電子郵件的禮儀和企業(yè)電子郵件規(guī)范

1、電子郵件的禮儀和 企業(yè)電子郵件規(guī)范電子郵件的禮儀Netiquette （網(wǎng)絡(luò)禮儀）的范圍很廣，在這里我們只說(shuō)其中的一部分 email etiquette （electronic mail etiquette ,電子由B件的禮儀）,它是 每一位職業(yè)人士都應(yīng)該遵循的日常商務(wù)禮儀規(guī)范。必須回復(fù)電子郵件如同通電話，正如你不應(yīng)該讓電話鈴聲響太久才接聽一樣。無(wú)論對(duì)方來(lái)信是提問(wèn)還是問(wèn)好，你都必須盡快回復(fù)。不過(guò)，如果你沒有經(jīng)常查看郵箱的 習(xí)慣，你應(yīng)該把這種習(xí)慣告訴他人。必須寫主題這是一種職業(yè)行為。通常人們會(huì)根據(jù)主題判斷郵件的重要性，一般來(lái)說(shuō)，沒有主題的郵件往往會(huì)被忽略，到最后才看。因此，通過(guò)主題讓他人對(duì)郵件的

2、內(nèi)容 一目了然，會(huì)加快對(duì)方同復(fù)郵件的速度。內(nèi)容簡(jiǎn)練寫電子郵件切忌長(zhǎng)篇大論，應(yīng)盡量簡(jiǎn)單明了地表達(dá)。注意禮貌發(fā)送電子郵件必須注意禮貌，用詞要得當(dāng)，以免引起誤解或給收信人留下不 好的印象。注意字體字體大小要適中，不要選擇讓人難以閱讀的字體。止匕外，如果寫英文郵件， 特別注意不要全用大寫。例如，I WILL CALL YOU TOMORROW句話全用了大寫，表示喊叫的語(yǔ)氣， 大聲地對(duì)收件人說(shuō)這句話，顯得很沒禮貌。正確的表達(dá)應(yīng)該是：I will call youtomorrow.注意編碼有些語(yǔ)言用不同的客戶端會(huì)出現(xiàn)亂碼現(xiàn)象，中文郵件應(yīng)該選擇GB2312的編碼。保持專業(yè)避免利用工作的電子郵箱發(fā)送私人郵件。

3、避免傳遞無(wú)關(guān)信件“Sparfi或“Junk mail（垃圾郵件）是令人厭煩的，所以不要發(fā)送對(duì)方不感興趣的郵件。尊重隱私有些人并不愿意他們的郵箱地址出現(xiàn)在其他人的郵件中，所以當(dāng)群發(fā)郵件的時(shí)候，要考慮對(duì)他人隱私的尊重。小心使用抄送（CC /密送（BCC功能抄送（CC是指發(fā)送給收件人的同時(shí)，也讓其他一人或多人收到該封郵件， 并且也讓收件人知道這種情況。密送（BCC的功能也差不多，其區(qū)別是收件人 并不知道你同時(shí)也把該郵件發(fā)送給了其他人。小心使用附件功能信件內(nèi)容不多時(shí)，應(yīng)該以正文形式發(fā)送郵件。發(fā)送圖片、影像或文字量較多 的文檔時(shí)可以通過(guò)附件發(fā)送，并且要考慮文件是否超過(guò)收件人能接受的空間。 同 時(shí)發(fā)送多個(gè)

4、文件或比較大的文件時(shí)，可以先壓縮后再發(fā)送。小心使用表情字符適當(dāng)使用表情字符可以表達(dá)幽默，讓人感覺輕松與親切。但在發(fā)送前你必須 確認(rèn)收件人能領(lǐng)會(huì)字符的含義。以下是常見的表情字符：表情字符含義:-） 或:）微笑：->露齒笑:-P歪嘴笑、吐舌頭;-）眨眼:-（不高興表情字符含義:-|不感興趣:-/困惑:-e失望：-尖叫:-O喊叫、驚訝小心使用縮寫適當(dāng)使用縮寫可以節(jié)省時(shí)間和空間，這種方式廣泛應(yīng)用于電子郵件中，但你必須確認(rèn)收件人能明白縮寫的意思。以下是常見的縮寫：縮寫原文意思AOBAny other business其他議題ASAPAs soon as possible盡快BCCBlind car

