工作計劃與時間管理

1、導師：裴勇導師：裴勇2008年年12月月 2計劃與時間計劃與時間由內而外全面造就自己由內而外全面造就自己你希望獲得信任嗎？你希望在工作上享有更多的自主嗎？惟有反求于己，從思維與品德做起由內而外的全面造就自己才能使你在人生各個層面表現(xiàn)出眾3計劃與時間計劃與時間請談談你的看法請談談你的看法什么是職業(yè)人？什么是職業(yè)人？4計劃與時間計劃與時間敬業(yè)敬業(yè)職業(yè)人的必備素質一職業(yè)人的必備素質一5計劃與時間計劃與時間 受人錢財替人消災受人錢財替人消災 不打折扣地完成任務不打折扣地完成任務6計劃與時間計劃與時間專業(yè)專業(yè)職業(yè)人的必備素質二職業(yè)人的必備素質二7計劃與時間計劃與時間1. 愛心愛心2. 熱心熱心3. 信心

2、信心4. 恒心恒心5. 細心細心五心工作者五心工作者8計劃與時間計劃與時間員工員工企業(yè)最重要的產(chǎn)品是什么？企業(yè)最重要的產(chǎn)品是什么？9計劃與時間計劃與時間形象形象人人=公司公司=產(chǎn)品產(chǎn)品職業(yè)人最重要的投資是什么？職業(yè)人最重要的投資是什么？10計劃與時間計劃與時間 自己才是最大的敵人自己才是最大的敵人 “福?！弊志褪亲志褪恰靶睦镉幸豢谔镄睦镉幸豢谔铩?開心才能觀心，大海能容百川開心才能觀心，大海能容百川 你生氣時，往往看不到自己的怒容你生氣時，往往看不到自己的怒容 當你退縮時，從不覺得自己懦弱當你退縮時，從不覺得自己懦弱 修身、齊家、治國、平天下修身、齊家、治國、平天下自我發(fā)展的關鍵自我發(fā)展的關鍵

3、11計劃與時間計劃與時間計劃計劃領導領導監(jiān)控監(jiān)控組織組織 資源：資源：人、￥、物人、￥、物時間時間計劃、組計劃、組織、領導織、領導與監(jiān)控機與監(jiān)控機構內的人構內的人員，以及員，以及運用現(xiàn)有運用現(xiàn)有的資源，的資源，去達到指去達到指定的機構定的機構目標。目標。管理的定義管理的定義12計劃與時間計劃與時間管理的四個任務管理的四個任務 監(jiān)控監(jiān)控 計劃計劃領導領導 組織組織確定你所想達成的目標,并明確要具體做什么,由誰去做,時間,地點和方法.調度各種人力和物力資源，把計劃付諸實踐對比原來計劃和目標，確保任務完成，并合乎標準；如有問題，采取措施更正。通過指導，激勵，溝通和影響力，使相關人員明白和執(zhí)行任務制訂

4、計劃是其他三大任務的基石。制訂計劃是其他三大任務的基石。13計劃與時間計劃與時間效率：（效率：（EFFICIENCY）DO THINGS RIGHT效能：（效能：（EFFECTIVENESS）DO RIGHT THINGS管理人員的績效管理人員的績效14計劃與時間計劃與時間計劃是：計劃是： 預先決定一系列事件預先決定一系列事件 現(xiàn)在先行決定未來即將執(zhí)行的事務現(xiàn)在先行決定未來即將執(zhí)行的事務 現(xiàn)在沒問題，未來會怎樣現(xiàn)在沒問題，未來會怎樣 現(xiàn)在有問題，接下來該怎樣現(xiàn)在有問題，接下來該怎樣 決定達成目標的策略和方法決定達成目標的策略和方法計劃計劃管理的根基管理的根基15計劃與時間計劃與時間為什么要作計

