科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

1、科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求1范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了科學(xué)技術(shù)檔案案卷的組卷原則和方法、案卷和案卷內(nèi)文件材料的排列、案卷的編目、案卷的裝訂、卷盒、 表格規(guī)格及其制成材料的質(zhì)雖要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于一般科學(xué)技術(shù)檔案的案卷整理。專業(yè)性較強(qiáng)和非紙質(zhì)載體科學(xué)技術(shù)檔案的整理可參照本標(biāo)準(zhǔn)。2規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過(guò)本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件， 其隨后所有的修改單 （不包括勘 誤的內(nèi)容）或修改版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)， 然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo) 準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版適用于本標(biāo)準(zhǔn)。GB/T 10609.3 技術(shù)制圖 復(fù)制圖的折疊方法3

2、術(shù)語(yǔ)和定義下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)3.1 科學(xué)技術(shù)文件材料scientific and technological records記錄和反映科學(xué)研究、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)和設(shè)備儀器運(yùn)行、維護(hù)及其管理工作的文字、圖表、聲像等不同形式文件材料的總稱，以下簡(jiǎn)稱科技文件。3.2 科學(xué)技術(shù)檔案 scientific and technological archives國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)形成的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)、本單位和個(gè)人具有保存價(jià)值的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件，以下簡(jiǎn)稱科技檔案。3.3 案卷 file由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。3.4 卷內(nèi)文件目錄 inner-f

3、ile item list登錄卷內(nèi)文件題名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前，以下簡(jiǎn)稱卷內(nèi)目錄。3.5卷內(nèi)備考表 file note卷內(nèi)文件狀況的記錄單。3.6 檔號(hào) archival code以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。3.7案卷目錄 file list登錄案卷題名、檔號(hào)、保管期限及其他特征，并按案卷號(hào)次序排列的檔案目錄。4案卷組織4.1組卷原則遵循科技文件的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用。4.2組卷要求4.2.1案卷內(nèi)科技文件應(yīng)齊全、完整，簽章手續(xù)完備。4.2.2案卷內(nèi)科技文件的載體和書(shū)寫

4、印制材料應(yīng)符合檔案保 護(hù)要求。4.3組卷方法4.3.1針對(duì)具體項(xiàng)目的管理性科技文件應(yīng)放入所針對(duì)的項(xiàng)目 文件中，按階段或分年度組卷。4.3.2科研課題、產(chǎn)品、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件， 應(yīng)按其項(xiàng)目、結(jié)構(gòu)、階段或臺(tái)（套）等分別組卷。4.3.3成冊(cè)、成套的科技文件宜保持其原有形態(tài)。4.3.4通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖可放入相應(yīng)一項(xiàng)目文件中或單獨(dú)組卷。其他涉及這些通用圖、 標(biāo)準(zhǔn)圖的項(xiàng)目，應(yīng)在卷內(nèi)備考表中注明 并標(biāo)注通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的圖號(hào)和檔號(hào)。4.3.5底圖以張為保管單位進(jìn)行整理。4.3.6產(chǎn)品局部或零部件變更、 建設(shè)項(xiàng)目和設(shè)備儀器在維修和 維護(hù)中所形成的科技文件，宜米取插卷方式放入原案卷中；亦可單獨(dú)組卷排

5、列在原案卷之后，并在原案卷的備考表中予以說(shuō)明和標(biāo)注。4.3.7產(chǎn)品升級(jí)換代、建設(shè)項(xiàng)目后評(píng)估、改擴(kuò)建或重建所形成 的科技文件應(yīng)單獨(dú)組卷排列。5案卷和案卷內(nèi)科技文件排列5.1科技文件宜按系統(tǒng)、成套性特點(diǎn)進(jìn)行案卷或卷內(nèi)文件排列。卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后。5.2案卷內(nèi)管理性文件按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間 （階段）或重要程度排 列。一般應(yīng)印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；復(fù)文 在前，來(lái)文在后。5.3科研類案卷宜按課題可行性研究立項(xiàng)、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)、推廣應(yīng)用等階段排列。5.4產(chǎn)品類案卷宜按產(chǎn)品設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)、技術(shù) 設(shè)計(jì)）、工藝、工裝、

6、制造、定型等工作程序，或按其產(chǎn)品系 列、結(jié)構(gòu)等排列。5.5建設(shè)項(xiàng)目類案卷宜按項(xiàng)目前期、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目施工、項(xiàng) 目監(jiān)理、項(xiàng)目竣工、項(xiàng)目驗(yàn)收及項(xiàng)目后評(píng)估等階段排列。5.6設(shè)備儀器類案卷應(yīng)按設(shè)備儀器立項(xiàng)審批、外購(gòu)設(shè)備儀器開(kāi)箱驗(yàn)收（自制設(shè)備儀器的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收）、設(shè)備儀器安裝 調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備儀器運(yùn)行、設(shè)備儀器維護(hù)等階段或 工作程序排列。6案卷編目6.1卷內(nèi)科技文件頁(yè)號(hào)編寫6.1.1案卷內(nèi)科技文件以件為單位編寫頁(yè)號(hào)， 以有效內(nèi)容的頁(yè) 面為一頁(yè)。（省檔案局要求仍按原來(lái)的編號(hào)， 在正面的右下角 和背面文字的左下角標(biāo)頁(yè)號(hào)）6.1.2已有頁(yè)號(hào)的文件可不再重新編寫頁(yè)號(hào)。6.1.3卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不

