如何提高工作效率

1、第一章：樹立高效意識第一章：樹立高效意識一、如何正確評估自身效率狀況一、如何正確評估自身效率狀況l評估準備工作相當重要，它影響著評估過程的順利進行和評估結果的有效性，準備階段的主要目的是使所有相關人員，包括所有評估得與受評者，以及所有可能接觸或利用評估結果的管理人員，正確理解實施360度評估的目的和作用，進而建立起對該評估方法的信任。二、如何樹立效率觀二、如何樹立效率觀l注重工作節(jié)奏l(xiāng)改進工作方法l及時完成工作l將效率觀念融入日常工作中提醒您提醒您l效率的提高不意味著效益的提高，如果方向錯誤，效率越高，損失越大。提醒您提醒您l在經理人的實際工作中，也會遇到要提前完成的工作，此外，對于需要他人配

2、合完成的事情，最好也不要使用及時完成的原則。因為即使您能充分掌握自己的時間，到時如果別人不能充分配合（而這是非常有可能的事情，）很可能就無法及時完成。三、如何掌握帕累托原則三、如何掌握帕累托原則l活用ABC分類法l確定工作順序l合理的目標規(guī)劃l合理利用時間提醒您提醒您l根據規(guī)劃執(zhí)行，我們即可主動地利用計劃，使資源有在控制之中，而不只是被動地反應，工作效率自然提高。四、如何正確運用效率管理理論四、如何正確運用效率管理理論l制定效率標準l分析當前管理狀況l進行效率對比l及時反饋第二章：確定有效的工作目標第二章：確定有效的工作目標一、如何確定工作職責一、如何確定工作職責l避免職責交叉l避免職責重疊l

3、明確自身能力l正的工作方式提醒您提醒您l職責交叉的工作由于沒有明確各崗位的職責權限，必將導致工作中崗位職責不清、多頭領導、互要推諉，并因而降低工作的效率提醒您提醒您l“一崗一份描述書”指的是對每一崗位的說明和規(guī)定細則都應形成一份書面文件，確保每位任職者持有一份。二、如何設定個人工作目標二、如何設定個人工作目標l具體化（Specific）l可衡量（Measurable）l與整體目標一致（Aligned）l具有相關性（Relevant）l明確截止期限（Time-based）提醒您提醒您l每個人都不會只有一個工作目標，設定目標時，應給予每項目標一個目標指數，來決定目標的優(yōu)先級，所有目標指數的總和必須

4、是100%。三、如何制定工作計劃三、如何制定工作計劃l分析工作l研究工作l細分工作提醒您提醒您l假如您發(fā)現要拖延的理由比較多，把這件工作丟掉，去找別的工作。假如您一直在做一件工作，而它會使您憂慮，有挫折感，而又使您想繼續(xù)做下去。若不是真有一個好理由讓您繼續(xù)做它，那就別做這件事了，重新開始一項新工作吧！提醒您提醒您l細分您的工作，對那些不太令人愉快的工作尤其有效。即使是不喜歡做的工作，每個人也都能做上短短的一些時間。因此，把困難的工作分解成細小的工作，然后把它們安排在您喜歡的工作空檔之中，這樣您就可以利用零碎的時間完成它。如何進行目標管理如何進行目標管理l提高整體效能l統(tǒng)一目標和責、權、利的關系

5、l及時反饋l體現考核的效果提醒您提醒您l目標管理在實踐中往往被曲解運用。管理者為下屬設立目標，如果他完成了目標，就會獲得獎賞；如果失敗，就會被解雇，管理者只看結果。人們在這種情況下工作，壓力巨大，最后導致整個體系的崩潰。目標管理的精髓是需要共同的責任感，它依靠團隊合作。管理者要問自己，是否就任務選配了最適合的人選，是否成功引導，幫助、鼓勵和發(fā)展他的下屬去理解和實現組織的目標。第三章：合理安排任務第三章：合理安排任務如何開出任務清單如何開出任務清單l列舉出所要做的所有事情l分類清單上的每一項任務l給出清單上任務的優(yōu)先權l(xiāng)確定任務清單提醒您提醒您l任務的分類主要為經理人支配資源（下屬、資金、人事關

