借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。需要長期借出的需經檔案管理員上報總經理批準。4.4 任何人不得拒絕歸檔，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進行涂改，抽換

5、，偽造，盜竊，隱藏和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，按照公司相關規(guī)定進行處理。4.5 歸檔文件的密級，按照的相關條款確定，絕密類檔案應單獨入柜保管，嚴防丟失和泄密事件的發(fā)生；涉及知識產權，專利技術和商業(yè)秘密的檔案重點保管。4.6 借閱歸檔時如發(fā)現檔案資料丟失、損壞、缺頁等情況，檔案管理員立即向行政人事部主任報告，經查清責任后并視嚴重程度做出相應處理決定。4.7 借用存檔文件資料時，檔案員應視借閱文檔的密級，要求借閱人填寫檔案借閱登記簿等相應記錄，認真完善各種借閱手續(xù)。借閱人必須保證檔案的保密工作，不得遺失、損毀或擴散閱讀范圍。4.8 公司檔案資料不許外部人員借閱。 特殊情況下， 外單

6、位來人查閱本公司檔案，需持單位介紹信并經總經理簽字批準，方可查閱，不得抄錄或借出。4.9 企業(yè)對保管期限已滿的檔案進行鑒定，對確無保存價值的檔案登記造冊，按檔案管理規(guī)定經總經理批準后，由銷毀檔案材料的所屬部門負責人進行監(jiān)銷。5 .檔案管理辦法5.1 檔案檔號的編制：5.1.1 檔號編制原則：檔號是存取檔案的代號，排架的依據，它反映公司檔案分類體系和物理位置，必須符合唯一性、合理性和穩(wěn)定性要求，并能適應計算機管理。5.1.2 檔號編制方法：檔號基本結構組成是由公司標志、分類號、 （一級分類、二級分類）年度號和案卷號組成。5.2 檔案保存期限5.2.1 檔案的保存期限原則劃分為永久保存、長期保存、

7、短期保存三種。5.2.2 工程檔案（土建技術、質量、安全、經營；水暖、電氣、外分包等文件檔案、電子檔案、聲像檔案）列為永久保存；人事檔案列為長期保存；會計類檔案資料保存期應按會計制度有關規(guī)定執(zhí)行。5.3 檔案的歸檔5.3.1 歸檔范圍：可根據實際情況進行歸檔，具體應由公司各部門的負責人確定編制。5.3.2 歸檔要求：公司各部門每年的文件檔案必須第二年一月連同目錄一式兩份交由公司檔案室歸檔；工程項目可以分階段或者全部竣工驗收后連同目錄一式兩份歸檔；電子檔案由各部門形成、整理后，拷貝在耐久保存的介質中，連同相應的文字性說明一起于年終時向檔案室移交；聲像檔案一般在年終由形成部門向檔案室歸檔，對于會議

8、形成的聲像歸檔，會議結束后半個月歸檔。檔案交接時，雙方當面點清，并同時在檔案案卷移交目錄上簽字。已經歸檔的圖紙、文件材料如果需要修改，要報送給檔案管理部門文件更改申請單 ，連同原文件一并存檔、備案。未經許可不得私自涂改。歸檔的文件資料，必須是原件，原件出于報批不能歸檔或相關企業(yè)需保留的，行政人事部保存復印件。5.4 工程竣工檔案管理：5.4.1 工程竣工驗收后十五日內，項目部將竣工工程的內業(yè)資料整理、編目，并上報各相關主管部門審核合格后，裝訂成冊，上交行政人事部，辦理檔案移交手續(xù)。5.4.2 項目部必須將在上交建設單位的竣工檔案時所辦理的檔案交接單上交行政人事部，歸檔存放。5.4.3 檔案借閱

