處理公文標準化方法

1、處理公文標準化方法國家行政機關的公文，是行政機關在行政管理過程中所形成的 具有法定約束力和規(guī)范體式的公務文書，是依法行政和進行公務活 動的重要工具。公文辦理是辦公室的重要工作 內(nèi)容，必須堅持實事 求是、精簡高效的原則，及時、準確、安全地做好辦理、管理、整 理、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。一、發(fā)文辦理的程 序和要求發(fā)文辦理指以本機關名義制發(fā)公文的過程。（1）草擬由 文秘人員負責。草擬公文應遵循六條基本原則：一是符合國家的法 律、法規(guī)及其它有關規(guī)定，如提出新的政策、規(guī)定等，要 切實可行 并加以說明；二是情況確實，觀點明確，表達準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條 理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅

2、力求簡短；三是公 文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關的職權(quán)與主送機關的行文關 系確定；四是擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需 要確定緊急程度；五是人名、地名、數(shù)字、引文準確；六是應當使 用國家法定計量單位。（2）簽發(fā)上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)；下行文或平行文，由主要負責人或 者由主要負責人授權(quán)的其他負責人簽發(fā)。涉及需兩位以上領導簽發(fā) 的，需要在會簽欄簽署意見。（3）行文關系確定行文關系：各級各類行政機關應根據(jù)各自的隸屬關系和職 權(quán)范圍確定行文關系，除重大緊急情況外，一般不得越級請示和報告。聯(lián)合行文：一是同級政府、同級 政府各部門可以聯(lián)合行文；二是上級政府部門與下一

3、級政府可以聯(lián)合行文；三 是政府與同級黨委和軍隊機關可以聯(lián)合行文；四是政府部門與相 應的黨組織和軍隊機關 可以聯(lián)合行文；五是政府部門與同級人民 團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。二、公文寫作 要求。國家行政機關公文的各要素分為眉首、主體、版記三個部 分。置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反 線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主 題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記?，F(xiàn)在我們按照順序從公文第一部分開 始學習。（1）眉首1.按照國家行政機關公文處理辦法規(guī)定，帶有密級的公文要編制份數(shù)序號。如考慮 有的公文的特殊情況，不帶密級的公文也可編份數(shù)序號，以使準確 掌握公文的

4、印制份數(shù)和分發(fā)范圍和對象。公文份數(shù)序號是將同一文 稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數(shù)序號，用 阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第一行。序號編幾位，由發(fā)文 機關根據(jù)公文的份數(shù)來決定，但至少不能少于兩位，即“1”編為“ 01”，不能只編1位2.秘級分為“絕密”、“機密”、“秘 密”三種。需標識秘密 等級的公文，用3號黑體字，頂格標識在 版心右上角第1行，兩字之間空1字，如需同時標識保密期限 的，秘密等級和保密期限之間用隔開，秘密等級的兩字間則不空1字距離，以使該字段不致過長。具體標識方法是：“絕密三個月”、“機密一年”等。除特殊情況外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，

5、秘密級事項不超過XX年，保 密期限在一年以上的以年計，在一年以內(nèi)的以月計，只有秘級而不 標期限的按保密30年看待。3.緊急程度是對公文送達時限的要求，分為“特急”、“急件”兩種。需標 識緊急程度的公文，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1 行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密 等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度標識在版心右上角 第2行。也就是說，按照秘密等級在上、緊急程度在下的次序分 兩行頂格標注在版心右上角。凡電報都應按規(guī)定在指定的位置， 分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”四種緊急程度。各種緊急程度的時間按以下原則把握：“特提”是要求一天之內(nèi)辦完的電報

6、，“特急”是要求三天之內(nèi)辦完的電報，“加急”是要求五天之內(nèi)辦完的電報，“平急”是要求十天之內(nèi)辦完的電報；4.文件標識都應加“文件”二字，用紅色標識。平行文或下行文，發(fā)文機關標識 上邊緣至上頁邊為62mm凡上報的公文，發(fā)文機關標識上邊緣至 版心上邊緣為80 mm,實際上就是發(fā)文機關標識距上頁邊為天頭 37 mm 80m» 117 mm由于發(fā)文機關的標識 是有執(zhí)法職能的國家 行政機關的公文，為體現(xiàn)莊重，國家行政機關公文格式國家標準推薦使用小標宋體字；按照國家 行政機關公文格式國家標準的規(guī)定，發(fā)文機關標識的字號以22 mm?5 mm為字限，現(xiàn)行“國務院文件”的字號即是22 mm?5mm以此