6、系等）提供依據，合理的任務分類，將極大地發(fā)揮可支配資源的效力，從而大大提高經理人的工作效率。二、如何確定工作順序二、如何確定工作順序l列出清單l畫圖進行分類l定位每項任務l確定工作順序提醒您提醒您l涉及關系到組織發(fā)展的工作必須要同上司或公司顧問探討，這樣做的一大好處是避免南轅北轍，同時也會增強您完成工作的信心。三、如何為工作任務安排適當的時間三、如何為工作任務安排適當的時間l設定重點l設定優(yōu)先順序l巧用ABC分析法四、如何撰寫工作任務進度和所花時間記錄l甘特圖l里程碑圖提醒您提醒您l根據整個方案分解的多個活動項是否同步無關緊要。五、如何合理分配精力五、如何合理分配精力l做“最重要”與“最迫切”

7、的事l做自己該做的事l頭天做好計劃l集中精力抓關鍵提醒您提醒您l有的管理者特別愛管閑事，愛打聽閑事，不是自己職權范圍內的事也要到處打聽、伸手去管，自己的本職工作搞不好，反而到處為別人操心。這將浪費大量的精力，并且這樣的精力浪費往往是低效率的，雖然許多管理者甚至認為這是自身價值的一種體現。第四章：加強時間管理第四章：加強時間管理一、如何記錄時間一、如何記錄時間l記錄要真實準確l不要僅憑記憶估計l預先分配好時間l選擇好自己的記錄方法記錄要真實準確記錄要真實準確l要有正確的時間觀念，要愛惜所擁有的時間。l要有詳細的工作計劃，這是提供時間使用信息的基礎。l一定要持之以恒，不能半途而廢，因為記錄時間是改

8、變不良習慣的第一步，也是進行時間管理的基礎，堅持下來，您就會發(fā)現，真實的時間記錄對您工作效率的提高會有極大的幫助。l要做到客觀地衡量時間的消耗，根據工作計劃和工作安排的順序進行。提醒您提醒您l時間分析單，就是根據設定的記錄時間段，列出這段時間內您的各項活動，看看時間都花費在哪些方面，作為改進時間利用方法的分析依據。二、如何合理支配時間二、如何合理支配時間l確定每天的目標l最充分地利用您最顯效率的時間l集中精力l不要做完人l利用間歇時間l掌握辦公室工作藝術三、如何合理診斷使用的時間三、如何合理診斷使用的時間l時間消耗的診斷l(xiāng)制定完善的工作計劃l砍掉浪費時間的活動。時間消耗的診斷時間消耗的診斷l(xiāng)1

9、、哪些事情根本不必做？在記錄中占多少時間？不必做的工作是指無助于目標和成果的工作，做了就是浪費時間。l2、哪些事情可以授權他人去做?；蛩巳プ鲂Ч茫坑行Ч墓芾硎峭ㄟ^各級的分層管理和工作，達到完成任務的目的。l3、哪些事情既浪費了自己的時間，也浪費了別人的時間？我們常講的“文山會?！本褪沁@類事例的典型。l4、有哪些工作錯誤在過去出現過？占多少時間？錯誤的重復出現，說明反饋系統(tǒng)出了毛病，需要檢查調整。四、如何節(jié)約會議時間四、如何節(jié)約會議時間l明確召開會議的必要性l合理安排和組織會議l評估會議效果合理安排和組織會議合理安排和組織會議l1、會議召開的當天，主持者應提前到達會議室，檢查會場布置，如

10、果需要的話可進行必要改動。l2、會議應按時召開。l3、在信息傳達型會議中，信息的表述應當簡明扼要、容易理解。l4、在決策性會議上，推動與會人員解決問題以及作出決策的過程是關鍵的。提醒您提醒您l備忘錄作為企業(yè)內的資料，用于向未到場者和有興趣者傳達信息，它還可以作為以后召開會議時的工作基礎。五、如何杜絕做事拖延五、如何杜絕做事拖延l發(fā)展聯(lián)合系統(tǒng)l各個擊破l平衡表法l改變思維方式l避免過分追求盡善盡美發(fā)展聯(lián)合系統(tǒng)發(fā)展聯(lián)合系統(tǒng)l1、查出受話者的電話號碼并寫下來。l2、決定何時打電話l3、翻查有關資料并檢查全面情況l4、決定到底在電話中應怎么說。l5、撥電話。避免過分追求盡善盡美避免過分追求盡善盡美l1

