電大--2016年、電大《辦公室管理》2180試卷重難點資料小抄

1、辦公室管理復(fù)習(xí)題5在辦公室里，（ D ）的位置是上座。D靠并把信重新封好并退回去近窗戶26郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取一、單項選擇題6傳真機的使用哪一項是不對的？出郵件帶回辦公室，以下哪項事情與文員的工作1.辦公室，顧名思義，是辦公的場所。下列諸項（ B ）。 B隨時隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送要求不一致？（D ）。 D應(yīng)提高辦事效率，中 ( B )應(yīng)不屬于辦公室范疇。B.實驗室7在使用復(fù)印機的過程中，以下哪項內(nèi)容是不把取郵件與其他事一起辦2.請示是文員工作上有疑難，無法處理時，向上恰當(dāng)?shù)?？?A ）。 A接通電源可立即復(fù)印操作27郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個因素？司請求指示，或無權(quán)處理時，向上司

2、請求批準。8以下關(guān)于錄音機的使用哪一項是不適宜的？（D）。D愛好下面請示中 ( C )是不當(dāng)?shù)?. C.越級請示（ A ）。 A錄音時需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ ON”位28文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容3.以下關(guān)于辦公室職能的說法，那一種是正確置的打印順序應(yīng)該是（ C ）。 C姓名、部門、地的 ( C ) C.辦公室管理具有集中性和整體性9以下關(guān)于投影機的使用哪一項是不適宜的？址、國名5.郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪項因素(D ) D.愛（ D ）。 D應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護功能30以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是好10以下哪些不是文員在準備辦公用品時的職（ C ）。 C雙方有很多人時，可以交叉

3、握手10.以下餐巾的使用方法正確的是( B ) B.用來擦責(zé)？（ B ）。 B制造31文員在處理信訪工作時，由收信人（單位）嘴唇嘴角11以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪復(fù)信的情況是以下哪一種？（A ）。1.文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜一項是不適宜的？（ B ）。A初次寫信，或有過激言行的的( B ) B. 傳達可以根據(jù)上司主要意思，溶入自B讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品32文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的己對問題的意見12以下文員的工作順序中，哪一項是正確的？來信時，不應(yīng)（C ）。2.以下關(guān)于文員管理好時間的說法，哪一個是不（ B ）。 B文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機C處理信

4、件按照“分級負責(zé)、歸口辦理”原則，正確的 (D )智應(yīng)對的應(yīng)變能力進行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦D.把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去13文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一33在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪做項是不適宜的？（ D ）。項活動是不恰當(dāng)?shù)?？（C ）。3.有時應(yīng)上司要求，文員參與會見或會談，以下D可以按照文員自己的習(xí)慣進行工作C作會議記錄時離開會議室接聽電話哪些內(nèi)容不是文員的任務(wù) ( B ) B.發(fā)表意見14文員必須管理好自己的時間，以下利用時間34文員進行會議的計劃和準備時，不應(yīng)該做的4.傳真機最好用來傳送以下哪種郵件?( A )A.一的行為中哪一項是不適宜的？（C ）。是（

5、 B）。般的圖紙C每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓B什么日期、時間召開會議應(yīng)要考慮議題的緊5.文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的力急程度打印順序應(yīng)該是（ C ） C.姓名、部門、地址、16以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，35文員做會議記錄時，可以在會議記錄中國名哪一項是不適宜的？（ C ）（ C ）。 C與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一6.下列接受名片時唯一正確的做法是（A）A.C標(biāo)準的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個簽名致接受名片時要用雙手18文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪36會議中有時有人會要求把他發(fā)言的一段不作7.以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意一項是不適宜的？ （ B

6、 ）。B應(yīng)該有自己的記錄處理，這時文員應(yīng)（D）。的會議。（ B ） B.圓桌型個性，盡可能使別人服從自己D 征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機8.按照美國人類學(xué)家愛德華 ·霍爾博士對交往空19以下接打電話的行為中，哪一項是不適宜37上司決定參加某個會議時，文員不應(yīng)該間距離的劃分理論，45CM 120CM ，應(yīng)該是的？（ C ）。（A ）。A只在便箋上寫好會議名稱( A ) A.個人區(qū)C應(yīng)隨時使用手機在飛機上、飯店里、大劇39以下關(guān)于交互式電話會議的功能中，哪一項9.文員協(xié)助舉行宴會時，不用考慮（B ）B.有院等進行聯(lián)系是不具備的？（A ）。 A審查功能無休息室20以下哪個接打電話的行

