辦公室管理制度

1、巫溪縣紅池臘鮮食品有限公司辦公室管理制度第一章 總則第一條 目的。為進(jìn)一步完善公司行政后勤及人事管理流程，建立規(guī)范化的辦公室相關(guān)管理制度，提高管理水平和工作效率，使公司各項(xiàng)行政人事工作有章可循、照章辦事，特制定本制度。第二章 公文處理規(guī)定第二條 公司文件由辦公室部擬稿，經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)；業(yè)務(wù)文件由相關(guān)部門擬稿報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后由辦公室報(bào)總經(jīng)理簽發(fā)。屬于機(jī)密的文件，核稿人應(yīng)注明密級(jí)，并確定報(bào)送范圍。機(jī)密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。第三條 已簽發(fā)的文件報(bào)行政人事部由辦公室登記存檔，并按不同類別編號(hào)后統(tǒng)一登記下發(fā)，并填寫發(fā)文登記簿。文件由辦公室負(fù)責(zé)校對(duì)、審核后按要求的份數(shù)復(fù)印蓋章，并做好已發(fā)文件的留

2、底保管及備查工作。第四條 外來的文件由辦公室負(fù)責(zé)簽收，并于接件當(dāng)日填寫公文收文處理箋，呈領(lǐng)導(dǎo)批示后按批示要求送達(dá)有關(guān)部門，辦好文件閱辦；屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送，每一個(gè)簽批環(huán)節(jié)時(shí)間不得超過一天。辦公室追蹤相關(guān)責(zé)任人辦結(jié)情況，并整理歸檔。第三章 辦公用品的申購(gòu)、購(gòu)置和領(lǐng)用第五條 公司各部門所需的辦公用品，由部門填寫，各部門負(fù)責(zé)人簽署物品申購(gòu)單，報(bào)辦公室審批并安排采購(gòu)。涉及到辦公用的機(jī)器設(shè)備等固定資產(chǎn)還需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，按照公司采購(gòu)管理制度指定專人采購(gòu)。第六條 辦公用品購(gòu)置后，由采購(gòu)人持購(gòu)貨發(fā)票、清單、采購(gòu)物品到庫(kù)管處辦理入庫(kù)。憑簽準(zhǔn)的物品申購(gòu)單、購(gòu)貨發(fā)票、庫(kù)管開具的入庫(kù)單，按公司

3、財(cái)務(wù)管理辦法的規(guī)定流程簽字報(bào)銷，手續(xù)不全者，財(cái)務(wù)不予報(bào)銷。第七條 申購(gòu)部門或領(lǐng)用人領(lǐng)取辦公用品，需填報(bào)領(lǐng)料單，經(jīng)申購(gòu)部門負(fù)責(zé)人簽字同意，交辦公室辦公用品管理人員按庫(kù)存核查后簽字，再交庫(kù)管出開具出庫(kù)單，方可領(lǐng)用。為方便領(lǐng)用和管理，各部門應(yīng)根據(jù)需要每半月到辦公室集中辦理一次辦公用品的領(lǐng)用，集中領(lǐng)出的辦公用品需各部門安排人員統(tǒng)一管理，并做好部門領(lǐng)用記錄。第八條 辦公用品只能用于辦公，不得挪作他用或私用, 費(fèi)用由財(cái)務(wù)部進(jìn)行部門分?jǐn)偅{入各部門辦公費(fèi)用，辦公室對(duì)各部門辦公費(fèi)用支出進(jìn)行考核。第九條 各部門領(lǐng)用的辦公用品，如筆、筆芯、鼠標(biāo)、鍵盤等消耗性辦公用品，自第二次開始領(lǐng)用時(shí)，除需經(jīng)過上述領(lǐng)用流程以外，

4、必須憑舊品換領(lǐng)新品，各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守，辦公室須嚴(yán)格執(zhí)行本條規(guī)定。第四章 印章管理制度第十條 公司印章實(shí)行分類保管，公司公章、合同專用章由總經(jīng)理指定辦公室專人進(jìn)行管理，公司財(cái)務(wù)專用章、由會(huì)計(jì)保管、法人章及總經(jīng)理私章由出納保管。上述印章實(shí)行專人保管、專人使用，任何部門、人員不得借用上述印章，違反規(guī)定造成的后果由印章保管人負(fù)責(zé)。保管人必須嚴(yán)格履行用印登記手續(xù)進(jìn)行登記備案。第十一條 辦公室用章、收貨章等其他的專用印章由其相關(guān)使用部門自行使用和安排專人保管，各部門負(fù)責(zé)人對(duì)其保管使用情況進(jìn)行監(jiān)管，并負(fù)主要責(zé)任。第十二條 公章及專用印章保管人員要明確職責(zé)，印章要進(jìn)入保險(xiǎn)柜或鐵皮柜牢固加鎖，確保印章的安全，防