9、時填寫檔案借閱登記表經主管領導簽字，方可借閱。在借閱的過程中不允許在原始資料上作標記、涂改及拆卷、抽出材料。借閱完畢后按原樣及時送回檔案室。5.4.4 年終檔案歸檔結束后，將存檔情況上報總經理。5.4.5 定期檢查檔案存放情況，發(fā)現問題及時處理并上報公司領導。5.4.6 檔案一律存放在柜內，檔案按工程竣工時間分區(qū)，按工程分類，按專業(yè)分號。按先后順序整齊存放，并填寫竣工檔案登記明細表 ，檔案號一竣工時間一工程名稱一專業(yè)一順序號。6 .檔案分類管理說明6.1 文件檔案的管理：6.1.1 文件檔案主要是指公司各種有價值的憑證信函，文字記錄和業(yè)內資料等內容。6.1.2 公司各部門負責本部門歸檔文件材料

10、的收集，保管，整理和立卷，并定期交檔案室集中管理。6.1.3 歸檔的文件材料必須完整、準確、系統(tǒng)，文件書寫和載體材料必須耐保存，文件材料整理符合規(guī)范。6.1.4 檔案資料如因特殊情況，需修改，復印，摘抄，涂改等，屬絕密或機密文件的必須由總經理審批，屬秘密文件的必須由公司主管領導審批，各部門保密文件由各部門主管審批。6.1.5 歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成，手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。6.1.6 文件檔案紙張的規(guī)格以A4紙為標準，特殊類型的紙張經整理后達到 210mmx297mm 尺寸標準。6.2 電子文檔的管理：6.2.1 收集、積累要求：（ 1 ）記錄了重要文件的主要修改過程，有

11、查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質時，如果保管部門已開始向計算機全文處理的轉換工作， 則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，確定是否保留。（ 2 ）保存與紙質等文件內容相同的電子文件時，要與紙質等文件之間， 相互保證準確、 可靠的標識關系。 在“無紙化”計算機辦公或事物系統(tǒng)中產生的電子文件，應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份， 存儲于光盤或移動硬盤類能夠脫機保存的載體上， 并對有存檔價值的電子文件制作紙質拷貝件保留。（ 3 ）用文字處理技術形成的電子文件，收集時應注明文件存儲格式和屬性。（ 4 ）用掃描儀等設備獲

12、得的圖像電子文件，如果采用非標準壓縮方法，則應將相關軟件一并收集。（ 5 ）用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時必須保證其對設備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關軟件和各種數據。（ 6 ）用視頻設備獲得的動態(tài)圖象文件，收集時必須保證收集其壓縮方法和軟件；用音頻設備獲得的文件，收集時必須保證收集其屬性標識和相關軟件。（ 7 ）由計算機多媒體技術制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式， 收集時必須保證參數準確、數據完整。（ 8 ）通用軟件產生的電子文件，收集時應注意收集其軟件型號和相關參數。 專用軟件產生的電子文件，收集時必須連同專用軟件一并收集。（ 9） 計算機系

13、統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的各類參數、管理數據等應與電子文件一同收集。6.2.2 收集、積累方法：（ 1）及時按照要求制作電子文件備份。（ 2）每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。（ 3）電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。（ 4 ）電子文件登記表如果制成電子表格，應與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。6.2.3歸檔要求：（ 1）把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數據集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復制第三套，異地保存。對于加密電子文件，則應解密后再完成上述工作。（ 2）本標準推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、

14、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。（ 3）存儲電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標簽，標簽內填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。（ 4）將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。（ 5）需要長期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上， 如果是自行開發(fā)的應用軟件，也應將軟件及相關數據存在同一載體上。（ 6）原電子文件數據集的載體在完成電子文件歸檔后，保留時間至少一年。6.3聲像檔案的管理：6.3.1 聲像資料的收集整理，原則上要保存聲像資料原件（底片），重要資料要附文字說明。6.3.2