7、為高限，就是要求除“國務院文件”以外，其他各級行政機關 的字號要小于“國務院文件”，以顯示國務院作為最高國家行政 機關的地位，具體用多大字號，由行政機關根據(jù)機關名稱的字數(shù)多 少來定，一般要小于22 mm?5 mm以醒目美觀為原則；聯(lián)合行文 時應使主辦機關名稱排在前，其他機關自上至下排列，“文件” 二字置于發(fā)文機關名稱右側(cè)，上下居中排布，如聯(lián)合行文機關過 多，可能出現(xiàn)把正文 擠出首頁的情況，如果首頁沒有正文，是極不 嚴肅的。發(fā)文 機關過多，只能擠發(fā)文機關，不能擠正文，擠的辦法 是，可 將發(fā)文機關標識字號縮小，行距縮小，保證公文首頁留出發(fā) 文字號、標題、主送機關以及最少一行正文的位置。5.各級行政

8、機關的公文都要編發(fā)文字號。發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年 份和發(fā)文序號組成。發(fā)文機關標識下空2行，用3號仿宋體字， 居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識，年份 應標全稱，如“ XX,六角括號“ 1”括入；序號不編虛位，即“1”不編為 “ 001”，不加“第”字，如“金政發(fā)1 XX） 1號”。有的單位 在發(fā)文機關代字后邊加“字”，如"請字（鬃鬃）號” “報字（鬃鬃）號”等虛字，從實用出發(fā)，也不加字 &rdqu。;字，盡量減少發(fā)文字號的字數(shù)；發(fā)文字號之下1 4 mm 處印一條與版心等寬的紅色反線；6.簽發(fā)人標識僅是在上報的公文中才出現(xiàn)。上報的公文需要標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號

9、右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字（不頂格），簽發(fā)人姓名居右空1字，也就是和發(fā)文字號同處在一行，這 樣排列對稱、 美觀?！昂灠l(fā)人”用3號仿宋體字，簽發(fā)人后 標全角冒號，冒號 后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名；如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽 發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽 發(fā)人姓名之下，按發(fā)文機關順序 依次順排，下移紅色反線，應使發(fā) 文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與 之的距 離為1 4mm. 1.公文標題應當準確簡要地概括公文的 主要內(nèi)容并標明公文種類，除上報公文外，一般應當標明發(fā)文機關；公文標 題中除法規(guī)、規(guī)章或轉(zhuǎn)發(fā)的文件標題名稱加書名號外，一般不用標 點符號，不能引

10、用文件字號代替標題內(nèi)容；公文標題在紅色反線之 下空2行標識，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布； 回行時要注意做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。2.主送機關 在標題下空1行，用3號仿宋體字頂格標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全 角冒號。如主送機關過多使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機 關移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。如果僅 差一行就可以不擠出正文時，主送機關在標題下也可以不空1行。標識主送機關時應標明主送機關的全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關的統(tǒng)稱。3.正文的標識方法同寫信一樣，在主送機關名稱之下第1行開始標注，每起 一自然段均要左空2字，回行頂格。數(shù)字、年

11、份用阿拉伯數(shù)碼標識的不能回行；4.正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體或黑體字。5. 一般每頁排22行，每行排28個字；當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹?印章位置時，應采取調(diào)整行距、字距的辦法加以解決，務使印章與 正文末尾同處在一頁上，不得采取標識”（此頁無正文）”的方 法解決。6.附件。公文如有附件，在正文的最后一行下邊空1行左空2字，用3號仿宋體字標識“附 件”后標全角冒號，冒號后邊標附件名稱。附件如有2件以上 的，要用阿拉伯數(shù)碼標識序號，女口 ”附件：1.XXXX”。附件名 稱后邊不加標點符號。附件要與公文正文一起裝訂，并在附件左上 角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號

12、，附件的序號和 名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件 左上角第一行頂格標識公文的發(fā)文字號，并在其后標識附件（有序 號的帶序號）。7.成文日期是公文生效的時間，是公文的一項重要內(nèi)容。為了加強其準確 性，成文日期一律要用漢字書寫，不能用阿拉伯數(shù)碼 字與漢字混 用，年、月、日要齊全。“零”要寫成“0”，“壹”要寫成“一” o單一機關制發(fā)的公文，成文日期右空4字；兩個機關聯(lián) 合制發(fā)的公文，應將成文日期拉開，左右各空7字；三個機關聯(lián)合發(fā)的公文，在最后一 排印章之下右空2字標識；公文的成文日期以負責人簽 發(fā)的日期 為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期 為準。經(jīng)會議批準的文件，