7、為是不正確的？41文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時，以10.上司參加各種應(yīng)酬和會議，有時需要更換服（ A ）。 A受到通話對方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒下哪種做法是錯誤的？（D）。 D如果上司裝，文員應(yīng)（ A ） A.通知上司家人把衣服送達相對回擊出差，可以在他回來的當(dāng)天安排約會1以下哪點不是辦公室事務(wù)管理的特征？21文員在接打電話時，正確的做法是42文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情（ B ）。 B決策性（ B ）。 B在電話機旁隨時放著電話記錄單和況應(yīng)避免？（D ）。2辦公室布置要注意 （ D ）。D各種溝通、筆，一有留言就能立即記錄下來D日程安排計劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，保密22以下

8、文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項是不可以廢棄3文員在進行辦公室布置時，以下哪些行為是適宜的？（ B ）。 B打出電話，而對方無人43在某些情況下，文員在安排日程計劃表時可不適宜的？（ C ）。接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話能獲得上司的完全信任，取決于兩點：一是掌握C較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，23以下哪些標(biāo)準不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守足夠的知識，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有用標(biāo)簽貼在各種物品的下方的？（ C ）。 C按私人公務(wù)標(biāo)準分揀（ B ），了解要求約會者的心理。B說話的4以下關(guān)于文員對辦公室布置的情況，哪一個24文員在拆郵件時，不正確的做法是（A）。技巧是錯誤的？（ B ）。A

9、拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開44以下關(guān)于確認上司日程安排計劃的行為中，B辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，25文員如果誤拆了非本公司的信， 應(yīng)該（ A）。哪一項是不適宜的？（A ）。東西可放得滿一些A在信封上注明 “誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，A以電話方式?jīng)Q定面談或開會的重要預(yù)定計劃，不用再以書面形式確認頁確實是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這10文員代替上司傳達不利消息時，因為當(dāng)這個45文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準備工是（ A ）。 A. 騎邊章信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。因為上作，以下哪一項是不適宜的？（ B ）。 B代65值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情？司震怒，

10、自己轉(zhuǎn)達口信的語氣也應(yīng)該變成上司的替上司制定約會計劃（ A ）。 A簽發(fā)文件語氣。（ × ）46以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項是不適66文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料11如果文員要找的人是一位比上司地位高的人宜的？（ D ）。 D不一定要弄到確認旅館預(yù)是（A ）。A下級單位報送的報告，統(tǒng)計報表等或尊長，你跟對方的文員說完之后就應(yīng)該叫上司訂的傳真或其他書面形式的證明67以本單位與外單位就某些問題的往來文書為接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電47上司出差，文員預(yù)訂機票時，以下哪一種做標(biāo)準立卷。如問函與復(fù)函等用（ A ）。話，讓上司直接與對方通話。 （ ）法不正確？（ D

11、）。 D不必提前在取票前或A. 按通訊者特征立卷12文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜出發(fā)前再用電話予以確認68文書立卷歸檔要求遵守一定的制度，包括以歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在48照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不正確下方面（ B ）。 B歸檔范圍、歸檔時間、歸檔報刊架上供大家閱讀。（ ） 11.小辦公室的配的？（ D ）。耍求置，打字、復(fù)印間應(yīng)離上司辦公室稍遠一D 應(yīng)酬需要更換衣服，這是上司個人的需要，69文書立卷的歸檔制度包括三方面： 歸檔范圍、些。()不必給予協(xié)助（ A ）和歸檔要求。 A歸檔時間13文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能頻49以下關(guān)于名片的使用方式，哪

12、項是錯誤的？70.為了防止辦公室出現(xiàn)" 瓶頸現(xiàn)象 " ，下列做法繁的聯(lián)系集中起來分批進行。 （ ） 14文員（D）。中，哪項工作應(yīng)該改進( D ) D. 工作人員工作盡在工作時間如需要補妝， 應(yīng)隨時隨地進行。（ × ）D 各自只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的可能專門化、單一化15文員在工作時間如需要補妝， 應(yīng)該去洗手間。50文員遇到對方遞送的名片上有較罕見的字，71.文員在收取郵件時，不正確的做法是 ( D ) D.（ ）應(yīng)（D）。D請教對方“可否請問一下，這為提高辦事效率，應(yīng)帶著郵件去辦理其他事情16男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相個字怎么念？”73.在辦公室

13、的布置方面， ( A )的位置是上座。 A.握。（×）51以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項是比離入口最遠17按英美國家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站較適宜的？（ D ）。 D穿著短裙的下蹲姿勢，74.在公務(wù)專用信件書寫禮儀方面， 一般在收函單起來與來訪者講話。（ × ）應(yīng)跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時慢位或個人稱呼后習(xí)慣用 ( D )。D." 臺安" 、"鈞安"18如果需要與來訪者確定會面時間，應(yīng)先征求悠悠地彎下腰76.對新情況、新問題，無章可循時，上司又沒有來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這52社交場合很講究次序禮儀