15、文字說明的編寫要求：（ 1）基本內容應包括事由、時間、地點、人物、背景、作者（攝制者 ） 等。（ 2）應能準確解釋檔案材料的內容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全。（ 3）照片的自然張應由檔案管理員按拍攝時間順序編寫文字說明。6.3.3 聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進行檢查。6.3.4 底片冊、錄音、錄像帶、 軟盤， 應放在專用架內，嚴禁擠壓堆放，并避開磁場源。對存放的照片要定期檢查。6.3.5 原版聲像檔案一般不得借出檔案室，如有特殊需要，需由部門領導批準，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復制件外借使用。行政人事部附件：2檔案的歸檔范圍和保管期限表名稱一級屬 類 名稱歸檔基本范

16、圍保管期 限黨 群 工 作 類 檔 案A加工 作綜合上級黨委對黨的建設、黨的組織機構設置、黨員管 理、整黨建黨、黨務工作的指示、決定、通知。短期黨務工 作1.黨委（總支、支部）工作會議記錄、紀要永久2.黨委工作大事記長期組織工 作黨員名冊和統(tǒng)計報表永久宣傳工 作1.宣傳、干部教育工作計劃、總結、通知、會議 紀要長期2.企業(yè)文化和精神文明建設的材料長期工會工 作1.工會工作計劃、總結長期2.職工代表大 會、工會會員代表 大會材料重要的材料、為會議通知、名 單、議程、領導講話等永久一般的材料、各小組記錄、未 通過的文件材料短期3.工會機構設置、人員任免、分工的請示、批復永久4.企業(yè)民主管理和班組建

17、設的材料長期5.統(tǒng)計年報表永久6.勞動競賽、文化藝術和體育活動材料長期協會工 作1.本公司參加的各專業(yè)協會、學會、群眾團體的 年度工作、計劃、總結及專項活動計劃等材料長期2.本公司參加的各專業(yè)協會、學會的組織簡章、 會員管理及有關批件長期3.年會活動材料及論文、才跆長期4.各協會、學會創(chuàng)辦的刊物短期行 政 管 理 類 檔 案B行政綜 合管理1.上級機關對行政事務管理的普發(fā)性文件短期2.上級機關對外事活動、出訪接待工作的規(guī)定、 通知短期3.上級機關對法律事務、紀律監(jiān)察、審計工作的 政策性文件規(guī)定短期4.上級機關對人事、職工教育、保衛(wèi)工作的規(guī)定、 通知短期5.上級機關對文秘工作、保密工作的通知、規(guī)

18、定短期6.上級機關對職工勞保、福利、計劃生育、醫(yī)療 衛(wèi)生的規(guī)定、通知短期7.下屬公司報送的行政事務管理工作的備案材 料短期行政事 務1.行政事務管理工作規(guī)劃、總結年度綜合性 的永久季度部門長期2.行政管理工作會議記錄、紀要（含公司辦公會 議、董事會議、股東大會）永久3.企業(yè)頒布的各種綜合性的規(guī)定、 決定、規(guī)章制 度和獎懲條例長期4.調研工作形成的文件、材料長期5.企業(yè)概況、大事記、歷史沿革永久6.企業(yè)文秘工作、保密工作形成的文件、通知長期7.企業(yè)領導在重要或專題會議上的講話稿長期8.企業(yè)在管理工作中的經驗介紹材料長期9.全公司性的綜合信息、簡報、刊物長期10.行政介紹信存根和使用信印通知長期1

19、1.行政事務工作的請K、批復長期12.營業(yè)執(zhí)照、工商登記證、稅務登記證、投資 估價清單，驗資才艮告、出資證明書、工商行政部 門年檢長期行 政 管 理 類 檔 案B外事活動 和公關工 作1.對外交往和公關工作的計劃總結、匯報材料長期2.出訪、考察、培訓I、市場調查的請7K、洽談紀 要、備忘錄、來往信件、考察報告等材料長期3.舉辦各類展覽會、展銷會、訂貨會的計劃、安 排、小結及簡報長期4.外事接待計劃、重要的國內接待方案及其接待 中形成的文字材料長期5.企業(yè)產品宣傳及各類報導長期6.信息反饋、市場調查、預測、信息簡報短期7.參觀、學習、考察、參加會議帶回的有保存價 值的文件、材料短期法紀工 作1.