13、以會議通過的日期為準。電報以發(fā)出日期為準。8.公文如有附注，用3號仿宋體字,在成文日期下1行居左空2字加圓括號標識。附注一般是對 公文 的發(fā)放范圍，使用時需注意的事項加以說明，如“（此 件發(fā)至縣 團級）”、“（此件可登報）”等，不是對公文內(nèi)容作出解釋或 注釋。9.用印。單一機關行文：單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文日期，加 蓋印章 應上距正文1行字之內(nèi)，端正、居右下壓成文時間，做到上不壓 正文，下要騎年蓋月。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅 以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文 字時，采用中套方式，即 印章中心線壓在成文日期上，印章用紅色。兩個單位聯(lián)合行文：當 聯(lián)合

14、行文需蓋兩個印章時，落款處不署發(fā)文機關名稱，主辦機關印 章在前，兩個印章橫 排均壓成文日期，兩印章間互不相交或相切， 相距不超3 mm三個或三個以上單位聯(lián)合行文：落款處應將各發(fā)文 機關名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列署在相應位置，再把 印章套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章， 兩端不能超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中 排布；印章上下、左右之間不能相交或相切。版記1. “主題詞” 用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號：詞目用3號小 標宋體字，詞目之間空1字，不能用標點符號號。主題詞按照國務院公文主題詞表規(guī)定，依次以類別詞、類屬詞和文種三部 分標注，一般不超過5個，

15、不少于3個。一些特殊內(nèi)容的公文沒 有類屬詞，需要辦文的部門自己編寫。凡是自己編寫的類屬詞，必 須在詞的后邊加一個三角符號，以說明這是自己編寫的類屬詞；主 題詞下邊印一條黑色反線與抄送機關隔開。2.公文如有抄送機 關，在主題詞下居左空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角 冒號；抄送機關回行時與上一行的抄送機關對齊；抄送機 關間用逗 號隔開，在最后一個抄送機關后標句號；按照實際情況，有的公文 還有抄報機關或領導，出現(xiàn)這種情況，可按“抄報”、“抄送”的 順序自上而下標識。在抄送機關下一行右空一字標識“（共印XX 份）”，不排虛位數(shù)。3.印發(fā)機關的標識位于抄送機關之下左空1字，用3號仿宋體字。印

16、發(fā) 日期以公文繕印日期為準，右空1字，用阿拉伯數(shù)碼標識，和印發(fā)機關同處一行。4.為了對公文質(zhì)量負責，也便于存檔查閱，公文必須標識打字人和校對人。標識的位置： “打字”用3號仿宋體字左空1字，標識在印發(fā)機關下1行， “打字”后邊加全角冒號，全角冒號后邊署錄入人姓名：“校對”右空一字標識在印發(fā)日期下與打字人處于一行上?！靶Α焙筮吋尤敲疤?，全角冒號后邊署校對人姓名。版 記中各 要素之下（除“校對&rdqu。；外）均加一條反線，寬度同版心。這樣做，一是顯示 各要 素之間的區(qū)別，二是顯得美觀；版記應置于公文最后一面（封 四），版記的最后一個要素置于最后一行。也就是說版記一定要放 在公文的最后

17、一面的最下面位置。如果公文主體之后的空白容不下 版記的位置，可以另加一頁在最下面標識版記，前面完全空白也沒 有關系。三、公文裝訂。版面1.公文用紙。公文用紙采用 gb/t148中規(guī)定的a4型紙，其成品幅面尺寸為：210mnX297 mm,尺寸的允許偏差為土 3 mm 一般使用紙張定量為60g/m2 80 g/m2的膠版印刷紙或 復印紙。紙張白度為85%人90%橫向耐折 度15次，不透 明度85% ph值為7. 5 9. 5. 2.公文頁邊 與版心尺寸：天頭（上白邊）為37mm± 1mm訂口（左白邊）為28 mmt 1 mm版心尺寸為156 mmv 225 mnm不含頁碼）。3 .公文

18、的頁碼用4號半角宋體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下 一行，數(shù)碼左右各致一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm 單頁碼右空一字，雙頁碼左空一字。空白頁和空白頁以后的頁不標 識頁碼。公文如需附表，對橫排a4紙型 表格，應將頁碼放在橫表 的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼 表頭在訂口一邊，雙頁碼表 頭在切口一邊。公文如需附a3紙型表 格，且當最后一頁為a3紙型表格時，封三、封四應為空白，將a3紙型表格貼在 封三 前，不應貼在文件最后一頁（封四）上。4.公文制版：版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準、版心不斜， 誤差不超過1 mm.5.公文印刷：雙面印刷。頁碼套正，兩面誤差不得超2 mm黑色油墨應達到