項目采購管理中有效降低成本調(diào)查分析報告

1、項目采購管理中有效降低成本調(diào)查分析 報告項目管理是在有限的資源條件下，為實現(xiàn)項目目標所采 取的一系列管理活動?，F(xiàn)代項目管理的知識體系被劃分為 9 個知識領(lǐng)域，包括：項目綜合管理、項目范圍管理、項目時 間管理、項目成本管理、 項目質(zhì)量管理、 項目人力資源管理、 項目溝通管理、項目風(fēng)險管理以及項目采購管理。本文所關(guān) 注的是其中的項目采購管理領(lǐng)域，并從項目資金的合理使用 角度出發(fā)，探討在項目的采購管理中應(yīng)該如何降低成本、減 少現(xiàn)金流出，并提高項目資金的使用效率。項目的執(zhí)行除了需要必備的人力資源之外，還必須具備 相應(yīng)的設(shè)備、設(shè)施、原材料、零件、服務(wù)和其它物質(zhì)資源， 離開了這些物質(zhì)資源，再高明的項目經(jīng)理

2、也不可能按要求完 成項目的任務(wù)，在市場經(jīng)濟條件下，這些產(chǎn)品和服務(wù)是通過 采購活動來實現(xiàn)的。從執(zhí)行組織以外通過采購取得項目所需 要的產(chǎn)品或服務(wù)，就是所謂的項目的采購管理。而這些資源 的獲取又是需要花費一定的項目資金的，如何合理而有效的 使用這些項目資金？如何使一筆有限的資金發(fā)揮其最大的 效用？是在項目的采購管理中所應(yīng)該關(guān)注的問題之一。梅瑞狄斯在項目管理管理新視角中提到： “在 采購設(shè)備、原材料和分包服務(wù)的過程中，我們必須清楚的界 定出特定的需要，并且還要找到最低的價格和最具競爭力的 供應(yīng)商?！痹诂F(xiàn)實的項目采購操作中，要實現(xiàn)這兩個“最” 字的目標是十分不容易的。但是，我們卻能夠通過對項目采 購管理

3、中部分環(huán)節(jié)的控制，來有效的降低采購成本，從而使 項目資金達到最優(yōu)的配置，用有限的資金獲取盡可能多的資 源，這是我們在項目采購管理中所能夠?qū)崿F(xiàn)的成本目標。以 下，就將從成本控制的角度來逐一論述在項目采購管理中降 低采購成本的一些措施。1、制定采購預(yù)算與估計成本制定預(yù)算的行為就是對組織內(nèi)部各種工作進行稀缺資 源的配置。預(yù)算不僅僅是計劃活動的一個方面，同時也不僅 僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機制，起著一種 比較標準的作用。制定采購預(yù)算是在具體實施項目采購行為之前對項目 采購成本的一種估計和預(yù)測，是對整個項目資金的一種理性 的規(guī)劃。它不單對項目采購資金進行了合理的配置和分發(fā)， 還同時建立了一

4、個資金的使用標準，以便對采購實施行為中 的資金使用進行隨時的檢測與控制，確保項目資金的使用在 一定的合理范圍內(nèi)浮動。有了采購預(yù)算的約束，能提高項目 資金的使用效率，優(yōu)化項目采購管理中資源的調(diào)配，查找資 金使用過程中的一些例外情況，有效的控制項目資金的流向 和流量，從而達到控制項目采購成本的目的。2、供應(yīng)商的選擇供應(yīng)商是項目采購管理中的一個重要組成部分，項目采 購時應(yīng)該本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的承包 商提供均等的機會，一方面體現(xiàn)市場經(jīng)濟運行的規(guī)則，另一 方面也能對采購成本有所控制， 提高項目實施的質(zhì)量。 因此， 在供應(yīng)商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關(guān)注。第一，選擇供應(yīng)商的數(shù)量

5、。供應(yīng)商數(shù)量的選擇問題，實際上也就是供應(yīng)商份額的分 擔(dān)問題。從采購方來說，單一貨源增加了項目資源供應(yīng)的風(fēng) 險，也不利于對供應(yīng)商進行壓價， 缺乏采購成本控制的力度。 而從供應(yīng)商來說，批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢，可以給采購 方以商業(yè)折扣，減少貨款的支付和采購附加費用，有利于減 少現(xiàn)金流出，降低采購成本。因而，在進行供應(yīng)商數(shù)量的選 擇時既要避免單一貨源，尋求多家供應(yīng)，同時又要保證所選 供應(yīng)商承擔(dān)的供應(yīng)份額充足，以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策，降 低物資的價格和采購成本。這樣既能保證采購物資供應(yīng)的質(zhì) 量，又能有力的控制采購支出。一般來說，供應(yīng)商的數(shù)量以 不超過 3 4 家為宜。第二，選擇供應(yīng)商的方式。選擇供應(yīng)商

6、的方式主要包括公開競爭性招標采購、有限 競爭性招標采購、詢價采購和直接簽訂合同采購，四種不同 的采購方式按其特點來說分為招標采購和非招標采購。我們 認為，在項目采購中采取公開招標的方式可以利用供應(yīng)商之 間的競爭來壓低物資價格，幫助采購方以最低價格取得符合 要求的工程或貨物；并且多種招標方式的合理組合使用，也 將有助于提高采購效率和質(zhì)量，從而有利于控制采購成本。3、采購環(huán)境的利用 項目的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計劃的實施會 產(chǎn)生重要的影響，外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀 環(huán)境是指能對項目組織怎樣及如何采購產(chǎn)生影響的外部變 化，包括市場季節(jié)性的變化、國家宏觀經(jīng)濟政策的變化、國 家財政金

