參觀交流接待工作程序

1、名稱編制xx 有限公司程序文件參觀交流接待工作程序更改審核批準編號版本楊霞XMWY7.5.1-Z01B/1第1頁共 4生效期2019 年 06 月頁01 日1. 目的規(guī)范公司各部門參觀交流接待的操作，體現(xiàn)規(guī)范化的管理與良好的企業(yè)形象。2. 范圍適用于公司及各物業(yè)服務中心的參觀、交流接待管理3. 職責部門 /崗位工作內(nèi)容總經(jīng)理辦公室職責負責公司層面各類接待和參觀交流工作的具體安排與組織;負責為其他部門組織的一、二級參觀接待提供協(xié)助 ;各部門職責各部門負責本部門各類接待、 參觀和交流的具體安排與實施。4.定義無5. 方法和過程控制5.1 接待級別接待級別分為一、二、三級：一級：各級政府重要官員、公

2、司重要客戶的主要負責人、集團高層領導、重要企業(yè)高層領導的接待、重要項目招標方組織的考察；二級：一般政府官員、同行企業(yè)領導、關聯(lián)企業(yè)人員及其他社會團體的接待；三級：公司或各部門業(yè)務往來的日常接待。5.2 接待級別的確定總經(jīng)理辦公室參觀接待負責人根據(jù)參觀、 交流或外來人員實習的具體情況確定接待級別，一級接待需報總經(jīng)理辦公室主任審批。 各部門可根據(jù)參觀接待所確定的接待級別安排具體接待工作。5.3接待準備5.3.1 總經(jīng)理辦公室接到一級、二級接待信息后，協(xié)助準備所需的迎接標識、資料。5.3.2 一、二級接待如需參觀物業(yè)服務中心， 總經(jīng)理辦公室參觀接待負責人需填寫 參觀接待登記表以郵件 /電話形式，至少

3、提前一個工作日通知相關物業(yè)服務中心按參觀接待標準做好現(xiàn)場接待準備。5.4. 接待實施5.4.1. 接待地點在公司的，按以下程序進行。5.4.1.1一級接待A前臺工作人員提前1 小時提醒辦公區(qū)內(nèi)所有人員，做好辦公環(huán)境整理、保持環(huán)境清潔。B前臺人員負責提前30 分鐘將迎接標識放置于指定位置，總辦相關工作人員提前10 分鐘將相關設備（電腦及投影儀）調(diào)至待機狀態(tài)，準備公司簡介等接待所需資料，并提前 10 分鐘調(diào)試好接待室的室內(nèi)空氣溫度，如室內(nèi)有異味應提前半個小時進行氣味處理。C客人到達前5 分鐘通知公司相關接待人員到正門口迎接。D前臺工作人員提前 10 分鐘將走廊及公司門廳的照明燈全部打開，并檢查該區(qū)

4、域衛(wèi)生環(huán)境，發(fā)現(xiàn)問題及時提醒保潔員處理。名稱編制xx 有限公司程序文件參觀交流接待工作程序更改審核批準編號版本楊霞XMWY7.5.1-Z01B/1第2頁共 4生效期2019 年 06 月頁01 日E前臺工作人員和保潔員提前 15 分鐘將會議接待所需的名牌、果盤、茶點、煙灰缸等物品擺放整齊， 同時接待負責人應到接待室檢查現(xiàn)場布置情況， 特別應重點檢查主、客位的名牌位置及擺放順序。F后勤司機接送參觀人員時，應主動上前為客人開啟車門，示意客人“請”；若到訪客人自備車輛，則由后勤司機安排客人的車輛按指定位置停放，車輛停放后，前臺工作人員應熱情安排客人司機在大廳接待處歇息并備好茶水。G接待完畢后，由現(xiàn)場

5、最高負責人及相關人員送參觀人員至離開公司。5.4.1.2二級接待A前臺人員提前10 分鐘將門廳照明燈打開，來訪客人到達公司大堂時，應及時通知接待人員到大堂迎接客人。B總經(jīng)理辦公室相關負責人員提前 15 分鐘將電腦設備安裝并調(diào)試好，準備所需資料（宣傳手冊等）。C前臺工作人員及保潔員提前20 分鐘將會議所需名牌、果盤擺放整齊。D相關部門接待負責人按指定的接待路線帶領客人參觀；接待結束后，接待人應將客人送至正門離開。5.4.1.3 三級接待A客人到達公司大堂，前臺人員應禮貌地詢問客人的要求，讓客人在接待大廳歇息等待，并及時通知接待人員。如屬簡單業(yè)務交談，接待人員可到洽談室接待，一般不得將客人帶入辦公

6、區(qū)，以免影響其他人辦公。B 客人需要參觀公司辦公區(qū)的， 在不妨礙其他人員辦公的情況下， 由接待人員負責安排參觀。C 接待結束后，接待人應指引客人自正門離開。5.4.1.4 重要招標項目招標方現(xiàn)場考察接待A 接待實施按 5.4.1.1 程序及要求進行。B總經(jīng)理辦公室接到品質管理部重要招標項目招標方現(xiàn)場考察信息后，應提前半天以上通知辦公室全體人員，提出相關 BI 要求及注意事項。C 若考察人員詢問不參加項目投標或參與接待人員有關公司問題，被詢問人員應禮貌大方，對基本的簡單的問題可作簡潔的回答，對把握不準、理解不透或涉及公司發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營方針、人事變動、薪酬標準等問題可委婉不予正面回答或請客人詢問總