20、法紀工作、工作的計劃、總結長期2.法律教育、培訓、宣傳的工作安AF、總結長期3.法律咨詢、指導的文件材料長期4.涉及法律事務的經濟糾紛材料永久5.重要的法規(guī)工作會議記錄長期6.各時期的法規(guī)意見和工作才跆長期7.法規(guī)工作的通知、會議紀要長期8.案件調查、處理和處分材料永久9.法規(guī)工作的統(tǒng)計報表長期人事管理 （勞動管 理）1.機構設置、撤銷、合并、更名、組織、簡章、 人員編制的方案通知永久2.干部、管理人員任免、聘用、升級、調資的報 告、通知、合同書長期3.公司內部職稱評定、職務聘任的通知、請7及及 批復長期行 政 管 理 類 檔 案B、事管理 （勞動管 理）4.公司內部職稱變化、職務評審的方案報

21、告長期5.干部考察、審查、獎懲、選拔、錄用的有關材 料永久6.干部名冊及統(tǒng)計報表永久7.本公司人事管理工作的規(guī)定、通知長期8.退休、離職、規(guī)定、名單及審批表長期9.統(tǒng)計報表、職工名冊年度永久月度長期10.勞動保護用品發(fā)放的標準、規(guī)定長期11.職工獎懲、定級、升級、調資、轉正的文件、 通知永久教育培 訓1.教育、培訓工作的計劃、總結以及中、長期發(fā) 展規(guī)劃長期2.教育、培訓工作的方案、標準、考核辦法及有 關規(guī)定長期3.職稱培訓和繼續(xù)教育的通知長期4.教育、培訓記錄、成績冊及名冊長期5.有保存價值的論文等材料長期6.統(tǒng)計報表長期后勤工 作1.行政后勤工作的計劃、總結長期2.行政后勤工作管理工作的規(guī)章

22、制度長期3.財產、物資、房屋、醫(yī)療、衛(wèi)生、綠化等工作 的管理規(guī)定、通知長期4.食堂、職工宿舍的管理規(guī)定、通知長期5.車輛、用水、用電的管理規(guī)定及報表長期行 政 管 理 類 檔 案B后勤工 作6.房屋登記、產權證明及土地使用產權證辦理工 作中形成的文件、材料永久7.房地產權移交、轉讓、使用協議、合同清單等 材料（含土地使用權變動）永久8.計劃生育工作的規(guī)定、通知及統(tǒng)計報表長期9.計劃生育合同書、總結匯報材料及違紀處理的 請示、批復長期安全保 衛(wèi) 工作1.保衛(wèi)（保安）工作的年度工作計劃、總結及專 項工作計劃長期2.保衛(wèi)（保安）工作的規(guī)定、制度、通知長期3.安全消防工作的方案、措施及檢查紀錄長期4.

23、重要的保衛(wèi)（保安）、安全、消防工作會議記 錄長期5.綜合治理的各類案件調查報告及處理意見長期6.統(tǒng)計報表長期審計工 作1.審計工作的計劃、總結長期2.財經紀律檢查情況及匯報材料長期3.專項審計的通知、se告、結論、決定及證明材 料永久4.違反財經制度的調查情況及處理意見永久5.審計工作的請7K、批復及匯報材料長期6.重要的審計工作會議記錄長期7.統(tǒng)計報表長期經 營 管 理 類 檔 案C經營管 理 綜合1.國家、省、市對管理建筑、產業(yè)發(fā)展等政策性 文件短期2.各級政府對計劃、統(tǒng)計、財務稅收、物資管理 和建工行業(yè)的政策性文件短期3.同行業(yè)生產、銷售、工作情況對比短期4.市場動態(tài)和信息情況短期經營決