5、止印章被盜用或丟失。丟失印章、違反規(guī)定使用印章或印章被盜用，要追究保管人員的責(zé)任。第十三條 無特殊情況使用印章要在辦公室內(nèi)，因工作需要必須將印章攜帶出單位以外使用的情況，必須要經(jīng)過總經(jīng)理的許可，并且印章不能脫離印章保管人員的監(jiān)督。若公司公章或重要印章出現(xiàn)異常，應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，必要時(shí)應(yīng)該報(bào)告公安機(jī)關(guān)協(xié)助處置。第十四條 印章保管人員在用印時(shí)應(yīng)慎重，應(yīng)審閱、了解用印的內(nèi)容，不能不看內(nèi)容就盲目蓋印。對(duì)于公章及合同專用章等重要印章的使用要求每次用印時(shí)，印章保管人員必須要求用印人員在印章使用登記表上辦理登記手續(xù)，對(duì)于重要文書用印還需要履行用印審批手續(xù)。第十五條 公司紅頭文件，內(nèi)部文件、上行綜合性匯報(bào)材料、

6、項(xiàng)目申報(bào)材料、人事證明等應(yīng)由公司辦公室主任審批方可用?。环稍V訟類文件需加蓋公章的、公司的對(duì)外的財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、審計(jì)報(bào)表、公司對(duì)外重要合同、合作協(xié)議的公章用印或合同專用章用印須由總經(jīng)理審批確認(rèn)后方可用印。第五章 車輛管理制度第十六條 公司車輛均由辦公室管理和調(diào)度。原則上公司車輛必須按規(guī)定停放在公司院內(nèi)，一般不允許在外過夜。因保管不善造成車輛被盜、損壞而無法理賠的損失，由駕駛員和相關(guān)責(zé)任人共同承擔(dān)部分賠償責(zé)任。第十七條 公司車輛由指定的專職或兼職駕駛員保管和駕駛，駕駛過程中如果出現(xiàn)交通事故、違章責(zé)任在我方之罰款和修理費(fèi)用（無法理賠的部分），以及因違章駕駛造成的扣分，原則上由駕駛?cè)藛T自行承擔(dān)。

7、如遇特殊情況，經(jīng)總經(jīng)理特批，可報(bào)銷部分費(fèi)用。第十八條 車輛使用實(shí)行派車制度，由辦公室統(tǒng)一調(diào)度安排方可使用。使用車輛按照以下程序進(jìn)行：（一）部門填寫派車單提出用車申請(qǐng)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可后交辦公室根據(jù)行車路線及具體情況安排車輛。（二）駕駛員在接到核準(zhǔn)的派車單后方可出車，并按批準(zhǔn)的行車路線和目的地行車。（三）駕駛員在出車和返回后登記行車情況記錄表，包括填寫公里讀表數(shù)與使用公里數(shù)，以及相關(guān)費(fèi)用。（四）駕駛員交接應(yīng)核對(duì)行車情況記錄表的公里數(shù)記錄是否完備，是否與實(shí)際讀表數(shù)一致，未記錄清楚的，可拒絕接車。（五）駕駛員未按規(guī)定認(rèn)真填寫行車情況記錄表，發(fā)現(xiàn)一次扣罰5元，第二次扣10元，發(fā)現(xiàn)3次以上警告一次。第

8、十九條 車輛的保養(yǎng)。由駕駛員填寫車輛保養(yǎng)（修理）單，經(jīng)辦公室核準(zhǔn)后送公司指定保養(yǎng)廠定期進(jìn)行，新車前兩次可以按每5000公里進(jìn)行例行保養(yǎng)，其后的定期保養(yǎng)可以8000-10000公里保養(yǎng)一次。 第二十條 車輛的維修。保修期內(nèi)駕駛員需根據(jù)車輛需維修的情況提前填報(bào)車輛保養(yǎng)（修理）單，經(jīng)批準(zhǔn)后可到4S店直接修理。如出現(xiàn)車禍等情況，按照保險(xiǎn)公司的要求到指定維修廠進(jìn)行維修。超過保修期的車輛需要維修的，駕駛員需根據(jù)車輛需維修的情況提前填報(bào)車輛保養(yǎng)（修理）單，經(jīng)辦公室批準(zhǔn)后到公司指定修理廠進(jìn)行維修。車輛大修或更換超過5000元的零件時(shí)，必須總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可進(jìn)行維修。第二十一條 車輛加油前期采用憑票報(bào)銷的辦法進(jìn)行