14、，一般（ B ）。明確的指示，文員可參照有關(guān)政策，作出合乎情一時間有空，就可答應(yīng)下來。（ × ） 19如果會B以右為尊理的處理。這是采用的 ( C ) 方法。 c.變通客室的門是拉開的，文員進入會客室后，才能讓53當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)77. 文員在為上司篩選電話時，以下做法不正確客人進入。（ × ）（D）。D查證消息的可靠性的是(D)20如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進入55以下說明宴會的種類與形式的內(nèi)容，哪一項D. 來電者尋找你的上詞， 應(yīng)弄清對方的身份再通會客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以是正確的？（ C ）。報上司輕盈的步伐進入室內(nèi)，輕輕關(guān)上

15、門。 （ ）C工作餐是非正式宴請形式，早、午、晚舉79文員必須管理好金錢，學(xué)會節(jié)約開支，以下21如果會客室的門是推開的，文員應(yīng)先小步走行均可行為中哪一項是不恰當(dāng)?shù)模?A ） A. 最好到價格進會客室，等客人進入后，再輕輕關(guān)上門。56以下關(guān)于文員的宴會禮儀中， 哪一項是正便宜的商店去購買，質(zhì)量并不重要；（ ） 22介紹地位相同的人時，應(yīng)按照到職確的？（ D ）。 D吃西餐時用左手把湯盤靠二、判斷題的先后，先介紹新進的職員；若同時到職，就先近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向1辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕介紹年紀較輕的人。（ ）外舀去制度。（ ） 2辦公室的燈光照明要避開自然23文

16、員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹57以下餐巾的使用方法是正確的光，最好用人工燈光。（ × ） 3在陽光明亮的地位低的人。（ × ）（C）。C用來擦嘴唇嘴角教室和會議室內(nèi)使用投影機，效果不受影響。24文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較59以下文員應(yīng)遵守的參加宴會的禮儀中，哪一（ × ） 4沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)親近的人開始介紹。（ ）項是不適宜的？（ C ）。容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的25同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介C. 未用完一道萊時，應(yīng)將刀叉平行排放在盤了日志的事項是否一致則是典型的工作。紹。（）上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向

17、內(nèi)（ ） 5文員第一次做一項工作時應(yīng)該快一26如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次61以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中，哪一項不適宜？些，如果錯誤可以再做一遍。 （ × ）會議紀要的打印件存放進一個會議文件夾，如果（B）。B由過程先說6善于合作指每一個文秘人員都要謙虛、謹慎，以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實某一天你曾62接受忠告的正確反應(yīng)是（ D ）。 D切勿感對同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。給某人安排了某件工作等。（ ）情用事（ × ） 7文員對支票管理要謹慎，支票簿與印27為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便63辦公室人員在社交活動中應(yīng)如何選擇話題，章應(yīng)該一同鎖入抽屜。

18、 （ × ） 8文秘人員對的安排是在同一家賓館為與會者預(yù)定房間，只要哪些是屬于合適的話題？（ A ）。 A有共同利上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應(yīng)弄清有多少人數(shù)即可。（ × ）益的話題該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。 （ × ） 9文28假如上司不準備參加某個會議，應(yīng)立即將會64將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減議通知丟掉，以免干擾其他事情。 （ ×）末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各少，以個人的口吻來轉(zhuǎn)達。 （ × ）29如果會議氣氛緊張，且對上司立場不利時，文員可借奉茶為名，態(tài)度

19、和藹，輕柔緩慢地端出48不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議件，隨時按類目上的對應(yīng)條款歸人卷內(nèi)，即為年茶點，以消除緊張的氣氛。 （ ）論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣。 （ ）終歸卷工作。（ × ）30會議租用的設(shè)備，文員必須確保賓館（或其49用叉、匙進食西餐時，可將餐具的整體放人69.辦公室工作人員對工作認真負責(zé)的主要表現(xiàn)他供應(yīng)者）把所需用設(shè)備都送過來，并在會議開嘴里，或用舌頭去舔。（ × ）就是 " 樣樣事必躬親 "。（ × )始前有足夠的時間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由文員具50宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便70.兩個電話鈴?fù)瑫r響時， 文員要同時

20、對兩個電話體操作和負責(zé)。（ × ）客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補發(fā)請柬講話。（ × )31代表會議依法定期召開，與會代表必須達到了。（×）71.上下級之間握手， 下級先伸手后， 上級才能相法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細核對出席人51無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會的地點、時間、握。（ ×)數(shù)。（）形式。請?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)” ，便表示穿無尾72.文員應(yīng)有效利用時間， 可以把重要工作如寫報32如果上司一年之中交往很多，但很難記住每正式禮服。（ ）告等與其他工作安排在一起去做。 ( × ) 73.日常一個人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料52雞