11、、決策環(huán)境本身若具有風險性，即是具有不確定性，那么想獲得完備的決策資料是不可能的。l2、管理者若能及早進行決策，則當決策顯示錯誤的跡象時，他才有時間采取補救或善后措施。六、如何加強個人時間的管理六、如何加強個人時間的管理l謹防時間陷阱l學會從事務性工作中擺脫出來l注意時間的集中使用l有效地計劃與安排自己的時間有效地計劃與安排自己的時間有效地計劃與安排自己的時間l1、“日之末”擬訂明日要達到的目標和主要活動提綱，使次日醒時就有明確的行動計劃。l2、“周之末”總結本周工作，擬出下周各項主要工作的提綱，要求細到每天要達到的一項或多項目標。l3、“月之末”總結本月重大事件，擬訂下月達到的主要目標，要求

12、細到每周完成的事情l4、“季之末”同季度目標比較，檢查本季的成果，確定需要采取的補救措施或計劃中需要改進的地方。l5、歲之末”檢查本年度的主要事件，分析成功與失敗之外，列出下年度七、如何培養(yǎng)善始善終的習慣七、如何培養(yǎng)善始善終的習慣l調整生活的步調l擴展安適區(qū)擴展安適區(qū)擴展安適區(qū)l1、了解您有哪些習慣存在，也就是尋找浪費時間的習慣，最直接的方式就是請教上司或同事，他們會給您中肯的建議。l2、要向自己挑戰(zhàn)，愛默生說：“做您所害怕的事，您的害怕將因而被征服?！眑3、找出問題所在后，要制定詳細的計劃來強迫自己改善它們。提醒您提醒您l管理者應當明白，不是工作來配合自己，而是自己的生活步調要跟上工作的節(jié)奏

13、。第五章：建立有效溝通系統(tǒng)第五章：建立有效溝通系統(tǒng)一、如何與同事良好合作一、如何與同事良好合作l對不同的人使用不同的語言l積極傾聽員工的發(fā)言l恰當地使用肢體語言l保持理性，避免情緒化行為l減少溝通的層級l讓員工對溝通行為及時做出反饋提醒您提醒您l在單獨傾聽同事意見時要做好以下幾點：l安排一個好的環(huán)境l鼓勵對方說話，保持適當沉默，表示同感l(wèi)說自己內心的感受，反映事實，表示了解二、如何與上司打交道二、如何與上司打交道l自信，但不自傲l尊重，但不卑下l服從，但不盲從l決斷，但不可擅權l(xiāng)親近，但不親密l多聽，但并不等于閉嘴l功高不自居，有過不推諉l要勇于表現自己，但不可一意孤行l(wèi)要齊心協(xié)力，更要風雨同

14、舟l要心底無私，更要顧全大局提醒您提醒您l請您記?。荷纤居肋h是上司，下屬永遠是下屬，在任何公眾場合對上司都不可有無禮的評議和行為。提醒您提醒您l這里所說的適當的時機指的是在上司有空閑時間時；適當的場合，指在無其他人在場的情況下；適當的方式，指語氣必須委婉，能夠讓人接受，比如以這樣的語句“對這個問題，我有個人人觀點”作開場白會讓上司內心舒坦，從而為接下來的溝通創(chuàng)造好的氛圍。如果不具備這三個適當，千萬不可造次，否則必須適得其反。三、如何進行正確的人際關系溝通三、如何進行正確的人際關系溝通l改善個人人際交往素質l提高管理工作水平提醒您提醒您l人際關系平衡是動態(tài)的，需要不斷針對新情況，新問題加以改善，

15、才能保持人際關系的協(xié)調。如何建立有效的交流溝通系統(tǒng)如何建立有效的交流溝通系統(tǒng)l健全組織溝通渠道l注重改善組織溝通環(huán)境l建立統(tǒng)一的企業(yè)文化提醒您提醒您l目前，大多數企業(yè)的組織溝通還是停留在指示，匯報和會議這些傳統(tǒng)的溝通方式上。它們不能順應社會經濟的發(fā)展、組織成員心理結構以及需求層次的變化，從而使得組織成員的精神需要不有得到充分滿足，譬如：他們自我價值的實現和對組織的歸屬感，集體榮譽感和參與感的滿足等。而采用因人制宜、因時制宜的有效溝通方式，則可以滿足這些方面的精神需求。第六章：創(chuàng)建高效團隊第六章：創(chuàng)建高效團隊一、如何確定部屬的適合崗位一、如何確定部屬的適合崗位l組織目標原則l責權對等原則l責權清

