科技英語(yǔ)-第二十八講

1、第二十八講 考慮如下問題： 1. 寫作水平高的人是否容易得到更多的機(jī)會(huì)？ 2. 人們是否更愿意傾聽優(yōu)秀的文字表達(dá)者的想法？ 3. 寫作能力強(qiáng)的人是否能更有效地說服別人？1. If you can say it, you can write it 如果如果可以這么說，就可可以這么說，就可以這么以這么寫寫采用最接近口語(yǔ)的方式寫作可以讓你在寫作中融入你的人格和個(gè)性，有助于與讀者建立更緊密的聯(lián)系。2. Write for today, not yesterday 棄舊圖新，改用新式。寫棄舊圖新，改用新式。寫作方式作方式現(xiàn)代商務(wù)寫作更像在交談，間接利落，清晰易懂。富有人情味的表達(dá)會(huì)使其內(nèi)容顯得更加積極、

2、有趣。3. Aim to build relationships 旨在建立關(guān)系。旨在建立關(guān)系。執(zhí)意使用那些冗長(zhǎng)過時(shí)的套話（例如，Kindly be advised等），你的真實(shí)意思就會(huì)模糊不清，個(gè)性更是無從展現(xiàn)，無助于人們了解文字背后的你。 Please be advised that a meeting of the Annual Convention Committee will be held on 24 February (Thursday) at 9.30 am. Approximately 2 hours will be required for the meeting and y

3、ou are required to attend to report on progress made since the last meeting. Kindly advise me of you availability at your soonest. Id like to hold another meeting of the annual Convention Committee on Tuesday 24 February from 9.30 to 11.30 am. I hope you can attend to report on the great ideas you b

4、rought up at the last meeting. Please confirm if you can join us. 所謂所謂“風(fēng)格風(fēng)格”，就是對(duì)于使用恰當(dāng)?shù)钠磳?、?biāo)點(diǎn)和句子結(jié)，就是對(duì)于使用恰當(dāng)?shù)钠磳憽?biāo)點(diǎn)和句子結(jié)構(gòu)的重視。構(gòu)的重視。 風(fēng)格意味著： 1. 在寫作內(nèi)容和寫作方式上富有創(chuàng)新。 2. 提升書面交流的視覺效果。 3. 適當(dāng)運(yùn)用編號(hào)或項(xiàng)目符號(hào)。 4. 各標(biāo)題風(fēng)格保持一致。 5. 寫作中注意運(yùn)用恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣。 6. 信函內(nèi)容條理清晰、符合邏輯。 今天的商業(yè)語(yǔ)言應(yīng)該是簡(jiǎn)單、禮貌、輕松和直接的。今天的商業(yè)語(yǔ)言應(yīng)該是簡(jiǎn)單、禮貌、輕松和直接的。 所有的書面交流中，你都要斟酌自己的語(yǔ)言。

5、所有的書面交流中，你都要斟酌自己的語(yǔ)言。 交流的目的主要在于： 1. 為了建立關(guān)系。 2. 為了準(zhǔn)確地交流想法。 3. 為了傳遞良好印象。The importance of building relationships-both orally and in writing 口頭及書面交流中都要注重建立關(guān)系口頭及書面交流中都要注重建立關(guān)系你你所面臨的最大挑戰(zhàn)也許并不是職業(yè)技術(shù)層面的（專業(yè)技能），所面臨的最大挑戰(zhàn)也許并不是職業(yè)技術(shù)層面的（專業(yè)技能），而是如何與他人打交道。而是如何與他人打交道。Dangers of poor communication 不良溝通的危害不良溝通的危害誤解、未采取行動(dòng)、

6、采取錯(cuò)誤行動(dòng)、浪費(fèi)時(shí)間、未達(dá)到效果、信譽(yù)受損、失去信任、沖突、困惑、毀掉關(guān)系、氣氛緊張要持之以恒地致力于提高溝通技能。最好即刻開始，不要等出要持之以恒地致力于提高溝通技能。最好即刻開始，不要等出了差錯(cuò)再擬補(bǔ)。了差錯(cuò)再擬補(bǔ)。 Successful people develop great relationships and use them to build a foundation for success 成功人士成功人士會(huì)搭建良好的關(guān)系，并把它作為成功的基石會(huì)搭建良好的關(guān)系，并把它作為成功的基石 在任何一項(xiàng)工作或生意中，建立關(guān)系都應(yīng)該是你的重要目在任何一項(xiàng)工作或生意中，建立關(guān)系都應(yīng)該是你的重