5、劃： 共同目標 減輕變動的沖擊力 減少浪費及重疊 設計便于控制的標準計劃的重要性計劃的重要性16計劃與時間計劃與時間管理工作沒有計劃的缺點管理工作沒有計劃的缺點 不是人在推動工作，而是工作在推動人，一不是人在推動工作，而是工作在推動人，一天不知道忙些什么天不知道忙些什么 沒有目標，沒有步驟，輕重不分，舍本逐末沒有目標，沒有步驟，輕重不分，舍本逐末 墨守成規(guī)，沒有進步墨守成規(guī)，沒有進步 工作不配合，時間浪費，意外損害工作不配合，時間浪費，意外損害 物不盡其用，人不盡其才，造成領導無能的物不盡其用，人不盡其才，造成領導無能的印象印象17計劃與時間計劃與時間企業(yè)目標企業(yè)目標經(jīng)營策略經(jīng)營策略營運計劃營

6、運計劃政策政策長期計劃長期計劃一次性計劃一次性計劃標準程序標準程序/規(guī)則規(guī)則程序表程序表預算預算創(chuàng)辦人、董事局、高層創(chuàng)辦人、董事局、高層高層或中層經(jīng)理高層或中層經(jīng)理中層或一線經(jīng)理中層或一線經(jīng)理非重復活動非重復活動重復活動重復活動計劃的等級與種類計劃的等級與種類18計劃與時間計劃與時間計劃的流程計劃的流程在地圖上標出你前進的路線，你需要回答四個問題: 分析現(xiàn)狀分析現(xiàn)狀: 我身處何方? 設定目標設定目標: 我意欲何往? 執(zhí)行計劃執(zhí)行計劃: 我應該做些什么達到目標? 和團隊成員如何合作？ 資源應該如何分配？ 跟進監(jiān)控跟進監(jiān)控: 我現(xiàn)在做得怎樣? 我如何能做得更好、去得更快？?19計劃與時間計劃與時間

7、目標的概念目標的概念 射擊、攻擊或尋求的對象射擊、攻擊或尋求的對象 想要達到的境地或標準想要達到的境地或標準 是一幅可以看得見的圖畫是一幅可以看得見的圖畫20計劃與時間計劃與時間第一步：寫下你覺得重要的、想要擁有的第一步：寫下你覺得重要的、想要擁有的 事物的清單，不少于事物的清單，不少于10項項第二步：確認清單內列下所有事項，從中第二步：確認清單內列下所有事項，從中 選取最重要的選取最重要的5項項你有生之年想完成的事情你有生之年想完成的事情21計劃與時間計劃與時間職業(yè)發(fā)展中所要求的能力變化職業(yè)發(fā)展中所要求的能力變化專業(yè)才能專業(yè)才能Functional Expertise策略和概念性思維能力策略

8、和概念性思維能力Strategic/Conceptual Capacity領導能力和人際關系領導能力和人際關系Leadership & Interpersonal Skills一線員工一線員工主管主管/ /經(jīng)理經(jīng)理高級管高級管理人員理人員各種才能的重要性各種才能的重要性中層管理中層管理人員人員22計劃與時間計劃與時間目標設定的基本原則目標設定的基本原則S: Specific 具體的具體的M: Measurable 可衡量的可衡量的A: Achievable 可行的可行的R: Related 相關的相關的T: Time 有時間界定的有時間界定的23計劃與時間計劃與時間目標管理的概念目標管

9、理的概念杜拉克認為，凡屬可能直接及嚴重杜拉克認為，凡屬可能直接及嚴重影響企業(yè)、事業(yè)機構的生存和發(fā)展影響企業(yè)、事業(yè)機構的生存和發(fā)展的每一項領域，都必須確立目標。的每一項領域，都必須確立目標。他認為：他認為：“所謂管理工作，也就是所謂管理工作，也就是目標管理。目標管理?！?4計劃與時間計劃與時間目標管理的特性目標管理的特性目標管理的觀念，具有顯著的特性。目標管理的觀念，具有顯著的特性。推行目標管理，管理者就應著重于推行目標管理，管理者就應著重于:應做些什么而不是應如何做；應做些什么而不是應如何做；重視人的運用，而不是講求方法和步驟；重視人的運用，而不是講求方法和步驟；對如何授權比對工作的督導更為注

