實驗4 出納管理

1、實驗4 出納管理系統(tǒng)學(xué)習(xí)目標(biāo)n熟悉出納管理系統(tǒng)的目標(biāo)、功能結(jié)構(gòu)和基本使用流程n掌握出納管理系統(tǒng)初始化的工作內(nèi)容n熟練運(yùn)用出納管理系統(tǒng)處理貨幣資金收付業(yè)務(wù) n熟練輸出出納管理系統(tǒng)的各種賬表主要內(nèi)容4.1 出納管理系統(tǒng)概述4.2 出納管理系統(tǒng)初始化4.3 現(xiàn)金管理4.4 銀行存款管理4.5 支票管理4.6 期末結(jié)賬與出納報表4.1 出納管理系統(tǒng)概述利用出納管理系統(tǒng)可以及時了解現(xiàn)金收支記錄和銀行存款收支情況，并做到日清月結(jié)，隨時查詢、打印有關(guān)出納報表。 4.1.1 出納管理系統(tǒng)的目標(biāo) 4.1.2 出納管理系統(tǒng)的主要功能4.1.3 出納管理系統(tǒng)使用的基本流程 4.1.1 出納管理系統(tǒng)的目標(biāo) n及時準(zhǔn)確

2、完整地記錄現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，反映企業(yè)的現(xiàn)金收支和銀行存款收支情況 ；n實現(xiàn)出納管理系統(tǒng)現(xiàn)金日記賬與賬務(wù)處理系統(tǒng)現(xiàn)金分類賬及庫存現(xiàn)金實盤數(shù)相互核對，體現(xiàn)賬賬相符、賬實相符的要求 ；n實現(xiàn)企業(yè)銀行存款日記賬與銀行對賬單的核對，生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表 ；n對支票的購置、使用和核銷進(jìn)行有效管理；n及時準(zhǔn)確地輸出資金日報表和長期未達(dá)賬等有關(guān)出納報表。 4.1.2 出納管理系統(tǒng)的主要功能 圖4-1 出納管理系統(tǒng)功能模塊4.1.3 出納管理系統(tǒng)使用的基本流程 圖4-2 出納管理系統(tǒng)使用的基本流程 KIS標(biāo)準(zhǔn)版出納管理功能主界面 圖4-3 出納管理系統(tǒng)界面示例 4.2 出納管理系統(tǒng)初始化4.2.1

3、設(shè)置出納管理系統(tǒng)啟用期間 4.2.2 現(xiàn)金初始余額錄入4.2.3 銀行存款初始余額錄入4.2.1 設(shè)置出納管理系統(tǒng)啟用日期n以KIS標(biāo)準(zhǔn)版為例，出納管理系統(tǒng)啟用日期設(shè)置界面如圖4-4所示 圖4-4 出納管理系統(tǒng)啟用日期設(shè)置界面示例4.2.2 現(xiàn)金初始余額錄入n現(xiàn)金初始余額錄入是指錄入出納管理系統(tǒng)啟用期初的現(xiàn)金期初余額，也就是將正式開始使用出納管理系統(tǒng)前一期的現(xiàn)金科目的期末余額作為初始余額錄入系統(tǒng)。 n例如某單位2005年1月開始使用出納管理系統(tǒng)，2004年12月31日現(xiàn)金人民幣科目的期末余額為10000元，則該單位出納管理系統(tǒng)啟用期初的現(xiàn)金期初余額為10000元。 4.2.3 銀行存款初始余額

4、錄入n在出納管理系統(tǒng)的初始數(shù)據(jù)錄入中，要錄入銀行存款日記賬和銀行對賬單啟用期初的余額。 n第一次使用銀行對賬功能時，系統(tǒng)還要求錄入銀行存款日記賬及銀行對賬單期初未達(dá)賬項，圖4-5是銀行存款初始余額錄入界面示例。4.2.3 銀行存款初始余額錄入 圖4-5 銀行存款初始余額錄入界面示例4.3 現(xiàn)金管理為了加強(qiáng)現(xiàn)金的管理，隨時掌握現(xiàn)金收付的動態(tài)和庫存余額，保證現(xiàn)金的安全，企業(yè)必須設(shè)置現(xiàn)金日記賬。每日終了現(xiàn)金日記賬的結(jié)余數(shù)應(yīng)與實際庫存數(shù)進(jìn)行核對，做到賬實相符。月份終了，現(xiàn)金日記賬的余額必須與現(xiàn)金總賬科目的余額核對相符。 4.3.1 現(xiàn)金日記賬 4.3.2 現(xiàn)金盤點(diǎn)與對賬4.3.1 現(xiàn)金日記賬n出納管理