7、要目標(biāo)，因?yàn)殛P(guān)系的質(zhì)量將深刻影響產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量。標(biāo)，因?yàn)殛P(guān)系的質(zhì)量將深刻影響產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量。 Seven key factors to building great relationships 建建立良好關(guān)系的七個(gè)關(guān)鍵因素：立良好關(guān)系的七個(gè)關(guān)鍵因素： 1. Be courteous 彬彬有禮 2. Find common interests 發(fā)現(xiàn)共同愛好 3. Build credibility 建立可信度 4. Make others fee important 讓他人感覺自身重要 5. Show humility 謙遜待人 6. Listen actively 積極傾聽 7. Be e

8、mpathic 情感共鳴 Remember your ABC 牢記牢記ABC原則原則良好的溝通，無論是口頭的還是書面的，都需要使用恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣將自己的意思準(zhǔn)確表達(dá)出來。要自問你的信件是否符合下面的基本要求：Accurate（準(zhǔn)確）（準(zhǔn)確）仔細(xì)核對(duì)事實(shí)、涵蓋所有相關(guān)細(xì)節(jié)、全文校對(duì)Brief（簡(jiǎn)潔）（簡(jiǎn)潔）句子力求簡(jiǎn)短、使用簡(jiǎn)單的表達(dá)方式、使用非技術(shù)性語(yǔ)言、使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)Clear（清晰）（清晰）使用平實(shí)簡(jiǎn)單的英語(yǔ)、采用輕松自然的文風(fēng)、避免刻板教條的語(yǔ)言 重視學(xué)習(xí)，不斷提高自己的溝通技能。 絕不要低估建立良好人際關(guān)系的作用。 警惕不良溝通的危害，避免溝通不暢。 謹(jǐn)記兩個(gè)人之間的溝通受阻會(huì)影響整個(gè)團(tuán)隊(duì)。

9、 通過贏得他人的尊重和信任以及與人融洽相處來提高自己的可信度。理解不同文化的差異，認(rèn)可他人未必和你想法一致。通過使用簡(jiǎn)單、清晰且精煉的語(yǔ)言避免在口頭或書面溝通中產(chǎn)生誤會(huì)。應(yīng)該考慮受眾對(duì)象，在交流中使用他們能理解的語(yǔ)言。要使用簡(jiǎn)單的語(yǔ)言，但也不能一味追求簡(jiǎn)單而讓人感覺不夠?qū)I(yè)?？s寫和首字母縮略語(yǔ)只能用在寫給朋友的信里，商務(wù)往來中應(yīng)避免使用。 Letters have to pass two tests before they can be classed as good: they must express the personality both of the writer and of th

10、e recipient. E. M. Forster 信件得需過兩關(guān)才能稱得上是好信：它們必須既能體現(xiàn)寫信人的個(gè)性又能體現(xiàn)收信人的個(gè)性。 E. M. 福斯特愛德華摩根福斯特（Edward Morgan Forster，1879年1月1日1970年6月7日），英國(guó)小說家、散文家。曾榮獲英國(guó)最古老的文學(xué)獎(jiǎng)?wù)材匪固┨夭既R克紀(jì)念獎(jiǎng)。美國(guó)藝術(shù)文學(xué)院設(shè)立EM福斯特獎(jiǎng)（E.M. Forster Award）紀(jì)念這位偉大的作家。 Seven deadly sins of todays business writing 當(dāng)今商當(dāng)今商務(wù)務(wù)寫作的七宗寫作的七宗罪罪 1. Redundant expression 冗

11、余的表述冗余的表述 Please be informed 現(xiàn)謹(jǐn)通知 Kindly be advised 茲通知 I would like to bring your attention 我想提請(qǐng)您注意 I am writing to advise you 我此次寫信是想建議您 Please be advised that our next meeting will be hold on Monday 14 June. Our next meeting will be held on Monday 14 June. Kindly be informed that the fire alarms

12、will be tested at 9 am tomorrow. The fire alarms will be tested at 9 am tomorrow. I am writing to let you know that Mr. John Lim is no longer with our company. Mr. John Lim is no longer with our company. 許多許多人認(rèn)為他們需要使用人認(rèn)為他們需要使用“Pleased be informed”之類之類的表達(dá)，因?yàn)檫@樣才顯得更有禮貌。其實(shí)你無需使用這些的表達(dá)，因?yàn)檫@樣才顯得更有禮貌。其實(shí)你無需使用這