24、 策及企 業(yè)管理1.企業(yè)的經營戰(zhàn)略決策、重要的專項工作方針長期2.企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、目標管理永久3.企業(yè)股改的方案及實施情況長期4.項目管理工作的會議記錄、紀要長期5.企業(yè)狀況的調查材料長期6.國家政策和企業(yè)經營環(huán)境分析長期7.同行業(yè)企業(yè)狀況分析和市場調查及對策長期8.企業(yè)經營、兼并或破產等方面的文件、材料永久10.企業(yè)現代化管理形成的綜合性文件、材料長期11.企業(yè)調查、普查工作中形成的文件、材料及統(tǒng) 計報表長期12.企業(yè)評優(yōu)評獎活動和工商稅務建委等部門信 譽評級形成的文件材料永久13.企業(yè)經營管理的匯報材料長期計劃、統(tǒng) 計工作1.企業(yè)年度生產計劃及計劃調整永久2.月度、季度生產計劃、營銷計劃及計

25、劃調整短期經 營 管 理 類 檔 案C計劃、統(tǒng) 計工作3.公司生產技術經濟指標完成情況分析長期4.公司生產技術經濟指標完成 情況報表年度的永久月度的短期5.公司各種生產經營、統(tǒng)計報表及統(tǒng)計資料匯編 和統(tǒng)計臺賬長期財務管 理1.財務工作計劃、總結長期2.財務管理年、季經濟活動分析長期3.財務會計工作的規(guī)章制度長期4.固定資產投資、折舊、轉讓、孑 技術改造項目的請示、批復限廢及財產購置、永久5.財務成本核算、利潤分成、投資融資款的通知長期6.有關資金、貸款問題的請K、批復長期7.產品價格調整的請示、批復長期8.獎金分配方案、各種開支及收費標準長期9.財經紀律、稅收檢查、海關監(jiān)管等有關文件、 資料長

26、期經 營 管材料物 資產品 管理1.材料物資采購計劃長期2.材料物資產品管理的通知、辦法、規(guī)定長期理 類 檔 案C3.重要材料物資米購的文件長期4.材料物資儲備定額管理長期5.材料物資、產品價格管理長期6.倉庫管理的制度、規(guī)定長期7.統(tǒng)計報表及臺賬年度長期月度短期8.廢舊物資、邊角料、廢料等的數字短期生 產 技 術 管 理 類 檔 案D生產技 術管理 綜合工 作1.上級機關對勞動力、工資、勞保、安全生產管 理和保險工作的指導、規(guī)定短期2.各級政府對環(huán)境保護、基本建設管理的通知、 規(guī)定短期3.各級政府對產品、質量、科研管理的通知、規(guī)士7E短期4.各級政府標準化、代、能源管理的通知、規(guī)士 7E短期

27、5.各級政府部門對檔案和信息的通知、規(guī)定短期安全管 理1.安全生產的規(guī)章制度、操作規(guī)程長期2.安全檢查的辦法和檢查考核標準長期3.事故分析材料和處理意見、調查報告及函報長期4.安全生產有關統(tǒng)計報表長期質量管 理1.企業(yè)全面質量管理長期2.產品質量檢測長期生3.質量控制工作等長期產 技 術 管 理 類 檔 案D勞動管 理勞動定額、定員、勞動調配、勞動工資、勞動保 護等。長期安全管 理1.安全生產長期2.工傷事故處理長期3.職工安全教育等長期標準化 工作1.企業(yè)標準化管理工作長期2.各種標準檔案長期檔案和 信息管 理1 .檔案管理工作的意見、總結2 .檔案工作制度、規(guī)定長期長期生產技術管理類檔案D檔菜和 信息管 理3.檔案定級、認證、評比等材料長期4.計報表、臺賬長期5.計算機磁盤（磁帶、光盤）長期6.信息分析材料長期設備 儀器 類E設備儀 器檔案 二級類 目按設 備種類 或型號 設置同一設備儀器內，含設備購置、產品說明書（配 套的施工圖）、安裝調試、運行、維護修理和設備 管理等全過程。長期工程 施工 類F施工文 件按項目名稱編號，包括工程質量驗收、工程質量 控制、工程安全與功能檢驗、觀感