21、尾酒會一般要安排好座次，在請柬上注明交往中的上下級角色關(guān)系不應(yīng)談化。 ( × ) 74無輸入電腦，準備交往提示文件。 （ ）對著裝的要求。（ × ）論是什么樣的文本和圖表幾乎都能通過傳真發(fā)33受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自53口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所送，因而文員傳遞信息應(yīng)首選傳真。 ( X ) 75. 辦己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指不同，對上司或長者說話，應(yīng)文雅些；對一般同公室桌、椅，特別是客人的椅子應(yīng)放在直對光源示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后事或顧客說話，就可通俗。 （ × ）的地方。( ×)再作決定。（

22、 ）54要發(fā)問或有意見時，應(yīng)該等上司說完話之后76.請示與報告可以合并使用， 如"關(guān)于 xxxx 問題34如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復(fù)的情形，再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采的請示報告 "。( × )就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。用，應(yīng)說服上司。（ × ）77辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了有利于保（ × ） 35上司自己安排的約會忘了事先告訴55如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的密工作。（ ）你，出現(xiàn)約會沖突，解決方法是讓上司先見他自人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因為78小辦公室的優(yōu)點是節(jié)省空間，空氣流通，聯(lián)

23、己安排的那一位。（ × ）拒絕而發(fā)生不必要的困擾。 （ × ）系36文員因為已經(jīng)打過電話，并給對方留了言，56合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同方便。（ × ）即是已經(jīng)完成任務(wù)了。 “做過某項工作”和“完利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話79對于緊急而重要的事，文員應(yīng)作書面請示，成某項工作”是完全相同的。 （ × ）題。（× ）留檔備查。（ × ）37對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在57凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通80文員在接聽電話時，如果投訴者無端辱罵，信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。知有關(guān)單位。（

24、 × ）可把他使用的字眼寫下來，以做證據(jù)，再慢慢地（ × ） 38假如對方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，58監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方向他解釋：“鄧先生，如果你一直說臟話，我就除非有相當(dāng)?shù)拇_認，文秘人員切不可獨斷地拒蓋章。（× ）沒有辦法再跟你談下去了。 ”（ ）絕，應(yīng)該問明上司的意思，因為或許那是件必須59介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空81女性文員應(yīng)留短、薄式的發(fā)型，以免妨礙工取消原定約會的重要事情。 （ ）白介紹信。（ × ）作。（×）39拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上60值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班82如果

25、兩位來訪者均未預(yù)約，應(yīng)該按照先來后你的名片，以作通報。（ ）日志，直接解決不了的問題要報請領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)到的原則引見給上司。（ ）40當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時，就把它當(dāng)交有關(guān)部門處理。（ × ）83文員對于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解61面對突發(fā)事件，值班人員有時在領(lǐng)導(dǎo)人未指等交接班后再報告上司。 （ × ）決私人的事務(wù)。（ ） 41即使是上司私人的示前就要采取臨時應(yīng)急措施。 （× ）84文秘人員對上司主要工作的輔佐主要有提神應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂意地去協(xié)助。62辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、醒腦的服務(wù)、私

26、事方面的協(xié)助、財物管理及其他（ ）請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責(zé)活動。（）42如果是沿著人行道走，兩個人并行， “尊貴任制度。（ × ）三、簡答題的位置”是在右邊，三個人并行，則在中間。63列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時，由22.請簡單說明提高會議效率的一些基本做（ ） 43文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以制文機關(guān)確定密級和保密范圍，密級和保密期限法? 答： 1.遵循法律法規(guī)； 2.合理確定會議目標(biāo)；內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。的變更和解密。（ ）3.確定必要的與會者； 4.減少會議數(shù)量； 5.縮小會（ × ） 44女性文員坐下后，臀部在椅子上只

27、64注辦是指文秘人員在文件處理單上或文議規(guī)模； 6.簡化會議程序； 7.縮短會議時間； 8.坐三分之二，后背離椅面有一個拳頭大小距離。尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。 （ ）控制會議經(jīng)費； 9.分析會議成本。（ ）65檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦21.文員在處理上司指派的工作時， 首先要仔細制45當(dāng)與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，理完畢、具有保存價值的文書。 （ ）定計劃，簡要說明制定計劃時應(yīng)注意的幾個要或因事中途離坐時，都要招呼一聲。 （ ）66即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的點。 答： (1)充分了解即將開始的工作內(nèi)容 ; (2)46交際應(yīng)酬要講求時效， 若時機錯過再來補救

