GBT9705-1988文書(shū)檔案案卷格式

1、文書(shū)檔案案卷格式（國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)）GB/T 9705-19881 、適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于我國(guó)各級(jí)檔案館（室）和文書(shū)處理部門(mén)。2 、 案卷卷皮格式文書(shū)檔案案卷卷皮分兩種，一種是硬卷皮，一種是軟卷皮。2.1 硬卷皮格式2.1.1 硬卷皮外形尺寸封面尺寸規(guī)格采用 300mm x 220mm或280mm x 210mm （長(zhǎng)儂）。封底尺寸同封面尺寸。封底三邊（上、下、翻口處）要另有70mm寬的折疊紙舌。卷脊可根據(jù)需要分別設(shè)10、 15、20mm三種厚度。用于成卷裝訂的卷皮，上、下側(cè)裝訂處要各有20mm寬的裝訂紙舌。本標(biāo)準(zhǔn)推薦使用250克牛皮紙制作案卷硬卷皮。2.1.2 案卷封面項(xiàng)目封面項(xiàng)目包括：全宗名稱(chēng)、類(lèi)

2、目名稱(chēng)、案卷題名、時(shí)間、保管期限、件、頁(yè)數(shù)、歸 檔號(hào)、檔號(hào)。各項(xiàng)目具體位置、尺寸。2.1.3 封面項(xiàng)目的填寫(xiě)方法2.1.4 .1全宗名稱(chēng):全宗名稱(chēng)相同于立檔單位的名稱(chēng)。填寫(xiě)全宗名稱(chēng)必須用全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)。如 中國(guó) 共產(chǎn)黨中央委員會(huì)”簡(jiǎn)稱(chēng)為 中共中央”；中華人民共和國(guó)外交部”簡(jiǎn)稱(chēng)為外交部”；河北 省人民政府人事局”簡(jiǎn)稱(chēng)為 河北省人事局”。不得簡(jiǎn)稱(chēng)為 本部“、本委”、本省人事局”。2.1.5 .2 類(lèi)目名稱(chēng)：類(lèi)目名稱(chēng)指全宗內(nèi)分類(lèi)方案的第一級(jí)類(lèi)目名稱(chēng)。在一個(gè)全宗內(nèi)應(yīng)按統(tǒng)一的方案分 類(lèi)，并應(yīng)保持分類(lèi)體系的穩(wěn)定性。2.1.6 .3 案卷題名：案卷題名即案卷標(biāo)題， 一般由立卷人自擬。案卷題名應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確概括本卷

3、文件的主要制發(fā)機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種。文字應(yīng)力求簡(jiǎn)煉、明確。2.1.7 .4 時(shí)間：卷內(nèi)文件所屬的起止年月。2.1.8 .5 保管期限：立卷時(shí)劃定的案卷保管期限，一般由立卷人填寫(xiě)。2.1.9 .6 件、頁(yè)數(shù)：裝訂的案卷要填寫(xiě)總頁(yè)數(shù)，不裝訂的案卷要填寫(xiě)本卷的總件數(shù)。2.1.10 .7 歸檔號(hào)：填寫(xiě)文書(shū)處理號(hào)，由立卷人填寫(xiě)。2.1.3.8 檔號(hào)的編制：封面檔號(hào)由全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)組成。全宗號(hào)：檔案館指定給立檔單位的編號(hào)。目錄號(hào)：全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào)，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)。案卷號(hào)：目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)，在同一個(gè)案卷目錄內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)。2.1.11 脊項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、

4、目錄號(hào)、年度、案卷號(hào)，其排列格式尺寸。2.2 軟卷皮格式使用軟卷皮裝訂的案卷，必須裝入卷盒內(nèi)保存。2.2.1 軟卷皮外形尺寸:軟卷皮設(shè)封皮和封底，其封皮和封底可根據(jù)需要采用長(zhǎng)寬為297mm x 210mm （供A4型紙用）或260mm 乂 185mm （供16開(kāi)型紙用）的規(guī)格。2.2.2 軟卷皮封面項(xiàng)目：軟卷皮封面項(xiàng)目及填寫(xiě)方法均同硬卷皮格式。封面項(xiàng)目尺寸、位置。2.2.3 軟卷皮封二項(xiàng)目：軟卷皮封二印制項(xiàng)目包括：順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注。各 項(xiàng)目具體位置、心寸。軟卷皮封二項(xiàng)目的填寫(xiě)方法同3.4卷內(nèi)文件目錄填寫(xiě)方法。2.2.4 軟卷皮封三印制項(xiàng)目包括：本卷情況說(shuō)明、立卷人、