9、，駕駛員可先借備用金1000元用于加油，每周憑行車情況記錄表和加油發(fā)票，按公司財(cái)務(wù)管理辦法報(bào)銷流程進(jìn)行報(bào)銷。后期可采用加油卡充值的方式加油。駕駛員必須嚴(yán)格自律，不得將用于購(gòu)買飲料、食物等費(fèi)用開入加油發(fā)票，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)處退回消費(fèi)金額后罰款200元的處罰，發(fā)現(xiàn)第二次勸其離職。第七章 辦公室相關(guān)管理規(guī)定第二十二條 本章規(guī)定適用于公司所有辦公室。公司所有辦公室均為無煙辦公室，公司員工不能在辦公室內(nèi)吸煙，違法規(guī)定者，發(fā)現(xiàn)一次扣罰5元、第二次10元，發(fā)現(xiàn)三次全公司通報(bào)批評(píng)一次，扣罰50元。第二十三條 辦公室嚴(yán)禁大聲喧嘩，吵鬧、嚴(yán)禁閑聊和傳播是非,營(yíng)造良好的工作環(huán)境和氛圍，不得脫崗、竄崗，未經(jīng)許可，員工不得隨意

10、進(jìn)入其他辦公室，特別是辦公室、財(cái)務(wù)室等有重要文件資料和票據(jù)的房間。第二十四條 不準(zhǔn)打聽、窺視人力資源、財(cái)務(wù)等保密性文件、報(bào)表。對(duì)了解的信息做好保密工作,尊重別人隱私和公司制度；做到不聽、不問、不傳，違者發(fā)現(xiàn)一次處以警告、第二次勸其離職。 第二十五條 辦公室傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等公用物品，使用時(shí)請(qǐng)注意使用方法，不能粗暴使用，因使用人原因造成的機(jī)器損壞，由該使用人負(fù)責(zé)維修并支付費(fèi)用，并扣罰50元。第二十六條 公司電腦專人使用，做好保管措施。上班時(shí)間不得使用電腦玩游戲、聊天,上網(wǎng)瀏覽及下載與工作無關(guān)的內(nèi)容，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)每次扣罰5元，第二次扣罰10元，一個(gè)月內(nèi)被扣罰超過3次，按50元/次扣罰。第二十七條 公司電

11、腦及網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一由專業(yè)機(jī)構(gòu)維護(hù)，任何個(gè)人不得私自帶盤上機(jī)操作及安裝，如個(gè)人配置電腦因中病毒、木馬而造成不能使用，需重裝系統(tǒng)時(shí)，請(qǐng)通知辦公室備檔，并將電腦里重要文件備份保管好。第二十八條 下班時(shí)隨手整理自己的辦公桌，將辦公椅凳歸位靠近辦公桌沿，不可隨意擺放。最后離開的員工應(yīng)關(guān)閉空調(diào)、門窗、斷電、鎖門等以確保安全，下班因工作原因最后離開公司的員工，有義務(wù)再次檢查公司內(nèi)部的電源安全。發(fā)現(xiàn)離開辦公室不關(guān)電腦的情況，對(duì)電腦使用人進(jìn)行每次5元的處罰。第二十九條 辦公室人員在工作接觸中或在接聽電話中要使用文明用語，接電話應(yīng)統(tǒng)一使用普通話，第一句統(tǒng)一為：“您好！紅池臘鮮食品有限公司”，聲音應(yīng)熱情、友好，以樹立良好

12、的企業(yè)形象。禁止使用公司電話聊天，接撥電話言語盡量簡(jiǎn)潔，做到長(zhǎng)話短說。第三十條 公司電話費(fèi)（含手機(jī)卡和通訊補(bǔ)貼）均已納入各部門管理費(fèi)用，各部門應(yīng)注意電話費(fèi)用的管理控制，員工禁止用公司電話打私人電話。第三十一條 每天上班前20分鐘內(nèi)，全體員工對(duì)各自分管清潔區(qū)域進(jìn)行清潔。公司公共區(qū)域衛(wèi)生清潔（含廠區(qū)地面、辦公室、衛(wèi)生間等公共區(qū)域）由辦公室統(tǒng)一安排員工清掃保潔，其他區(qū)域由該區(qū)域使用人員各自負(fù)責(zé)（范圍包括房間地面、辦公桌椅、文件柜、電腦、窗戶及欄桿）。第三十二條 下班前5分鐘對(duì)桌上清潔和垃圾進(jìn)行整理，各部門負(fù)責(zé)人須例行檢查；辦公室將不定期檢查，凡桌面臟亂、垃圾未倒者，辦公室將對(duì)值日人員按5元/次的罰款

