檔案管理工作升級后的思考

1、檔案管理工作升級后的思考 摘要:檔案升級后為進一步夯實基礎,尋求機關檔案工作新的突破,更應該加強對檔案工作的管理。一是要進一步加強特色檔案的收集,拓寬收集渠道,不斷豐富室藏多精得當、擴充內(nèi)容。二是要調整服務工作重心,強化服務功能,服務方式從被動向主動,從單一向靈活轉變,提高服務工作效益.三是要穩(wěn)定人員,完善標準,檔案人員穩(wěn)定將影響檔案工作的連續(xù)性,檔案信息資源的完整性。四是要把大規(guī)模的宣傳工作引向深入,堅持經(jīng)常。突出焦點、熱點進行宣傳。五是探索檔案人員繼續(xù)教育途徑,強化檔案干部隊伍的建設,在競爭中發(fā)揮檔案部門的現(xiàn)代化管理能力。 關鍵詞:檔案管理;檔案收集;強化服務功能 八五四農(nóng)場檔案管理工作1

2、997年晉升為國家二級標準以后,為進一步夯實基礎,尋求機關檔案工作新的突破,我們認為除了鞏固已經(jīng)取得的成績外,應從以下幾方面加強對檔案工作的管理。 一、進一步加強特色檔案的收集,拓寬收集渠道,不斷豐富室藏 檔案室既要堅持按時接收應當集中統(tǒng)一保存的檔案,努力豐富室藏,又要注意收集能反映本單位、本系統(tǒng)、本專業(yè)工作特點的檔案,以體現(xiàn)室藏特色。一是多精得當。所謂多,是指檔案門類齊全,載體多樣;所謂精,是指室藏檔案要有保存價值,皆是精品,不能魚龍混雜。二是擴充內(nèi)容,豐富室藏。既要有反映本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的各類信息資料,也要有反映政治、經(jīng)濟、科技、文教、自然狀況、風土人情、名人軼事等方面的資料,樹立

3、系統(tǒng)和全面意識,提高檔案開發(fā)研究水準,拓展檔案利用群體,從而使檔案更好地服從、服務于社會,使其獨具的多重功能發(fā)揮得更趨完善。 二、調整服務工作重心,強化服務功能 根據(jù)農(nóng)場的中心工作,調整檔案工作服務重心,服務方式從被動向主動,從單一向靈活轉變。一是要及時了解社會需要,配合各部門的工作重點和社會熱點,抓住契機,提供有價值的第一手資料,做好服務。二是要結合對當前形勢的認識和把握,進一步采取分析討論、問卷調查等形式,注意觀察了解社會動向和今后的發(fā)展趨勢,預測未來形勢和潛在服務環(huán)境,使檔案服務工作更具生機和主動性。三是優(yōu)化室藏,完善檢索工具,把觀念的更新、服務水平的提高、服務方式的轉變放在優(yōu)化室藏、完

4、善檢索工具的過程中進行,并發(fā)揮其支配、帶動的關鍵作用,提高服務工作效益,達到事半功倍的最佳功效。近幾年,我們根據(jù)農(nóng)場檔案利用的需要,除編制統(tǒng)計臺帳、總目錄、分類目錄、案卷目錄、檔案室指南5種檔案檢索工具外,還編寫了專題指南、專題目錄、大事記、組織沿革、農(nóng)場簡介等。如:根據(jù)利用檢索的經(jīng)驗,人事任免、獎懲文件以編制人名索引為主;以單份文件提供利用為主的,獨立檢索意義大的文件選擇了文件級著錄;以案卷利用為主的,如黨紀案件材料、某些專題案卷則采取了案卷級著錄的方法;有些文件材料單獨利用往往不能說明問題,綜合在一起才能全面反映某個問題,采取了文件組合式著錄。四是注重收集分析利用效果。利用效果是對檔案利用

5、成效的最直接、最具體的反映,及時與各部門建立檔案利用信息反饋制度,對收集的信息按重要程度、效果大小分門別類,匯編成冊。幾年來,我們先后編制了各類人員獎勵名冊、科級以上干部任職情況統(tǒng)計、檔案提供利用實例效果匯編、農(nóng)場黨政領導職務變動情況統(tǒng)計等。并在此基礎上分析研究,通過小效益看到大作用,通過直接效益發(fā)現(xiàn)間接效益,探尋利用工作規(guī)律,發(fā)現(xiàn)服務工作中存在的問題,最大程度地發(fā)揮檔案價值,提高工作效益。2001年2007年累計接待利用者8620人次,利用檔案12150卷。在2004年場史編撰工作中,為各部門提供利用檔案1760卷次,并將有關表彰文件匯編成冊,提供給利用者。 三、穩(wěn)定人員,完善標準 檔案人員