5、檢查人、立卷時(shí)間，其尺寸位置軟卷皮封三項(xiàng)目的填寫(xiě)方法同4.3卷內(nèi)備考表填寫(xiě)方法。2.3 卷盒格式2.3.1 卷盒外形尺寸采用300mm x 220mm （長(zhǎng)觀），其高度可根據(jù)需要分別設(shè)置30、40或50mm的規(guī)格。在盒蓋翻口處中部要設(shè)置繩帶，使盒蓋能緊扣住卷盒。2.3.2 卷盒封面和卷脊格式卷盒封面為空白面。卷脊項(xiàng)目包括全宗名稱(chēng)、目錄號(hào)、年度、起止卷號(hào)。2.4 填寫(xiě)要求2.5 填寫(xiě)案卷封面及卷脊時(shí)一律要求用毛筆或鋼筆，字跡要求工整。3、卷內(nèi)文件目錄格式3.1 目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)內(nèi)通用16開(kāi)型（即長(zhǎng)儂為260mm x 185mm ）或國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4型（即長(zhǎng)就為297mmX 210mm ）3.

6、2 頁(yè)邊與文字區(qū)尺寸卷內(nèi)目錄用紙上白邊（卷內(nèi)目錄用紙下白邊（卷內(nèi)目錄用紙左白邊（卷內(nèi)目錄用紙右白邊（天頭）寬20 0.5mm地腳）寬15 0.5mm訂口）寬 25 0.5mm翻口）寬 15 0.5mm3.3 卷內(nèi)文件目錄項(xiàng)目包括：順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注 各項(xiàng)目具體位置、尺寸3.4 卷內(nèi)文件目錄填寫(xiě)方法3.4.1 順序號(hào)：以卷內(nèi)文件排列先后順次填寫(xiě)的序號(hào)，亦即件號(hào)。3.4.2 文號(hào)：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。3.4.3 責(zé)任者：對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造或負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體和個(gè)人，亦即文件的署名者。3.4.4 題名：即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不能說(shuō)明文件內(nèi)容的文 件，可

7、自擬標(biāo)題，外加“”號(hào)。3.4.5 日期：文件的形成時(shí)間。填寫(xiě)時(shí)可省略年“、月“、日”字，在表示年、月的數(shù)字右下角加“號(hào)3.4.6 頁(yè)號(hào)：卷內(nèi)文件所在之頁(yè)的編號(hào)。3.4.7 單份裝訂的案卷應(yīng)逐件加蓋檔號(hào)章。檔號(hào)章的位置在每件文件首頁(yè)的右上角，其 格式與尺寸是:全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)4 X 15 mm4 、卷內(nèi)備考表格式4.1 卷內(nèi)備考表外形尺寸及頁(yè)邊與文字區(qū)尺寸均同卷內(nèi)目錄。4.2 卷內(nèi)備考表項(xiàng)目包括：本卷情況說(shuō)明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間。各項(xiàng)目具體位置、尺寸。4.3 .1本卷情況說(shuō)明：填寫(xiě)卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題由有關(guān)的檔案管理人員填寫(xiě)并簽名、標(biāo)注時(shí)間。4.3.2立卷人：由責(zé)任立卷者簽名。4.3.3 檢查人：由案卷質(zhì)量審核者簽名。4.3.4 立卷時(shí)間：填寫(xiě)完成的立卷日期。5 、案卷各部分的排列格式5.1 使用硬卷皮組卷，無(wú)論裝訂與否，其案卷各部分的排列格式均是：案卷封面卷內(nèi)文件目錄 一一文件一一備考表一一封底。5.2 使用軟卷皮組卷，其案卷各部分按下列格式排列：軟卷圭面（含卷