28、，密級、期限。（ × ）思考以什么方法進行效率會最佳 ; (3)上司分派兩不但無法表達誠意，還會破壞彼此關(guān)系。67文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案項以上工作日才，必須為工作排定優(yōu)先順序。（ ） 47宴請的菜譜應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，室集中保管，稱為“歸檔” ，有歸檔范圍和要求，1什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)怎但必須有反映我國傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺但沒有期限。（ × ） 68文秘人員或文書人員依樣運用受意方法？等烈性酒。（ × ）照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文答： (1)受意是文員接受和領(lǐng)會上司意圖。(2)一種是直接受意，另一種是間接受意。

29、(3)文在日程安排計劃表上。還應(yīng)該準備約會所需要的所說的事項中，最想說什么，以邏輯分析自己的員要善于領(lǐng)會上司意圖，按上司意圖辦事。但要文件資料。意向，并對目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等，抓防止把上司醞釀過程中的意圖當(dāng)作上司的授意，（ 5）周一早上、周末、即將下班之前、午餐前住重點；把上司的質(zhì)疑、設(shè)問誤認為上司的指示。 要做到：后不要安排約會；（2）說服時，要盡量具體客觀，使對方產(chǎn)生了備好記錄本，記錄下指示要點。注意傾聽，用心（ 6）對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗解的動機；判斷指示的用意。必要時可以提問，直至明了意教意義的日子不要安排約會；（3）偶爾也需要引用某些權(quán)威人士、專家的意圖為止，但

30、不要打斷談話。如有不同意見，可以（7）公司有重大活動的那一天不宜安排約見，或者用圖表、資料、經(jīng)驗談等等；公開提出，但要言之有理， 并要注意方式、態(tài)度。會； （8）地點選擇對方比較方便的地方，還應(yīng)（4）要具體了解對方的立場和意向，先注意聆接受指示后，要不失時機地貫徹實施?？紤]約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要聽對方所說的話，切勿以自己主觀的方式進行談2文員進言是指什么 ?進言具有什么作用 ?方法就餐等因素。話。要掌握對方不能了解的地方， 努力加以說服；和要求是什么？5文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些（5）主動發(fā)問，了解對方的想法，對方有關(guān)信答：(1)進言是指文員主動對上司提出意見、 建

31、議、提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？息的種類和數(shù)量，以及背景如何等等；批評或規(guī)勸；答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)。（6）以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言，不要使(2)參謀作用； (3)補缺作用； (4)增進關(guān)系作用；電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報用另對方反感的言詞；(5)適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的警系統(tǒng)、一周計劃以及其他提示事項，文員應(yīng)該（7）讓對方打開心扉，使對方對自己的看法產(chǎn)事；隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信生興趣（讓對方認同自己） ；(6)適時?？紤]時機； (7)適地?？磮龊?；息。 人工提示系統(tǒng)的做法： 設(shè)置基本辦公日程（8）不可傷害對方的自尊心。(8)適度。要

32、注意掌握分寸。表、固定活動日期一覽表、使用提示性備忘錄、10單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有3來信受訪的范圍包括哪些 ? 受理與處理的程序準備約會表、準備特殊提示卡、準備交往文件。哪些規(guī)定？和基本要求是什么？6文員所作的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事答： (1)單位印章、套印章；答：(1)受理的范圍是：國家機關(guān)、主管部門或新項？（2）鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章；（3）刻聞單位轉(zhuǎn)來的信件；職工、群眾直接給機關(guān)、單答：（1）會議名稱；制公章有兩種情況；一種是由上級主管機關(guān)刻制位領(lǐng)導(dǎo)的信件。（2）會議記錄人的姓名、蓋章；頒發(fā)；(2)及時拆封。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其（3）時間（開始時間、

33、結(jié)束時間） ； （4）會議（4）另一種由法人代表申請，經(jīng)主管部門批準，他書寫內(nèi)容的地方。對急信、要信，或有過激言地點； （5）議題；公安部門登記后由專門刻制廠刻制；語的來信，要處理及時，報告上司，還要以有效（6）主持人、主席； （7 ）出席者名單；（5）公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其方式通告有關(guān)單位緊急處理。拆開后在裝訂時，（8）會議的經(jīng)過情形及結(jié)論； （9）相關(guān)的資料；他印章也應(yīng)專人專用；信紙在前、信封在后，要一并裝訂。（10）下次會議預(yù)定日期。（6）加蓋公章，是哪一級的公章，須經(jīng)哪一級(3)認真閱讀。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色7提高會議效率可以有哪些做法？的負責(zé)人批準，并審核簽名