10、重。對如何授權比對工作的督導更為注重。25計劃與時間計劃與時間制定目標前的準備工作制定目標前的準備工作目標制定與分解目標制定與分解目標實施目標實施檢查實施結果、信息反饋及處理檢查實施結果、信息反饋及處理目標管理的流程目標管理的流程26計劃與時間計劃與時間PA DCPA DCPA DCPA DC目前水平目前水平改善后水平改善后水平- PDCA改善圖 -27計劃與時間計劃與時間授權原則：在執(zhí)行工作目標的過程中，授權原則：在執(zhí)行工作目標的過程中， 應適度授權應適度授權協(xié)助原則：提供有關資訊及協(xié)助，排除協(xié)助原則：提供有關資訊及協(xié)助，排除 執(zhí)行障礙執(zhí)行障礙訓練原則：自我訓練及訓練下屬訓練原則：自我訓練及

11、訓練下屬控制原則：目標管理既然有時限性，控制原則：目標管理既然有時限性， 在每一時段中應加以檢核控制及在每一時段中應加以檢核控制及 協(xié)助矯正協(xié)助矯正目標達成的基本原則目標達成的基本原則28計劃與時間計劃與時間制訂有效計劃的步驟：制訂有效計劃的步驟：1、檢討長期目標、檢討長期目標2、評估時間與任務之間的配合、評估時間與任務之間的配合3、訂出每日特定的目標（、訂出每日特定的目標（SMART）4、預測可能出現(xiàn)的障礙和解決方案預測可能出現(xiàn)的障礙和解決方案5、按序優(yōu)先分配、按序優(yōu)先分配計劃的步驟計劃的步驟29計劃與時間計劃與時間制訂計劃的參照表格制訂計劃的參照表格時間時間開始以及結束時間開始以及結束時間

12、具體事項具體事項詳細描述詳細描述目標目標SMART負責人負責人姓名姓名費用費用準確金額準確金額其他資源其他資源（設備、時間等）（設備、時間等）詳細描述詳細描述備注備注注意事項注意事項30計劃與時間計劃與時間第一周 第二周 第三周 第四周 第五周 第六周 第七周A01A02B01B02C01C02資源天數(shù)活動清點你的資源清點你的資源甘特圖甘特圖31計劃與時間計劃與時間清點你的資源清點你的資源資源估算資源估算32計劃與時間計劃與時間組織講稿的原則：組織講稿的原則：33計劃與時間計劃與時間勤奮，運氣或靈活的手段固然重要，卻非關鍵惟有掌握重點才是成功不二的法則辨別事情的輕重緩急急所當急，充分授權是個人

13、管理的鑰匙個 人 管 理 的 習 慣要事第一要事第一 Put First Things First34計劃與時間計劃與時間增加銷量發(fā)展員工提高員工的生產(chǎn)力開發(fā)新客戶，拓展全系列改進管理層和員工的溝通實現(xiàn)業(yè)務成果（利潤，市場占有率，股票價值）. .本部門的目標是什么本部門的目標是什么35計劃與時間計劃與時間您要經(jīng)常對自己提出下述問題： 這項工作目的是什么？ 老板怎么來衡量你的成績？ 哪些是特別的績效？ 各種活動的優(yōu)先權和最終完成日期是什么？ 可供利用的資源有哪些？ 什么是可接受的成本？ 該工作和其他人有哪些聯(lián)系？澄清自己的工作澄清自己的工作36計劃與時間計劃與時間重要的事絕不應被不重要的小事所牽

14、絆重要的事絕不應被不重要的小事所牽絆我將焦點放在事情的重要性而非緊急性上我將焦點放在事情的重要性而非緊急性上 時間管理要務時間管理要務 重要：個人覺得有價值及對你的使命、價值觀及達到目標具有貢獻的活動。 緊急：你或別人認為需要立刻處理的活動?；驹瓌t基本原則37計劃與時間計劃與時間 重要重要 不重要不重要緊急緊急 不緊急不緊急時間管理矩陣圖時間管理矩陣圖 危機 急迫的問題 有限期的任務，會議， 準備事項 準備及預防工作 計劃 關系的建立 培訓，授權，創(chuàng)新 干擾，一些電話 一些會議 一些緊急事件 湊熱鬧的活動 細瑣的工作 浪費時間的閑聊 不關緊要的信件 看太多的電視38計劃與時間計劃與時間 結果

