行政前臺(tái)面試技巧、問(wèn)題和注意事項(xiàng)

1、前臺(tái)文員職責(zé)：1.負(fù)責(zé)前臺(tái)服務(wù)熱線的接聽(tīng)和電話(huà)轉(zhuǎn)接做好來(lái)電咨詢(xún)工作重要事項(xiàng)認(rèn)真記錄并傳達(dá)給相關(guān)人員 不遺漏、延誤 2.負(fù)責(zé)來(lái)訪客戶(hù)的接待、基本咨詢(xún)和引見(jiàn)嚴(yán)格執(zhí)行公司的接待服務(wù)規(guī)范 保持良好的禮節(jié)禮貌3.對(duì)客戶(hù)的投訴電話(huà)及時(shí)填寫(xiě)登記表并于第一時(shí)間傳達(dá)到客戶(hù)服務(wù)團(tuán)隊(duì)定期將客戶(hù)投訴記錄匯總給副總經(jīng)理4.負(fù)責(zé)公司前臺(tái)或咨詢(xún)接待室的衛(wèi)生清潔及桌椅擺放并保持整潔干凈5.接受行政經(jīng)理工作安排并協(xié)助人事文員作好行政部其他工作認(rèn)真執(zhí)行目標(biāo)卡的管理規(guī)定完成本部門(mén)分配的工作和任務(wù).一、請(qǐng)寫(xiě)出企業(yè)常用的公文文種5分二、就你的理解行政工作應(yīng)包括哪些內(nèi)容如何才能做好這項(xiàng)工作15分三、公司將于下個(gè)月十五日召開(kāi)半年總結(jié)會(huì)由你

2、來(lái) 承辦 請(qǐng)制作一份行事歷即需要做什么由誰(shuí)來(lái)做何時(shí)完成。公司組織機(jī)構(gòu)如下市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部、產(chǎn)品研發(fā)部、行政人事部、財(cái)務(wù)部。15分四、請(qǐng)擬一份關(guān)于國(guó)慶節(jié)放假的通知。5分五、你認(rèn)為IT行業(yè)的行政工作與其他行業(yè)有何區(qū)別5分六、公司老總在例會(huì)說(shuō)“上個(gè)月公司的電費(fèi)開(kāi)支很大有一些浪費(fèi) 大家要注意一下?！蹦銓?duì)此種情形如何辦理10分七、公司擬辦一份公司的內(nèi)刊以調(diào)動(dòng)大家工作熱情你將如何辦理10分八、從行政方面控制公司日常的成本你覺(jué)得從哪幾個(gè)方面入手10分九、就一般的企業(yè)而言如何進(jìn)行檔案的分類(lèi)10分十、公司的上級(jí)主管于明天到公司考察參觀你覺(jué)得需要做哪些方面的準(zhǔn)備工作。15分第一個(gè)：說(shuō)，下午18: 00有20個(gè)人要開(kāi)會(huì)，

3、因些需要訂餐，送餐需要在 19: 00前送到，結(jié)果 送餐人員卻只送來(lái)了 18份，少了兩份，這就代表少了兩個(gè)人的餐， 時(shí)間還不能完，這時(shí)該怎 么辦？第二個(gè)：行政主管要你訂10種辦公用品，但公司常光顧的那家目前只有 7種，問(wèn)你該怎么辦， 是先訂下來(lái)那7種回來(lái)先用著，還是重新?lián)Q 一家一次性采購(gòu)齊全呢？考察實(shí)際能力。問(wèn)題一：1、并沒(méi)有事實(shí)證明要訂餐多少份（需要確認(rèn)）。因?yàn)樗徽f(shuō)“因些需要訂餐”所以這是考你做事夠不夠細(xì)心。2、（有條理分析事情）如果真是要訂 20份，那你從一開(kāi)始就打電話(huà)跟餐廳訂好了，最后卻只送來(lái)18份，那么責(zé)任在餐廳，你需要馬上打電話(huà)到餐廳確認(rèn)，如果是餐廳搞錯(cuò)的話(huà)，他們?yōu)榱说曜u(yù)一定會(huì)在第