34、；筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點，或在信紙的空白處注答：遵循法律法規(guī)、合理確定會議目標(biāo)、確定必（7）將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、明“參閱某卷宗 或“可與前信印證”等。提要的與會者、減少會議數(shù)量、縮小會議規(guī)模、簡領(lǐng)用人、蓋章人等項詳細登記；供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料。化會議程序、縮短會議時間、控制會議經(jīng)費、分（8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、(4)逐項登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單析會議成本。完整，不歪斜、更不能顛倒；位或住址、寫信時間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要8文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，（9）凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須求、收信單位 (人)以及承辦后的情況、結(jié)果和

35、立有什么要求？ 答： (1)不要失去報告的適當(dāng)時機。加蓋單位公章方能有效。卷存檔號等詳細記載， 便于統(tǒng)計、查找和催辦。報告時機原則上最好是在完成被指示工作之時，11按照 2000 年國務(wù)院行政機關(guān)公文處理辦(5)認真處理。處理信伺：應(yīng)該按照“分級負責(zé)、但有時也要在尚未完成之時先作期中報告。有時法的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾歸口辦理”的原則，進行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。因上司太忙，不妨預(yù)先約好時間。種？ 答：（1）命令（令）；(6) 及時復(fù)信。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措(2)不要弄錯報告對象及順序。 要直接向指示工作（2）決定；施，增加職工群眾對組織的信任。復(fù)信可采取收的人 (上司 )報告

36、；（3）公告；通告； （4）通知；通報；（5）議信人 (單位 )復(fù)信，或承辦人 (單位 )復(fù)信兩種方式進(3)報告的順序基本上是先說結(jié)論， 接著依照必要案； （6）報告； （7）請示；行。說明理由及經(jīng)過，如： “結(jié)果是這樣，理由有三（8）批復(fù)；意見；（9）函； （10）會議紀要。4文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時應(yīng)注意個，一是 , ?！?2公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項哪些要點？決定時間、地點時要注意什么？答：（4）一定要簡短、扼要、流暢；(5)如報告目。（1）要獲得上司的許可；過于復(fù)雜，應(yīng)事先以 5W2H 的原則檢查是否有遺答： (1)版頭、發(fā)文字號、印刷順序號。（2）如果用寫信的方

37、式，在等到對方收到信后，漏；(2)密級、緊急程度。 (3)簽發(fā)人姓名。(4)公文再怛大會給對方的文秘人員以確認；(6) 如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明標(biāo)題。 (5)主送機關(guān)。 (6)正文、附件。（3（要正確告知對方赴約者的姓名、職務(wù)、目了，或者報告項目很多時，可以制作“報告?zhèn)渫?7)發(fā)文機關(guān)、成文日期、機關(guān)印章。(8)注釋、的、時間、地點、方式（早餐會、餐會等）、所錄”提出來。閱讀 (發(fā)送)范圍。 (9)主題詞。需要的時間等等；9辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應(yīng)(10)抄送單位、印發(fā)說明。（4）約定好以后，一定要向上司匯報，并填寫該怎么做，要領(lǐng)有哪些？ 答：（1）清楚地知道在13

38、文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文處理過程。 請說明這一系(2)令人不快的話題。過于敏感的話題。(3)自己來賓； (6)商議日程； (7)安排會談； (8)陪同參觀；列過程。不甚熟悉的話題?？湟约旱脑掝}。(4)庸俗的、(9)送別客人； (10)接待小結(jié)。答：（1）擬稿；色情的話題。 (5)不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。24.某中外合資公司總部德方總經(jīng)理來訪， 恰逢生（2）核稿；是指以擬稿人員的上級負責(zé)人對初17.簡要說明會議紀要的概念， 會議紀要有什么作日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應(yīng)如稿的審查和核實。用?形式是怎樣的 ?何辦 ?要考慮哪些因素 ?（3）簽發(fā)；是指機關(guān)

39、領(lǐng)導(dǎo)人員對文稿的最后審答：會議紀要是用來記載、傳達會議情況和議定答：(1)清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格定、簽字發(fā)出。事項的一種正式公文。它是在會議記錄的基礎(chǔ)上習(xí)慣等； (2) 征求上司意見或同意，在允許的錢款（4）編號；已經(jīng)簽發(fā)的文件，由文秘人員統(tǒng)一概括、提煉而成，擇要反映會議的精神和情況。額度范圍內(nèi)選購禮物； (3)比較合適的生日禮物是編排發(fā)文字號。會議紀要具有溝通情況、交流經(jīng)驗、統(tǒng)一認識、有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；(4)（5）繕??；對已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進行謄清、指導(dǎo)工作的作用。贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用復(fù)印或排版印刷?？梢杂糜谙蛏霞墔R報會議情況;也可以分