7、編寫頁(yè)號(hào)。6.2案卷封面編制6.2.1案卷封面應(yīng)印制在卷盒正表面，亦可采用內(nèi)封面形式（封面式樣見(jiàn)圖A.1。虛線內(nèi)為提示項(xiàng)，下同）。6.2.2案卷題名，應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確的揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容，主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器名稱或代字（號(hào)）、結(jié)構(gòu)、階段名稱、文件類型名稱等。6.2.3立卷單位，應(yīng)填寫負(fù)責(zé)組卷部門或單位。（要求填寫檔案整理形成的單位名稱即公章單位名稱）。6.2.4起止日期，應(yīng)填寫案卷內(nèi)科技文件形成的最早和最晚的 時(shí)間一一年、月、日（年度應(yīng)填寫四位數(shù)字，下同）。6.2.5保管期限，應(yīng)填寫組卷時(shí)依照有關(guān)規(guī)定劃定的保管期 限。6.2.6密級(jí)，應(yīng)填寫卷內(nèi)科技文件的最高密級(jí)。6.2.

8、7檔號(hào)，由全宗號(hào)、分類號(hào)（或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）、案 卷號(hào)組成。全宗號(hào)：需向檔案館移交的檔案,其全宗號(hào)由負(fù)責(zé)接收的檔案館給定；分類號(hào)：應(yīng)根據(jù)本單位分類方案設(shè)定的類別號(hào)確定；項(xiàng)目代號(hào)：由所反映的產(chǎn)品、課題、項(xiàng)目、設(shè)備儀器等的型號(hào)、代字或代號(hào)確定；目錄號(hào)：應(yīng)填寫目錄編號(hào)；案卷號(hào)：應(yīng)填寫科技檔案按一定順序排列后的流水號(hào)。6.3案卷脊背編制6.3.1案卷脊背印制在卷盒側(cè)面，脊背式樣見(jiàn)圖A.2。6.3.2案卷題名、保管期限、檔號(hào)，填寫方法同6.2。6.4卷內(nèi)目錄編制6.4.1卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前，樣式見(jiàn)圖A.3。6.4.2序號(hào)，應(yīng)依次標(biāo)注卷內(nèi)文件排列順序。6.4.3文件編號(hào)，應(yīng)填寫文件文號(hào)或型

9、號(hào)或圖號(hào)或代字、代號(hào) 等。6.4.4責(zé)任者，應(yīng)填寫文件形成者或第一責(zé)任者。（當(dāng)有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，要寫第一、第二責(zé)任者后面加“等”。6.4.5文件題名，應(yīng)填寫文件全稱。文件沒(méi)有題名的，應(yīng)由立 卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名。6.4.6日期，應(yīng)填寫文件形成的時(shí)間一一年、月、日。6.4.7頁(yè)數(shù)，應(yīng)填寫每份文件總頁(yè)數(shù)。（當(dāng)整卷裝訂時(shí)，寫為“頁(yè)號(hào)”最后一份文件要寫起止號(hào)。單份文件裝訂時(shí)為“頁(yè)數(shù)”。）6.4.8備注，可根據(jù)實(shí)際填寫需注明的情況。（文件有“密級(jí)”的在“備注”欄內(nèi)寫“密”。6.4.9檔號(hào)，填寫方法同 6.2.7。6.5卷內(nèi)備考表編制6.5.1卷內(nèi)備考表式樣見(jiàn)圖 A.4。6.5.2卷內(nèi)備考表應(yīng)標(biāo)明案卷內(nèi)

10、全部文件總件數(shù)、總頁(yè)數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題。6.5.3立卷人，應(yīng)由立卷責(zé)任者簽名。6.5.4立卷日期，應(yīng)填寫完成立卷的時(shí)間。6.5.5檢查人，應(yīng)由案卷質(zhì)雖審核者簽名。6.5.6檢查日期，應(yīng)填寫案卷質(zhì)雖審核的時(shí)間。6.5.7互見(jiàn)號(hào)，應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號(hào)，并 注明其載體類型。6.5.8檔號(hào)，填寫方法同 6.2.7。6.5.9卷內(nèi)備考表，應(yīng)排列在卷內(nèi)全部文件之后，或直接印制 在卷盒內(nèi)底面。6.6案卷目錄編制6.6.1案卷目錄式樣見(jiàn)圖 A.5。6.6.2序號(hào)，應(yīng)填寫登錄案卷的流水順序號(hào)。6.6.3檔號(hào)、案卷題名、保管期限，填寫方法同6.2。6.6.4總頁(yè)數(shù)，應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件的頁(yè)數(shù)之和。6.6.5備注，可根據(jù)管理需要填寫案卷的密級(jí)、互見(jiàn)號(hào)或存放 位置等信息。7案卷裝訂7.1案卷內(nèi)文件可整卷裝訂或以件為單位裝訂。（整卷裝訂的不用蓋檔號(hào)章）7.2以件為單位裝訂的應(yīng)在每件文件首頁(yè)空白處加蓋檔號(hào)章，式樣見(jiàn)圖A.7。檔號(hào)填寫方法同6.2.7，序號(hào)填寫方法同6.4.27.3案卷內(nèi)超出卷盒幅面的科技文件應(yīng)疊裝。圖紙折疊方法見(jiàn)GB/T 10609.3 。 破損的科技文件應(yīng)修復(fù)。8卷盒、表格規(guī)格及其制成材料8.1卷盒式樣見(jiàn)圖A.6。8.2卷盒規(guī)格和制成材料