4、一時(shí)間給你送過(guò)來(lái)。反過(guò)來(lái)，你最后急忙到別的店訂餐，卻只會(huì)拖慢你的時(shí)間。（因?yàn)?，他們沒(méi)有失責(zé)，所以他們會(huì)按正常下單的先后順序給你送餐）。3、（應(yīng)變能力）得到餐廳在最快的時(shí)間送到的承諾后，先前訂好的餐不能拿進(jìn)去，等餐廳把另外兩份送來(lái)后再一起送進(jìn)去。這樣就不會(huì)造成有些人吃完了，有些人還在等的情況出現(xiàn)。如果時(shí)間到了，餐點(diǎn)還沒(méi)有送來(lái)，那么在公司的財(cái)力允許下，先送一些飯前茶點(diǎn)進(jìn)去。 這樣不但延遲了時(shí)間，也不會(huì)因遲一點(diǎn)送進(jìn)去而誤了大家吃飯的時(shí)間。問(wèn)題二：1、你沒(méi)有問(wèn)清楚那年那月那日要用（急不急） 。2、不急的話(huà)我會(huì)先買(mǎi)那七樣回來(lái)用著先，再問(wèn)清楚店家什么時(shí)候可以把貨補(bǔ)上，如果在規(guī)定時(shí)間內(nèi)貨能到齊，我會(huì)要求店家

5、貨到后第一時(shí)間送到公司。（既然是老客戶(hù)，那么他們就有一定的信用度，才值得我們長(zhǎng)期與他們合作）。3、很急的話(huà)，我會(huì)先買(mǎi)回那七樣應(yīng)急。比較后找出最好的店家再買(mǎi)回其他的辦公用品，這樣不會(huì)誤事，也能把潛在好客戶(hù)發(fā)掘出來(lái)。（也許他們將來(lái)是我們的下一個(gè)合作對(duì)象）。 如果在情況不明時(shí)重新?lián)Q一家，不夠明智。文員面試技巧一： 文職崗位需要很強(qiáng)的語(yǔ)言表達(dá)能力，所以在面試時(shí)要注意特別說(shuō)話(huà)內(nèi)容，說(shuō)話(huà)語(yǔ)氣以及所表達(dá)出的誠(chéng)意。如果求職者說(shuō)話(huà)顛三倒四，語(yǔ)意不清，容易讓人覺(jué)得無(wú)法擔(dān)當(dāng)大任或是語(yǔ)言雖然動(dòng)聽(tīng)，但華而不實(shí)，缺乏誠(chéng)意，都不是成功的表達(dá)。在回答問(wèn)題時(shí)要辯證分析，多維答題。回答問(wèn)題不要陷入絕對(duì)的肯定與否定，應(yīng)多正反兩面考

6、慮。從很多面試中所出的一些題目來(lái)看，測(cè)評(píng)的重點(diǎn)往往不在于面試者答案的是與非，或是觀點(diǎn)的贊同與反對(duì)，而在于分析說(shuō)理讓人信服的程度。所以要辯證地分析問(wèn)題，理由充分地說(shuō)理論證，而不要簡(jiǎn)單地下結(jié)論，有時(shí)還要從多個(gè)角度思考，具體情況具體分析。文員面試技巧二： 面試者要注意自己在面試中的禮儀問(wèn)題。因?yàn)槲穆毴藛T的形象和禮儀往往代表公司的形象，所以這一點(diǎn)必須要在面試中予以充分注重，應(yīng)注意辦公室面試禮儀。要做到儀表大方，舉止得體。穿著前衛(wèi)、濃妝艷抹，尤其男生戴戒指、留長(zhǎng)頭發(fā)等標(biāo)新立異的穿著與裝飾不太合適，與文職人員的身份不符，給招聘人員的印象也不太好。面試者入座以后，盡量不要出現(xiàn)晃腿、玩筆、摸頭、 伸舌頭等小動(dòng)