16、晰原則l一個上級原則l權變原則提醒您提醒您l當權責對等時，組織才能發(fā)揮最佳效果，否則將會影響工作效率，嚴重時出現管理混亂，最終導致團隊的解散。二、如何提高員工效率二、如何提高員工效率l善用馬太效應l善用鯰魚效應l實施員工價值管理三、如何進行有效授權三、如何進行有效授權l(xiāng)明確授權范圍l掌握授權重點l適當的控制l適時的激勵提醒您提醒您l其實，管理者把該授權的工作授權給下屬，既可以節(jié)約自己的時間和精力，也有利于調動下屬的積極性。這類授權的風險能常也最低，即使出現某些失誤，也不會影響單位工作的大局四、如何建立有效的組織結構四、如何建立有效的組織結構l設定可行目標l合理分工l統(tǒng)一指揮l適當的管理制度l責

17、權相符l效能精簡提醒您提醒您l有效的管理組織中，必須是責權相互制衡。有權無責，就會濫用職權，責大于權，則肯定有些責任難以實現；權大于責，有可能節(jié)外生枝。因此，必須實現責權的對等和統(tǒng)一。五、如何塑造團隊精神五、如何塑造團隊精神l形成團隊成員間的高度信任感l(wèi)設定明確團隊目標l形成統(tǒng)一價值規(guī)范提醒您提醒您l作為管理者，您要善于表現自己的才能。表現出您的技術和專業(yè)才能以及良好的商業(yè)意識，這樣才能引起別人的仰慕和尊敬。還應該特別注意培養(yǎng)和表現您的溝通團隊建設和其他人際交往技能。這也是建立信任關系的“催化劑”。六、如何保持團隊成員的創(chuàng)新性六、如何保持團隊成員的創(chuàng)新性l培養(yǎng)提出問題的能力l培養(yǎng)獨立自主解決問

18、題的能力l多思路解決問題七、如何使團隊高效運行七、如何使團隊高效運行l(wèi)強化團隊精神培養(yǎng)，提高團隊向心力l強化共同理想，提高團隊凝聚力l強化溝通信任氛圍，提高團隊親和力l強化團隊激勵機制，提高團隊戰(zhàn)斗力l強化學習型組織創(chuàng)建，提高團隊生命力提醒您提醒您l在日常管理過程中，要注意培養(yǎng)每個成員的參與意識，一般性業(yè)務，大膽放權讓團隊成員直接處理，成員感覺到管理者對他們的倚重，也會“士為知己者死”，自加壓力，精益求精提醒您提醒您l將對人的管理轉變?yōu)閷χ橇?、對技術的管理，實現管理模式的變革。這是提高團隊生命力的有效措施。第七章：克服主觀的低效因素第七章：克服主觀的低效因素一、如何避免時間觀念淡薄一、如何避免

19、時間觀念淡薄l避免浪費時間l學會節(jié)約時間l恰當安排時間l樹立追求時效的時間觀提醒您提醒您l人們雖然不能創(chuàng)造時間，但可以利用先進辦公設備和高科技工具相對地延長可以利用的時間。二、如何避免工作中的厭倦情緒二、如何避免工作中的厭倦情緒l目標要可行l(wèi)培養(yǎng)職業(yè)興趣l學會照顧自己l避免工作單調l工作強度要適當提醒您提醒您l興趣是成功的先導，熱愛自己的工作是取得成績的保障如何減輕工作壓力如何減輕工作壓力l合理安排各項工作時間l完成相對固定的任務l學會表揚自己l要有合理的生活習慣l及時調整情緒提醒您提醒您l當您感覺到有壓力時，您的情緒狀況就會惡化，進而也會影響您的思維、判斷力及行為。為了應付有壓力的局面，您要