5、系統(tǒng)的現(xiàn)金日記賬除了可以手工錄入外，許多軟件都提供了從賬務(wù)系統(tǒng)（總賬）引入的功能，利用該功能可以直接從賬務(wù)系統(tǒng)引入現(xiàn)金日記賬記錄。比如在KIS標(biāo)準(zhǔn)版中，提供了從憑證引入現(xiàn)金日記賬的功能，如圖4-6所示。4.3.1 現(xiàn)金日記賬圖4-6 從憑證引入現(xiàn)金日記賬功能4.3.2 現(xiàn)金盤點(diǎn)與對賬n現(xiàn)金盤點(diǎn)與對賬體現(xiàn)會計核算體系中的賬賬核對與賬實核對。這里賬賬核對是指出納管理系統(tǒng)的現(xiàn)金日記賬與賬務(wù)處理系統(tǒng)現(xiàn)金分類賬核對;賬實核對是指出納管理系統(tǒng)現(xiàn)金日記賬與庫存現(xiàn)金實盤數(shù)核對。n通過賬賬核對可以反映賬務(wù)處理系統(tǒng)現(xiàn)金總賬與出納管理系統(tǒng)現(xiàn)金日記賬是否相符。通過賬實核對，可以反映現(xiàn)金日記賬的結(jié)余數(shù)與實際庫存數(shù)是否相

6、符。 4.4 銀行存款管理 銀行存款是企業(yè)存放在銀行或其他金融機(jī)構(gòu)的貨幣資金。按照國家有關(guān)規(guī)定，凡是獨(dú)立核算的單位都必須在當(dāng)?shù)劂y行開設(shè)賬戶。除了在規(guī)定的范圍內(nèi)可以用現(xiàn)金支付的款項外，在經(jīng)營過程中所發(fā)生的一切貨幣收支業(yè)務(wù)，都必須通過銀行存款賬戶進(jìn)行結(jié)算。 4.4.1 銀行存款日記賬 4.4.2 銀行對賬4.4.1 銀行存款日記賬n銀行存款日記賬是用來逐日逐筆反映銀行存款增減變化和結(jié)余情況的賬簿。銀行存款日記賬由出納人員進(jìn)行登記。n出納管理系統(tǒng)的銀行存款日記賬除了可以手工錄入外，許多軟件都提供了從賬務(wù)系統(tǒng)（總賬）引入的功能，利用該功能可以直接從賬務(wù)系統(tǒng)引入銀行存款日記賬 。 4.4.2 銀行對賬n

7、出納管理系統(tǒng)的銀行對賬功能可以將企業(yè)的銀行存款日記賬與銀行對賬單進(jìn)行核對，并自動生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表。n在進(jìn)行銀行對賬時，首先要錄入銀行對賬單，才能利用銀行對賬功能進(jìn)行對賬。 4.4.2 銀行對賬n錄入銀行對賬單 使用出納管理系統(tǒng)的銀行對賬功能進(jìn)行對賬時，必須在每月對賬前，將銀行開出的銀行對賬單輸入計算機(jī)。 銀行對賬單錄入界面如圖4-7所示。 圖4-7 銀行對賬單錄入界面示例4.4.2 銀行對賬n銀行對賬 對賬方式有兩種：自動對賬與手工對賬。自動對賬是指用戶設(shè)置對賬條件后，由計算機(jī)根據(jù)設(shè)置的對賬條件自動進(jìn)行核對、勾銷。手工對賬是對自動對賬的補(bǔ)充。在實際工作中，有可能一筆銀行對賬單對應(yīng)多筆銀行