7、融政策的調(diào)整、市場利率及匯率的波動、通貨膨脹 的存在及戰(zhàn)爭罷工等各種因素。而微觀環(huán)境則是指項目組織 的內(nèi)部環(huán)境，包括項目組織在采購中可能采取的組織政策、 方式和程序，即實施采購的過程和程序。在符合微觀環(huán)境原 則的前提下，一個好的項目采購策略應(yīng)當(dāng)充分利用外部市場 環(huán)境為項目整體帶來利益。充分利用采購環(huán)境的一個重要內(nèi)容就是熟悉市場情況、 了解市場行情、掌握有關(guān)項目所需要的貨物及服務(wù)的多方面 市場信息。 比如，結(jié)合所采購貨物或服務(wù)的種類、 性能參數(shù)、 質(zhì)量、數(shù)量、價格的要求等，了解熟悉國內(nèi)、國際市場的價 格及供求信息，所購物品的供求、外匯市場情況、國際貿(mào)易 支付辦法、保險合同等有關(guān)國內(nèi)、國際貿(mào)易知識

8、和商務(wù)方面 的情報和信息。這就要求項目組織建立有關(guān)的市場信息機制， 以達到有效利用采購環(huán)境的目的，良好的市場信息機制包括：建立重要貨物供應(yīng)商信息的數(shù)據(jù)庫，以便在需要時候能 隨時找到相應(yīng)的供應(yīng)商，以及這些供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī) 格性能及其他方面的可靠信息。建立同一類貨物的價格目錄，以便采購者能進行比較和 選擇，充分利用競爭的辦法來獲得價格上的利益。對市場情況進行分析和研究，作出市場變化的預(yù)測，使 采購者在制定采購計劃、決定如何發(fā)包及采取何種采購方式 時，能有可靠而有效的依據(jù)作為參考。只有建立了良好的市場信息機制，才能在項目采購中做 到“知己知彼” ，并對采購環(huán)境有充分的了解和把握，這使 得采購者

9、能處于供需雙方的有力地位，獲得價格上的優(yōu)勢， 不僅取得高質(zhì)量的貨物或服務(wù)，也能取得成本上的利益。否 則，如果缺乏了對相關(guān)信息的熟悉， 會造成采購工作的延誤， 采購預(yù)算的超支，失去成本控制的優(yōu)勢。因此，在項目采購 管理中充分利用采購環(huán)境，建立良好的市場信息機制，同樣 是有效降低采購成本的途徑之一。4、供應(yīng)商的管理 基于長期的降低采購成本的理念出發(fā)，我們認為，在項 目的采購管理中應(yīng)該貫穿一個“供應(yīng)商管理”的思想，也即 是把對供應(yīng)商的管理納入項目采購管理的一個部分。這樣既 可通過長期的合作來獲得可靠的貨源供應(yīng)和質(zhì)量保證，又可 在時間長短和購買批量上獲得采購價格的優(yōu)勢，對降低項目采購中的成本有很大的好

10、處。有以下兩點值得注意：第一，與供應(yīng)商建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。 對于采購方來說，一旦確定了可以長期合作的供應(yīng)商， 應(yīng)該與供應(yīng)商之間建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。雙方本著“利 益共享、風(fēng)險共擔(dān)”的原則，建立一種雙贏的合作關(guān)系，使 采購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢， 也使供應(yīng)商擁有長期穩(wěn)定的大客戶，以保證其產(chǎn)出規(guī)模的穩(wěn) 定性。這種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的確立，能給采購方帶來長期而有 效的成本控制利益。第二，供應(yīng)商行為的績效管理。在與供應(yīng)商的合作過程中應(yīng)該對供應(yīng)商的行為進行績 效管理， 以評價供應(yīng)商在合作過程中供貨行為的優(yōu)劣。 比如： 建立供應(yīng)商績效管理的信息系統(tǒng)，對供應(yīng)商進行評級，建立 量化的供

11、應(yīng)商行為績效指標等等，并利用績效管理的結(jié)果衡 量與供應(yīng)商的后續(xù)合作：增大或減少供應(yīng)份額、延長或縮短 合作時間等，對供應(yīng)商以激勵和獎懲。這樣能促使供應(yīng)商持 續(xù)改善供貨行為，保證優(yōu)質(zhì)及時的供貨，從而有效的降低項 目采購總成本。5、全流程成本概念，控制總成本 在探討項目采購管理中降低成本的問題時，應(yīng)該確立采 購全流程成本的概念，我們所應(yīng)該關(guān)注的是整個項目采購流 程中的成本降低，是對總成本的控制，而不是單一的針對采 購貨物或服務(wù)的價格。獲得了低價的采購物品固然是成本的 降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、及時快速的供貨、可靠的貨源保 證等也無疑是獲得了成本上的利益。同時，降低采購成本不 僅指降低采購項目本身的成本，還要考慮相關(guān)方面的利益， 成本就像在 U 形管中的水銀，壓縮這邊的成本，那邊的成本 就增加。單獨降低某項成本而