5、bon copy密送BTWBy the way順便問(wèn)一句CCCarboncopy抄送Conf.Confidential機(jī)密IOWIn other words換句話說(shuō)Pls.Please請(qǐng)P.S.Postscript附筆、又及郵件要署名與傳統(tǒng)信函一樣，電子郵件也必須在信件上署名，這是對(duì)收件人的一種尊重。檢查語(yǔ)法和錯(cuò)別字點(diǎn)擊發(fā)送前要先檢查一遍，看看有沒有錯(cuò)漏之處。電子郵件發(fā)出去就收不回 來(lái)了，所以必須要謹(jǐn)慎。溫馨小貼士 ：如果因?yàn)閾Q工作或其他原因要更改電子郵箱地址， 應(yīng)及時(shí)通知所有與您有電 子郵件往來(lái)的人。模擬演繹：1 .討論有關(guān)電子郵件的用途和個(gè)人看法。2 .告訴大家你曾經(jīng)遇到過(guò)的不符合電子郵件

6、禮儀規(guī)范的情況。企業(yè)電子郵件規(guī)范1 .郵件內(nèi)容.L 1 一封完整的電子郵件內(nèi)容包括：收件人郵件地址（抄送人郵件地址八邙件主題,收件人稱呼. 郵件正文.郵件站束語(yǔ)、五人絳名.2 .郵件字體.2. 1 金文蛻一.2.2 字體大小在10T2號(hào)、不宜過(guò)大或過(guò)小、宋體.2.3 字體為正體.2.4 字體顏色為黑色、個(gè)別點(diǎn)點(diǎn)處可加黑.3.郵件信場(chǎng).3. 1請(qǐng)代用公司統(tǒng)一的信f氏版式.公，無(wú).不使用信做.4. 個(gè)人簽名.4. 1個(gè)人替名檔需包含內(nèi)容：出名.所在部門/由位，聯(lián)系方式（電話分機(jī).傳其、e mail ）等.4.2如有工作需要，需和外郤聯(lián)系、還可增加公司名稱、地垃.郵政編碼，公司網(wǎng)站以及個(gè)人手機(jī) 號(hào)碼

7、，MSN號(hào)碼等.二,姆件講*文字規(guī)篦1 .語(yǔ)言表述沽金,簡(jiǎn)練,不悵有歧義.2 .規(guī)范用語(yǔ)、盡董少用口頭用語(yǔ)，不用低語(yǔ).3 .段落分明清附.工件友iWUE1 .郵件主題.1.1 郵件必須寫明主題.1.2 主也要明確清楚，文字盡量簡(jiǎn)練、讓收件人了解郵件所說(shuō)為何，不能有喊義.2 .郵件發(fā)送.2.1 1郵件內(nèi)容禽要注意保密性、要明碗收件人的范圍，不遺漏需要發(fā)送的人,不發(fā)給無(wú)關(guān)人員.2.2 明確主送人和抄送人，避免兩者混淆不分、主送人為必然知悉該娜件內(nèi)容的宜事人，抄送人為 有必要了解該郵件內(nèi)容人員.2.3 轉(zhuǎn)發(fā)郵件時(shí),要注重內(nèi)容保密性.檢查原郵件內(nèi)容，期定需要引用的內(nèi)容.2.4 連續(xù)回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)郵件,要也新整理和明碗郵件內(nèi)容,理免溝遨有誤.2.5 郵件發(fā)送前，檢交一遍、早認(rèn)亂誤后再發(fā).3 .郵件群發(fā).3. 1郵件存發(fā)只適合于全員公告.通知等事項(xiàng),除此奧郵件外不群發(fā).3.2回復(fù)群發(fā)郵件時(shí)，只?；匕l(fā)給發(fā)件人或少數(shù)幾人、不畏群發(fā)日發(fā).4.郵件優(yōu)先4. 1