20、改變對局面的看法，直到它成為一個有積極意義的挑戰(zhàn)；要以您也可以改變情緒狀態(tài)，更好地處理它。四、如何避免自身劣勢四、如何避免自身劣勢l要會識別人l要知人善任l敢用有爭議的人才l順應組織發(fā)展提醒您提醒您l卡耐基的墓志銘可作為管理者的指南：“這里躺著的人，懂得如何使用能力比自己強的人在他捭下充分發(fā)揮作用。”五、如何避免工作陷阱五、如何避免工作陷阱l制定計劃l明確目標l多與同事交往l堅持原則l加強適應能力l勇于承擔責任提醒您提醒您l堅持原則在大多數情況下會幫您遠離工作陷阱，因為，即使原則，那就是大家所共同認可的標準，審時度勢地堅持原則往往就會讓您處在有利的位置。六、如何避免知識結構老化六、如何避免知識

21、結構老化l構建T型知識結構l及時優(yōu)化知識結構七、如何避免決策效率低下七、如何避免決策效率低下l弄清問題的關鍵l確定參與決策的人選l采用恰當分析方法l聽取不同想法和意見l評估方案的有效性以降低風險提醒您提醒您l請一位愛唱反調的人來檢查您的決策，并聽取他的反饋意見提醒您提醒您l管理者應當花時間為每一個決策制定客觀的標準以確保這些收集到的方案能夠改善公司的狀況。八、如何避免自我管理松懈八、如何避免自我管理松懈l善于控制和調節(jié)自己的情緒l注重時效管理l規(guī)范言行管理l完善的人際關系管理提醒您提醒您l著名科學家巴斯德說過：“機遇偏愛那些有準備的頭腦”。第八章：克服客觀的低效因素第八章：克服客觀的低效因素一

22、、如何避免精力分散缺乏獨立思考一、如何避免精力分散缺乏獨立思考l盡量避開干擾時間l善用時間隔離法l學會集中精力提醒您提醒您l除了每天安排一定的思考時間外，最好再每周安排半天，每月按排一天，作為管理者的“思考時間”。每月管理者占用的“思考時間”約為全部領導工作時間的20%左右提醒您提醒您l應該在每日計劃制定中參考辦公室干擾曲線，相應地，您能夠并應該在無干擾的時間段做重要的工作，思考關系全局的問題。二、如何避免電話干擾二、如何避免電話干擾l合理安排電話l編制電話清單l設置適當屏障l掌握主動結束電話的技巧提醒您提醒您l經過事先考慮而決定不電話，遠比打一個目的不明、又沒有成果的電話有價值的多！提醒您提

23、醒您l電話會談的開場白的內容決定了整個電話的過程和結束。三、如何減輕變化對工作的不利影響三、如何減輕變化對工作的不利影響l制定預案l積極應對各種變化l要學會堅持提醒您提醒您l讓變化實現穩(wěn)定過渡的一個很重要的內容是：激勵您的員工與您一起合作，讓他們付出最大努力，即使這種變化有時會使他們的需求達不到滿足。提醒您提醒您l“柔性技能”還能讓員們擁有全新的思維去對待自己的工作，擁有全新的方式來解決工作中面臨的種種突發(fā)問題。四、如何避免辦公環(huán)境的沉悶四、如何避免辦公環(huán)境的沉悶l提供好的工作環(huán)境l營造和諧的人際關系提醒您提醒您l人類對色彩的反應是非常敏感的，大海和無處山巒的深藍色會使人們心曠神怡，然而藍黑色用作室內裝飾，就似乎是神秘和死氣沉沉的。這種色彩感覺和體驗有著客觀聯(lián)系，一般說來，暖色調使人感到熱烈、興奮、灼熱、冷色調使人感到寧靜、幽靜、清涼。五、如何避免日常辦公的拖沓五、如何避免日常辦公的拖沓l充分發(fā)揮電話的優(yōu)勢l合理使用傳真l做好重要文件資料的整理l學會高效的閱讀提醒您提醒您l在午飯前或一天工作時間快要結束時的一段時間里，人們都不愿啰嗦太多，這時，把電話成批地打出去，既省時，又省力。第九章：改進完善效率考核方法第九章：改進完善效率考核方法一、如何制定效率考核方案一、如何制定效率考核方案l目的性l客觀性l公平性l可操作性l合理的衡量標準提醒您