企業(yè)會計流程再造的設計

1、ERP 條件下 SAPR/3 系統(tǒng)中企業(yè)會計流程再 造的設計 引言 以往的會計流程中存在著很多的缺陷，尤其是數據在傳遞過程中較 容易出現(xiàn)錯誤。在落后的技術條件下， 經歷了多次的成功與失敗之后， 形成了較為合理的會計業(yè)務流程。 但是，越來越多的學者認為傳統(tǒng)的 會計流程會降低會計信息的傳遞速度和匯總速度， 會導致會計信息失 真或者失效。這些問題的源頭在于企業(yè)的業(yè)務流程與會計流程相分離， 同時財務會計與管理會計相分離。然而隨著計算機網絡技術的發(fā)展， 現(xiàn)代技術手段可以將信息有效快速的傳遞、 匯總，對會計業(yè)務流程的 影響沖擊巨大，這種新的管理思想就是 ERPERP實現(xiàn)了信息集成和實施 共享，同時 ERP

2、ERP 在會計領域的應用導致了傳統(tǒng)會計作業(yè)模式向新模式 的轉移1 1。在眾多的 ERPERP 系統(tǒng)中，SAPR/3SAPR/3 系統(tǒng)是世界排名第一的 ERP ERP 軟件系統(tǒng)，在世界五百強中超過 80%80%勺公司使用 SAPR/3SAPR/3 系統(tǒng)，但從 會計角度來看，該系統(tǒng)同樣具有很大的優(yōu)勢。在 SAPR/3SAPR/3 系統(tǒng)的影響 下，對企業(yè)的會計流程進行再造， 無意對其他業(yè)務的流程再造也起到 關鍵的示范作用。 一、ERPERP 對企業(yè)會計業(yè)務流程的影響 將企業(yè)的業(yè)務流程與會計流程整合一起是企業(yè)會計流程再造的目標。 ERPERP 系統(tǒng)的信息集成與實時共享思想有效地解決了這個問題。 主要的

3、 影響在于： （一）會計信息生成方式的改變 傳統(tǒng)的會計作業(yè)方式是，外部的采購合同和銷售單據，內部的生產 領料，均采用人工打印票據的方式傳輸數據和編制記賬憑證。然而， 在 ERPERP 環(huán)境之下，無紙化的信息傳輸使得信息傳輸更加的準確、 及時。 ERPERP 系統(tǒng)的實時性特點要求，將原有的以記賬憑證為始點的事后型核 算信息系統(tǒng)轉化成以電子數據的自動采集為始點的信息系統(tǒng)， 增加了 系統(tǒng)反映信息的實時性， 同時增加了信息數據傳遞的效率， 使得信息 的收集時間大大提前。 將這些初始收集的信息進行處理， 將其轉化成 計算機可以識別的信息后， 電子記賬憑證可以自動生成。 因為會計的 財務信息是根據企業(yè)的業(yè)

4、務信息轉化而來， 這時不但使得業(yè)務信息和 財務信息共用一個數據庫， 而且避免了人工傳遞所造成的損失。 這樣 的思想就是系統(tǒng)集成的基礎， 使得會計信息隨著企業(yè)的業(yè)務信息同步 產生，與供產銷共同共用一套數據流程， 在同一個數據庫中加以處理， 在產生物流信息的同時也產生會計信息和資金信息 2 2 。 目前 ERPERP 系統(tǒng)中多采用 SAP/R3SAP/R3 系統(tǒng)，其保持著 ERPERP 系統(tǒng)的一貫要求， 是集成的商務解決方案，可以提高管理效率和管理水平 3 3 。它是一 個基于客戶 / /服務機結構和開放系統(tǒng)的、 集成的企業(yè)資源計劃系統(tǒng)， 其功能覆蓋企業(yè)的財務、后勤（工程設計、采購、庫存、生產銷售

5、和 質量等）和人力資源管理。 例如物料的收到或者發(fā)運所引起的財務數 據的變化， 會在業(yè)務發(fā)生的同時自動記入會計系統(tǒng)中產生憑證， 從而 記入賬簿，形成報表。 二）內控方式的改變 內部控制是經營過程的一部分，是監(jiān)督計劃是否達到預期效果的有 效手段。這種思想意味著企業(yè)的內部控制要與經營活動緊密的結合， 而 ERPERP 系統(tǒng)所帶來的集成化、傳遞迅速、低成本等特點是有效解決這 一思想的手段。由下頁圖 1 1可知，會計部門按照中央數據庫輸出的管 理會計信息對其他業(yè)務部門的單據進行審核， 而不僅僅像原來一樣對 發(fā)票的金額、數量等進行審查，這是一種事中控制的手段。同時，這 些信息又是不同層級領導的有效決策的

6、參考信息， 從而重新組織業(yè)務 流程，使得會計信息貫穿所有業(yè)務環(huán)節(jié) 4 4 。 （三）會計管理功能的提升 財務會計與管理會計同屬于會計業(yè)務，但是常常被人為地割裂開， 財務會計是對外報告的基礎， 管理會計是內部管理的手段。 正是因為 存在目標的不同，兩者分別采用不同的核算方法。此時，工作量無形 的加大了。但是按照前文所說，ERPERP 中財務與業(yè)務集成化的觀點為財 務會計與管理會計的統(tǒng)一核算提供了可能。 管理實踐同樣可行。 具體 而言，充分利用信息技術的優(yōu)勢， 按照信息化客觀要求， 對業(yè)務信息、 統(tǒng)計信息和會計信息等進行實質上的集成， 構建全新的企業(yè)信息系統(tǒng) 5 5 。 在 SAPR/3SAPR/

