信息交流與溝通控制程序

1、信息交流與溝通控制程序1.目的為建立暢通的溝通渠道，明確信息交流內(nèi)容、范圍與形式，規(guī)定內(nèi)部外部溝通的方法, 通過及時、準(zhǔn)確、快捷地接收、傳遞和處理公司內(nèi)部、外部質(zhì)量、環(huán)境、食品安全、誠信 信息，實(shí)現(xiàn)管理體系的有效運(yùn)行。2.適用范圍本程序適用于公司生產(chǎn)經(jīng)營管理等活動所涵蓋的所有部門與層次內(nèi)、外部的信息交流與控制。3.職責(zé)3.1管代/HACCP、組長負(fù)責(zé)公司內(nèi)部及外部溝通事宜的審批及管理工作。3.2技術(shù)中心負(fù)責(zé)公司管理體系信息交流的全面管理。3.3技術(shù)中心負(fù)責(zé)配合收集行業(yè)、政策等方面的信息、整理、分析、研究，供公司領(lǐng)導(dǎo)和 有關(guān)部門參考。3.4行政部負(fù)責(zé)相關(guān)部門的外部溝通。3.5各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部

2、門員工之間的溝通，并配合技術(shù)中心和行政部作好公司信息交 流、傳遞和處置工作。4工作程序4.1 外部溝通4.1.1 外部信息的來源a 認(rèn)證機(jī)構(gòu)、當(dāng)?shù)丨h(huán)境保護(hù)機(jī)構(gòu)、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局等監(jiān)測或檢查的結(jié)果及反饋的信息；b 管理方針通告給相關(guān)方；c 對質(zhì)量、環(huán)境、食品安全、計(jì)量管理有關(guān)的法律法規(guī)、條例、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)等信息的獲 取與執(zhí)法部門的聯(lián)系；d. 相關(guān)方的投訴、抱怨、期望和要求，包括顧客、供應(yīng)商及周圍社區(qū)居民的溝通，涉及重要環(huán)境影響的處理，傷亡事故的上報(bào)等；e. 行業(yè)技術(shù)信息；f . 上級或地方主管部門發(fā)出的規(guī)定、決定、要求、指示等信息；g. 供方和其它分承包方的信息。h. 環(huán)境監(jiān)測和職業(yè)安全健康等有關(guān)的

3、信息；i. 與參觀者、檢查人員及發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系的人員進(jìn)行有關(guān)管理體系方面的信息交流。4.1.2 外部信息溝通4.1.2.2 各部門在日常業(yè)務(wù)中也應(yīng)注意獲得；4.1.2.3 上級行政部門傳達(dá)的信息由公司行政部統(tǒng)一接收4.1.2.4 行政部負(fù)責(zé)接收當(dāng)?shù)丨h(huán)保部門的環(huán)境監(jiān)測信息；4.1.2.5 來自相關(guān)方的信息由各相關(guān)部門接收；4.1.2.6 各部門在與客戶、社會與其他相關(guān)方接觸或合作時，應(yīng)將企業(yè)內(nèi)必要的信息； 如公司的管理方針及保護(hù)環(huán)境和預(yù)防、減少環(huán)境污染的思想、企業(yè)管理體系績效以及企業(yè) 適用的法律、法規(guī)等，向相關(guān)方進(jìn)行宣傳；4.1.3 信息傳遞方式：4.1.3.1 可以電話、傳真、郵件、資料傳遞、走

4、訪、座談等形式與顧客、供方、立法和 監(jiān)管部門或與管理體系有關(guān)的組織進(jìn)行信息交流；4.1.3.2 信息交流的途徑和形式可以是口頭、書面文件、資料討論、電子媒體、電話、 小組簡報(bào)、各種會議、布告欄、合理化建議、培訓(xùn)、內(nèi)部刊物及各種媒體等方式予以傳遞， 確保內(nèi)部、外部信息交流與溝通暢通。4.1.4 外部溝通職責(zé)和信息處理4.1.4.1 不需在公司內(nèi)部進(jìn)行交流與協(xié)調(diào)處理的，在獲取信息后及時給予答復(fù)。4.1.4.2 需要內(nèi)部交流協(xié)調(diào)的相關(guān)信息處理：4.1.4.3 信息接受部門在登記后立即填寫信息反饋單并向技術(shù)中心匯報(bào)，技術(shù)中心 負(fù)責(zé)召集相關(guān)部門進(jìn)行情況調(diào)查和處理，并將處理結(jié)果反饋給信息提供者。4.1.4

5、.4 如果是有關(guān)重要環(huán)境因素的投訴信息，行政部協(xié)助相關(guān)部門對投訴情況進(jìn)行原 因分析，各部門進(jìn)行處理。還應(yīng)在處理后，將投訴情況、調(diào)查情況和處理及答復(fù)情況及時 記錄并反饋給投訴者。4.1.4.5 當(dāng)監(jiān)測或檢查結(jié)果出現(xiàn)不符合時，按改進(jìn)控制程序的要求處理；政策、法 律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)類信息由行政部和技術(shù)中心等相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集、更新及處理，詳見法律 法規(guī)與其他要求控制程序及文件控制程序 。4.1.4.6 由采購部與材料供應(yīng)方、廢物收購方、運(yùn)輸?shù)认嚓P(guān)方進(jìn)行溝通 , 在第一次與供 方合作時應(yīng)向供方通報(bào)本公司的質(zhì)量、環(huán)境、食品安全方面的要求，如：公司的管理方針 顧客關(guān)注的質(zhì)量衛(wèi)生問題 , 質(zhì)量衛(wèi)生方面的技術(shù)交流及保