6、穩(wěn)定是做好機關檔案工作的關鍵。機關檔案工作,既要為黨務和行政工作服務,又要為經(jīng)濟建設服務,沒有一支穩(wěn)定過硬的檔案干部隊伍,就會在一定程度上影響檔案工作的連續(xù)性,檔案信息資源得不到充分發(fā)揮。因此,把具有一定的政治素質、文化素質、業(yè)務素質、身體素質、熱愛檔案事業(yè),能全面勝任檔案工作的人員留在檔案部門,嚴把檔案人員進出關,做到保持相對穩(wěn)定,避免因頻繁更換人員給檔案工作造成不應有的損失。同時,建立獎勵競爭機制,建立能者上庸者下的競爭機制,把工作業(yè)績和檔案人員的切身利益掛起鉤來,調動其積極性,促進檔案工作的進步與發(fā)展。 四、把大規(guī)模的宣傳工作引向深入,堅持經(jīng)常 一是突出焦點、熱點進行宣傳。在檔案宣傳工作

7、中,要抓住群眾關心的焦點、熱點問題,進行廣泛宣傳,將獲得較好的宣傳效果。如:近幾年土地租賃、取暖費的收繳、工資待遇等一系列問題一直是被群眾關心的熱點問題,檔案人員及時將土地租賃合同情況、住宅樓實用面積以及涉及到勞動合同情況提供給相關部門作為依據(jù),企管部門把群眾最關心的問題一一向群眾公開,群眾最關心的、反映較大的問題,一但得到解決,事情本身就具有宣傳教育的效果。所以抓住有關檔案的熱點、焦點進行宣傳,效果更佳。二是為各部門服務,爭取社會力量協(xié)助宣傳。就目前情況看,檔案部門對其它科室而言,不是權威部門,比不上組織、計財、宣傳、企管等部門具有權威性,而這些部門業(yè)務上和檔案部門是有聯(lián)系的。如:組織部門對

8、干部的考核需要調閱干部檔案相關材料;計劃財務部門編制企業(yè)財務決算需要查找會計檔案;清欠辦清產(chǎn)核資、清理欠款也需利用會計檔案;企管部門為基層企業(yè)制定承包合同,必須查找?guī)啄陙淼慕?jīng)營成果資料。檔案部門要主動為這些部門服務,主動為他們提供資料和檔案,爭取各部門和各級領導的支持和配合,擴大檔案宣傳的范圍,讓檔案走向社會,擴大影響,增強檔案的社會意識。三是把大規(guī)模的宣傳工作引向深入,堅持經(jīng)常。檔案法頒布實施以來,通過檔案部門的大力宣傳,社會檔案意識大大增強。把大規(guī)模的宣傳活動引向深入持久,就要制定出跨年度的宣傳規(guī)劃,變聲勢浩大的突擊性、臨時性的宣傳為廣泛、深入、細致有計劃持久的宣傳。逐步推動整個社會檔案意

9、識和檔案法制觀念的提高,由潛效應變?yōu)轱@效應。近幾年,農(nóng)場、社區(qū)利用多種形式開展檔案宣傳活動。通過開展檔案法知識、“檔案利用服務”等由機關面向普通群眾的法制宣傳活動,向全場發(fā)放宣傳材料2萬余份,張貼宣傳標語260條;通過利用一年一次的法制宣傳日,在電視上講授檔案法制知識;通過組織全場專兼職檔案人員近百人參加了檔案法規(guī)知識競賽活動。各種形式的檔案法制宣傳活動,促進了全場社會檔案意識和法治意識的進一步提高。 五、探索檔案人員繼續(xù)教育途徑,強化檔案干部隊伍的建設 檔案部門要增強競爭意識,必須通過繼續(xù)教育的途徑迅速提高檔案人員的素質,使檔案人員不斷地充實與調整自己,在競爭中發(fā)揮檔案部門的應有作用。一是在通過學習理論、學習專業(yè)技術、提高業(yè)務素質的基礎上,提高應用文寫作和新聞寫作能力,掌握公文寫作基本要求和寫作格式,掌握新聞寫