15、： 壓力 筋疲力竭 危機處理 忙于收拾殘局偏重第一類事務偏重第一類事務39計劃與時間計劃與時間 結果： 短視近利 缺乏自制力，怪罪他人 危機*處理 輕視目標與計劃偏重第三類事務偏重第三類事務40計劃與時間計劃與時間 結果： 全無責任感 依賴他人或社會機構維生 危機處理 忙于收拾殘局偏重第三、四類事務偏重第三、四類事務41計劃與時間計劃與時間結果: 有遠見，有理想 平衡，紀律，自制 少有危機 著重第二類事務著重第二類事務42計劃與時間計劃與時間 第一象限的事情應該首先做應該把工作的大多數(shù)時間放在第二應該把工作的大多數(shù)時間放在第二象限的事情上，這樣就可以從容地象限的事情上，這樣就可以從容地處理各種

16、問題了處理各種問題了 第三象限的事盡量少做 第四象限的事最好別做時間管理的策略時間管理的策略43計劃與時間計劃與時間 把每天要做的事情列一份清單 確定優(yōu)先次序，從最重要的事情開始做起 每天都這么做通過計劃幫您有效地利用時間通過計劃幫您有效地利用時間44計劃與時間計劃與時間選擇你的生活重心選擇你的生活重心 3/8原理原理45計劃與時間計劃與時間80/20管理定律管理定律抓抓20%重點，掌握重點，掌握80%成果成果46計劃與時間計劃與時間 注重結果，注重結果， 而不是注重忙忙碌碌。而不是注重忙忙碌碌。 （Concentrate on results, not on being busy）47計劃與

17、時間計劃與時間全全 面面 觀觀 照照 生生 命命 最佳的“自我投資”策略 _ 均衡發(fā)展的成長原則48計劃與時間計劃與時間持 續(xù) 更 新 的 習 慣人生最高明的投資策略莫過于生理，心智，心靈及社會情感方面嚴格要求自己從日積月累的進展中不但拓展了自我成長空間也協(xié)助了他人成長不斷更新不斷更新Sharpen the Saw49計劃與時間計劃與時間產(chǎn)出（結果）需要產(chǎn)能（資源）的開發(fā)。產(chǎn)出（結果）需要產(chǎn)能（資源）的開發(fā)。我將透過人生的四大面向的自我更新而增加效能我將持續(xù)地改善基本原則基本原則50計劃與時間計劃與時間生理生理：我們透過適當?shù)臓I養(yǎng)、運動、休息及壓力管理來強化身體。心智心智：我們由閱讀、寫作及思

18、考增進心智成長心靈心靈：透過閱讀、沉思與大自然相處提升心靈健康社交情感社交情感：重要的人際關系情感帳戶每日持續(xù)存款更新的四面向更新的四面向51計劃與時間計劃與時間生理更新生理更新掌握自己的健康現(xiàn)況的資訊掌握自己的健康現(xiàn)況的資訊例行的運動例行的運動持續(xù)適合自己的運動持續(xù)適合自己的運動建立例行保健習慣建立例行保健習慣以蔬菜、水果、面包、谷類等保持體能以蔬菜、水果、面包、谷類等保持體能用正面的方法來舒緩壓力用正面的方法來舒緩壓力得到充裕的睡眠得到充裕的睡眠/休息休息確定你的習慣及生活模式對長期的身體健康有確定你的習慣及生活模式對長期的身體健康有貢獻貢獻52計劃與時間計劃與時間心智更新心智更新讀書讀書寫日記寫日記創(chuàng)意的寫作創(chuàng)意的寫作解決困惑解決困惑培養(yǎng)嗜好培養(yǎng)嗜好收集經(jīng)典收集經(jīng)典獨立研修獨立研修傾聽高尚音樂傾聽高尚音樂持續(xù)你的教育持續(xù)你的教育53計劃與時間計劃與時間精神更新精神更新 創(chuàng)造，檢視及精致化你的人生目標創(chuàng)造，檢視及精致化你的人生目標 看、聽及觀察自然世界看、聽及觀察自然世界 閱讀文學巨著閱讀文學巨著 讀自傳讀自傳 認識音樂和藝術認識音樂和藝術 建立正直的人格建立正直的人格 塑造一個豐富的私人生活塑造一個豐富的私人生活54計劃與時間計劃與時間社會社會/ /情感更新情感更新 塑造家庭關系塑造家庭關系 經(jīng)常維護你的人際關系經(jīng)常維護你的人際