40、發(fā)給平精美包裝紙重新包裝一下； (5)附上賀卡寫上中國（6）校對；指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣級或下屬單位，以傳達會議精神和議定事項，或公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。按定稿核對校正。要求與會單位共同遵守、執(zhí)行。23.文員面對所謂 " 有問題 " 的來訪者一般是怎樣（ 7 ）用??；是指在完成的文件上加蓋機關(guān)印有兩種形式：的 ?文員應(yīng)如何應(yīng)對 ?章。 （8）登記； （ 9）分發(fā)。指對準備發(fā)出的(1)議決性會議紀要。是與會者經(jīng)過商議，對某些答：(1)固執(zhí)任性的來訪者。 死攪蠻纏、出言不遜，文件進行分裝和發(fā)送。問題作出致決定，需要共同遵守、執(zhí)行時寫下文員應(yīng)毫不妥協(xié) (但要

41、注意禮貌地反復(fù)進行解14什么是文書的立卷特征 ?通?？梢园凑漳膸椎奈淖忠罁?jù)。釋并提出建議。堅持說你沒有權(quán)利更改規(guī)章制種特征立卷？(2)周知性會議紀要。用于傳達會議情況，傳播信度?？杀ＷC :如果對方寫信給上司， 上司一定會看答：(1) 文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征息、交流經(jīng)驗而作的紀實性文件。到這封信。組合成案卷，稱為“立卷特征” ；18.簡要說明會議紀要有什么作用?有哪兩種形(2)進行威脅的來訪者。悄悄地告訴老板，打電話(2)按問題特征立卷； (3)按作者特征立卷；(4)按式? 答：會議紀要具有溝通情況、交流經(jīng)段、統(tǒng)保安部門，不要與蠻橫無理、可能帶來危險的來文種特征立卷； (5)按時間

42、特征立卷；一認識、指導(dǎo)工作的作用。訪者直接沖突。(6)按地區(qū)特征立卷； (7)按通訊者特征立卷；(8)可以用于向上級匯報會議情況；也可以分發(fā)給平(3)情緒激動的來訪者。如果來訪者是男性，女文在運用六個特征立卷時，需要運用兩個或兩個以級或下屬單位，以傳達會議精神和議定事項，或員應(yīng)該找男的幫忙 如果是女性，女文員可能會使上的特征組合每一個案卷。要求與會單位共同遵守、執(zhí)行。她平靜下來 ;如不行，找一個成熟的女同事來幫15、什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕法有哪有兩種形式 :忙。幾種？一般應(yīng)怎樣做？(1)議決性會議紀要。 (2)周知性會議紀要。(4)騙人的老手。他們介紹的產(chǎn)品或服務(wù)價格低答：文員的擋駕

43、方法是指：對于上司不必要接見四、設(shè)計題得離譜 公司經(jīng)營時間不長 個人或公司沒的來訪者，不必要參加的邀請性活動，不想接聽1小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各有通訊地址，或電話號碼有疑問。必須保護公司的電話，由文員出門阻擋或謝絕。文員沒有必要種文件柜、儲物架、書報架，辦公室主任給她配和上司的利益。把真正原因告訴對方，只需要禮貌地、委婉第達置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機，還給了她新24.作為辦公室文員，在上司辦公室或接待室的整到阻擋或拒絕的目的即可。的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、理方面應(yīng)注意哪些具體事務(wù) ?主要的擋駕法有：參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨答：(1)清楚德方總

44、經(jīng)理的愛好、文化背景、性格（1）電話擋駕。上司不愿接的電話，文員要告水、復(fù)印紙 (2 刀 )，要求小李整理好辦公桌，把習(xí)慣等 ;(2)征求上司意見或同意，在允許的錢款訴對方，暫時不能接或上司不在，將內(nèi)容記下，東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)該怎么額度范圍內(nèi)選購禮物 ;(3)比較合適的生日禮物是轉(zhuǎn)告上司。上司不能接的電話，要另約時間，或做?有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品;(4)贈將內(nèi)容轉(zhuǎn)告。答： 1）電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機，送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精（2）來訪擋駕。先問清來由，判斷有無必要引右手做記錄，電腦放在右邊；2）新文件夾放需美包裝紙重新包裝一下 ;(5