13、進(jìn)行處罰。每周周六下午下班前20分鐘為公司全員大掃除時(shí)間。第三十三條 為確保節(jié)省辦公費(fèi)用，公司要求對(duì)剩余一面的廢舊紙張進(jìn)行第二次收集回收利用，主要用于內(nèi)部打印，一般文件都應(yīng)使用廢舊紙張；新A4紙只能是打印重要或者正式文件。第三十四條 所有員工必須嚴(yán)格執(zhí)行公司考勤制度的要求，每天上下班時(shí)間按時(shí)到公司辦公室指定地點(diǎn)簽到。上班簽到時(shí)間（早上7點(diǎn)40分前），下班簽到時(shí)間（下午5點(diǎn)30分以后）。特殊崗位如門衛(wèi)要求全天在廠，炊事員工作時(shí)間遵照食堂管理規(guī)定。第三十五條 上班時(shí)間所有員工均不得中途離開公司，若有工作需要外出辦事的，或第二天需要外出辦事晚到或不到公司簽到的，需提前到部門填寫外出登記記錄表寫明外出

14、時(shí)間、辦事事項(xiàng)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽批同意后方可離開公司。工作出現(xiàn)特殊情況不能按時(shí)趕到公司的必須電話通知上級(jí)，經(jīng)同意后回公司按要求到辦公室補(bǔ)填外出登記記錄，不履行上述手續(xù)擅自離開公司或不按時(shí)到崗的按公司考勤制度執(zhí)行。第八章 食堂管理規(guī)定第三十六條 伙食團(tuán)負(fù)責(zé)公司員工一日三餐，按照公司統(tǒng)一制定的菜品安排進(jìn)行烹飪。保證三餐按時(shí)、按質(zhì)、按量供給。第三十七條 炊事員原則上必須全天駐公司，早上7點(diǎn)20分準(zhǔn)時(shí)開始供應(yīng)早餐，7點(diǎn)40分前結(jié)束早餐；中午12點(diǎn)必須準(zhǔn)時(shí)將中餐準(zhǔn)備就緒，考慮到因中餐需分輪就餐的情況，中餐結(jié)束時(shí)間為13點(diǎn)00分；晚餐開餐時(shí)間為下午18點(diǎn)，炊事員需等全部人員進(jìn)餐完畢，清洗餐具清潔廚房后方可離開

15、公司。炊事員未按時(shí)保證三餐供應(yīng)或提前早退的，每次扣罰5元，第二次10元，一月內(nèi)發(fā)生三次的扣50元，警告處分一次。第三十八條 炊事員必須嚴(yán)格遵守公司各項(xiàng)規(guī)定，每天做好廚房衛(wèi)生及周圍的環(huán)境衛(wèi)生，注意個(gè)人衛(wèi)生、勤剪指甲、勤理發(fā)、勤洗手、不要隨地吐痰。第三十九條 炊事員必須嚴(yán)格按照食品衛(wèi)生要求去操作，注意食品安全。工作時(shí)必須自查食物是否變質(zhì)、變味現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，防止食物中毒。第四十條 整個(gè)烹食過程中炊事員對(duì)食材原材料必須認(rèn)真分揀和清洗干凈，工作中按伙食標(biāo)準(zhǔn)精打細(xì)算，以最大限度內(nèi)盡量做到色香味全，每日菜品花樣、品種多樣化。 第四十一條 定期對(duì)廚具（灶具、冰柜、砧板、菜刀、鍋、瓢、鏟、盆）、餐具（碗筷、杯碟、餐盤、毛巾），進(jìn)行清洗、蒸煮和消毒。保管好廚房的廚具和餐具，防止損壞丟失，發(fā)現(xiàn)廚具和餐具丟失和非正常損壞的，炊事員需照價(jià)進(jìn)行賠償。第四十二條 炊事員必須對(duì)每次采購(gòu)人員購(gòu)買回來的食材，核對(duì)數(shù)量、檢查質(zhì)量，合格后簽字確認(rèn)驗(yàn)收。對(duì)不合格食品，拒收并按規(guī)定上報(bào)辦公室領(lǐng)導(dǎo)。第四十三條 辦公室每周不定期對(duì)伙食團(tuán)進(jìn)行抽查，抽查內(nèi)容包括：三餐供應(yīng)時(shí)間、食材數(shù)量質(zhì)量、菜品質(zhì)量、環(huán)境衛(wèi)