6、護(hù)環(huán)境和預(yù)防、 減少環(huán)境污染的思 想、企業(yè)管理體系績效以及企業(yè)適用的法律、法規(guī)等，向相關(guān)方進(jìn)行宣傳，當(dāng)發(fā)現(xiàn)進(jìn)貨物 資存在質(zhì)量安全問題時，與供方進(jìn)行溝通，并在需要時對其施加影響。述投訴處理詳見改進(jìn)控制程序 ，如對方有要求時，應(yīng)在一周內(nèi)予以解決和答復(fù)。4.1.4.8上述相關(guān)方反饋的其他信息，可由對應(yīng)部門以信息反饋單的形式傳遞到相關(guān)部門。由營銷中心與顧客或消費(fèi)者進(jìn)行溝通特別是在產(chǎn)品銷售前向顧客介紹產(chǎn)品信息（ 包括有關(guān)預(yù)期用途 特定儲存要求及保質(zhì)期等信息的說明書 ） ，在銷售中對詢問顧客要求訂單 的進(jìn)行處理 （包括對其修改 ） 銷售后與收集顧客反饋意見 （包括顧客投訴 ）。4.1.4.9 由技術(shù)中心與

7、技術(shù)監(jiān)督局 防疫站等與食品質(zhì)量安全有關(guān)的監(jiān)督部門進(jìn)行溝通 詢問對本公司的要求；4.1.4.10 與食品質(zhì)量安全有關(guān)的其他組織，由業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的部門進(jìn)行溝通。4.2 內(nèi)部溝通4.2.1 內(nèi)部信息來源a. 管理方針、目標(biāo)、指標(biāo)及管理方案分解、指令傳達(dá)、完成情況的檢查監(jiān)測記錄。b. 重要環(huán)境因素和環(huán)境表現(xiàn)信息。c. 人員資格水平和（或）職責(zé)及權(quán)限分配信息；d. 監(jiān)測和測量的信息。e. 不符合與糾正方面的信息f. 內(nèi)部審核、管理評審及外部審核信息。g. 緊急事態(tài)及應(yīng)急響應(yīng)信息，如：出現(xiàn)重大質(zhì)量、環(huán)境事故，出現(xiàn)火災(zāi)、洪澇等情況的 環(huán)境信息及記錄；h. 法律法規(guī)、有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求的其他要求的信息。 ；i. 產(chǎn)品

8、或新產(chǎn)品；j. 原料、輔料和服務(wù)；k. 生產(chǎn)系統(tǒng)和設(shè)備；l. 生產(chǎn)場所，設(shè)備位置，周邊環(huán)境；m. 清潔和消毒方案；n. 包裝、貯存和分銷系統(tǒng)；o. 與食品安全危害和控制措施有關(guān)的知識；p. 組織遵守的顧客、行業(yè)和其他要求；q、誠信因素及誠信影響更新信息；r 、顧客滿意度情況；s、顧客合同履行情況； t 、相關(guān)方投訴；u、員工提出的合理意見。v. 來自外部相關(guān)方的有關(guān)問詢；w 表明與產(chǎn)品有關(guān)的食品安全危害的抱怨；x. 影響食品安全的其他條件。4.2.2 外部信息傳遞、溝通、處理4.221管理層一管理者代表和各部門、HACC小組一員工之間的信息傳遞（縱向溝通），各部門、HACCP、組之間的信息傳遞

9、（橫向溝通）。4.2.2.2 總經(jīng)理和管理者代表關(guān)于信息的交流通過辦公會議等渠道進(jìn)行傳達(dá)、交流。4.2.2.3 各部門之間的信息的交流通過信息反饋單 、會議記錄、電話記錄的形式進(jìn) 行。4.2.2.4 異常緊急情況下的信息交流執(zhí)行應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)控制程序 。4.2.2.5管理體系文件中的管理目標(biāo)、指標(biāo)及管理方案以及組織職責(zé)和權(quán)限、重要環(huán)境 因素等信息，由技術(shù)中心下發(fā)到各部門，并負(fù)責(zé)解釋。4.2.2.6 有關(guān)環(huán)境法律、法規(guī)的信息由行政部負(fù)責(zé)收集、確定和傳達(dá)。4.2.2.7 技術(shù)中心及行政部通過培訓(xùn)、座談會等形式向全體員工宣傳公司的管理方針并 提出保護(hù)環(huán)境和預(yù)防、減少環(huán)境污染和食品安全的要求，并向員工通報(bào)公司管理績效。4.2.2.8 公司內(nèi)各員工對管理體系工作的改進(jìn)意見報(bào)技術(shù)中心收集，上報(bào)管理者代表審 批。4.3