7、3 系統(tǒng)中的會計模塊分為成本中心、責任中心和財務管理中 心三大模塊。 原始憑證等會計要素在輸入財務會計的同時， 也會通過 總賬結構收集到管理會計的相關科目中。 通過數據的多維分析提供給 成本中心、責任中心和財務管理中心。 其中成本中心包括成本控制、 成本預算和目標成本管理等環(huán)節(jié)；責任中心包括了相關數據的輸入、 總賬等相關環(huán)節(jié)，用來核算收入、利潤及費用；財務管理中心主要是 為外界提供財務報表， 同時通過資金管理系統(tǒng)、 全面預算管理系統(tǒng)和 財務分析系統(tǒng)，對目前的財務數據進行分析，從而提供內部決策。 SAPR/3 SAPR/3 是企業(yè)資源整合和業(yè)務流程管理的集成化程度高的管理信息 系統(tǒng)，取得很好的應

8、用 。圖 2 2 為 SAPR/3SAPR/3 系統(tǒng)下財務會計與管理會 計的集成模型。 二、企業(yè)原有會計業(yè)務流程的識別 由于 ERPERP 條件下企業(yè)的業(yè)務流程與會計流程具有集成性，那么會計 流程的再造必然要以企業(yè)其他業(yè)務的標準流程為依據，所以了解 ERP ERP 系統(tǒng)中的各種業(yè)務流程是有其充分必要性的， 包括銷售流程、 采購流 程、計劃流程、倉儲流程等等。無論是哪種業(yè)務流程的再造，都是以 企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務為基礎的， 在剔除非增值環(huán)節(jié)后得到的。 而非增值環(huán)節(jié) 的剔除需要科學的方法，對原有業(yè)務流程進行分析診斷后才能進行。 本文采用的是作業(yè)成本法。 在 ERPERP 系統(tǒng)中的傳統(tǒng)成本核算方式均采用工時

9、核算方式，但是隨著 現(xiàn)代技術手段的不斷升級， 與工時有關的生產成本在增加， 此時采用 傳統(tǒng)的成本計算方法存在不當。 作業(yè)成本法有效地解決了這樣的問題， 以資源流動為線索，以成本動因為媒介，以作業(yè)動態(tài)性為根本，找到 那些作業(yè)環(huán)節(jié)產生價值， 消耗資源， 這樣幫助企業(yè)管理者進行有效的 跟蹤和決策 7 7 。 （一）作業(yè)成本法概述 作業(yè)成本法的主要核心在于產品消耗作業(yè)，作業(yè)必定消耗資源。生 產導致作業(yè)的發(fā)生， 作業(yè)就會導致資源的消耗， 資源的消耗也會影響 成本。盡可能消除非增值作業(yè)的成本，得到增值作業(yè)成本，將這些成 本劃分到產品或者勞務中去，從而計算出產品或者勞務的成本 8 8 。 1.1. 增值作業(yè)

10、與非增值作業(yè) 作業(yè)指的是產品或者勞務所消耗的人資、原材料等等，目的在于產 品的增值。而其中的作業(yè)環(huán)節(jié)中包括了增值作業(yè)和非增值作業(yè)兩部分， 增值作業(yè)即為必要環(huán)節(jié)， 非增值作業(yè)即為不必要環(huán)節(jié)。 必要環(huán)節(jié)是正 常生產活動中所不能缺少的， 而反過來， 不必要生產活動就是可有可 無的，并不產生價值。 2. 2. 成本動因 會計流程由多個活動構成，每個活動都有其成本動因，成本動因可 以是一項活動，也可以是一項作業(yè)，這些活動決定了成本的產生。對 這些活動存在的根本動因進行判斷， 從而可以判斷該活動所產生的成 本是否必要，即是否為增值作業(yè)，進而計算會計流程中的剔除、保留 和改善的環(huán)節(jié)。 從這樣的觀點出發(fā)， 將

11、會計流程中的各項活動的成本 動因分為三種類型：（1 1）增值動因，即會計活動實現(xiàn)的價值增值；（2 2） 必要非增值動因， 即會計活動不會產生價值的增值， 但是在會計業(yè)務 中又是不能缺少的；（3 3）無效動因，即會計活動不會產生價值增值， 同時其又不是必要的活動 9 9 。 （二）企業(yè)原有會計環(huán)節(jié)的保留與剔除 按照上文中對于會計活動的理解，將會計流程中的各個環(huán)節(jié)進行梳 理，按照作業(yè)成本法的原則，將增值的動因予以保留；必要的活動無 論增值與否予以保留； 不增值的活動完全剔除這樣的做法， 對會計流 程進行判斷和分析，從而實現(xiàn)會計流程的評價。 三、ERPERP 條件下企業(yè)會計流程再造設計 （一）會計流

12、程再造的步驟 1.1. 清除非增值會計活動 誠如前文所論述，企業(yè)原有的會計流程中存在非必要的非增值會計 活動，將這些活動去除。例如，部門間的協(xié)調為必要非增值環(huán)節(jié)，憑 證填寫的錯誤就為非增值環(huán)節(jié)。 2.2. 選擇會計流程 按照成本最低原則，對清除非增值會計活動后的會計流程進行重新 設計。在 ERPERP 條件下，流程是需要固化的，在多個不同的作業(yè)鏈中選 擇最佳的作業(yè)鏈，然后作到 ERPERP 系統(tǒng)中。 3.3. 簡化會計流程 會計流程中的一些無法消除的非增值環(huán)節(jié)，可以選擇提高其作業(yè)效 率。例如不科學的表格等等。此時，在 ERPERP 條件下，簡化表格，自動 生成表格，以降低流程所消耗的時間及資源 10 10 。 （二） SAPR/3SAPR/3 系統(tǒng)內的企業(yè)會計流程再