7、作，容易給招聘人員一種不成熟、不莊重的感覺(jué)。一般說(shuō)來(lái)，著裝打扮應(yīng)求端莊大方，可以稍事修飾，男生可以把頭發(fā)吹得整齊一點(diǎn)，皮鞋擦干凈一些，女生可以化個(gè)淡雅的職業(yè)裝，總之，應(yīng)給招聘人員、大方、干練感。文員面試技巧三： 文職崗位要求面試者有很好的親和力，能與其他人進(jìn)行充分的溝通，這就要求面試者必須要保持良好的心態(tài)來(lái)面對(duì)招聘人員。關(guān)鍵要做到八個(gè)字 - 順其自然，不卑不亢。只有這樣才能給招聘人員留下好印象，使其相信你有能力在將來(lái)進(jìn)入公司后與同事和諧的相處。應(yīng)樹(shù)立兩種心態(tài)：一. 面試的目的是合作而不是競(jìng)爭(zhēng)。招聘人員對(duì)考生的態(tài)度一般是比較友好的，他目的是把優(yōu)秀的人才遴選進(jìn)自己的公司增強(qiáng)公司的競(jìng)爭(zhēng)力， 而不是為

8、與考生一比高低而來(lái)，所以考生在心理上不要定位誰(shuí)強(qiáng)誰(shuí)弱的問(wèn)題，那不是面試的目的。二. 面試中兩者的地位是平等的，面試者是求職不是乞職。面試者是在通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)，謀求職業(yè)，而不是向招聘人員乞求工作，成功的關(guān)鍵在于自己的才能以及臨場(chǎng)發(fā)揮情況。1、著裝得體。盡量著正裝，夏天/ 技術(shù)類(lèi)公司要求可能不嚴(yán)格，但是規(guī)范整齊的著裝都是討喜的加分項(xiàng)。2、化淡妝。濃妝艷抹和素面朝天都不是合格的行政人員表現(xiàn)。3、清楚自己簡(jiǎn)歷的內(nèi)容，并提供準(zhǔn)確的簡(jiǎn)歷。如果讓考官面對(duì)一份錯(cuò)別字連篇，和你自身風(fēng)馬牛不相及的簡(jiǎn)歷，你試想他（她）是什么心情？這份工作你還會(huì)有機(jī)會(huì)嗎？4、提前考察好路線并預(yù)計(jì)乘車(chē)時(shí)間，保證準(zhǔn)時(shí)到達(dá)。守時(shí)是個(gè)好品質(zhì)。5、

9、提前了解應(yīng)聘公司背景和職位要求，做到心中有數(shù)。我曾經(jīng)遇到過(guò)一個(gè)我問(wèn)她對(duì)我們公司了解多少，張口就把公司名說(shuō)錯(cuò)了的。6、重視形象，遵守職業(yè)禮儀。如果長(zhǎng)得不漂亮，那么請(qǐng)說(shuō)的漂亮；如果說(shuō)得不漂亮，那么請(qǐng)表現(xiàn)的漂亮。你的一舉一動(dòng)都是考察的范圍，請(qǐng)拿出實(shí)力來(lái)說(shuō)明。7、準(zhǔn)備恰當(dāng)合宜的問(wèn)題應(yīng)付考官的詢(xún)問(wèn)。不要張口閉口問(wèn)工資問(wèn)休假，這樣給人感覺(jué)很庸俗。這些事情是會(huì)讓你知道的，但是要在公司錄取你之后，你才有資格知道。8、如果已經(jīng)找到工作或確有其它事情，可以拒絕公司的面試約請(qǐng)；但是如果已經(jīng)答應(yīng)了，應(yīng)盡量按時(shí)參加，如臨時(shí)不能參加，可以電話(huà)道歉表明情況。因?yàn)榧词鼓悴粎⒓舆@個(gè)公司的面試， 沒(méi)有成為這個(gè)公司的員工，這一樣是