8、日記賬，但又需要一次性進(jìn)行核對、勾銷。對于這種情況通過“自動對賬”是不能核銷的，為了保證對賬徹底正確，可通過手工對賬進(jìn)行核對、勾銷。 圖4-8 銀行對賬界面示例4.4.2 銀行對賬n銀行存款余額調(diào)節(jié)表 銀行存款余額調(diào)節(jié)表是由系統(tǒng)自動編制的，對賬完成后計算機(jī)自動整理匯總未達(dá)賬和已達(dá)賬，生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表。 圖4-9是銀行存款余額調(diào)節(jié)表示例。 圖4-9 銀行存款余額調(diào)節(jié)表示例4.5 支票管理 出納管理系統(tǒng)提供了支票管理功能，可以對購置的支票進(jìn)行登記，以實現(xiàn)對空白支票的監(jiān)管使用，防止和杜絕出納人員和業(yè)務(wù)人員責(zé)任不明確、以及票據(jù)遺漏、丟失等現(xiàn)象的發(fā)生。此外，利用出納管理系統(tǒng)的支票管理功能，可以詳細(xì)

9、登記支票領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、支票用途、是否報銷等情況 4.5.1支票購置登記 4.5.2 支票領(lǐng)用與報銷 4.5.3 支票核銷 4.5.1支票購置登記n支票購置登記主要登記單位銀行賬號，所在銀行名稱及支票號碼范圍，支票有效期。支票購置登記界面如圖4-10所示。 圖4-10 支票購置登記界面示例4.5.2 支票領(lǐng)用與報銷n出納管理系統(tǒng)為出納員提供了“支票領(lǐng)用與報銷”功能，用以詳細(xì)登記支票領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、支票用途、是否報銷等情況。n領(lǐng)用支票時，出納員要使用支票管理功能據(jù)實登記領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、支票號、備注等。圖4-11是支票領(lǐng)用界面示例。 n支票使用后，經(jīng)辦人持原始憑證到財務(wù)部門報銷，出

10、納員據(jù)此填制記賬憑證。 圖4-11 支票領(lǐng)用界面示例4.5.3支票核銷n支票核銷是支票業(yè)務(wù)的結(jié)束標(biāo)識，對款項已到賬或已支付的支票進(jìn)行封存，保證票據(jù)的完整。4.6 期末結(jié)賬與出納報表 當(dāng)本會計期間的工作完全結(jié)束后，就可以進(jìn)行期末結(jié)賬。出納管理系統(tǒng)提供了出納報表輸出功能。 4.6.1 期末結(jié)賬 4.6.2 出納報表 4.6.1 期末結(jié)賬n出納管理系統(tǒng)的“出納結(jié)賬”功能可以結(jié)出本會計期的借、貸發(fā)生額和余額，并將其結(jié)轉(zhuǎn)到下一期。n執(zhí)行期末結(jié)賬后，當(dāng)前會計期間的現(xiàn)金日記賬、現(xiàn)金盤點(diǎn)單、銀行存款日記賬、銀行對賬單的數(shù)據(jù)將不能再進(jìn)行修改。因此，在結(jié)賬之前應(yīng)確保當(dāng)前會計期間的所有業(yè)務(wù)已正確處理完畢。4.6.2 出納報表n出納管理系統(tǒng)可以輸出“資金日報表”、“資金月報表” 和“長期未達(dá)賬”等出納報表。 圖4-12 資金日報表示例小結(jié)n出納管理系統(tǒng)是為了輔助出納員的工作而提供的，它能夠結(jié)合企業(yè)的出納管理制度，將出納系統(tǒng)納入正規(guī)化的管理。 n出納管理系統(tǒng)的主要功能有：系統(tǒng)初始化、現(xiàn)金管理、銀行存款管理、支票管理、期末結(jié)賬和輸出出納報表。n現(xiàn)金管理功能包括登記現(xiàn)金日記賬、現(xiàn)金盤點(diǎn)與對賬。n銀行存款管理功能包括登記銀行存款日記賬和進(jìn)行銀行對賬。銀行