45、) 附上賀卡寫上中國公見給上司，或先作請示。要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識條；司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。（3）會議、活動擋駕。對必必要的會議和活動，3）各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類3康橋賓館位于本市南京西路 45 號，是個中型文員要替上司委婉地謝絕。放在文具用品盒內(nèi)，參考書應(yīng)該放在桌子上面或賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備16.文員處于社交場合時， 引出的話題哪些是屬于伸手可以拿得到的抽屜里；4 ）公司印章放人辦在 11 月 15 日上午 9:00 到 12：00 召開全廠中層合適的 ?哪些是不合適的 ?公桌帶鎖的抽屜內(nèi)； 5）墨水放置在儲物架底層，干部大

46、會，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地答：(1)談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題。復(fù)印紙放在下面幾層。點就在康橋賓館的 12 樓會議室。這次會議由總(2)一般人喜聞樂見的話題。2安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品經(jīng)理辦公室負責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個(3)顯示地方或民族色彩的話題。牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人會議通知。他應(yīng)該考慮哪些問題？ 答：（1）會議(4)比較高雅的話題，如中外名著、展覽會等。 (5)工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團一行的名稱；（2）出席會議者的姓名或組織、部門的積極、健康的生活體驗的話題。風(fēng)趣、幽默的小10 人將于 8 月下旬來訪，商議合作的

47、具體事宜，名稱；（3）日期、時間（開始到結(jié)束的預(yù)定時刻） ；故事，元傷大雅的笑話。辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你（4）地點：（具體在幾樓幾號會議室） ；（ 5）議不合適的話題 :怎樣設(shè)計這個接待方案？ 答： (1)接受任務(wù)； (2)題（或者議事日程） ；（6 ）主辦者的聯(lián)絡(luò)處，電(1)應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。了解來賓； (3)制訂計劃； (4)預(yù)訂食宿； (5)迎接話號碼等；（7）開會所在地，建筑物名稱、 幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖） ；（8）注意事項、=19550(元)11文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品， 向他人是否備有餐點、有否停車場，或當(dāng)天應(yīng)備的資料贈送禮品，在處理這些事情應(yīng)考

48、慮什么，怎樣等。8旅行結(jié)束后，文員應(yīng)主要完成哪些工作，請做？ 答：1)在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為5麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競予以設(shè)計？周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專答： 1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送節(jié)、中秋節(jié)等； (2)還要清楚贈禮對象身份、 愛好、家座談會，對新產(chǎn)品進行評估，辦公室人員應(yīng)該上司審閱、簽字后向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預(yù)文化背景、性格習(xí)慣等； (3)在日歷上應(yīng)該清楚地如何準備和開好這次座談會？ 答：(1)座談會邀請支的出差費用。 (2)回到公司上班后， 應(yīng)將出差過標(biāo)明節(jié)日活動安排以引起上司的注意。時

49、間如何對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報。如果是與上司同取決于當(dāng)?shù)氐馁徫锃h(huán)境。 (4)還應(yīng)熟知以下規(guī)則：立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；(2)座談會以行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，小型為主，人數(shù)以七、八人為宜； (3)座談會上，司過目或批準， 然后存檔備案。 (3)盡快恢復(fù)正常只要用心為對方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。(5)要看對文秘人員應(yīng)與主持人密切配合； (4)主持人負責(zé)引工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完的工作。 (4)方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對導(dǎo)、組織，可不做記錄； (5)詳細的記錄應(yīng)由文秘把

50、在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記方。 (6)贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價， 并應(yīng)請人員在不引人注目的座位上去做； (6)座談會的時錄，以便將來有用。 (5)對在旅行過程中給予幫助商店用精美包裝紙重新包裝一下。(7)如果不是親間不必嚴格規(guī)定，可長可短； (7)會場應(yīng)準備些飲和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。感謝。名或附上名片、賀卡。 (8)文秘人員應(yīng)準備一張節(jié)6某個下雨天，在利達公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推9文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準備工作，日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示介會結(jié)束了。公司的大型會

51、議室有很各種會議用在準備國內(nèi)國際旅行時要考慮哪些項目？履行是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見、品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來哪些職責(zé)？ 答：(1)準備旅行計劃和旅館信息。 旅以及標(biāo)明價格范圍。 (9)為了避免所送禮物的重賓，為圓滿結(jié)束這次會議， 辦公室人員在會后應(yīng)行計劃表要說明出發(fā)和到達地點、是乘飛機還是復(fù)，文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一該做些什么工作？汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達的日期及時間、張卡片記錄。答：（1）要替搭車回去的人安排車子； （2 ）在接座位情況、旅館情況。12上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作， 德國以品待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯(2)制定約會計劃。約會計劃表包括：城市名和牌、技術(shù)入股，利用上海比較便宜的原材料和人領(lǐng)、冒領(lǐng)；（3）有留話時，切記務(wù)必傳達； （4）省 (州 )名