10、你職業(yè)生涯中敬業(yè)與成熟的一種舉動(dòng)，會(huì)對(duì)你未來(lái)的事業(yè)有所幫助，也會(huì)使你的人格更加完美。1、你了解我們單位嗎只要畢業(yè)生提前做些準(zhǔn)備，從多種途徑收集用人單位的信息，這樣的問(wèn)題就比較容易回答，如果答非所問(wèn)或張口結(jié)舌，場(chǎng)面可能會(huì)很尷尬。2、前臺(tái)文員的基本素質(zhì)是什么？答：我認(rèn)為前臺(tái)文員的基本素質(zhì)是踏實(shí)肯干，靈活機(jī)動(dòng)，細(xì)致周全，積極上進(jìn)。3、前臺(tái)文員的具體工作是什么？答：具體工作包括接待工作、檔案工作、文書(shū)擬寫(xiě)與處理、會(huì)議組織、信息工作、辦公室日常事務(wù)、協(xié)調(diào)工作等幾個(gè)方面。4、如何對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)？標(biāo)準(zhǔn)是什么？檔案分類(lèi)常用的有以下三種，在現(xiàn)實(shí)中可根據(jù)實(shí)際情況結(jié)合運(yùn)用。年度分類(lèi)法：根據(jù)形成和處理文件的年度進(jìn)行分

11、類(lèi)；組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法：根據(jù)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類(lèi)；問(wèn)題分類(lèi)法：按照文件所反映的問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)。5、你找工作最重要的考慮因素是什么？可以結(jié)合你正在應(yīng)聘的工作，側(cè)重談你的興趣、你對(duì)于取得事業(yè)上的成就的渴望、施展你的才能的可能性、未來(lái)的發(fā)展前景等方面來(lái)談。6、你如何規(guī)劃你個(gè)人的職業(yè)生涯畢業(yè)生在求職前一定要對(duì)這樣的問(wèn)題有所考慮，并不僅僅是因?yàn)槊嬖嚂r(shí)可能被問(wèn)到，對(duì)這個(gè)問(wèn)題的思考有助于為個(gè)人樹(shù)立目標(biāo)。7、在工作中如何處理與上下級(jí)的關(guān)系？這屬于前臺(tái)工作中的協(xié)調(diào)部分的內(nèi)容。對(duì)上級(jí)：文員在工作中要維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)成員的威信和形象，尊敬領(lǐng)導(dǎo)，積極配合領(lǐng)導(dǎo)工作；維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)層內(nèi)部的團(tuán)結(jié)，請(qǐng)示或匯報(bào)工作，應(yīng)嚴(yán)格按領(lǐng)導(dǎo)成員職責(zé)分工進(jìn)行，

12、不越級(jí)請(qǐng)示，不利于團(tuán)結(jié)的話(huà)、閑話(huà)、氣話(huà)不說(shuō)。對(duì)下級(jí)： 可個(gè)人之間談心交流；以平等身份、商量的態(tài)度、探討的口氣發(fā)表自己的意見(jiàn)，征求對(duì)方的看法，共同尋求解決問(wèn)題的最佳辦法；以建議的態(tài)度、謙遜的語(yǔ)言將自己的意見(jiàn)轉(zhuǎn)告給對(duì)方，以達(dá)到協(xié)調(diào)的目的。8：“談一談你的一次失敗經(jīng)歷”思路： 1 、 不是圣人，孰能無(wú)錯(cuò)？最好不要說(shuō)自己沒(méi)有失敗的經(jīng)歷, 應(yīng)說(shuō)明失敗之前自己曾信心白倍、盡心盡力；失敗后自己很快振作起來(lái)，以更加飽滿(mǎn)的熱情面對(duì)以后的工作。9：“對(duì)這項(xiàng)工作，你有哪些可預(yù)見(jiàn)的困難？”思路： 不要直接說(shuō)出具體的困難，否則可能令對(duì)方懷疑應(yīng)聘者不行。可以這么回答：“工作中出現(xiàn)一些困難是正常的， 也是難免的，但是只要有