7、經(jīng)理辦公室或品質管理部負責人。5.4.2 接待地點在物業(yè)服務中心的由接待部門參照此實施程序。5.4.2.1 總辦接待負責人接到來電、來函、上門要求參觀時，應了解參觀小區(qū)名稱、人數(shù)、參觀時間、路線、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等，根據(jù)來訪人員的職位、重要性確定參觀級別，確定是否予以安排參觀。如接待需填寫參觀接待登記表以郵件 /電話形式至少提前一個工作日通知相關物業(yè)服務中心負責人。5.4.2.2 物業(yè)服務中心應制定參觀路線和參觀介紹詞，并報總經(jīng)理辦公室備案。物業(yè)服務中心應對參觀接待負責人或臨時負責人進行培訓， 熟悉小區(qū)的基本情況和物業(yè)管理基本知識。各物業(yè)服務中心參觀接待需涵蓋以下內(nèi)容：xx 有限公司程序文件編

8、號XMWY7.5.1-Z01名稱參觀交流接待工作程序版本B/1第3頁共 4 頁編制更改審核批準楊霞生效期2019 年 06 月 01 日A門崗禮儀：一、二級接待須安排安全員引導車輛?？炕蜻M入預留停車位；對于一級接待，物業(yè)服務中心負責人須在辦公室門崗前等候迎接；對于二級接待，物業(yè)服務中心須安排禮儀人員迎接并引導客人進入辦公室或指定地方。B車輛指引：提前30 分鐘知會出入崗人員公司接待車或客人自帶車車牌號；提前30 分鐘知會車場崗人員預留停車位。C陪同人員：物業(yè)服務中心負責人須參加陪同一級接待；物業(yè)服務中心負責人或經(jīng)理助理參加陪同二級接待；三級接待由物業(yè)服務中心相關人員接待。D參觀路線： 物業(yè)服務

9、中心應制定參觀路線和參觀介紹詞，并報總經(jīng)理辦公室備案。物業(yè)服務中心應對參觀接待負責人或臨時負責人進行培訓，熟悉小區(qū)的基本情況和物業(yè)管理基本知識。E會務準備：包括清潔衛(wèi)生、照明燈、空調(diào)、多媒體的開啟、歡迎標識及名牌的制作、茶水及水果的提供、匯報資料的準備、照相器材、音響及人員的安排。5.4.3.1 若客人參觀設備房，應提前為參觀人員提供安全帽等安全防護用品，全程須安排專業(yè)人員進行講解介紹。5.4.4 接待地點在集團總部或區(qū)域兄弟公司，按總部及建筑研究中心或區(qū)域兄弟公司參觀接待操作規(guī)范接待程序或標準進行， 需有特別要求的， 總經(jīng)理辦公室應提前半天以上知會集團總部或區(qū)域兄弟公司。5.5 接待標準接待

10、級別接待地參加人員后勤物資會務服務一級二級公司物業(yè)服務中心公司物業(yè)服務中心公司總經(jīng)理、職能部門經(jīng)理全體公司總經(jīng)理、相關職能部門經(jīng)理、物業(yè)服務中心負責人公司總經(jīng)理、相關職能部門經(jīng)理和其他指定人員公司總經(jīng)理、相關職能部門經(jīng)理、物業(yè)服務中心負責人、經(jīng)理助理和其他指定人員物業(yè)服務中心負責人桌上銘牌歡迎標識水果、茶點（標準：20 元 /人）桌上銘牌水果、茶點（標準：1015 元/人1 次/15 分鐘1 次/30 分鐘三級相關人員茶水不定時5.6 對外參觀交流5.6.1 公司層面對外參觀交流活動由總經(jīng)理辦公室負責組織進行。5.6.2 各部門根據(jù)需要自行組織的對外參觀交流，在報總經(jīng)理辦公室備案后，由本部門組

11、織進行，必要時由總經(jīng)理辦公室提供協(xié)助。5.6.3 公司及各部門在參觀交流活動結束后一周內(nèi)須填寫 對外參觀交流活動反饋表 , 提交總經(jīng)理辦公室備案。5.6.4 在對外交流參觀時，公司參加人員應嚴格按照公司 BI 要求規(guī)范著裝及語言，如有其他方面要求由組織者在組織策劃方案中應作詳細的規(guī)定。名稱編制xx 有限公司程序文件參觀交流接待工作程序更改審核批準編號版本楊霞XMWY7.5.1-Z01B/1第4頁共 4生效期2019 年 06 月頁01 日5.7. 工作交流接待流程5.7.1. 工作交流安排部門包括集團各部門和系統(tǒng)內(nèi)各兄弟公司、住宅局、其他公司等。集團系統(tǒng)和住宅局安排的交流一般應予以安排， 其他

12、房地產(chǎn)公司和物業(yè)公司提出工作交流要求時，原則上不安排， 但可根據(jù)其對公司是否有影響和未來是否有聯(lián)系等情況酌情考慮是否接待。5.7.1.1 總辦負責接待人員接到來電、來函、上門要求進行工作交流時，應了解工作交流內(nèi)容、交流部門名稱、人數(shù)、時間、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等，確定是否予以安排交流。5.7.1.2 填寫工作交流 /實習安排表，發(fā)郵件至接待物業(yè)服務中心，通知其作好接待準備，同時抄送要求工作交流部門或公司。5.7.1.3 物業(yè)服務中心接待負責人應根據(jù)工作交流內(nèi)容，確定各崗位引導人。正式交流開始前，部門負責人應先向交流人員介紹小區(qū)總體管理情況，接待負責人負責監(jiān)督和控制交流過程，各崗位引導人對交流人員進行具體內(nèi)