13、些被動(dòng)的、古板的表達(dá)也一樣可以謙恭有禮。被動(dòng)的、古板的表達(dá)也一樣可以謙恭有禮。 2. Long-winded words and phrases 冗長(zhǎng)繁復(fù)的詞匯和冗長(zhǎng)繁復(fù)的詞匯和表達(dá)表達(dá) 先輩過去認(rèn)為大詞和辭藻華麗的句子會(huì)給讀者留下深刻的先輩過去認(rèn)為大詞和辭藻華麗的句子會(huì)給讀者留下深刻的印象印象。 今天今天再采用這樣的寫作方式只會(huì)給讀者造成困惑。再采用這樣的寫作方式只會(huì)給讀者造成困惑。 I should be very gratefulplease purchasebuy endeavourtry commencestart terminateend 3. Passive voice 被動(dòng)語(yǔ)態(tài)

14、被動(dòng)語(yǔ)態(tài) 先輩們之所以使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)是因?yàn)樗麄儾幌胫该髡l(shuí)該為某先輩們之所以使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)是因?yàn)樗麄儾幌胫该髡l(shuí)該為某事負(fù)責(zé)。事負(fù)責(zé)。 被動(dòng)語(yǔ)態(tài)的使用會(huì)在寫作者和讀者之間制造距離。被動(dòng)語(yǔ)態(tài)的使用會(huì)在寫作者和讀者之間制造距離。 今天的商務(wù)寫作應(yīng)多使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)，這樣會(huì)更積極、更明今天的商務(wù)寫作應(yīng)多使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)，這樣會(huì)更積極、更明確、更有人情味，并且也會(huì)更生動(dòng)、更清晰。確、更有人情味，并且也會(huì)更生動(dòng)、更清晰。 Arrangements have been made for a repeat order to be dispatched to you immediately. I have arranged

15、for a repeat order to be sent to you today. The cause of complaint has been investigated. I have looked into this matter. The seminar will be conducted by Adrian Chan. Adrian Chan will conduct the seminar. 4. Yesterdays language 陳舊過時(shí)的語(yǔ)言陳舊過時(shí)的語(yǔ)言 如下古板過時(shí)的說法是幾十年前被使用的，它們?cè)诮裉斓娜缦鹿虐暹^時(shí)的說法是幾十年前被使用的，它們?cè)诮裉斓膶懽髦胁粦?yīng)再

16、有立足之地。寫作中不應(yīng)再有立足之地。 “Enclosed herewith please find our catalogue for your reference and perusal ”（隨函附上我們的產(chǎn)品目錄以供參閱） “With reference to your above-mentioned order” （關(guān)于您前面提到的訂單） “Kindly furnish me with this information soon”（煩請(qǐng)盡快向我方提供此信息）The above-mentioned goods will be dispatched to you today.These go

17、ods will be sent to you today.Please see the below-mentioned list of items we have in stock.There are the items we have in stock.Kindly furnish us with this information soon.Please let us have this information soon.Should you require any further clarification please do not hesitate to contact me.Ple

18、ase give me a call on 2874722 if you have any questions. 5. Writing differently to how we speak 書面表述和口語(yǔ)書面表述和口語(yǔ)表達(dá)大相徑庭表達(dá)大相徑庭 “我會(huì)這么說，但我不能這么寫。我會(huì)這么說，但我不能這么寫?！?“你應(yīng)該怎么說就怎么寫。你應(yīng)該怎么說就怎么寫?！?今天的寫作就應(yīng)該像是在交談一樣。應(yīng)在文書的寫作中融入一些自己的想法、個(gè)性和情感。 設(shè)想讀信人就做在你的對(duì)面。要是發(fā)現(xiàn)所寫的句子并不符合自己平時(shí)的說話方式，那就立刻進(jìn)行修改。 As spoken this morning Thank you f

19、or your call this morning. Appreciate if you could help to process this claim at your earliest. Please process this claim soon. Could I please request your kind assistance in filling out the below survey for us. I hope you will take few minutes to complete this survey for us. 6. Commas instead of full stops 該該用句號(hào)卻用逗號(hào)用句號(hào)卻用逗號(hào) 該該用句號(hào)的地方用逗號(hào)是一個(gè)常見的錯(cuò)誤。用句號(hào)的地方用逗號(hào)是一個(gè)常見的錯(cuò)誤。 Thanks for your email, it was good to hear from you. Thank