13、堅(jiān)忍不拔的毅力、良好的合作精神以及事前周密而充分的準(zhǔn)備，任何困難都是可以克服的?！?0：“你是應(yīng)屆畢業(yè)生，缺乏經(jīng)驗(yàn)，如何能勝任這項(xiàng)工作？”。對(duì)這個(gè)問(wèn)題的回答最好要體現(xiàn)出應(yīng)聘者的誠(chéng)懇、機(jī)智、 果敢及敬業(yè)。如“作為應(yīng)屆畢業(yè)生， 在工作經(jīng)驗(yàn)方面的確會(huì)有所欠缺，因此在讀書(shū)期間我一直利用各種機(jī)會(huì)在這個(gè)行業(yè)里做兼職。我也發(fā)現(xiàn)，實(shí)際工作遠(yuǎn)比書(shū)本知識(shí)豐富、復(fù)雜。但我有較強(qiáng)的責(zé)任心、適應(yīng)能力和學(xué)習(xí)能力，而且比較勤奮，所以在兼職中均能圓滿(mǎn)完成各項(xiàng)工作，從中獲取的經(jīng)驗(yàn)也令我受益非淺。請(qǐng)貴公司放心，學(xué)校所學(xué)及兼職的工作經(jīng)驗(yàn)使我一定能勝任這個(gè)職位?！鼻芭_(tái)文員注意事項(xiàng)包括接電電話(huà)注意事項(xiàng)，服務(wù)注意事項(xiàng)，儀容注意事項(xiàng)等。一

14、、接聽(tīng)電話(huà)注意事項(xiàng)1、話(huà)鈴響后，應(yīng)盡快接聽(tīng)，而不要故意延誤。提起聽(tīng)筒以后，不要和周?chē)碎e扯，把發(fā)話(huà)擱在一邊。接聽(tīng)者可以先報(bào)一下自己的電話(huà)號(hào)碼或單位名稱(chēng)，然后再問(wèn)對(duì)方找誰(shuí)。切忌自己什么都不說(shuō)，只是一味地詢(xún)問(wèn)對(duì)方： “你叫什么名字？”“你是哪個(gè)單位的？”“你找他是公事還是私事？”這種做法極不禮貌的。2、如果接聽(tīng)以后，自己不是受話(huà)人，應(yīng)負(fù)起代為傳呼的責(zé)任。萬(wàn)一要找的人正忙著，你應(yīng) 該重新拿起電話(huà)告訴對(duì)方：“請(qǐng)你等一下，他馬上就來(lái)?！币钦业娜瞬辉?，不能把電話(huà)一掛了事，而是耐心詢(xún)問(wèn)對(duì)方姓名和電話(huà)號(hào)碼，是否需要轉(zhuǎn)告，并在征得同意后詳細(xì)記錄下來(lái)。如果電話(huà)來(lái)得不是時(shí)候， 自己手里正有事忙著，而對(duì)方談興甚濃，

15、一時(shí)還不想掛斷電話(huà)，可以委婉地告訴對(duì)主：“真想和你多談?wù)?，可現(xiàn)在有件急事要處理，明天我打電話(huà)給你好嗎？” 電話(huà)通訊，一般由發(fā)話(huà)人先結(jié)束談話(huà)。 如果對(duì)方話(huà)還沒(méi)講完，自己便掛斷電話(huà)是很不文明的。3、接到找錯(cuò)電話(huà)的注意事項(xiàng).有時(shí)，當(dāng)你接電話(huà)時(shí)，卻聽(tīng)到對(duì)方要其他單位或其他人。這是 由于電話(huà)跳號(hào)、串線、撥錯(cuò)號(hào)碼或電話(huà)號(hào)碼變動(dòng)等原因造成的。所以，打錯(cuò)電話(huà)并不是罕見(jiàn)的現(xiàn)象。當(dāng)接到打錯(cuò)的電話(huà)時(shí)， 不能沖話(huà)筒嚷嚷：“干什么？你找錯(cuò)了?！比缓蟀央娫?huà)聽(tīng)筒 一摔。接到打錯(cuò)的電話(huà)，首先應(yīng)該仔細(xì)聽(tīng)清對(duì)方要找什么單位和什么人。如果確實(shí)打錯(cuò)了， 你應(yīng)該詢(xún)問(wèn)對(duì)方要打的是什么號(hào)碼，然后你就把你的電話(huà)號(hào)碼告訴對(duì)方。在接到找錯(cuò)的電話(huà)

16、時(shí)，最重要的是耐心和仔細(xì)。即使對(duì)方再三詢(xún)問(wèn)，也不要顯得不耐煩。 對(duì)方的心情是可以理解的，希望弄錯(cuò)的是別人而不是他自己。何況有時(shí)候，我們也有這種情況。1、前臺(tái)文員面試一般會(huì)考以下內(nèi)容：1）語(yǔ)言能力，如標(biāo)準(zhǔn)的普通話(huà)，有些需要英語(yǔ)，廣東話(huà)，日語(yǔ)，等等，所以發(fā)音要標(biāo)準(zhǔn)， 吐字要清晰，2應(yīng)變能力，現(xiàn)在很多廣告電話(huà)打進(jìn)公司，又不能轉(zhuǎn)進(jìn)去，要學(xué)會(huì)客氣的拒絕一一絕對(duì)不 能發(fā)脾氣或輕易隨便掛電話(huà)一一這是一個(gè)職業(yè)素養(yǎng)，要有耐心3）當(dāng)然還有個(gè)人形象，穿衣打扮要得體，舉止要得體2、如果前臺(tái)接待兼文員的話(huà)，那就需要不僅有前臺(tái)具備的條件，還要會(huì)操作相關(guān)的軟件以 及一定的工作經(jīng)驗(yàn)，尤其是讓招聘方（也許就是你直接上司）覺(jué)得你

17、能完全勝任未來(lái)的工作 而不需要再培訓(xùn)。要給招聘方一個(gè)穩(wěn)重大方機(jī)智靈活的印象。第一：你不要用方言，必須用標(biāo)準(zhǔn)的變通話(huà)。第二：如果你去應(yīng)聘的公司是一個(gè)比較大的、正規(guī)的公司，你千萬(wàn)不要穿得太時(shí)髦，衣服要選擇大方一點(diǎn)的、可以提升你職業(yè)形象的，這樣有利于你的應(yīng)聘。第三：你與人說(shuō)話(huà)時(shí)千萬(wàn)不能板著個(gè)臉，一定要顯得非常容易讓人親近。1。內(nèi)線電話(huà)進(jìn)來(lái)了，領(lǐng)導(dǎo)又來(lái)找你，這時(shí)又有訪客來(lái)了應(yīng)該怎么處理？2。銷(xiāo)售電話(huà)跟業(yè)務(wù)電話(huà)如何區(qū)分？電話(huà)進(jìn)來(lái)說(shuō)有業(yè)務(wù)要跟公司某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)洽談如 何分辨他是銷(xiāo)售電話(huà)還是業(yè)務(wù)電話(huà)呢？ ？電話(huà)進(jìn)來(lái)要找某部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)或者大老板 說(shuō)是跟公司有業(yè)務(wù)上關(guān)聯(lián)的有急事找領(lǐng)導(dǎo)要領(lǐng)導(dǎo)手機(jī)或者座機(jī)這時(shí)候如何分 辨呢？

18、如何應(yīng)答呢？ ？ ？3。你是負(fù)責(zé)員工考勤的，這時(shí)有個(gè)跟你關(guān)系狠好的同事過(guò)來(lái)跟你說(shuō)有次他請(qǐng)的 病假希望你改成外出公干（考勤的東西都是由你來(lái)負(fù)責(zé)的）然后說(shuō)不會(huì)有人知道的就你跟我兩個(gè)人知道要請(qǐng)你吃飯等等的。說(shuō)我們關(guān)系這么好就幫點(diǎn)小忙。 這時(shí)如何應(yīng)對(duì)1 .先處理訪客，安排訪客到位，再去找領(lǐng)導(dǎo)，但是得注意時(shí)間的安排.2 .這種情況是最需要要注意的 ，前臺(tái)文員的意義跟這個(gè)原因有著莫大的關(guān)系，在不能夠判定來(lái)電的情況下，要隨機(jī)應(yīng)變，這是就看你反應(yīng)的靈敏度了 .3 .既然是做考勤的，就得為自己的工作負(fù)責(zé)，不說(shuō)是同事，就是領(lǐng)導(dǎo)，只要是你負(fù)責(zé)做考勤，就 得實(shí)事求是.這樣才是把行政前臺(tái)的工作做好 .前臺(tái)面試問(wèn)題列表前臺(tái)面試問(wèn)題列表前臺(tái)面試問(wèn)題列表前臺(tái)面試問(wèn)題列表1 .請(qǐng)進(jìn)行一個(gè)簡(jiǎn)單的自我介紹。2 .上一份工作的主要內(nèi)容包括哪些？在回答基礎(chǔ)上抓